В соответствии с Федеральным законом от 29. 2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ) в большинстве случаев сумма пособия по нетрудоспособности зависит от стажа:
- от 8 лет и более – выплачивается пособие в размере 100 % среднего заработка;
- от 5 до 8 лет – 80 % среднего заработка;
- до 5 лет – 60 % среднего заработка.
Процент среднего заработка для расчета пособия учитывается в следующих ситуациях
- собственное заболевание (кроме профессионального заболевания); травма (кроме травмы, связанной с несчастным случаем на производстве); карантин; протезирование по медицинским показаниям; долечивание в санаторно-курортных учреждениях сразу после стационара (ч. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ);
- уход за больным ребенком амбулаторно и в стационаре (п.п. 1, 2 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ);
- уход за взрослым членом семьи амбулаторно (ч. 4 ст. 7 Закона № 255-ФЗ).
В ряде случаев выплачивается пособие в размере 100 % среднего заработка вне зависимости от стажа. Это:
- пособие по беременности и родам (ст. 11 Закона № 255-ФЗ);
- профессиональное заболевание или несчастный случай на производстве (ст. 9 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Если у сотрудника, уволившегося из организации, в течение 30 календарных дней со дня увольнения наступило собственное заболевание или произошла травма, то на основании части 2 статьи 7 Закона № 125-ФЗ выплачивается пособие в размере 60 % среднего заработка вне зависимости от стажа.
Правила подсчета и подтверждения стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 06. 2007 № 91 (в ред. приказа Минздравсоцразвития России от 11. 2009 № 740н) (далее — Правила).
В пункте 21 Правил говорится, что исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы. Это не означает, что надо весь период перевести в дни, а затем разделить на 30 и на 12. Нужно выделить полные календарные периоды: годы, месяцы, а остатки переводить в месяцы из расчета 30 дней в месяц.
Пример 1. Расчет стажа за период
Рассчитаем стаж за период 14. 2015–16. 2016.
№ п/п Месяц Дней в месяце
1 сентябрь 2015 17
2 октябрь 2015 31
3 ноябрь 2015 30
4 декабрь 2015 31
5 январь 2016 31
6 февраль 2016 29
7 март 2016 16
Если просто количество дней за весь период 185 разделить на 30, то получится стаж 6 месяцев и 5 дней.
Но по Правилам надо сначала учесть полные календарные периоды: 5 полных месяцев – с октября 2015 года по февраль 2016 года. Далее 17 дней сентября 2015 года суммируются с 16 днями марта 2016 года. Согласно правилам 33 дня составляют 1 месяц (30 дней) и 3 дня. Таким образом, общий стаж – 6 месяцев и 3 дня. Именно так и происходит подсчет стажа в программе.
Иногда в документах, подтверждающих стаж, не указаны точные даты. Пункт 27 Правил устанавливает, что в случае если указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15 число соответствующего месяца. Это означает, что именно такие даты нужно указать в программе. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» стаж указывается в карточке Сотрудника по ссылке Трудовая деятельность.
Страховой стаж для расчета больничного состоит из периодов, в течение которых человек был застрахован на случай временной нетрудоспособности, и из нестраховых периодов.
К страховым периодам относятся периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы и периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 16 Закона № 255-ФЗ).
Нестраховые периоды — это периоды прохождения военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12. 1993 № 4468-I «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей», которую работник проходил с 01. 2007.
Напомним, что выделение нестраховых периодов связано с различиями в порядке финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Наличие нестраховых периодов может влиять на процент среднего заработка для расчета пособия.
Например, без нестраховых периодов стаж составляет 7 лет. Пособие исчисляется из расчета 80 % среднего заработка. Но если прибавить еще 2 нестраховых года, то при расчете пособия учитываются уже 100 % среднего заработка.
В общем же порядке расходы по больничным (за исключением первых трех дней в случае заболевания или травмы работника) возмещаются за счет средств ФСС РФ. Разница суммы пособия, возникшая в связи с нестраховыми периодами, дополнительно финансируется за счет средств федерального бюджета (за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых на указанные цели бюджету ФСС РФ).
При заполнении данных о стаже в программе и в бланке листка нетрудоспособности нужно учитывать следующее. Поле «Страховой стаж» листка нетрудоспособности (раздел «Заполняется работодателем») — это полный стаж, который учитывается при расчете больничных листов. Это поле соответствует полю программы Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов. В поле «в том числе нестраховые периоды» листка нетрудоспособности нужно выделить только стаж нестраховых периодов.
При этом в поле Страховой стаж для оплаты больничных листов в программе нужно указать стаж без нестраховых периодов.
Пример 2. Заполнение данных о стаже на бланке больничного листа и в программе «1С
Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов («Страховой стаж» – в листке нетрудоспособности) 01. 2006 – 31. 2016 составляет 10 лет 5 месяцев. При этом сотрудник находился на службе с 01. 2006 до 31. 2014. Нестраховой период начинается с 01. 2007 и длится по 31. 2014, т. составляет 8 лет.
