Как должна выглядеть справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет

После рождения малыша, любая женщина имеет право на отпуск по уходу за ребенком. Этот период можно продлить на полтора либо три года. Подобный отдых оплачивает государство за счет фондов социального страхования (ФСС). При его оформлении может быть затребована справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком.

Зачем нужна справка с места работы?

Справка о том, что сотрудник находится в декретном отпуске, исключает право других лиц на получение пособия по уходу за ребенком предусмотренное ФСС. Также бумага выполняет и прочие функции.

К примеру, в согласии со статьями 89 и 90 СК РФ, женщина (беременная или родившая менее 3 лет назад), вправе получать алиментные выплаты на себя от действующего либо бывшего супруга.

В статье 91 СК есть следующие уточнения: при назначении размера выплат суд принимает во внимание текущее материальное положение, а также иные важные обстоятельства. К таковым относится и нахождение в декрете, заверенное бумагой с места официального трудоустройства.

Справка о декретном отпуске может быть необходима для представления в такие государственные органы, как:

• федеральная налоговая служба;
• пенсионный фонд;
• судебные органы;
• правоохранительные органы.

Для каждой конкретной инстанции форма и содержание документа могут незначительно отличаться, этот момент стоит обязательно учесть.

Как получить?

В получении справки о декрете нет ничего сложного. Каждый работник вправе подать прошение своему работодателю о получении бумаги, подтверждающей его нахождение в декретном отпуске.

Бумага может быть выдана либо по запросу конкретного сотрудника, либо по официальному требованию сторонних государственных структур. К примеру, документ может быть запрошен в рамках гражданского или уголовного суда. Закон определяет, что работодатель должен выдать справку в четкие сроки, которые установлены отдельно для каждого конкретного случая.

Справка может быть выдана на основе письменного заявления от работника в течение трех дней с момента его подачи. Такой документ можно отправить почтой с уведомлением. Трехдневный отсчет в таком случае начинается со дня получения письма работодателем. В эти сроки фирма обязана выдавать справку о нахождении в декрете.

Как правильно заполнить?

Справка о декретном отпуске будет иметь силу в том случае, если она составлена согласно требованиям законодательства РФ и соответствует общим правилам делопроизводства. В каждом конкретном случае работодатель обязан уточнить у работника, для каких целей требуется данная бумага, и в какую организацию планируется ее предоставление.

Документ оформляется на индивидуальном бланке организации, он должен включать в себя следующие пункты:

• полное наименование предприятия и его реквизиты;
• исходящий номер справки;
• название;
• ФИО сотрудника, которому она предназначается, его должность в компании;
• при необходимости — указание, куда будет предоставлена данная бумага.

Работодатель обязан поставить на документе свою подпись и заверить бумагу мокрой печатью (если она имеется в организации).

Эксперт по гражданскому праву

Если в справке имеются данные о должности сотрудника, его периоде работы в организации и другие подобные сведения, они должны быть подтверждены ссылками на соответствующие приказы и распоряжения, выданные внутри предприятия.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Образец

Трудовое законодательство РФ не предусматривает единый образец справки о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет.

На каждом предприятии существует отдельный бланк произвольной формы, включающий в себя:

• реквизиты места, работы сотрудника;
• дату выдачи бумаги, а также номер, присвоенный ей;
• название справки;
• основной текст, пример: «Выдана__________________________ (Ф.И.О.), в том, что он(а) действительно числится работником этого предприятия на должности __________________. С _______ (дата)и по настоящий день, ____________________ (Ф.И.О.) пребывает в отпуске по уходу за ребенком»;
• снизу ставится печать, а также подпись директора.

При необходимости в справке можно отметить период работы женщины в организации, а также размер среднемесячного оклада. Кроме того, в справке может быть отмечено, что на время декретного отпуска за сотрудником сохранено его рабочее место и должность.

https://youtube.com/watch?v=tox5_Bv6SwY%3Ffeature%3Doembed

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы

Нередко работодатели отправляют своих сотрудников в служебные поездки в другие города или регионы. Это необходимо для продвижения бизнеса и открытия новых сегментов бизнеса. Но иногда сотруднику необходимо подтверждение того, что в конкретный момент времени он находился в такой поездке. Причин этому может быть множество.

