Справка 2-НДФЛ считается многофункциональной. Ее требуют банки для подтверждения дохода, сотрудник представляет ее на новом месте работы для введения первичных данных. Работодатель должен обязательно предоставлять справки 2-НДФЛ по сотрудникам в ФНС.
Справка 2-НДФЛ является многофункциональной и может использоваться на другом месте работы, в банках, ФНС для подтверждения размера заработка и уплаченных налогах. Ее может запросить ваш сотрудник, а так же она предназначена для обязательной сдачи в налоговую инспекцию.
Естественно, чтобы сформировать 2-НДФЛ на сотрудника, он должен быть принят на работу в программе, а так же нужно начислить ему заработную плату. Останавливаться на этом мы подробно не будем, так как все действия уже описаны в других наших статьях.
В 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия предприятия существуют два вида справок:
- «2-НДФЛ для сотрудников»;
- «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».
В 1С ЗУП они находятся в меню «Налоги и взносы», а в Бухгалтерии в меню «Зарплата и кадры».
Внешняя печатная форма Справка 2-НДФЛ для сотрудника по правилам с 2014 г. (с кодом ОКТМО)
Для тех, кто еще не обновил базу на новый релиз
Представляю вашему вниманию внешняю печатную форма Справка 2-НДФЛ для сотрудника:
По просьбам трудящихся добавил версии печатной формы для БП 2.0 и ЗУП 2.5
Примечания к версиям:
1) В конфигурации БП(Бухгалтерия предприятия) для справочника Организации есть кнопочка «Дополнительные реквизиты»
и туда добавляете новый рекизиит аналогично как в УПП
2) В конфигурации ЗУП к сожалению нет предопределнной возможности указать доп. свойства для справочника Организации.
1) За основу взята типовая форма Справка 2-НДФЛ из конфигурации УПП 1.3.46.1, заполняемая в старой версии 2013 г
Согласно законодательству, работодатель является налоговым агентом и обязан предоставлять в ИФНС данные по исчисленному, удержанному и уплаченному налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) по всем физическим лицам, которым выплачивалось денежное, материальное вознаграждение или предоставлялась иная форма финансовой выгоды.
Данные должны быть предоставлены в ИФНС по форме «2-НДФЛ» не позднее 1 апреля или первого рабочего дня после указанной даты, если на эту дату выпадает выходной. В форме указываются все полученные доходы, примененные налоговые вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по каждому физическому лицу за отчетный налоговый период. Кроме указанной формы, есть персональная форма справки 2-НДФЛ, предоставляемая работодателем сотруднику по его заявлению для личных целей, подтверждающая его доходы и НДФЛ.
Как формируется справка 2 НДФЛ в 1С 8.3, покажем на примере «1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1» (конфигурация в редакции 3.1.10.110). Заполнение 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия, как 8.3, так и 8.2*,аналогично рассматриваемому примеру. Ниже приведена пошаговая инструкция по формированию справок 2-НДФЛ.
*Если вы используете программу на платформе 8.2, стоит помнить, что она не имеет всех возможностей новейшей версии.
Сегодня речь пойдет о налоге на доходы физических лиц, ведь его проверка зачастую вызывает очень много вопросов и проблем.
Шаг № 2
Настроим иерархию. Первым делом необходимо снять галочки на вкладке «Структура» с полей:
- Налоговый период.
- ИФНС.
- Документ-основание.
- По сотрудникам.
Шаг № 3
Затем становимся на поле «Организация» и нажимаем на кнопку «Добавить».
Добавляем поля в следующем порядке (по двойному щелчку мыши):
- ИФНС.
- Сотрудник.
- Месяц налогового периода.
- Регистратор.
Нажимаем кнопку «Закрыть и сформировать».
У нас получился вот такой отчет, где видны следующие показатели:
- База для расчета НДФЛ;
- НДФЛ исчисленный;
- НДФЛ удержанный;
- Документы, которые сделали движения по вышеуказанным показателям.
Если нажать на «+» возле сотрудника, то можно развернуть его до месяца, а затем и до документа, которым сделано движение по НДФЛ.
В каждой ведомости на выплату есть эта команда, которая позволяет пересчитать НДФЛ удержанный в документах «Ведомость в банк/ Ведомость в кассу/ Ведомость на счета».
Далее вы можете добавить его в «Избранное» и открывать уже оттуда.