На бланке в поле «Cтраховой стаж» указывается 10 лет 5 месяцев и выделяется нестраховой период в том числе – 8 лет (рис.
Рис. 1 Фрагмент бланка листка нетрудоспособности
В программе в карточке Сотрудника в поле Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов указывается 10 лет 5 месяцев, а в поле Страховой стаж для оплаты больничных листов нужно указать стаж без нестраховых периодов, т. 2 года и 5 месяцев (рис.
Рис. Сведения о стажах
Для сотрудника нет различия, есть ли в его стаже нестраховые периоды, а вот для ФСС это важно.
Пример 3. Расчет пособия по нетрудоспособности при наличии нестраховых периодов
Пособие по нетрудоспособности предоставлено с 01. 2016 по 18. 2016. У сотрудника Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов 10 лет 5 месяцев, в том числе нестраховой период 8 лет
При заполнении документа Больничный лист на закладке Оплата следует установить флаг Применять льготы и выбрать Выплаты в связи с зачетом в страховой стаж нестраховых периодов. В поле Процент оплаты автоматически установилось 100 %, ведь общий стаж более 8 лет. Но в поле Процент оплаты без льгот – 60 %, ведь без льгот стаж составляет всего 2 года и 5 месяцев, что меньше 5 лет. Разница между общим стажем и стажем без льгот оплачивается из федерального бюджета за вычетом трех первых дней, оплаченных работодателем.
На закладке Начислено (рис. 3) начисление Больничный рассчитано и общей суммой 13 767,15 руб. , и в том числе за счет федерального бюджета – 5 506,80 руб.
В отчете 4-ФСС расходы за счет федерального бюджета выделяются автоматически.
Рис. Начисления по больничному листу с учетом нестраховых периодов
На протяжении всего 2016 года максимальный среднедневной заработок для всех случаев кроме отпуска по беременности и родам составляет 1 772,6 руб. При расчете среднедневного заработка в 2016 году нужно учитывать весь заработок за 2014 год, с которого перечислялись страховые взносы, но не более 624 000 руб. , и весь заработок за 2015 год, с которого перечислялись страховые взносы, но не более 670 000 руб. Среднедневной заработок получается делением суммы этих ограниченных заработков за 2 года на 730. В ряде случаев на размер пособия влияет МРОТ, а он в течение 2016 года изменился.
С 01. 2016 МРОТ равен 6 204 рублей в месяц (ст. 1 Федерального закона от 14. 2015 № 376-ФЗ), а с 01. 2016 Федеральным законом от 02. 2016 № 164-ФЗ установлен в размере 7 500 рублей в месяц. Небходимо учитывать изменение МРОТ
Если средний заработок работника, рассчитанный за 2014 и 2015 годы (в расчете за полный календарный месяц) ниже минимального размера оплаты труда, то пособие рассчитывается исходя из МРОТ. Если дата начала болезни приходится на период с 01. 2016 по 30. 2016, то минимальный среднедневной заработок, исчисленный из МРОТ равен 203 руб. 97 коп. (6 204 руб. x 24) / 730 = 203,97 руб. Для заболеваний, наступивших начиная с 01. 2016, минимальный среднедневной заработок равен 246 руб. 58 коп. (7 500 руб. x 24) / 730 = 246,58 руб.
Пример 4. Расчет пособия из МРОТ по причине малого заработка
Сотрудница Н. Ростова предъявила в бухгалтерию больничный лист по уходу за ребенком до 7 лет амбулаторно на 1 день 15. 2016. Стаж сотрудницы на день болезни – 2 года (меньше 5 лет, но больше полугода). Ростова работает на полставки с ноября 2015 года. Ее заработок за 2015 год составил 50 000 руб. Справки с предыдущих мест работы не предоставлены.
Фактический среднедневной заработок составил:
50 000,00 руб. / 730 = 68,49 руб.
Минимальный среднедневной заработок из МРОТ с учетом неполного рабочего дня составил: 246,58 руб. x 0,5 = 123,29 руб. , что больше фактического. Пособие исчисляется из МРОТ 123,29 руб. с учетом стажа. Стаж менее пяти лет, поэтому для расчета пособия учитывается 60 % : 123,29 руб. x 60 % = 73,97 руб.
Обратите внимание, что в этом случае важна дата начала нетрудоспособности. Болезнь наступила в июле, поэтому использован МРОТ 7 500 руб. Если бы дата начала болезни была до 01. 2016, и болезнь продолжалась в июле, то использовался бы МРОТ 6 204 руб.
Если стаж сотрудника меньше шести месяцев, то пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам не может превышать МРОТ за каждый календарный месяц.
Пример 5. Ограничение пособия величиной МРОТ по причине малого стажа
Сотрудник Д. Боровой начал работать 01. 2016 на условиях полного рабочего дня на предприятии в местности без районного коэффициента (РК). Справка о заработке у предыдущего работодателя в 2015 году подтверждает сумму 500 000 руб.
Больничный лист предоставлен на 2 дня: 30. 2016–01. 2017.