Справку о командировке выдаёт работодатель. Он не имеет права отказать своему работнику в оформлении данного документа. Но необходимо подготовить письменный запрос, который в течение 3 дней должен быть удовлетворён. Нередко начальство идёт навстречу по устной просьбе.

Справка может понадобиться работнику для подтверждения различных юридических фактов, которые могли или должны были произойти в период его отсутствия. Это оправдательный документ. Например, человек должен был явиться в суд в качестве свидетеля. Но он не смог присутствовать по причине отъезда в служебную поездку. Наличие справки оправдает его.

Образец справки о командировке

Выдать справку может любой сотрудник, имеющий доступ к соответствующим кадровым документам. Но руководитель должен дать распоряжение. Как правило, это делает сотрудник кадровой службы или секретарь. Оформить документ необходимо в течение 3 дней с момента получения письменного запроса от сотрудника.

Информация в справке должна соответствовать действительности, поэтому опираться нужно на распорядительную документацию по предприятию. У каждой справки должен быть порядковый номер в системе исходящего документооборота.

По правилам, сотрудник должен подготовить письменный запрос за оформление справки о командировке. Тогда у него будет гарантия того, что она будет готова в течение 3 дней. Если с руководством сложились доверительные отношения, то можно попросить устно. Если же есть опасения, что в 3-дневный срок её не подготовят, нужно писать заявление.

Для того чтобы оформить справку, ответственный сотрудник должен опираться на сведения, указанные в следующих документах:

• в приказе о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку;
• в командировочном удостоверении, в котором прописывается дата отъезда и дата приезда;
• в проездных документах, которые подтверждают отсутствие в конкретный календарный период;
• в отчёте о выполнении работником задания в поездке.

Делать ссылку на эти документы нет необходимости. Справка заверяется подписью руководителя и печатью организации, что даёт гарантию достоверности указанных данных.

Типовая форма справки не утверждена на законодательном уровне, поэтому оформляется она в произвольной форме. Как правило, для этого используют фирменный бланк предприятия, на котором уже указана основанная информация о работодателе.

Если же такой бланк не разработан, то нужно указать следующие сведения:

• полное название юридического лица;
• его юридический адрес;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• контактную информацию;
• должность руководителя;
• его ФИО.

Потом указывается название документа. В «теле» справки нужно отразить:

• полностью ФИО сотрудника;
• его должность;
• если предприятие крупное, то наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
• данные о поездке – название одного или нескольких населённых пунктов, календарные даты нахождения в них, точный маршрут;
• причину выдачи. Как правило, работодатель не вникает в этот нюанс, поэтому указывают «по месту требования»;
• подпись ответственного лица, подпись руководителя, печать организации и дату выдачи.

Справка регистрируется в журнале исходящей документации. Присвоенный ей номер по журналу должен быть указан, как и дата регистрации. При необходимости то учреждение, которое затребовало справку, может удостовериться в её подлинности. При составлении справки в произвольном виде можно ориентироваться на образец:

Справка с работы о командировке

Каждый руководитель должен выдавать своим сотрудникам документы, которые имеют непосредственное отношение к их трудовой деятельности. Это его обязанность, и игнорировать её он не должен. Об этом сказано в ст. 62 ТК РФ. Срок исполнения требования – 3 дня.

Но для этого сотрудник должен подать письменный запрос на имя руководителя. Документ должен быть зарегистрирован в качестве входящего документа. Если работодатель не исполнит требование в течение указанного срока, на него можно пожаловаться в соответствующую инстанцию.

Справка о командировке с места работы может понадобиться:

• суду для того, чтобы подтвердить уважительную причину отсутствия на заседании. Рассматриваться может любое дело. Также она поможет восстановить течение срока давности для подачи иска или прочих процессуальных документов;
• при обращении в государственные или муниципальные органы за конкретной услугой, для которой установлен конкретный срок обращения. Например, у работника известна дата бракосочетания, но руководство отправляет его в этот день в служебную поездку. При наличии справки дату регистрации могут перенести на ближайшую календарную дату;
• по месту учёбы. Например, сотрудник обучается на заочном отделении, и уже известны даты сессии. Но в этот период его отправляют в командировку. Это будет уважительной причиной для пропуска экзамена или зачёта и для переноса его на другой день без образования академической задолженности;
• для получения визы для въезда в другую страну;
• управляющей компании для перерасчёта платы за коммунальные услуги. Например, в квартире нет ИПУ, и начисление ресурсов осуществляется по соцнормам. При наличии справки в период отсутствия плата за эти ресурсы будет пересчитана, так как не было их фактического потребления;
• в иные инстанции.