Рассмотрим изменения в справках о доходах физических лиц, внесенные Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и порядок их формирования в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». И еще поговорим про 6-НДФЛ.
2-НДФЛ
Для начала рассмотрим изменения, произошедшие непосредственно в форме справки. Так, ранее справка имела более короткое название «Справка о доходах физического лица», а с 2019 г. она будет называться «Справка о доходах и суммах налога физического лица», однако сокращенное название справки «2-НДФЛ» сохранилось. Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС изменила свою форму: теперь существует регламентированная форма как для подачи в налоговые органы (она же форма 2-НДФЛ), так и для выдачи на руки сотруднику (форма, которая пока не имеет сокращенного названия).
Справка 2-НДФЛ, которая предназначена для налоговых органов, теперь имеет машиноориентированный формат, что означает наличие знакомест для введения только одного символа в каждое знакоместо. Это нововведение позволит сканировать справки, предоставленные на бумажных носителях, в единую федеральную базу данных налоговых органов РФ. Также добавлен штрихкод для автоматической обработки справок налоговыми органами. Штрихкод является частью утвержденной формы справки и не может быть удален или перемещен в другое место. При отсутствии штрихкода налоговый орган вправе отказать в приеме документа. Также для упрощения считывания данных такие поля как «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи» убраны и заменены в форме справки полем «Код вида уведомления».
Количество разделов справки уменьшено с пяти до трех. Новая форма состоит из основного листа, отражающего суммы дохода и НДФЛ за весь налоговый период, и приложения («Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»), в котором отражена помесячная расшифровках доходов, ранее находящаяся в разделе № 3. В случае если физическому лицу выплачивались доходы, которые облагаются по разным ставкам, то первые три раздела и приложение к справке необходимо заполнять несколько раз.
Что же касается Приложения 5 Приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, то по форме справка схожа со справкой 2-НДФЛ действующего образца 2018 г. Здесь было убрано поле для номера справки, и не установлен порядок заполнения данной формы. Заполнение справки происходит по аналогичным правилам, действующим для справки прошлогоднего образца.
Сроки представления справок о доходах и порядок их предоставления остались прежними. По правилу справки 2-НДФЛ необходимо предоставить в налоговый орган по месту нахождения организации (индивидуального предпринимателя) — налогового агента по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Срок подачи справок различен в зависимости от цели ее представления. Если представляются справки о суммах НДФЛ, которые невозможно было удержать в течение отчетного года (2-НДФЛ с признаком «2» или «4»), то для этих справок срок подачи — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу, с дохода которого не представилось возможным удержать НДФЛ (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ).
На «Клерке» сделали инструмент для составления 2-НДФЛ для выдачи работникам.
Если же справка содержит сведения обо всех полученных физическим лицом доходах за год (2-НДФЛ с признаком «1» и «3»), то подавать ее необходимо не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если последний день срока выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
В случае если справка не предоставлена вовремя, к налоговому агенту будут применены штрафные санкции в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ. Штрафы будут также, если налоговый орган выявит ошибки до предоставления корректирующей справки.
Также следует помнить, что форма справки 2-НДФЛ и порядок ее заполнения в соответствии с Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566 не предусматривает печати. Достаточно подписи руководителя организации либо любого другого лица по доверенности.
В появившейся форме указываем организацию (если ведется учет по нескольким организациям) и период, за который составляется отчет. По кнопке «Создать» получаем сформированный отчет.
Для формирования расчета сразу по всем регистрациям ФНС установите галочку «Создать для нескольких налоговых органов» и выберите налоговые органы, куда следует предоставить расчет.Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер»
Формирование 2-НДФЛ в 1С
Для формирования справки используются программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0».
Расскажем, как формируется справка в 1С:ЗУП 8. В Бухгалтерии процесс происходит аналогично.
Сразу отметим, что программа предложит два вида справок:
Подготовка и проверка
Для правильного расчета НДФЛ должны быть введены все необходимые данные по сотрудникам:
- Зарплата, отпуска и больничные;
- Стандартные, личные, социальные, профессиональные вычеты;
- Все прочие доходы и удержания с них.
Начисления заработной платы вводятся документами «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата-Все начисления». Также здесь вводятся больничные и отпуска. В документах автоматически формируются удержания, НДФЛ и страховые взносы.