На день начала болезни стаж менее полугода и размер пособия при этом ограничивается не предельной величиной базы для начисления страховых взносов, а максимальным размером дневного пособия исчисленного из МРОТ.
Фактический среднедневной заработок составил: 500 000 руб. / 730 = 684,93 руб. Стаж менее пяти лет, поэтому среднедневной заработок ограничивается 60 % и равен 684,93 руб. х 60 % = 410,96 руб. Но так как стаж меньше полугода, то и он ограничивается максимальным размером дневного пособия в июне: 6 204 руб. / 30 = 206,80 руб. , и в июле 7 500 руб. / 31 = 241,94 руб.
Таким образом, за 2 дня начислено пособие 206,80 руб. + 241,94 руб. = 448,74 руб. (рис.
Рис. Начисления по больничному листу из МРОТ
Обратите внимание, пособия по беременности и родам начисляются заранее и если сотрудница ушла в декретный отпуск до 1 июля и до того, как был утвержден новый МРОТ. Причем если отпуск продолжается после 1 июля, то сумму пособия нужно пересчитать с учетом нового МРОТ и доплатить разницу.
Потребность пересчета возникает, если пособие по беременности и родам ограничивается максимальным размером дневного пособия аналогично Примеру 5 по причине того, что стаж у сотрудницы оказался менее полугода. Для выполнения перерасчета в программе нужно открыть созданный и оплаченный ранее документ Больничный лист. По кнопке Исправить создать новый документ. В нем на закладке Пересчет прошлого периода сторнируются ранее начисленные суммы, а на закладке Начислено (подробно) отображаются новые начисления. В итоге новый документ показывает разницу, в этом случае — сумму к доплате.
Если сотрудник без уважительных причин нарушил предписанный лечащим врачом режим или если нетрудоспособность наступила вследствие алкогольного или наркотического опьянения, то расчет производится аналогично второму случаю.
Отличается этот случай от предыдущего тем, что при нарушении режима пособие из расчета МРОТ начисляется, начиная со дня отмеченного нарушения, а до того — по общим правилам с учетом фактического среднего заработка.
Что такое электронный листок нетрудоспособности
Согласно пункту 6 статьи 13 Федерального закона от 29. 06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 января 2022 года), медучреждение может формировать больничный лист только в электронной форме без дублирования на бумаге. Такой бюллетень размещен в информационной системе ФСС. Работник при желании может получить от врачей выписку из указанного документа. Подробнее см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям».
ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что прежде имел традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Все взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.
Важно
Создавать больничные листы в электронном виде с использованием ЕИИС «Соцстрах» вправе все медицинские организации: как государственные, так и частные. Следовательно, выдавать ЭЛН могут не только поликлиники или больницы, в которые сотрудники обращаются в рамках ОМС, но медицинские организации (в том числе частные), с которыми работодатель заключил договоры ДМС в пользу своих работников.
Условия работы с ЭЛН
В 2021 году больничный лист в электронном виде выдавали заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Об этом говорилось в пункте 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16. 17 № 1567. В 2022 году данный пункт не действует. Следовательно, сейчас ЭЛН оформляют без согласия пациента (см. «С 2022 года электронные больничные будут формировать без согласия пациента»).
Что касается работодателей, то для них с 2022 года работа с ЭЛН стала обязательной.
Чтобы пользоваться системой «Соцстрах», нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567).
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой
Подать заявку
Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.
Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте фонда. Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которые интергирована опция «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности «Контур. Экстерн».
Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация принимает только ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что бумажные бюллетени сейчас не оформляются, что, несомненно, экономит им время.
Как получить ЭЛН
После того, как врач закроет больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть. Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.
Внимание
Выданный работнику талон с номером ЭЛН не является документом строгой отчетности. Передавать его работодателю не нужно. Талон не является обязательным документом для расчета и оплаты больничного. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его предъявит.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Информацию об открытии, закрытии, продлении и аннулировании электронных бюллетеней работодатель получает из системы «Соцстрах». Далее страхователь размещает в ней сведения для расчета пособия по каждому ЭЛН и скрепляет их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Сделать это необходимо в течение трей рабочих дней с момента получения сообщения о закрытом больничном листе.
Какие именно указать сведения, ФСС сообщит в своем запросе. Если все данные у инспекторов уже есть, они не станут запрашивать информацию. Подробнее см. «Какие сведения ФСС запросит у работодателя при начислении пособия: читаем новые правила».
Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет
Сдать бесплатно
Если при заполнении ЭЛН работодатель допустил ошибку, то соцстрах пришлет ему извещение, где указан список необходимых исправлений. Внести их нужно в течение 5-ти рабочих дней с даты получения извещения.
ФСС выплатит пособия в течение 10 календарных дней после получения от работодателя сведений (см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям»). Пособие за первые 3 дня болезни по-прежнему выплачивает работодатель из собственных средств.
Работник, которому выдан ЭЛН, не должен подавать работодателю заявление о выплате пособия.