Справка может быть подготовлена только на основании приказа о направлении конкретного сотрудника в служебную поездку, поэтому сведения в ней указываются точные и достоверные. Тот орган, который принял документ, может потребовать проверки его подлинности, поэтому справка должна быть зарегистрирована в соответствующем журнале в качестве исходящей документации.

Рекомендуется сказать ответственному сотруднику, который будет оформлять справку, для каких целей она требуется. Это необходимо для того, чтобы точно указать причину получения. Некоторые просто пишут «по месту требования», не интересуясь причиной. Но для суда, например, рекомендуется точное указание. Это не даст лишнего повода усомниться в подлинности документа.

Например, образец справки о нахождении в командировке для суда может выглядеть так:

Справка для предоставления её в органы ЗАГСа может быть оформлена так:

Справки по иным местам требования оформляются идентично.

Справка расчет по командировке

Пока работник находится в командировке, работодатель выплачивает ему суточные. Они необходимы для удовлетворения естественных потребностей человека: в еде, жилье и прочем. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в другом месте, отличном от места работы. Оплачиваются не только будни, но выходные и праздничные дни, а также день отъезда и день приезда.

Унифицированной формы справки для расчёта суточных не предусмотрено, работодатель имеет право самостоятельно её разработать. Лучше, если она будет оформляться на фирменном бланке предприятия. Но если такового нет, то нужно указать:

Далее даётся расшифровка по оформляемому документу. В частности, нужно указать:

• его название;
• дату составления;
• номер справки по порядку;
• дату составления.

Сама справка состоит из нескольких граф, в каждой из которых необходимо указывать конкретные сведения:

• номер по порядку;
• ФИО человека, которому выплачиваются отпускные. Если в командировку едут сразу несколько человек, то нет необходимости на каждого оформлять свой документ. ФИО идут по порядку, необязательно в алфавитном порядке, можно по должностям по ранжиру;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• реквизиты приказа о направлении его в командировку;
• потом указывается наименование расхода. В данном случае это может быть питание, проживание или просто суточные. Рекомендуется указать это в названии документа, тогда не нужно будет выделять лишнюю графу;
• установленный норматив по данной статье расходов. Законом установлен минимальный размер суточных при поездках по территории России в рамках исполнения служебных обязанностей. У работодателя есть право установить больший размер, но меньше он платить не имеет права;
• дату отъезда и дату приезда;
• количество дней поездки;
• конечный итог, который является произведением норматива на количество дней.

Если уезжало несколько человек, то в конце документа нужно подвести общий итог, который будет являться суммой по всем сотрудникам. Подписывает справку главный бухгалтер и руководитель организации. Заверяется она печатью.

Составить справку по расчёту суточных в командировке по конкретному сотруднику можно, ориентируясь на образец:

Справка о длительной командировке

Продолжительность командировки определяется руководством компании, исходя из необходимости проведения служебного задания и выполнения прочих поручений. Но она не может быть бессрочной. Руководство обязано определить срок пребывания сотрудника в другом городе или регионе.

То есть можно направить работника в командировку на определённый срок, чтобы он выполнил конкретное задание. Если возникает необходимость продления, то руководство имеет на это право. Но рекомендуется вернуть сотрудника из такой поездки по месту его основной работы, через некоторое время снова отправить его в поездку.

Для этого необходимо:

• снова издать приказ;
• ознакомить с ним работника;
• выдать суточные или аванс для трат;

При направлении в поездку иностранного гражданина необходимо убедиться в том, что он имеет разрешение на работу именно в том регионе, куда его направляют. Если такое отсутствует или у него нет патента, то срок поездки не может превышать 10 дней.

То есть руководство самостоятельно определяет продолжительность поездки, исходя из тех объёмов, которые ставятся в задачу уезжающему. Но срок поездки должен быть определён в приказе. От этого рассчитываются командировочные и прочие траты. Приказ не может быть с «открытой датой». Если возникнет необходимость продления, то издаётся новый приказ, в котором снова будет указан конкретный период. Дата отъезда и дата приезда должны быть известны работнику заранее.

Справка о нахождении в длительной командировке оформляется точно так же, как и при краткосрочной. Места для предъявления определяются идентично. Правила оформления одинаковые.