Рис.1 Все начисления
Другие документы по НДФЛ находятся в разделе «Налоги и взносы/Все документы по НДФЛ».
Рис.2 Все документы по НДФЛ
Здесь же можно формировать справки 2-НДФЛ. Рассмотрим некоторые часто используемые виды документов.
Заявление на вычеты по НДФЛ – в документе указываются стандартные Вычеты на детей и личные вычеты. Для стандартных вычетов указывается период действия: в шапке документа общий реквизит – месяц начала действия вычетов, а в таблице – месяц окончания действия по каждому вычету.
Рис.3 Заявление на вычеты по НДФЛ
Операция учета НДФЛ – в документе учитываются все другие полученные доходы, не учтенные в программе, а также которые необходимо зарегистрировать вручную, начисления, удержания и перечисления НДФЛ и некоторые виды вычетов. Все операции фиксируются на конкретную дату.
Рис.4 Операция учета НДФЛ
Уведомление НО о праве на вычеты – документ используется для расчета и начисления имущественных и социальных вычетов. Период действия задается в шапке документа.
Рис.5 Уведомление НО о праве на вычеты
Как создать справку для сотрудников
Заходим в меню «Налоги и взносы». («Зарплата и кадры» в 1С:Бухгалтерия).
Необходимо отрыть список документов и нажать «2-НДФЛ для сотрудников».
Важно! Для каждого отдельного сотрудника справка создается отдельно за каждый год. Нажмите на кнопку «Создать».
Откроется окно, где сначала нужно заполнить шапку. Обязательно указывается период (нужный год), сотрудник и организация (если вы ведете несколько, то придется выбрать необходимую).
Как только вы внесете эти основные данные, остальные подтянутся автоматически. Чтобы их обновить, нажмите «Заполнить».
Если перед вами стоит задача сформировать справку 2-НДФЛ в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, то обязательно укажите эти значения в реквизите «Формировать».
Нажав на «вопрос» справа от заполненного поля узнайте, зарегистрированы ли доходы по выбранному коду на сотрудника, для которого вы готовите справку.
Если данные о доходах не зарегистрированы, программа скажет вам об этом – соответствующее окошко не будет заполнено.
Далее, когда вы сами проверили все заполненные данные, запустите программную проверку и проведите документ.
Остается только распечатать справку для сотрудника по нужной кнопке.
В шапке готовой распечатанной справки 2-НДФЛ вы увидите пометку, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган
Данный документ так же расположен в меню 1С «Налоги и взносы». Создайте новый документ.
Перейдем к заполнению шапки. Первым делом укажите год и организацию, для которой формируется отчетность. Далее указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов. Так же здесь нужно указать КПП и код ИФНС, в которую данный отчет в дальнейшем будет передан.
Вид справок в нашем случае – «Ежегодная отчетность». Так же у данного поля доступно значение «О невозможности удержания НДФЛ».
Последним этапом заполнения шапки будет указание вида справки: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Заполнить саму табличную часть с сотрудниками вы можете автоматически (кнопка «Заполнить»), вручную, либо подбором. В рамках данного примера мы выбрали первый способ заполнения.
При нажатии на любую строку заполнившейся строки, для каждого сотрудника будет открыта отдельная справка 2-НДФЛ. Данный документ, по сути, является реестром справок сотрудников.
Обязательно проверьте все данные и проведите документ. В дальнейшем его можно выгрузить или сразу же отправить в контролирующий орган (если у вас соответствующе настроена программа). Так же вы можете распечатать документ, выбрав соответствующий пункт в меню «Печать».
При печати в одном отчете сразу же сформируются справки по всем выбранным в документе сотрудникам. Они практически идентичны с той, которую мы формировали в предыдущем примере.
Как видите, здесь нет ничего сложного. Самое главное – правильно вести учет и следить за обновлениями программы.
2-НДФЛ для сотрудников
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
Перейдите в список документов 1С 8.3 «2-НДФЛ для сотрудников». Для каждого сотрудника на определенный год создается отдельный документ. Нажмите на кнопку «Создать».
В открывшемся окне созданного документа заполните шапку. Здесь необходимо заполнить поля: год, организация и сотрудник. Остальные данные будут подставлены автоматически. Для их обновления воспользуйтесь кнопкой «Заполнить».