Больничные — прямая выплата ФСС
При прямых выплатах порядок оформления и выплаты пособия отличается от порядка, применяемого при зачетной системе.
Подробнее Прямые выплаты пособий за счет ФСС
Для получения пособия по временной нетрудоспособности работник приносит на работу документы (п. 2 Постановления Правительства РФ от 21. 2011 N 294):
- сведения о застрахованном лице (Приказ ФСС от 04.02.2021 N 26) — содержат информацию о способе выплаты пособия. Предоставляется:
единожды — при трудоустройстве либо в период работы;повторно — при необходимости внести изменения; - единожды — при трудоустройстве либо в период работы;
- повторно — при необходимости внести изменения;
- листок нетрудоспособности:
в бумажном виде;если выдан электронный больничный, то сообщает его номер; - в бумажном виде;
- если выдан электронный больничный, то сообщает его номер;
- справки о сумме заработка, полученного в расчетном периоде у других работодателей (при необходимости);
- заявление о замене лет в расчетном периоде — при необходимости (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375).
По больничному при производственной травме и профзаболевании организация предоставляет все документы в ФСС в бумажном виде, дополнительно приложив (при травме):
Работодатель рассчитывает пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности (п. 6 Постановления Правительства РФ от 21. 2011 N 294) и выплачивает его в ближайший после расчета день, установленный в организации для выдачи заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).
Больничный лист по уходу за больным членом семьи оплачивается за счет средств ФСС полностью (ч. 3 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).
Создание больничного в 1С
При переходе на прямые выплаты пособий осуществите предварительные настройки в 1С 8. 3 Бухгалтерия.
С 1 января 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты пособий. Поэтому, если даже в настройках зарплаты установлено Выполняется страхователем (организацией), расчет пособий 2021 года осуществляется в соответствии с механизмом прямых выплат.
Получив от работника больничный лист, оформите документ Больничный лист в разделе Зарплата и кадры — Все начисления — кнопка Создать — Больничный лист (либо из рабочего места Пособия за счет ФСС в разделе Зарплата и кадры — Пособия за счет ФСС — кнопка Создать больничный).
При прямых выплатах в документе появляется блок Прямые выплаты ФСС.
Данные больничного листа заполните в обычном порядке. Подробнее о заполнении документа Больничный лист
В отличие от зачетной системы пилотный проект ФСС в 1С 8. 3 Бухгалтерия предусматривает начисление пособия работнику документом Больничный лист только за счет работодателя — за 3 первые дня. Остальное начислит сам фонд.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 70 — начисление пособия за первые 3 дня болезни;
- Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ с пособия.
Расходы на первые 3 дня больничного автоматически учитываются по статье затрат Оплата больничного и относятся к прочим расходам.
Подробнее Прочие расходы в НУ оплата первых 3х дней нетрудоспособности
Заполнение данных листка нетрудоспособности
По ссылке Заполнить данные ЛН заполните данные из больничного листа. Если загрузили в 1С 8. 3 Бухгалтерия электронный больничный лист, данные будут заполнены автоматически.
Как из 1С выгрузить и отправить больничный в ФСС
С 02. 2021 вместо Заявление сотрудника на выплату пособия, предоставляются Сведения о застрахованном лице. Работник подает такие сведения один раз (либо по мере изменения таких сведений). В программе 1С сведения заполняются на каждый больничный лист.
Подробнее Изменения по документам, используемых при прямой выплате пособий
Заполните заявление на выплату пособия в 1С Бухгалтерия по ссылке Ввести сведения для реестра прямых выплат:
Вкладка Получатель заполняется автоматически данными из карточки сотрудника.
Если установлен автоматически флажок Изменены сведения о застрахованном лице, значит в программе менялись сведения о работнике.
На вкладке Способ выплаты переключатель Выплатить пособие автоматически в соответствии с выполненными настройками.
При необходимости измените способ перевода пособия.
На вкладке Прилагаемые документы автоматически заполняются номер и дата листка нетрудоспособности.
Вкладка Сведения о месте работы заполняется автоматически данными из карточки организации.
Поле Уполномоченный представитель заполните вручную, выбрав из справочника Физические лица.
Вкладка Расчет пособия заполняется автоматически данными, указанными в документе Больничный лист.
Если в документе Больничный лист заменены годы расчетного периода, то в 1С автоматически установятся флажок Работник заменил календарные годы и суммы заработка с учетом замены.
По заявлению работника замените календарный год (годы) расчетного периода предшествующим календарным годом (годами), если (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15. 2007 N 375):
- в каком-либо году (годах) расчетного периода работник весь год (годы) или его часть был в декрете или в отпуске по уходу за ребенком;
- замена приведет к увеличению размера пособия.
Заменить год (годы) расчетного периода можно только на те, которые непосредственно предшествуют году, в котором он находился в декрете или в отпуске по уходу за ребенком (Письмо ФСС РФ от 30. 2015 N 02-09-11/15-23247).
Появилась возможность указать примечание страхователя (с релиза 3. 31).