Законом не регулируется максимальная продолжительность командировки. Только минимальная – 24 часа. День приезда, день отъезда, а также все выходные и праздничные дни входят в расчёт. Если до места назначения ехать всего 4 – 5 часов, это считается как целый день, который необходимо оплачивать.

Важно! Длительная командировка может быть расценена сотрудниками контролирующих органов как перевод человека на работу в другую местность. Такие действия работодателя регулируются законодательно, и требуется иное кадровое сопровождение. В частности, нужно получить письменное согласие работника на перевод.

Итоги

Командировка – это поездка человека, с которым у предприятия заключён трудовой договор в другой город или в регион с целью выполнения служебных обязанностей. Продолжительность поездки определяет сам руководитель. Она зависит от объёма задач, которые нужно выполнить, а также от удалённости от основного места работы до места командировки.

Не стоит «отсылать» работника в другую местность на год или несколько лет. Это может быть расценено контролирующими органами как перевод в другую местность. За неправильное кадровое оформление работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа.

Чтобы этого не произошло, необходимо опираться на внутренний распорядок и отправлять работников в командировки только после получения от них письменного согласия.

Справка о командировке – это документ, который подтверждает нахождение сотрудника в служебной поездке в конкретный момент времени. Данный документ выдается при командировке любой длительности, независимо от ее целей и конечной точки. Причин для выдачи справки может быть множество. Выдача бумаги осуществляется работодателем в письменном виде без возможности отказа от данного обязательства.

Форма справки о командировке

Информация, указанная в справке о служебной командировке, должна полностью совпадать с действительностью и быть максимально точной. Поэтому для ее заполнения используется распорядительная документация учреждения, утвержденная руководителем. Для документооборота каждой справке присваивается порядковый номер. Для оформления и указания всех необходимых данных используются следующие документы:

• командировочное удостоверение или журнал;
• приказ о командировке, подписанный руководителем компании;
• проездные документы, которые использовали для достижения целевой точки и возвращения обратно;
• отчет о командировке, заполненный сотрудником.

При этом в тексте справки о командировке сотрудника не обязательно ссылаться на конкретные документы, достаточно просто правильно вписать данные. Заверение осуществляется подписью начальства, а также печатью предприятия.

Порядок заполнения

Не существует установленной формы заполнения справки о командировке, поэтому для этого используется произвольная форма. В качестве основы используется фирменный бланк предприятия или обычный чистый лист формата А4 (во втором случае, необходимо указать основную информацию о работодателе). Обязательными являются следующие данные:

• наименование юридического лица;
• адрес юр. лица;
• ИНН, КПП и ОКТМО;
• информация о компании;
• ФИО, должность руководителя, его подпись.

Все это должно быть в шапке справки с места работы о командировке. В основном тексте документа обязательно указываются данные сотрудника, включая наименование структурного подразделения, где он работает, и должность. После этого перечисляются точные данные о командировке (точки маршрута, цели, длительность нахождения и т.д.), указывают причину выдачи справки, ставят подпись, печать и текущую дату.

Справка о работе с командировками регистрируется в журнале документации. Номер должен точно совпадать, как и дата запроса, данные, указанные в документе. Это важно, чтобы не возникало сомнений в подлинности документа.

Кем осуществляется выдача справки?

Выдать данный документ может любой сотрудник отдела кадров, который имеет доступ к соответствующим сведениям. Но, их поиск и дальнейшее использование допустимо только на основе распоряжения руководителя организации. Максимальный срок оформления составляет 3 дня, начиная с момента подачи работником письменного запроса.

Согласно ТК РФ, получить справку о направлении в командировку имеет право любой сотрудник, как и другие документы о совершении трудовой деятельности. При этом любая заявка сотрудника должна быть обязательно рассмотрена. Прошение подается в отдел кадров организации, где фиксируются все сведения о служебных поездках, либо секретарю руководителя. Если нет отдела кадров, документ выдается лично руководителем.

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов

В каких случаях требуется справка о командировке?

Бумага о подтверждении трудовой деятельности в конкретный момент времени может понадобиться в разных случаях. Зачастую справка работнику о командировке необходима для таких инстанций:

• Суд. Документ подтверждает невозможность нахождения на заседании из-за командировки. Также он позволяет продлить срок подачи иска, оплаты штрафа или подтвердить невозможность выполнения прочих процессуальных действий в установленное время.
• Государственные органы власти. Справка позволяет продлить допустимый срок обращения для получения конкретной услуги. К примеру, можно будет осуществить перенос даты бракосочетания, регистрации транспортного средства, оплаты счета и многое другое.
• Учебное заведение. Командировка – веская причина назначить другие даты для сдачи сессии, написания модульного контроля и даже защиты курсовой. Справка подтвердит уважительность причины и позволит избежать появления академической задолженности.
• Визовый центр. Справка может понадобиться для получения визы с целью пересечения границы.
• Перерасчет платежей за коммунальные услуги. Если начисление осуществляется не по счетчикам, а по установленным нормам, при помощи справки можно добиться пересчета ресурсов с учетом дней, во время которых человек отсутствовал из-за командировки.
• Полиция. Для подтверждения алиби или пребывания в другом в городе в конкретный момент времени.

Любой орган может потребовать проверки подлинности справки о командировке сотрудника по месту требования, если есть сомнения в ее достоверности. Для этого работодатель обязуется показать приказ, отчет о служебной поездке, прочие документы. Кроме того, все данные в справке должны точно совпадать с исходниками и правильно регистрироваться в системе.

Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?

Что говорит закон

Ст. 168 ТК РФ и Положение о командировках № 749, п.12 регламентируют выплату компенсации сотрудникам, находящимся в деловой поездке. Деньги возвращаются за:

• проезд к месту работы и обратно;
• междугородний проезд, необходимый для осуществления трудовой деятельности;
• дорогу к аэропорту, пристани или станции, находящимися за пределами населенного пункта.

Также по приказу руководства работнику компенсируются дополнительные затраты, например, за пользование постельным бельем в поездах.

Законодательство разрешает командированным лицам пользоваться в командировке любыми видами транспорта. То есть, сотрудник вправе перемещаться по населенному пункту и выезжать за его пределы на междугороднем, пригородном или международном автобусе. Автобусные поездки более распространены, чем езда на поезде или самолетные рейсы. Зачастую в населенных пунктах автобус является единственным видом транспорта, на котором можно добраться до места назначения.

Внимание! Оплата за проезд на автобусах внутригородского пользования компенсируется работнику только в случае, если это указано во внутреннем положении о командировках или коллективном договоре.

В остальных случаях член предприятия тратит на оплату дороги выделенные суточные.

Какие документы подтверждают проезд на автобусе

Для подтверждения пребывания в командировке сотрудник предоставляет для отчета 2 документа — кассовый чек (бланк строгой отчетности) и билет. Билет свидетельствует о том, что человек действительно совершал проезд в другой населенный пункт в деловых целях (Приложение о командировках № 749). Бланк строгой отчетности либо кассовый чек доказывают фактическую оплату маршрута.

Билет

В зависимости от типа поездки, срока ее действия и идентификации пассажира автобусные билеты делятся на 7 видов.

Типы билетов и их подробные реквизиты отражены в Приложении 1 Постановления № 1586, разъясняющем правила перевозки пассажиров и их багажа автотранспортом. К примеру, разовый билет пригородного или внутригородского назначения, приобретаемый в автобусе, содержит следующие сведения:

• наименование, серию и номер билета;
• наименование организации, продавшей билет;
• тип транспорта (автобус);

Порой бухгалтерия сомневается в том, может ли сотрудник подтвердить факт оплаты проезда обезличенным документом, в котором не указана ФИО и дата совершения маршрута. Письмо ФНС № 3-2-09/6 от 20 января 2010 г. разъясняет, что отчетным является документ, содержащий обязательные реквизиты.

Бухгалтерия вправе не принять к учету билет, выданный в том населенном пункте, который отсутствует в маршрутной карте сотрудника. К примеру, автобусный билет до Краснодара не доказывает маршрут на поезде до Сочи. Проверить, куда конкретно ездил член предприятия, легко. Для этого достаточно посмотреть на название компании-перевозчика и номер маршрута, отраженные в билете.

Находясь в командировке, сотрудник организации не обязан приобретать билеты на автобус для отчетности напрямую у водителя или в билетной кассе. Опираясь на п. 30 “Правил перевозки пассажиров и их багажа”, электронный билет эквивалентен бумажному. Другими словами, отчитаться за командировку работник может не только бумажным билетом, но и распечатанным электронным.

Кассовый чек

В ст. 47 Закона № 54-ФЗ “О применении ККТ” указаны требования, предъявляемые к кассовым чекам. С 1 июля 2019 г. одним из них стало наличие QR-кода. С помощью “Проверки чеков” — мобильного приложения ФНС — с шифра считывается информация о подлинности документа. В QR-код заложены сведения о:

• времени и дате покупки;
• ИНН компании-перевозчика и проч.

Не всегда пассажир получает на руки печатный вариант чека. Кондуктор или водитель автобуса вправе отдать ему билет с QR-кодом или ссылкой на скачивание чека. QR-код необходимо отсканировать, используя приложение “Проверка чеков”. Затем чек скачивается, распечатывается и отдается в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Если сотрудник приобретает билет на сайте, чек поступает на адрес его электронной почты. При покупке на сервисе “Туту” чек приходит автоматически, без запроса.

Что делать, если отчётные документы утеряны

Отсутствие у сотрудника отчетной документации возможно по 3-м причинам:

• утеря или порча билета, но сохранение чека о совершенной банковской операции;
• утрата кассового чека;
• оплата билета наличным способом и утеря его вместе с чеком либо ссылкой на чек.

Утеря или порча билета

С 01.03.2022 г. вступил в силу п. 61(1) Постановления № 1586 “О правилах перевозки пассажиров и их багажа”. Он разрешает пассажиру в случае утери билета получить дубликат документа на автобус в том же месте, где был приобретен оригинал. Однако в этом случае потерявший должен доказать, что действительно оплачивал билет.

Порядок таков: сотрудник показывает продавцу выписку со своего банковского счета, кассовый чек или другой подтверждающий документ. Если доказательств нет либо билет работнику приобретал кто-то другой, дубликат не будет выдан. Справка о стоимости проезда на автобусе, написанная от руки водителем или кондуктором, недействительна.

Утрата кассового чека

Если билет утерян, можно получить его дубликат у продавца или ОФД (оператора фискальных данных). Оператором обычно выступает банк, обслуживающий платежную документацию компании-перевозчика. Если билет был куплен в течение текущих суток, продавец выдаст потерявшему копию документа или укажет, где и как ее можно получить.

Если с момента покупки прошло несколько дней, сотрудник пишет заявление на имя оператора фискальных данных, указывая:

• день и время покупки (разрешается приблизительное);
• свои ФИО и реквизиты.

Координаты ОФД можно попросить у продавца билета.

Утеря билета, оплаченного наличными

Восстановление потерянных отчетных документов при оплате их наличными средствами невозможно. Бухгалтерия при возмещении проезда при командировке опирается на фактический срок нахождения работника в деловой поездке. Она также использует этот период при составлении расчета суточных и выплате заработной платы.

Если нет вариантов восстановить отчетный документ, член предприятия может доказать нахождение в командировке по-другому. К примеру, подойдет служебная записка сотрудника с отметками принимавшей его стороны. Об этом подробно рассказано в Положении № 749, п. 7.

Доказать, что действительно находился в деловой поездке, работник обязан самостоятельно. Выслать подтверждающий документ ему могут электронной почтой, факсом, курьером по личному запросу. Также можно, находясь в отъезде, составить служебную записку и попросить принимающую сторону удостоверить ее подписью.

Запросить доказательную документацию у принимающей стороны может и работодатель. Однако признать траты на автобусный проезд экономически обоснованными невозможно без билета. Это недопустимо с точки зрения Налогового кодекса РФ.

Как учесть расходы на автобусный билет

Пример 1. Работник после окончания командировки в Анапе возвращался в Москву из аэропорта, расположенного в с. Витязево. Этот населенный пункт находится в 5 км от Анапы. При сдаче отчетности сотрудник предоставил бухгалтеру разовый билет на пригородный автобус, следующий из Анапы в Витязево. Эти расходы на транспортные услуги признаются обоснованными (ст. 252 НК РФ). Бухгалтерия обязана принять документ и возместить потраченные средства (Положение № 749, п. 12).

Пример 2. Возвращаясь из деловой поездки в Пензу, работник сдал в бухгалтерию разовый билет на внутригородской автобус, следующий до ж/д вокзала “Пенза-1”. Сам ж/д вокзал расположен в черте г. Пензы. Положение № 749, п. 12 не предусматривает оплату маршрутов, совершенных внутригородским транспортом. Работник должен оплатить его с суточных.

При наличии кассового чека и билета затраты на автобусные поездки в командировке не подлежат удержанию страховых взносов и НДФЛ. Кроме этого, они уменьшают налоговую базу на прибыль согласно ст. 264, п. 1.12.

Если сотрудник не может документально подтвердить свое нахождение в командировке, работодатель принимает транспортные расходы к учету на свое усмотрение. С них нужно будет уплатить полную сумму НДФЛ и страховых взносов, а компенсацию сотруднику вычтут с чистой прибыли компании.

Что в итоге

• Перемещаться в деловой поездке по городу работник может на любом транспорте — междугороднем, пригородном или международном.
• Езда на автобусе подтверждается кассовым чеком и билетом.
• Если кассовый чек или билет оплачен безналичным способом и по каким-то причинам утерян, его можно восстановить.
• Неподтвержденные документально расходы на автобус работодатель берет к учету на свое усмотрение.
• Доказать свое нахождение в командировке при отсутствии билета можно с помощью отметок принимавшей стороны.

Для работника нередко возникает ситуация, когда ему требуется документально подтвердить факт своего назначения в служебную поездку. Такое подтверждение может потребоваться по разным причинам. По законодательству работодатель не может препятствовать в выдаче соответствующего документа и должен оформить его в течение трех дней с момента обращения. Однако для правильного оформления нужно понимать, какую информацию необходимо указывать.

• Справка о командировке — правила составления
• Справка в Пенсионный фонд о командировке в районы Крайнего Севера

Справка о командировке — правила составления

Первоначально необходимо обратить внимание на важный аспект. Справка о нахождении в командировке может быть выдана только командированному работнику. Указываемая в ней информация не может выдаваться другим организациям или лицам.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Образец справки о командировке не имеет стандартной формы и составляется в произвольном порядке. Однако для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо обратить внимание на обязательные к заполнению аспекты:

• название данной справки;
• данные о том, кому она предоставляется;
• дата и место заполнения формы;
• информация, подтверждающая место работы сотрудника;
• подтверждение, что в указанный период времени сотрудник находился или будет находиться в служебной поездке по распоряжению руководства;
• подпись руководителя и обязательно печать организации.

Если командирование осуществлялось за границу или предполагало длительный период, то может быть указано и место, где находился сотрудник. При составлении не указывается, с какой целью работник бал назначен в поездку, его доход или должность. Данный образец документации является лишь подтверждением факта отсутствия, а не отчетностью.

Составляется документ обычно в печатном виде, однако допускается и рукописный вариант. При правильном оформлении они имеют одинаковую юридическую силу. На практике такое подтверждение требуется не часто, обычно предоставляются иные формы документации — проездные билеты, копия приказа о назначении, копия служебного задания, если оно оформлялось.

Справка с места работы о командировке по месту требования

При оформлении подтверждения в обязательном порядке указывается, куда оно предоставляется. Это может быть учебное заведение, управляющая компания или иная организация. Однако нередко указывается и общая формулировка — по месту требования.

Такой образец может быть представлен в любую организацию. Сотрудник может получить его с работы и представить копии в разные учреждения. Однако многие требуют именно оригинал документа, на котором явно отображается личная подпись руководителя и печать с работы.

Указание о предъявлении по месту требования часто следует в тех случаях, когда возникают сложности с правильным написанием наименования адресата.

Справка в институт с места работы о командировке

Нередко возникают ситуации, когда в командирование направляется учащийся института. И если поездка выпадает на время сессии или другие важные в обучении мероприятия, справка о командировке с места работы становится востребованным подтверждением отсутствия студента.

Такой образец обычно предоставляется до самой поездки вместе с просьбой о возможности сдать экзамены ранее или позднее установленного срока. Необходимо обязательное указание на временные рамки поездки, подтверждающие, что в установленный период учащегося не будет в данном населенном пункте.

Предоставление в ЗАГС

По законодательству пара, которая подает заявление на вступление в брак, может быть расписана лишь через месяц. Однако если предполагается длительная командировка одного из заявителей на указанный период, срок может быть перенесен на более ранний.

В Семейном кодексе имеется перечень ситуаций, в которых может быть ускорена роспись молодоженов. Командирование в этом перечне не значится. Однако на практике ЗАГС может пойти навстречу и установить другую дату. Для этого справку о командировке необходимо представить вместе с заявлением на вступление в брак. Если же служебная командировка оказалась срочной и оформляется после подачи заявления, нужная документация подается в ЗАГС в отдельном порядке.

Предъявление в суд

Справка о командировке в суд может понадобиться в том случае, когда необходимо подтвердить свое отсутствие на время слушания. Составляется такой образец по общим правилам, однако для переноса заседания может потребоваться дополнительная документация:

• проездные билеты;
• свидетельства, указывающие на факт работы сотрудника по указанному месту.

Рекомендуется оповещать суд о своем отсутствии заранее. В ином случае потребуется также указать, почему такое предупреждение не было сделано своевременно.

При этом решение о переносе принимает судья. Если по его мнению дело может быть рассмотрено в отсутствии указанного лица, то переноса не последует.

Образец справки о командировке для предъявления в суд

Справка в Пенсионный фонд о командировке в районы Крайнего Севера

В отдельном порядке необходимо рассмотреть командирование в районы Крайнего Севера. Такая поездка приравнивается к тяжелым условиям труда. Поэтому даже если основное место работы находится в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера, служебное направление в указанную местность влияет на оформление пенсии. То есть, если есть хоть один день трудового стажа в районах Крайнего Севера, то пенсия рассчитывается по смешанному типу начисления.

Подается такое подтверждение в Пенсионный фонд вместе с сопутствующей документацией. На практике ее наличие необязательно, поскольку по месту работы имеются приказы, и предоставить можно их.

В служебную поездку за пределы территории проживания гражданина направляют на основании приказа о командировке. При необходимости сотрудник может запросить документальное ее подтверждение.

Для чего может понадобиться справка о командировке

Документ предназначается только для предоставления сторонним организациям. Его цель – подтвердить, что человек отсутствовал в конкретном населенном месте в определенное время. Составляется для какого-либо учреждения или по месту требования.

Заявление на вступление в брак подается за один месяц до предполагаемого события. Если в этот период человеку предстоит продолжительная или срочная поездка, сотрудники загса могут пойти на уступки и назначить дату регистрации на более ранний срок.

В судебные и правоохранительные органы

Во время служебной поездки гражданину может быть назначено судебное слушание по месту постоянного проживания. Неявка на него зачастую рассматривается как уклонение от гражданских обязанностей. Поэтому выписка из приказа позволяет пропустить судебное заседание по уважительной причине. Предоставлять документ лучше заранее, чтобы на его основании судья вынес решение о переносе слушания на дату, следующую после возвращения человека, или о его проведении без отсутствующего участника.

ВАЖНО! При рассмотрении гражданских дел устанавливаются сроки для подачи исков. Если в отведенный для этого период человек находился в служебной поездке, для него регламентированное время восстановят.

Для других госучреждений также может потребоваться предоставить выписку из приказа. Если гражданина вызвали в полицию как  свидетеля, то справка станет официальным подтверждением его отсутствия и невозможности прибыть в правоохранительный отдел.

В учебное заведение

Командированный работник может являться студентом. Если служебная поездка по срокам совпадает с прохождением сессии, то при подтверждении причины отсутствия зачеты или экзамены перенесут на более раннее или позднее время.

ВНИМАНИЕ! В учебное заведение документ о нахождении в командировке требуется подавать заранее.

Как составить справку

Такой документ можно оформить в печатном и рукописном виде. Главное, чтобы в нем были отражены основные сведения, доказывающие отсутствие сотрудника в конкретном населенном пункте в определенное время.

При составлении справки о командировке приводятся данные, доказывающие факт работы человека в другом населенном пункте. Требуется указать:

• реквизиты фирмы (название, юридический адрес);
• тип документа;
• дату выдачи;
• Ф.И.О. и должность работника, которому выдается;
• точные сроки командировки;
• наименование учреждения, для которого готовится выписка;
• Ф.И.О. руководителя, подпись и печать организации.

Цель поездки, служебные поручения и иные аспекты прописывать не следует. Это считается производственной необходимостью, поэтому в данном документе не приводится.

У справки о командировке нет общепринятого образца, поэтому она составляется в свободной форме, но на фирменном бланке компании. Для юридической силы документа в него обязательно нужно включить все пункты, перечисленные выше.

Запросить документ у работодателя можно в устной либо письменной форме. Срок подготовки справки о командировке не должен превышать трех рабочих дней.

Образец справки доступен по ссылке.