В том случае, когда вам в 1С 8.3 необходимо формировать данную справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, укажите это в реквизите «Формировать». В данной ситуации нужно выбрать верное значение в поле «ОКТМО/КПП», которое расположено ниже.
Если нажать на знак вопроса справа от поля «ОКТМО/КПП», программа уведомит вас, зарегистрированы ли доходы за данным сотрудником по выбранному коду. На рисунке выше доходы за 2017 год у Булатова Игоря Валентиновича по КПП «123456789» были зарегистрированы.
В том случае, когда доходов не было найдено, примечание программы будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. Данные о доходах в таком случае отображаться не будут.
На последней вкладке расположены личные данные того работника, для которого делается данная 2-НДФЛ. Их можно отредактировать непосредственно в карточке документа. Если они будут отличаться от тех, что введены в карточке сотрудника, программа выдаст вам соответствующее предупреждение.
Данное предупреждение можно проигнорировать, внеся в документ все нужные изменения. Мы не рекомендуем этого делать. В том случае, когда сюда попали некорректные данные, лучше исправить их непосредственно в карточке сотрудника, чтобы в дальнейшем как здесь, так и в других документах были только правильные данные.
После самостоятельной проверки всех данных, вы можете запустить программную проверку соответствующей кнопкой и провести документ. Далее печатается уже сама справка 2-НДФЛ по сотруднику.
Старайтесь внимательно следить за выходом новых релизов отчетности и изменением законодательства, чтобы вовремя обновлять 1С и использовать только актуальные формы отчетности и способы расчетов.
Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника
Рис.7 Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника
Рис.8 Возможности формы 2-НДФЛ
Создание справки аналогично предыдущему примеру. В разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-2-НДФЛ для сотрудников» или в разделе «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ» в открывшемся журнале нажать кнопку «Создать». Сначала нужно заполнить шапку документа:
- Год – отчетный период, за который предоставляются сведения сотруднику;
- Сотрудник – сотрудник в штате или работающий по краткосрочному договору, получавший доход в организации (-ях) в указанный отчетный период;
- Формировать – указывается территориальная привязка по месту учета в налоговой инспекции:
«Сводно» – данные предоставляются в сумме по всем местам работы. Например, если сотрудник в течение отчетного периода переходил из одного филиала (обособленного подразделения) в другой или одновременно работал на неполной ставке в разных филиалах;
«В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога» – с привязкой к налоговой инспекции. - «Сводно» – данные предоставляются в сумме по всем местам работы. Например, если сотрудник в течение отчетного периода переходил из одного филиала (обособленного подразделения) в другой или одновременно работал на неполной ставке в разных филиалах;
- «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога» – с привязкой к налоговой инспекции.
- ИФНС – указывается территориальная налоговая инспекция.
После задания всех полей формируем справку кнопку «Заполнить».
Рассмотрим пример начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%. В левой части таблицы будут выведены данные по зарплате и другим доходам сотрудника. В данном случае на закладках «13%» и «35%». В правой части таблицы все действующие вычеты. Суммы вычетов будут уменьшать налоговую базу.
Рис.9 Пример начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%.
НДФЛ по ставке 35% применяется в случаях получения дохода от вкладов при процентной ставке выше ставки рефинансирования ЦБ или получения займа по процентам ниже этой ставки, от полученных подарков, выигрышей в лотерею и др.
Рис.10 НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%.
В данном примере сотрудник получил беспроцентный займ от организации в сумме 150 тыс. рублей на период с 1 февраля по 30 апреля 2019 года.
Материальная выгода за февраль, полученная сотрудником, была рассчитана следующим образом:
150 000руб.* (2/3 *(7,75% — 0%)) *28/365 = 598, 36
150 000 руб. – сумма займа.
2/3 *(7,75% — 0%) – В указанный период ставка рефинансирования была равна 7,75%. Если процентная ставка займа ниже ставки ЦБ, то согласно законодательству, налогообложению подлежит 2/3 от разницы этих процентных ставок.
28 – количество календарных дней в феврале.
365 – количество календарных дней в году.
В других месяцах размер материальной выгоды рассчитан аналогичным способом, с учетом уменьшения основного долга займа и количества календарных дней в соответствующем месяце.
В справке 2-НДФЛ полученный доход отражен на соответствующей закладке. Справка 2-НДФЛ для сотрудников предоставляется в печатном виде (кнопка «Справка о доходах (2-НДФЛ)»).