Заполните поле Иная информация, влияющая на право получения пособия при необходимости.
На вкладке Сведения для реестра:
- Дата представления пакета документов — автоматически устанавливается по дате документа , не должна быть позднее 5 календарных дней с даты получения от работника листка нетрудоспособности;
- Срок действия трудового договора с:..по: — заполните, если с этим работником заключен трудовой договор на срок менее 6 мес.;
- Количество оплаченных дней нетрудоспособности — заполните на работников-инвалидов.
По кнопке Печать можно распечатать сведения, если они заполняются впервые или изменены, и подписать у сотрудника. PDF
Создание реестра в электронном виде
Для передачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, в ФСС в электронном виде, сформируйте реестр в 1С 8. 3 Бухгалтерия.
Создайте реестр для передачи в ФСС из рабочего места Пособия за счет ФСС в разделе Зарплата и кадры — Пособия за счет ФСС — кнопка Создать Реестр.
В шапке документа укажите:
По кнопке Заполнить на вкладке Сведения, необходимые для назначения пособия автоматически заполняются все заявления, не включенные в реестр на текущую дату, и сведения из этих заявлений.
На вкладке Сведения о страхователе данные заполняются автоматически, кроме графы Реестр составил — в нем укажите ответственного сотрудника вручную, выбрав из справочника Физические лица.
Сохраненный реестр в 1С 8. 3 можно проверить, выгрузить или отправить прямо из программы в ФСС, а также изменять его статус.
Подача больничного в бумажном виде
При подаче в бумажном виде, в т. по больничным в связи с производственной травмой и профзаболеванием, реестр создавать не нужно.
Сформируйте Опись заявлений сотрудников на выплату пособий в разделе Зарплата и кадры — Передача в ФСС сведений о пособиях — кнопка Создать.
По кнопке Заполнить опись заполнится всеми не включенными на данный момент в другие описи заявлениями.
Укажите вручную данные Уполномоченного представителя.
Количество страниц — по умолчанию проставляется 4, при необходимости исправьте;
По кнопке Печать распечатайте опись и представьте в ФСС вместе с оригиналами документов. PDF
Мы рассмотрели порядок оформления больничных при прямых выплатах ФСС, начисление и отправку больничного в ФСС из 1С 8. 3 Бухгалтерия, а также как из 1С выгрузить больничный в ФСС.
Если Вы еще не подписаны:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Настройки в 1С по расчету Больничного листа
В 1С предусмотрено два функционала расчета пособий по больничному листу:
- Автоматически — документ Больничный лист.
- Вручную — документ Начисление зарплаты.
Функционал автоматического расчета установлен по умолчанию, но его использование с численностью более 60 человек ограничено. В этом случае возможен только расчет вручную.
Больничный в 1С 8. 3 Бухгалтерия с 2021 оплачивается напрямую из ФСС с 4-го дня болезни во всех регионах.
Настройка начисления больничных в 1С
Для пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя за первые 3 дня автоматически сформирован Вид начисления Больничный за счет работодателя в справочнике Начисления, Данное начисление имеет настройки:
При данных настройках Вида начисления Больничный за счет работодателя проведением документа Больничный лист будет сформирована проводка по правилу, установленному для учета зарплаты работнику в поле Учет расходов справочника Сотрудники.
Оформление больничного в 1С Бухгалтерия 8
Начисление больничного отразите документом Больничный лист в разделе Зарплата и кадры —Все начисления — кнопка Создать — Больничный лист.
Документом Больничный лист начисляется пособие за счет работодателя и исчисляется НДФЛ с него. Далее в документе Начисление зарплаты начисляется заработок с учетом пропущенных дней по болезни в месяце начисления зарплаты. Там же отражается начисленное пособие и исчисленный с него НДФЛ. Поэтому очень важно соблюдать последовательность ввода документов: сначала — документ Больничный лист, потом — документ Начисление зарплаты.
- — сотрудник, которому предоставляется пособие.
- Номер листка нетрудоспособности — номер в правом верхнем углу бланка под штрихкодом.
Для правильного начисления пособия перенесите данные из бланка листка нетрудоспособности в форму:
- — (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве) — у нашей работницы было заболевание.
- Отметка о нарушении режима — Отсутствует: по условию нашего примера нарушений не было.
- — 8 и более лет. Стаж работника рассчитывается и выставляется вручную. В программе Бухгалтерия 8.3 функционал учета стажа отсутствует.
При вводе указанных показателей, а также периода болезни автоматически рассчитывается сумма пособия за счет работодателя и НДФЛ. - — начисленная сумма пособия.
По ссылке Начислено в форме Расчет больничного отображается заработок работника за два предшествующих года. Данные могут быть представлены:
- По годам;
- По месяцам.
Если в расчетном периоде застрахованное лицо в данной организации не работало, то в расчет принимается заработок у другого страхователя, указанный в представленной работником Справке для расчета пособий по форме в Приложении N 1 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 30. 2013 N 182н. Данные из справки можно внести непосредственно в форму Расчет больничного.
По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.
Отправьте реестр документов в ФСС для оплаты остальной части пособия.
Заполнение данных для реестра
Проводки по Больничному листу в 1С
- Дт 20.01 Кт 70 — начисление пособия за счет страхователя;
- Дт 70 Кт 68.01 — исчисление НДФЛ с пособия.
Выплата больничного в 1С
Создайте документ Начисление зарплаты за февраль в разделе Зарплата и кадры — Все начисления.
Проверьте, что в документе отражена сумма пособия.
Ведомость на выплату пособия сформируйте в обычном порядке:
Мы успешно разобрали как начислить и провести больничный в 1С 8. 3 Бухгалтерия.
Проверьте себя! Пройдите тест:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Регистрация периода болезни документом «Отсутствия (болезнь, прогул, неявка)»
Если сотрудник находился (или еще находится) «на больничном» и пока не предоставил работодателю листок нетрудоспособности, но при этом уже настала пора рассчитывать зарплату или аванс, то для того, чтобы ему не начислялась зарплата за период «больничного», а также чтобы в табеле дни отсутствия были отмечены кодом Б, в программе 1с 8. 3 ЗУП следует ввести документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с причиной Болезнь (больничный еще не закрыт). Рассмотрим, как правильно зарегистрировать такое отсутствие.
Необходимые настройки для регистрации отсутствия по невыясненной причине
Чтобы в программе 1С 8. 3 ЗУП имелась возможность регистрировать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на вкладке Учет отсутствий должен быть установлен флажок Прогулы и неявки:
Регистрация отсутствия по невыясненной причине
Регистрация еще не «закрытого» больничного выполняется документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (Кадры – Все отсутствия сотрудников):
Ввод документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»
Если с программой 1С ЗУП работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) вводит пользователь с профилем Кадровик, указывая в нем сотрудника и период неявки, а затем пользователь с профилем Расчетчик – утверждает документ.
- в реквизите следует указать месяц, при расчете зарплаты за который должно быть учтено отсутствие;
- выбрать вид отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт)– необходимо выбрать именно этот вид отсутствия поскольку при формировании отчета , период отсутствия по этому виду отсутствия будет зарегистрирован по коду времени «». При этом не следует путать этот вид отсутствия с Отсутствием по невыясненной причине, который также есть в данном документе, поскольку он в табеле возвращает код вида времени «»
- указать период отсутствия. Если дата окончания периода отсутствия еще не известна (сотрудник продолжает болеть), то если документ вводится перед расчетом аванса, то указывается 15 число месяца, если перед расчетом зарплаты — последнее число месяца.
Геранькин Г. заболел 10 апреля и по телефону уведомил об этом работодателя. К моменту расчета аванса за первую половину апреля сотрудник еще не вернулся на работу и не предоставил больничный лист.
Факт отсутствия сотрудника регистрируется с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
В документе следует указать Месяц – апрель, так как именно при расчете аванса за апрель следует учесть это отсутствие.
В качестве периода отсутствия в этом случае следует указать период с 10 по 15 число, так как дата окончания болезни сотрудника еще не известна, а рассчитываться будет зарплата за первую половину месяца – с 1 по 15 апреля, следовательно, в базе должны быть отражены все неявки, которые произошли по 15 апреля.
Если в рассматриваемом примере до конца месяца сотрудник не вернется и не предоставит листок нетрудоспособности, то потребуется ввести отсутствие по невыясненной причине и на период с 16. 04 по 30. 04, чтобы это отсутствие было учтено при окончательном расчете зарплаты за апрель.
Сотрудник Кирсанов К. заболел 29 апреля. К моменту расчета зарплаты за апрель (зарплата рассчитывается 6 мая) работник еще не вернулся и не предоставил больничный лист.
В этом случае также требуется ввести документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) для данного сотрудника и зарегистрировать апрелем отсутствие за период с 29. 04 по 30. 04:
Важно правильно выбирать Месяц в документе Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Если в рассмотренном выше примере указать Месяц не апрель, а май, то при расчете апрельской зарплаты программа «не увидит» неявку сотрудника, и оплата будет начислена за полностью отработанный месяц.
Утверждение документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»
После проведения пользователем с профилем Кадровик документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), в журнале документов он будет выделен жирным шрифтом, поскольку еще не утвержден. Пользователю с профилем Расчетчик следует утвердить документ, воспользовавшись командой Утвердить из журнала или установив соответствующий флажок в самом документе:
Если в программе 1С 8. 3 ЗУП многопользовательская работа не настроена, то флажок утверждения в форме документа не отображается, считается, что документ утверждается сразу при проведении документа.
После утверждения документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) при расчете оклада сотрудника отработанное время будет определено с учетом этого отсутствия.