Мы рассмотрели основные действия при формировании справок НДФЛ. Если у вас возникли сложности при работе с ним или вам необходимо получить консультации по программам 1С, обращайтесь к нашим специалистам по телефону, а также оставляйте заявки на нашем сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.
Как создать справку для передачи в налоговую
Следующие операции нужно выполнить, если вы готовите справку 2-НДФЛ для последующей передачи ее в ФНС.
Снова зайдите в меню «Налоги и взносы». Чтобы продолжить, создайте здесь новый документ.
Как и в предыдущем варианте первым делом нужно заполнить шапку. Отметьте здесь необходимый год и организацию, для которой вы готовите данную отчетность.
Следующим шагом указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов.
Также откроются поля, где следует заполнить КПП и код ИФНС, куда вы отправите потом отчет.
В поле «вид справки» необходимо указать «Ежегодная отчетность».
И последний штрих, который необходимо заполнить в шапке, это уточнить вид. Справка может быть: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Далее переходим к заполнению табличной части, где отражены все сотрудники компании.
Сделать это можно автоматически по кнопке «Заполнить». Или вбить необходимые данные в ручном режиме.
Обратите внимание, что для каждого отдельного сотрудника откроется своя собственная справка 2-НДФЛ.
В целом этот документ и выступает реестром справок по всем сотрудникам.
Данные внесены, вам необходимо их проверить и провести документ.
Вы можете выгрузить его или сразу отправить в налоговую инспекцию. Если у вас настроена программа с электронной передачей документов.
Если вам нужен бумажный вариант справки, распечатайте его по соответствующей кнопке. В одном отчете справки по всем выбранным сотрудникам.
Законодатели периодически меняют формы справок и других документов. Чтобы использовать актуальные формы, позаботьтесь о том, чтобы ваша программа 1С вовремя проходила обновления, а договор 1С:ИТС был действующим.
Заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС
Создать справку можно в разделе «Налоги и взносы-2-НДФЛ для передачи в ИФНС» или путем выбора соответствующего документа в разделе «Налоги и взносы-Все документы по НДФЛ». В открывшемся журнале по кнопке «Создать» формируется новая справка. Сначала нужно заполнить шапку документа:
- Год – год (отчетный период), за который предоставляется справка в ИФНС;
- ОКТМО/КПП – территориальная привязка организации по месту сдачи налоговой отчетности. Заполняется в разделе «Главное – Организации» в карточке на закладке «Регистрации в налоговых органах»;
- В ИФНС (код)/с КПП – реквизиты налоговой инспекции;
- Вид справок – может принимать значения «Ежегодная отчетность» и «О невозможности удержания НДФЛ»;
- Кнопки «Исходная», «Корректирующая», «Аннулирующая» – указывают статус справки.
Рис.6 Заполнение справки 2-НДФЛ для передачи в ИФНС
Заполнение справки 2-НДФЛ происходит по кнопке «Заполнить». Кнопка «Пронумеровать» нужна при ручном вводе сотрудников, который в свою очередь производится кнопкой «Подбор». До проведения документа корректность введенных данных можно проверить кнопкой «Проверить». При этом будет использован алгоритм проверки, заложенный в программе. Будет проверена правильность предоставляемых расчетов и персональных сведений сотрудников, занесенных в карточку. Перед отправкой справку нужно провести, нажав кнопку «Провести». Отправка в ИФНС может быть сделана через файл универсального обмена данными в формате xml по кнопке «Выгрузить».
При подключенном сервисе «1С-Отчетность» можно сразу отправить подготовленный документ в налоговую инспекцию. Если данный сервис не подключен, обратитесь к нам: в рамках программы сопровождения бизнеса 1С-специалистами мы проконсультируем вас, как быстро настроить и подключить данный сервис. Если вы используете данный сервис, зайдем в пункт в меню «Отправить-Отправить в контролирующие органы». Также в этом случае есть возможность on-line проверки правильности расчета. В меню пункт «Отправить-Проверить в интернете». При возникновении ошибки так можно увидеть причину (строка при проверке будет красной, а причина помечена). Дважды щелкнув по любой строке можно сформировать справочный отчет 2-НДФЛ в 1С для любого сотрудника из списка, но сохранить и распечатать справку, полученную таким способом, нельзя.
Бесплатная консультация эксперта
Руководитель отделасопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.