При расчете аванса за апрель будет учтено отсутствие сотрудника Геранькина Г. в период с 10 по 15 апреля. На этот период приходится 7 рабочих дней из нормы в 22 дня, запланированных в графике сотрудника. Поэтому для сотрудника произойдет расчет только за 7 отработанных дней:
При расчете зарплаты за апрель будет учтено отсутствие сотрудника Кирсанова К. в период с 29. 04 по 30. На этот период приходится 2 рабочих дня из 22 дней нормы за апрель по графику сотрудника. Поэтому для Кирсанова произойдет расчет только за 20 отработанных дней:
Отражение отсутствия в табеле учета рабочего времени
Если для сотрудника факт отсутствия в связи с болезнью регистрируется документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт), то такие периоды автоматически отражаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом Б:
Действия после того, как сотрудник представил «больничный»
После того, как сотрудник предоставляет бланк листка нетрудоспособности, в программе 1С 8. 3 ЗУП необходимо зарегистрировать документ Больничный лист и рассчитать его.
При этом нет необходимости сторнировать или удалять документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Программа самостоятельно вытеснит дни неявки. Также при вводе документа Больничный лист будет выведено предупреждение о том, что был веден документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Необходимо провести документ не смотря на это предупреждение, нажав ОК.
Сотрудник Геранькин Г. возвращается на работу 22. 04 и предоставляет листок нетрудоспособности. На основании этого листка зарегистрирован документ Больничный лист за период с 10. 04 по 22. При проведении нажимаем ОК в окне с предупреждением.
Если больничный регистрируется уже в следующем месяце начисления по отношению к документу Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), тогда в документе Больничный лист произойдет отмена отсутствия по невыясненной причине в явном виде.
Сотрудник Кирсанов К. возвращается на работу 10. 05 и предоставляет листок нетрудоспособности. К этому времени зарплата за апрель уже рассчитана и выплачена. Больничный лист на период с 29. 04 по 10. 05 регистрируется месяцем начисления май:
В документе появляется вкладка Пересчет прошлого периода, на которой регистрируется отмена периода отсутствия по виду расчета Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт).
Регистрация больничного листка в 1С 8. 3 ЗУП
Подтверждением временной нетрудоспособности сотрудника является листок временной нетрудоспособности, выдаваемый лечебным учреждением. Сотрудник может по своему выбору либо получить листок нетрудоспособности в бумажном виде (на голубом бланке), либо оформить электронный больничный лист. В последнем случае лечебное учреждение сообщит ему только номер листка нетрудоспособности, по которому в дальнейшем работодатель может получить все сведения, необходимые для расчета пособия.
Для возможности оформления электронных больничных организация-работодатель должна быть подключена к системе информационного взаимодействия с ФСС. Рассмотрим, как в программе 1С 8. 3 ЗУП 3. 1 зарегистрировать бумажный или электронный листок нетрудоспособности.
Документ «Больничный лист»
Листок нетрудоспособности регистрируется в программе 1С ЗУП 3. 1 с помощью документа Больничный лист (Кадры – Все отсутствия сотрудников):
Если с программой работают две группы пользователей: специалисты кадровой службы и бухгалтеры по расчету зарплаты, то предполагается, что документ Больничный лист вводит пользователь с профилем Кадровик, указывая в нем сотрудника и данные из листка нетрудоспособности, а затем пользователь с профилем Расчетчик – рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности и утверждает документ. Регистрация больничного листа рассматривается для пользователя с профилем кадровика.
Ввод данных в документ «Больничный лист»
В документе Больничный лист, следует корректно заполнить реквизиты Месяц и Дата. Дата – это дата регистрации больничного листа в программе, а Месяц – месяц начисления, в котором сотруднику будет начислено пособие по документу Больничный лист.
Сотрудник Геранькин Г. болел в период с 10 по 22 апреля, 25 апреля сотрудник представил работодателю листок временной нетрудоспособности. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности будет начислено сотруднику в апрельскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Апрель. В качестве Даты документа указывается дата регистрации предоставленного листка в программе, т.
Сотрудник Кирсанов К. болел в период с 29 апреля по 10 мая. 13 мая он вернулся на работу и представил листок временной нетрудоспособности. В этом случае в реквизите Месяц следует указать Май, так как начисление пособия будет выполняться уже в «майскую» зарплату. В качестве Даты документа указывается дата регистрации предоставленного «больничного» в программе, т.
Номер ЛН
В реквизите Номер ЛН указывается номер листка нетрудоспособности.
Если сотрудник представил бумажный «больничный», то номер будет расположен в правом верхнем углу листка нетрудоспособности:
Если сотруднику был выписан электронный больничный лист, то номер листка нетрудоспособности ему сообщит лечебное учреждение. Также номер можно будет узнать в личном кабинете застрахованного лица или в личном кабинете работодателя на сайте ФСС. По номеру листка нетрудоспособности все данные электронного больничного листа в 1с 8. 3 зуп можно загрузить автоматически – для этого достаточно нажать на кнопку Получить данные из ФСС или Загрузить из файла.
Страховой стаж сотрудника
Для расчета пособия по временной нетрудоспособности требуется знать страховой стаж сотрудника. Сведения о страховом стаже, рассчитанном на дату начала временной нетрудоспособности, потребуется указать в бумажном «больничном» в разделе Заполняется работодателем.
Обычно начальный страховой стаж, т. стаж, рассчитанный по состоянию на дату приема, вводится в программу при приеме сотрудника на работу, а в документе Больничный лист автоматически рассчитывается страховой стаж на дату начала временной нетрудоспособности. В этом случае никаких дополнительных действий от пользователя не требуется.
Если страховой стаж для сотрудника в программе не введен, то для корректного расчета пособия его обязательно необходимо ввести. В этом случае в форме документа Больничный лист отображается надпись Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно:
Следует кликнуть по этой надписи и ввести страховой стаж.
Ввели в 1С страховой стаж сотрудника на дату приема. Где теперь можно увидеть страховой стаж сотрудника, рассчитанный на дату начала временной нетрудоспособности, для оформления раздела «Заполняется работодателем» бумажного «больничного»?
К сожалению, в ЗУП 3. 3 актуальный страховой стаж отображается в документе Больничный лист только для пользователя с профилем Расчетчик или Полными правами (на вкладке Оплата). Также сведения о стаже выводятся в печатной форме Расчет пособия к листку нетрудоспособности, но печать этой формы тоже доступна только расчетчикам. Пожелание отображать стаж также для кадровика у разработчиков 1С записано, но пока не реализовано.
Пользователь с профилем Кадровик может узнать страховой стаж сотрудника на произвольную дату с помощью кадрового отчета Стажи сотрудников:
Является продолжением листка нетрудоспособности
Если в листке нетрудоспособности заполнено поле Продолжение листка нетрудоспособности №, то это означает, что данный больничный является продолжением другого:
В этом случае в документе Больничный лист в программе необходимо установить флажок Является продолжением листка нетрудоспособности и выбрать документ Больничный лист, продолжением которого является этот документ.
Сотрудница Макова А. болела в период с 16. 04 по 30. Сотрудница вышла на работу и представила два листка нетрудоспособности: первый – на период с 16. 04 по 22. 04, второй – являющийся продолжением первого – на период с 23. 04 по 30.
В этом случае сначала в 1С вносится документ Больничный лист на период с 16. 04 по 22. 04:
Затем вводится второй документ Больничный лист, в котором устанавливается флажок Является продолжением листка нетрудоспособности, указывается ссылка на первый Больничный лист: и вводится период соответствующий второму листку нетрудоспособности, т. в данном случае с 23. 04 по 30. 04:
Причина нетрудоспособности
В реквизите Причина нетрудоспособности указывается причина нетрудоспособности на основании кода, заполненного в соответствующих ячейках листка нетрудоспособности:
Расшифровка кодов причин нетрудоспособности представлена на обороте бланка:
В документе Больничный лист на основании этого указывается причина нетрудоспособности — (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве):
Если в качестве причины нетрудоспособности в листке нетрудоспособности указан один из следующих кодов 09, 12, 13, 14 или 15, то в документе Больничный лист выбирается причина (09, 12, 13, 14, 15) Уход за больным ребенком либо (09) Уход за больным взрослым членом семьи.
При коде 09 чтобы выбрать правильную причину в программе необходимо посмотреть в листке нетрудоспособности возраст человека, за которым осуществляется уход:
Если возраст не превышает 15-ти лет, то это – уход за ребенком, а если превышает, то – уход за больным взрослым членом семьи.
Для причины (09, 12, 13, 14, 15) Уход за больным ребенком потребуется заполнить дополнительные данные на вкладке Уход за детьми:
Для причины (09) Уход за больным взрослым членом семьи аналогичная вкладка будет называться Уход за родственниками:
Период нетрудоспособности
Сотрудник Геранькин Г. предоставил листок нетрудоспособности, в котором были указаны следующие периоды освобождения от работы:
- с 10.04.2018 по 16.04.2018;
- с 17.04.2018 по 22.04.2018.
В документе Больничный лист указывается период освобождения от работы с 10. 04 по 22. 04:
Учитывать заработок предыдущих страхователей
Флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей устанавливается по умолчанию:
Это означает, что если сотрудник предоставит или ранее предоставлял справки о заработке от других работодателей, то они будут учтены при расчете пособия по временной нетрудоспособности.
Если при расчете пособия справки от других работодателей учитывать не нужно, то флажок следует сбросить.
Существует единственный случай, когда средний заработок за время работы у другого страхователя / страхователей учитывать не следует – это если пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам назначается и выплачивается застрахованному лицу по всем местам работы (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29. 2006 N 255-ФЗ).
Такой порядок применяется, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах было занято у тех же страхователей.
Либо второй вариант – если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, а в двух предшествующих календарных годах было занято как у этих, так и у других страхователей. При этом варианте работник сам вправе выбрать порядок получения пособия: либо по всем местам работы, либо по одному из последних мест работы. Если он выберет порядок «по всем местам работы», значит, заработок других работодателей при расчете пособия учитывать не нужно.
Отражение больничного в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени период временной нетрудоспособности выделяется буквенным кодом Б:
