Как исправить НДФЛ в 1с 8?

Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций.

1. Заходим в Банк и Касса, где распроводим все документы выплат по зарплате. Чаще всего, если речь только про доходы штатных сотрудников, достаточно выбрать способ выплаты перечисление заработной платы и сделать отбор списаний только по нему, это облегчит работу.

2. Распроводим все ведомости до первой проблемной.

3. Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из нашего расширенного отчета Анализ НДФЛ по месяцам.

4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и проверяем суммы НДФЛ. Если есть необходимость пересчета, в документах Начисление зарплаты нажимаем Еще – Пересчитать НДФЛ

5. Далее выделяем в ведомости проблемных сотрудников, нажимаем для любого из них правой клавишей мыши на сумму НДФЛ и нажимаем Обновить НДФЛ.

6. Проверяем отчетом Анализ НДФЛ по месяцам, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.

7. Если равенства нет, пробуем перезаполнить в ведомости проблемных сотрудников. При этом обращаем внимание на то, не изменятся ли суммы к выплате и не появятся ли в расшифровках выплаты дополнительные пересчеты и строки. При необходимости после перезаполнения сохранить сумму выплаты неизменной не меняем общую сумму выплаты в ведомости! Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там вручную изменяем необходимые суммы, чтобы выйти на требуемую сумму выплаты в итоге.

8. Действия 2-6 повторяем по всем последующим ведомостям последовательно, проводя их затем по очереди.

Откуда берутся движения по НДФЛ в программе

В программе Бухгалтерия цепочка НДФЛ состоит из звеньев:

Документы начисления (Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный) — Ведомость на выплаты — Выплата работнику — Уплата НДФЛ (Списание с расчетного счета, выдача наличных). Все они формируют движения по регистрам НДФЛ.

Также не следует забывать, что в программе могут находиться документы ручных операций (Операции – Операции, введенные вручную), которые также могут содержать движения по регистрам НДФЛ и выплат.

Чем отследить неверные движения

Для того, чтобы получить детальную информацию о движениях налога по конкретным сотрудникам, а также документам-регистраторам этих движений нам потребуется воспользоваться аналитическим отчетом Анализ НДФЛ по месяцам. В программе уже настроено несколько его вариантов, но мы немного доработаем их, убрав лишнюю информацию и добавив то, что нужно нам для удобства поиска. Также вы получите навык работы с любыми другими отчетами в 1С, так как принципы их построения и редактирования во всех конфигурациях примерно одинаковы.

Но если времени разбираться в этом нет, мы прилагаем по данной ссылке уже сохраненный вариант настроенного отчета и здесь же в инструкции покажем, как его открыть в своей конфигурации, чтобы обойтись без настройки. Для этого перейдите к описанию как загрузить уже готовый вариант отчета.

Для создания такого расширенного отчета вам необходимо зайти:

В Бухгалтерии 3.0 – Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ НДФЛ по месяцам

В ЗУП 3.0 – Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам

1. Нажимаем кнопку Настройки

2. Нажимаем кнопку Расширенный

3. Заходим на вкладку Структура

Нажимая и удерживая левую кнопку мыши на элементе ИФНС, перетаскиваем его на поле Строки. Обратите внимание, что с элементом перетаскиваются и все подчиненные ему.

4. Выбираем поле Организация и нажимаем иконку Удалить (или Delete на клавиатуре). Точно также обратите внимание – удаляются также все подчиненные элементы.

5. Выбрав строку По сотрудникам нажимаем Добавить
и выбираем поле Регистратор.

6. Устанавливаем флаг на самой строчке По сотрудникам. Проваливаемся в нее и внутри добавляем поле Код дохода. Нажимаем Выбрать.

7. Ниже в списке Колонки флагами отмечаем те поля, которые хотим видеть в отчете. Мы рекомендуем набор как на рисунке ниже. Поля Осталось удержать и Осталось перечислить будут сигнализировать о том, что налог был удержан/перечислен не в полном соответствии с суммами исчисленного. В корректных ситуациях эти поля будут пустыми

8. На вкладке Отборы измените значение Условие
на Равно, а значок «-» в столбце Заголовок на звездочку, что будет означать вывод данного поля в шапку отчета.

9. Также для облегчения зрительного восприятия отчета мы можем добавить выделение жирным для сотрудников, которые будут выведены в отчете на 3-м его уровне. На вкладке Оформление нажмите Добавить. Уже в открывшейся таблице на вкладке Оформление найдите строчку Шрифт
и провалившись в ее значение, нажмите флаг Полужирный.

10. На вкладке Условие нажмите Добавить
и выберите Системные поля – Уровень.

11. В получившейся записи добавим цифру 3 напротив поля Уровень. Нажмем Ок.

12. Напоследок, на вкладке Оформление снимем флаг Заголовок Анализ НДФЛ по месяцам, чтобы несколько расширить место для полезной информации в отчете.

13. Теперь сохраним измененный нами отчет для дальнейшего пользования. Прибавим к его названию какое-либо слово для удобства.

Как созданный отчет отображает движения НДФЛ

Теперь мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ. Он отразит вам по какой ИФНС, в каком месяце, какими документами и по какому коду доходу у того или иного сотрудника прошли движения. Детализацию отчета можно сворачивать или разворачивать пользуясь иконками в шапке (1) либо соответствующими сокращениями Ctrl+Shift++ и Ctrl+Shift+-. Мы сможем в шапке отчета отобрать нужного сотрудника (2) и проанализировать движения документов только по нему. В примере ниже мы сразу видим, что у сотрудницы Лукиной в январе месяце была премия и оплата по окладу с соответствующими кодами дохода 2002 и 2000 (3). Выплачены обе эти суммы были списанием с расчетного счета №13 10 февраля. Причем тут же видно, что по коду дохода 2000 (оклад) удержание налога 3900 р зарегистрировано сразу в январе, когда и исчислено (4, 5), как и положено для этого вида дохода (удержание налога регистрируется всегда концом месяца начисления независимо от даты выплаты), а в случае с премией с кодом 2002, 910 р. удержание налога зарегистрировано в месяце выплаты февраль по дате выплаты (6).

Как сохранить свой вариант отчета в файл и загрузить уже сохраненный вариант из файла

Для тех, кому некогда разбираться, как настраивать отчет с нуля, мы предлагаем воспользоваться этой возможностью – загрузить уже созданные нами расширенные варианты отчетов с помощью действий, показанных на рисунке ниже.

Для того, чтобы сохранить свой вариант отчета вам необходимо нем нажать Еще – Варианты отчета – Сохранить в файл. Обратите внимание, что любой отчет всегда сохраняется с неизменным названием ReportOptions, поэтому сразу при выборе папки щелкните дважды мышью на эту строчку, что приведет к ее выделению, и внесите свое название отчета.

Для того, чтобы загрузить чей-то сохраненный вариант отчета вам необходимо выбрать обычный предустановленный отчет Анализ НДФЛ по месяцам в программе и в нем нажать Еще – Варианты отчета – Обновить из файла. После чего не забудьте сохранить его, как было рекомендовано ранее.

Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога

Ведомость на выплату зарплаты в программе есть, а вот конкретный сотрудник в нее не попал. В Бухгалтерии 3 можно это проверить в Зарплата и кадры – Ведомости в банк (Ведомости в кассу), введя в поле поиска фамилию сотрудника, что также выполнит отбор по тем ведомостям, где он упоминается. Чаще всего такие ситуации возникают из-за того, что ранее выплаченный аванс данного сотрудника перекрыл все имеющиеся у него суммы к выплате. А так как аванс в программе как окончательная выплата не принимается и никаких движений по НДФЛ не делает, такой сотрудник просто не попадает в ведомость на окончательную выплату, а в последующем месяце у него ко всему прочему будет пересчет с вычетом суммы аванса прошлого месяца и начислением части зарплаты, не учтенной когда положено.

Исправление, 2 варианта:

1. При возможности убирать сотрудника из ведомости на аванс и добавлять эту выплату в ведомость на конечную выплату. Тогда НДФЛ корректно учтется.

2. Если уже нет возможности изменить документы выплат, оставляем сотрудника в ведомости на аванс, но в ведомость на конечную выплату добавляем его принудительно, хотя бы с нулевой суммой, но в расшифровке НДФЛ в обязательном порядке вручную через Добавить прописываем все необходимые для удержания налога сведения регистра: дата получения дохода, код дохода, сумма налога, ставка, подразделение, ИФНС.

В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует ссылка на документ-основание.

Т.е., сумма получается выданной авансом и пока она для программы считается авансом без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет. С аванса НДФЛ не удерживается. Любой факт выдачи денег в программе без привязанного документа-основания подразумевает их дальнейший вычет из зарплаты сотрудника в следующем же месяце. Сам факт корректной выплаты (например, премии «с авансом») никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это вы сможете, дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит, такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ.

Исправление: Два пути.

1. Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используем второй вариант.

2. Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание
и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск – программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки, правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить НДФЛ..

Некорректное отражение в ведомости на конечную выплату суммы уже выплаченного аванса

Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.

Ведомость (за исключением авансовых) должна:

• Содержать сумму НДФЛ
• Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько (Начисление зарплаты, Премия
  и.т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог
• В расшифровке суммы НДФЛ должна быть ссылка на ИФНС (самая последняя колонка)
• Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка документа-основания с отрицательной суммой

Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:

• Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты
• НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса
• В Ведомости за следующий месяц попадут суммы «не своего» периода.
• В Ведомости за следующий месяц будет сумма НДФЛ прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ

Правильным будет такой набор строк в расшифровке:

• Строка с отрицательной суммой уже выплаченного аванса
• Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ

1. Быстро: Распроводим связанную с ведомостью выплату (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), чтобы исключить обнуление НДФЛ при изменении суммы. Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.

2. Точно. Распроводим последующие ведомости. Распроводим связанные с ними выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), Заново подтягиваем сотрудника в данную ведомость. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку. Обратно проводим ведомости и затем связанные выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных).

Правки начислений задним числом

В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.

Исправление: Распроводим связанную с ведомостью выплату (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), чтобы исключить обнуление НДФЛ при изменении суммы. Правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить налог. Обратно проводим связанный документ выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных).

Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой.

Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно.

Исправление: Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее:

1. Проверяем в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются. Главное – Организации – находим Налоговая инспекция –
нажимаем ссылку История.

Именно в этом окне вы увидите, с какого месяца будет регистрироваться НДФЛ по новой ИФНС по основному подразделению.

Точно такая же ссылка История есть и в карточке обособленных подразделений (Главное – Организации – Подразделения)

2. Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепроводим, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС.

3. Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них. Предварительно надо будет распровести (а после исправлений обратно провести) связанные с ведомостью документы выплат (Списание с расчетного счета, Выдача наличных). Есть два варианта исправления:

Первый: заходим в каждой ведомости в расшифровку каждой суммы, удержанной «не туда» и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбираем в ней правильную ИФНС, проводим документ.

Второй: Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами, нажимаем правой кнопкой мыши на сумму налога – нажимаем Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но, учтите, что это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием.

Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости.

Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.

Исправление: Исправляем либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему (не забываем изменить дату и перепровести также и документ выплаты), чтобы устранить конфликт с выплатой «до начисления». В Бухгалтерии вопросы по дате выплаты чаще всего возникают по окументам Отпуск, где это поле скрыто разработчиком. Поэтому в документе Отпуск вам надо сделать следующее:

В документе Отпуск нажимаем Еще – Изменить форму

Находим ветку Главное – там строку Дата выплаты, ставим флаг. Нажимаем Ок

Движения налога продублированы другими документами помимо ведомостей и документов начислений.

Уже есть документы Операции — Операции, введенные вручную или Зарплата и кадры – Все документы по НДФЛ — Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе. Как правило, расширенный отчет Анализ НДФЛ по месяцам, который мы настроили ранее, без труда эти документы покажет, и останется лишь выбрать, какие движения оставить, а какие удалить.

Общая схема исправления учета НДФЛ

Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций. ВНИМАНИЕ! Не забудьте сохранить резервную копию базы перед началом исправлений.

• Распроводим все ведомости до первой проблемной.
• Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из нашего расширенного отчета Анализ НДФЛ по месяцам.
• Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и проверяем суммы на вкладке НДФЛ. Если есть необходимость, нажимаем кнопку Пересчитать налог.
• Далее выделяем в ведомости проблемных сотрудников и нажимаем кнопку Обновить налог.
• Проверяем отчетом, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.
• Если равенства нет, пробуем перезаполнить проблемных сотрудников.
• Действия 2-6 повторяем по всем последующим ведомостям последовательно, проводя их затем по очереди.

В программе ЗУП цепочка НДФЛ состоит из звеньев:

Движения исчисления НДФЛ в регистрах создаются документами-основаниями (Премия, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.), движения по удержанию НДФЛ выполняются документами Ведомости, Операция учета НДФЛ, Начисление дивидендов.

Также не следует забывать, что если данные переносились из другой программы, например из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, информация о движениях исчисленного и удержанного налога будет содержаться в специальных документах переноса (Администрирование – Переносы данных). Как правило, документы переносов, которые содержат движения регистров по этому налогу, так и называются – НДФЛ. Любые документы начислений и выплат, введенные параллельно с периодами перенесенных данных, создадут дублирующие движения по НДФЛ.

Для того, чтобы получить детальную информацию о движениях налога по конкретным сотрудникам, а также документам-регистраторам этих движений нам потребуется воспользоваться аналитическим отчетом «Анализ НДФЛ по месяцам».

Также вы всегда можете воспользоваться уже имеющимся достаточно детальным отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Для создания такого расширенного отчета вам необходимо зайти: Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам.

Детализацию отчета можно сворачивать или разворачивать пользуясь иконками в шапке (1) либо соответствующими сокращениями Ctrl+Shift+«+» и Ctrl+Shift+«-». Мы сможем в шапке отчета отобрать нужного сотрудника (2) и проанализировать движения документов только по нему. В примере ниже мы сразу видим, что у сотрудницы Лукиной в январе месяце была премия и оплата по окладу с соответствующими кодами дохода 2002 и 2000 (3). Выплачены обе эти суммы были списанием с расчетного счета №13 10 февраля. Причем тут же видно, что по коду дохода 2000 (оклад) удержание налога 3900 р зарегистрировано сразу в январе, когда и исчислено (4, 5), как и положено для этого вида дохода (удержание налога регистрируется всегда концом месяца начисления независимо от даты выплаты), а в случае с премией с кодом 2002, 910 р. удержание налога зарегистрировано в месяце выплаты февраль по дате выплаты (6).

Для того, чтобы загрузить чей-то сохраненный вариант отчета вам необходимо выбрать обычный предустановленный отчет «Анализ НДФЛ по месяцам» в программе и в нем нажать Еще – Варианты отчета – Обновить из файла. После чего не забудьте сохранить его, как было рекомендовано ранее.

Ведомость на выплату зарплаты в программе есть, а вот конкретный сотрудник в нее не попал. В ЗУП 3 проверить это можно зайдя в Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты и вверху добавив отбор по конкретному сотруднику. Чаще всего такие ситуации возникают из-за того, что ранее выплаченный аванс данного сотрудника перекрыл все имеющиеся у него суммы к выплате. А так как аванс в программе как окончательная выплата не принимается и никаких движений по НДФЛ не делает, такой сотрудник просто не попадает в ведомость на окончательную выплату, а в последующем месяце у него ко всему прочему будет пересчет с вычетом суммы аванса прошлого месяца и начислением части зарплаты, не учтенной когда положено.

• При возможности убирать сотрудника из ведомости на аванс и добавлять эту выплату в ведомость на конечную выплату. Тогда НДФЛ корректно учтется.
• Если уже нет возможности изменить документы выплат, оставляем сотрудника в ведомости на аванс.

Т.е. сумма получается выданной авансом, и пока она для программы считается авансом без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет.

Сам факт корректной выплаты (например, премии с авансом) никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это вы сможете, дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ.

Два пути исправления.

Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск– программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки и нажимаем в ведомости кнопку Обновить налог.

• Содержать сумму НДФЛ.
• Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько: начисление зарплаты, премия и т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог.
• В расшифровке суммы НДФЛ должна быть ссылка на ИФНС (самая последняя колонка).
• Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка документа-основания с отрицательной суммой.

• Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты.
• НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса.
• В ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода.
• В ведомости за следующий месяц будет сумма НДФЛ прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ.

• Строка с отрицательной суммой уже выплаченного аванса.
• Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ.

• Быстро. Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.
• Точно. При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтягиваем сотрудника в данную. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку.

Исправление: заходим в ведомость и обновляем налог для данного сотрудника. Если он уже не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание.

Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее.

Для проверки зайдите в Настройка – Организации (Реквизиты организации) – вкладка Основное – и проверьте ссылку История изменений на предмет месяца перехода, если был переход с одной ИФНС на другую. То же самое проверьте в карточках обособленных подразделений.

Единственная проблема может возникнуть с документами Увольнение, которые на сегодняшний день будут блокироваться отчетами СЗВ-ТД и, соответственно, не дадут изменить в себе никаких движений по НДФЛ, если он был в них исчислен, пока, не будут распроведены отчеты СЗВ-ТД.

Первый. Заходим в каждой ведомости в расшифровку каждой суммы, удержанной не туда и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбираем в ней правильную ИФНС, проводим документ.

Второй. Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами и нажимаем кнопку Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную.

Исправление: исправляем либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему, чтобы устранить конфликт с выплатой до начисления.

Уже есть документы Администрирование – Перенос данных (НДФЛ) или Налоги и взносы – Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе.

Оформление справки 2-НДФЛ в Бухгалтерии

Форма справки 2-НДФЛ используется для подтверждения дохода в налоговую инспекцию, в банк для получения кредита, а также они выдаются увольняющемуся сотруднику для предъявления на новое место работы. На базе программ 1С «Зарплата и управление персоналом» и 1С «Бухгалтерия 8.2 (8.3)» данная форма имеет вид документа, который потом можно вывести на печать. Рассмотрим подробнее формирование справки на примере этих двух программ.

Оформление 2-НДФЛ в программе 1с «Зарплата и управление персоналом» осуществляется двумя видами:

• 2-НДФЛ для предоставления сотруднику;
• 2-НДФЛ для предоставления в налоговую инспекцию.

Для формирования справки находим раздел «Налоги и взносы» и нажимаем на ссылку «2-НДФЛ для сотрудников».

Открывается журнал со списком. Чтобы сформировать новую, нужно нажать «Создать».

Заполнение состоит из следующих пунктов:

Программа самостоятельно внесет все данные на указанного сотрудника после нажатия клавиши «Заполнить»:

В табличной части находится две вкладки:

• доходы налоги вычеты;
• личные данные – здесь можно изменять всю информацию по сотруднику или добавить новую.

Иногда программа выдает предупреждения, например, после редактирования личной информации. Даже в этом случае документ проводится. Чтобы распечатать форму «Справка о доходах (2-НДФЛ)», необходимо нажать кнопку с этим же названием в верхней панели.

Рассмотрите внимательно шапку документа. Если увидели надпись «Не для передачи в налоговый орган», то справка оформлена именно для сотрудника

Для последующей передачи в службу ИФНС справка 2-НДФЛ формируется из радела «Налоги и взносы».

Нажимаем «Создать», заполняем все необходимые поля и производим заполнение через нажатие одноименной кнопки.

В форме будет выведен список всех сотрудников, удалять и исправлять ничего не нужно. Записываем документ и распечатываем.

Появится выпадающий список печатных форм. В обязательном порядке в налоговый орган необходимо отправлять реестр всех справок, который должен прилагаться к электронному носителю с выгруженным файлом. Для формирования и выгрузки файла нажимаем «Выгрузить»:

Кнопка «Отправить» служит для пересылки сформированной отчетности посредством интернет-ресурсов, при условии подключения этой опции.

Форма 2-НДФЛ на каждого сотрудника не имеет существенных отличий от описанной выше. Также необходимо в программе поставить подтверждение принятия справок налоговым органом. Для этого служит пункт «Справки приняты в налоговый орган и архивированы», возле которого нужно поставить галочку.

Формирование справки 2-НДФЛ и вывод печатной формы в 1С Бухгалтерия 3.0 практически такое же, как и в программе 1С ЗУП, единственное отличие – это расположение. Для формирования нужно пройти на вкладку меню «Зарплата и кадры», далее ссылка «2-НДФЛ для сотрудников».

Все заполнение аналогичное рассмотренному выше примеру. Формирование справки в ИФНС абсолютно такое же.

Материалы по теме

Из ИФНС получено Сообщение о расхождениях 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2020 г., а также указано на непредставление 2-НДФЛ с кодом 2 (по неудержанному НДФЛ). В связи с полу-ручным заполнением 2-НДФЛ, в справке одновременно указали сумму НДФЛ как удержанный и как неудержанный. Но всё, что было начислено, то и было удержано и перечислено. Как подать отчетность по неверным 2-НДФЛ за 2020. Фактически надо убрать сумму из поля »Сумма налога, не удержанная налоговым агентом», остальное всё правильно. И надо ли их сопровождать опять общим списком по всей организации?

Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ

• Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ
• Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет
• Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ
• Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости
• Пример 4. Неудержанный НДФЛ
• Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма

Документы, которыми можно провести корректировки учета по НДФЛ

Корректировки в учете по НДФЛ можно сделать с помощью следующих документов:

• (Налоги и взносы – Перерасчет НДФЛ) – документ, позволяющий зарегистрировать перерасчет исчисленного НДФЛ (в том числе за прошлые налоговые периоды).
• Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы – См. также – Операции учета НДФЛ) – документ, позволяющий сделать ручную корректировку в учете по НДФЛ;
• (Администрирование – См. также – Переносы данных) – документ, которым можно зарегистрировать корректировки любых регистров, в том числе по НДФЛ. Сведения вносятся непосредственно в регистры, поэтому корректировка более трудоемка, чем корректировка специализированным документом. Поэтому корректировку этим документом детально рассматривать не будем.

Документ «Перерасчет НДФЛ»

Документ делает движения не только в учете по НДФЛ, но и по взаиморасчетам с сотрудниками — по регистрам накопления:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
• Взаиморасчеты с сотрудниками
• Зарплата к выплате
• Начисления удержания по сотрудникам.

Именно поэтому для корректировки исчисленного налога в большинстве случаев нужно пользоваться именно этим документом.

В шапке документа важно правильно указать:

• В поле Налоговый период (год) — год, за который нужно пересчитать налог;
• В поле  — месяц, в котором будет отражен перерасчет в зарплатных отчетах и бухгалтерском учете.

По кнопке  программа выполняет перерасчет налога за указанный в шапке налоговый период по всем лицам, получавшим доход, и если ранее налог был исчислен не верно, то в документе появляются строки на вкладке .

В правой части формы располагается информация о перерасчете вычетов: стандартных, имущественных и личных.

• Если в результате перерасчета НДФЛ получился отрицательный, то вкладка заполняется аналогичной отрицательной суммой. Эта сумма отобразится в зарплатной отчетности как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.
• Если в результате перерасчета НДФЛ доначислен (положительная сумма), и при этом по сотруднику есть незачтенный НДФЛ к зачету в счет будущих платежей, то вкладка заполняется положительной суммой на сумму зачета. В зарплатных отчетах эта сумма отобразиться как Зачтено излишне удержанного НДФЛ.

Оптимальным вариантом использования документа  будет именно автоматический пересчет налога. Если НДФЛ ранее исчислен неверно, нужно найти причину ошибки, устранить ее и затем провести автоматический перерасчет исчисленного налога в документе.

Документ «Операция учета НДФЛ»

Документ Операция учета НДФЛ позволяет зарегистрировать движения по всем основным регистрам учета НДФЛ.

Этот документ можно использоваться для отражения доходов и налогов, которые не отображены в ЗУП 3 другими документами (например, когда начисление и выплата проходят в базе Бухгалтерии). Также данный документ удобно использовать для корректировок.

Заполняется документ только вручную.

В шапке документа указываются  (физическое лицо), а также .

— это дата формирования сведений для целей учета НДФЛ. В регистры попадает в колонку .

Данные в документе Операция учета НДФЛ заполняются на нескольких вкладках. Рассмотри каждую подробнее.

Вкладка «Доходы»

На вкладке Доходы можно внести корректировки в регистр Учет доходов для целей исчисления НДФЛ, а также в регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в части исчисления налога по дивидендам, ставкам 9%, 35%.

Вкладка  имеет следующие графы:

• Дата получения дохода — дата фактического получения дохода в соответствии со статьей 223 НК РФ;
• — числовой код дохода, выбирается из справочника Виды доходов НДФЛ;
• — категория дохода. Выбирается из списка, состав которого зависит от ;
• — сумма полученного дохода;
• — числовой код вычета, предоставляемый к данному доходу (определяется по );
• — сумма вычета по коду вычета, указанному в соответствующем поле;
• Налог исч. по дивидендам, ставкам 9%, 15% — сумма НДФЛ, исчисленного по перечисленным критериям с доходов до превышения. Эта сумма на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов не указывается;
• Налог по дивидендам с превышения — сумма НДФЛ, исчисленного по дивидендам и прочим доходам по ставкам 9%, 15% с доходов сверх превышения.
• Налог на прибыль для дивидендов — сумма налога на прибыль, которая зачитывается в счет уменьшения НДФЛ;
• Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ —позволяет указать в каких строках отчета 6-НДФЛ (с 2021 года) будет отражен доход.
• — заполняется, если доходы отражаются по обособленному подразделению;
• Доход из источников за пределами РФ — флажок устанавливается, если обособленное подразделение находится за пределами РФ.

Вкладка «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов»

На вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов корректируется регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ: информация об исчисленном налоге по ставке 13% (для нерезидента 30%) за исключением НДФЛ с дивидендов.

Вкладка Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов имеет следующие графы:

• — сумма исчисленного НДФЛ с доходов до превышения;
• — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов до превышения.
• Сумма с превышения — сумма исчисленного НДФЛ с доходов сверх превышения;
• Зачтено авансов (в счет превышения) — сумма авансовых платежей по патенту, зачтенных при начислении налога с доходов сверх превышения.
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ

Остальные графы совпадают с аналогичными графами вкладки .

Вкладка «Предоставлено вычетов»

Данные, указанные на вкладке  формируют движения по регистру Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ).

• Месяц налогового периода — месяц, в котором регистрируется предоставление вычета;
• — числовой код вычета, выбирается из справочника Виды вычетов НДФЛ;
• — сумма предоставленного вычета;
• Месяц периода предоставления вычета — месяц, за который предоставляется вычет.
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ

Вкладка «Удержано по всем ставкам»

Данные, указанные на вкладке Удержано по всем ставкам, регистрируют удержание НДФЛ по:

• регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетов по НДФЛ(по виду движения );
• регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ (по виду движения );
• оборотному регистру НДФЛ к перечислению;
• оборотному регистру .

То, что документ при заполнении вкладки Удержано по всем ставкам делает движения по регистру – ошибочное поведение программы.

Чтобы обойти ошибку, следует, если корректируете удержанный НДФЛ на вкладке Удержано по всем ставкам, в этом же документе корректировать и перечисление этого налога на вкладке Перечислено по всем ставкам.

На вкладке Удержано по всем ставкам присутствуют следующие графы:

• — группа ставок по НДФЛ, выбирается из предопределенного списка;
• — ставка, применимая к доходу, с которого производится удержание;
• — сумма удержанного налога;
• — крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет, выбирается из списка;
• Сумма выплаченного дохода (2016-2020) — сумма дохода, с которого необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Заполняется для сумм, удержанных до 2021 года;
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
• — документ, которым был начислен доход, с которого производится удержание.

Вкладка «Перечислено по всем ставкам»

Данные вкладки Перечислено по всем ставкам регистрируют перечисление НДФЛ в бюджет. Движения по регистру накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом движения .

Вкладка Перечислено по всем ставкам имеет графы:

• Месяц налогового периода — месяц, за который происходит перечисление НДФЛ;
• — ставка, по которой исчислен и удержан налог;
• — сумма уплаченного налога;
• — реквизиты платежного поручения, по которому прошло перечисление НДФЛ в бюджет;
• Исчислено по дивидендам – флажок устанавливается, если перечисляется налог, исчисленный по дивидендам;
• Соотв. ст. 226.1 НК РФ – специальное поле, которое используется только для дивидендов. Флажок влияет на срок перечисления НДФЛ.
• Регистрация обособл. подразделения — налоговый орган, в который перечислен налог. Заполняется только для перечислений по обособленному подразделению.

Пример 1. Перерасчет НДФЛ в связи с утратой права на вычет

Сотруднице Ольховой О. О. предоставлялся вычет в двойном размере, как одинокому родителю по коду вычета 134. В Июле 2021 года выяснилось, что с Ноября 2020 года право на двойной вычет утеряно в связи со вступлением в брак.

Необходимо отразить перерасчет налога Ольховой О. О.  в Июле 2021 года.

Введем для Ольховой О. О. новое Заявление на вычеты по НФДЛ (Налоги и взносы – Заявления на вычеты – Заявление на вычеты по НДФЛ), в котором укажем, что с Ноября 2020 сотруднице следует предоставлять вычет по коду 126.

Затем введет документ . В шапке документа укажем в поле Налоговый период (год) тот год, налог за который необходимо пересчитать – 2020. В поле  укажем Июль 2021 – месяц, в котором мы проводим доначисление.

По кнопке  в документе автоматически появляется перерасчет налога по Ольховой О.О. В таблице в правой части формы отображается сторнирование вычета по коду 134 и применение вычета по коду 126.

В таблице  появилась строка, в которой отображается сумма доначисленного налога.

Сумма по документу-основанию уменьшит сумму к выплате.

И увеличит сумму НДФЛ к перечислению.

В  сотрудницы за Июль 2021 видно, что взаиморасчеты с работницей корректно закрылись в ноль.

В отчетности по НДФЛ суммы перерасчета отразятся в отчетах за 2020 год.

Пример 2. Перерасчет НДФЛ по причине ошибочного обложения НДФЛ

Сотруднику Тополеву Т. Т. в Декабре 2020 года было проведено начисление, которое ошибочно было настроено как облагаемое НДФЛ. Необходимо отразить перерасчет налога в Августе 2021 за Декабрь 2020 года и отразить возврат НДФЛ.

В первую очередь следует исправить данные о доходах сотрудника в 2020 году. Есть два пути, чтобы это сделать:

• перенастроить начисление, в котором было ошибочно указано, что оно облагается НДФЛ, и перепровести документ, которым это начисление было выполнено. Перепроведение нужно для того, чтобы исключить начисление из облагаемой базы сотрудника.
• Отсторнировать доход документом Операция учета НДФЛ.

Создадим документ Операция учета НДФЛ. В шапке укажем документа и – 31.08.2021 г.

На вкладке заполним строку со сторно дохода.

Чтобы правильно заполнить вкладку можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.

Например, в отчете Анализ НДФЛ по документам-основаниям (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) выведем расшифровку по полю Дата получения дохода. Для этого щелкнем двойным щелчком мыши на нужную сумму дохода и выберем поле Дата получения дохода.

Теперь необходимо зарегистрировать уменьшение исчисленного налога. Это нужно сделать именно документом , а не Операция учета НДФЛ. Рассмотрим почему.

Если мы введем сторно исчисленного налога в документе Операция учета НДФЛ на вкладке Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов.

то это сторно исчисленного налога не отразится в .

Не отразится этот НДФЛ и в другой зарплатной отчетности (Полный свод начислений, удержаний и выплат, и. т.д.). Не попадет в документ Отражение зарплаты в бухучете (Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете), а значит не отразится в проводках. Также автоматически не заполнится документ (Налоги и взносы — Возврат НДФЛ).

Поэтому потребуется ввести именно .

По кнопке на вкладке отразится сторно исчисленного налога.

Поскольку сумма исчисленного налога отрицательная, то заполнится также и вкладка .

Проанализируем . Сумма исчисленного НДФЛ уменьшена:

Также данные с вкладки будут выведены в разделе как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.

Заполним документ . Он заполнится автоматически.

Выплату проведем в межрасчет через банк в соответствии со ст. 231 НК РФ.

В сумма возращенного налога будет отражена в строке Зачтено излишне удержанного НДФЛ в разделе .

В 6-НДФЛ (с 2021 года) возврат налога будет отражен в отчёте за 9 месяцев 2021 года на дату фактического возврата.

Обратите внимание, что Дата возврата налога в 6-НДФЛ (с 2021 года) заполняется в ЗУП 3 с ошибкой:

Пример 3. Перемещение доходов в другой период из-за неправильного формирования Ведомости

Сотруднику Дубову Д. Д. было проведено начисление в Марте 2021 года. Выплата премии произошла 31.03.2021. Из-за ошибки при формировании документов , сумма по документу-основанию подтянулась в от 05.06.2021 г. на выплату зарплаты за Май 2021 года.

После этого премия в отчетах по НДФЛ стала относиться к Июню 2021 года. К тому же, поскольку в Мае 2021 года доход Дубова превысил 5 млн. руб., сумма премии в справке попадает на вкладку 15%.

Перенесем доход обратно на верную дату получения дохода (31.03.2021 г.).

Сформируем документ Операция учета НДФЛ и отразим обратное перемещение дохода:

• На ошибочную дату получения дохода (05.06.2021) введем сумму дохода с минусом;
• На верную дату получения дохода (31.03.2021) введем положительную сумму дохода.

После этого доход снова будет корректно относиться к Марту 2021 года.

Пример 4. Неудержанный НДФЛ

По сотруднику Ёлкину Е. Е. обнаружена ошибка в удержанном НДФЛ. В Июне 2021 года по сотруднику удержание НДФЛ в ЗУП 3 отражено не полностью. Необходимо зарегистрировать удержание остатка суммы.

Введем документ Операция учета НДФЛ. Дата операции – это текущая дата на момент корректировки 31.08.2021 г.

Заполним вкладку Удержано по всем ставкам.

Чтобы правильно заполнить данные можно использовать расшифровки в аналитических отчетах по НДФЛ.

Поскольку в документе есть проблема: при удержании налога создаются движения по регистру , то этим же документом следует зарегистрировать и перечисление НДФЛ. Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам.

Обратите внимание, что в графе следует указать реквизиты именно того платежного поручения, которым был перечислен этот налог. В нашем примере НДФЛ был перечислен вовремя, вместе с другим НДФЛ с зарплаты за Июнь 2021 года, поэтому указаны соответствующие реквизиты платежки.

Теперь сумма НДФЛ удержана полностью.

Пример 5. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма

Сотрудник Березкин Б.Б. уволен 02.08.2021. При увольнении произошло удержание за использованный авансом отпуск и общая сумма начислений получилась отрицательной.

Сотрудник вернул долг в кассу организации.

Однако в учете по НДФЛ остался излишне удержанный налог.

Необходимо внести исправления, чтобы излишне удержанных сумм не было.

Способ исправления с использованием «Возврата НДФЛ»

Рассмотрим методическую сторону данного вопроса.

Уплачивать в бюджет можно только удержанный НДФЛ. Удержать отрицательную сумму налога нельзя. Если возникает излишне удержанный налог, то мы его должны зачесть или вернуть. Зачет налога — это уменьшение удержания НДФЛ по этому сотруднику в следующих месяцах. Но в данном случае у сотрудника не будет других доходов, и зачесть НДФЛ мы уже не сможем. Поэтому требуется вернуть сотруднику НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Сформируем документ . Документ заполнится автоматически.

Теперь образовался долг организации перед сотрудником и долг сотрудника перед организацией на сумму излишне удержанного налога. Эту пересортицу можно увидеть в отчете Задолженность по зарплате (Выплаты – Отчеты по выплатам – Задолженность по зарплате).

Скорректировать взаиморасчеты можно двумя способами.

Рекомендуемый способ

Проведем выплату возвращенного налога через банк, как предписано в ст. 231 НК РФ. Сотрудник должен будет вернуть выплаченную сумму, либо за ним останется задолженность.

Взаимозачет задолженности

Проведем взаимозачёт задолженности при помощи «технической» . Подберем сотрудника в по кнопке . При общей нулевой сумме к выплате в расшифровке выплаты по кнопке отразится пересортица.

Способ корректировки без использования «Возврата НДФЛ»

Если по каким-то причинам решено не отражать суммы как , то можно провести корректировку документом Операция учета НДФЛ.

Мы не рекомендуем данный способ, поскольку он противоречит НК РФ.

Заполним вкладку Удержано по всем ставкам. Сумма удержания будет со знаком минус.

Заполним вкладку Перечислено по всем ставкам. Сумма перечисления также будет со знаком минус.

Обратите внимание, что в графе следует указать реквизиты именно того платежного поручения, по которой платеж был фактически уменьшен на сумму НДФЛ Берёзкина.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Справка 2-НДФЛ может составляться как для сотрудника, так и для налоговой службы. В 1С есть возможность оформить обе эти справки. Из статьи вы узнаете, как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Справка 2-НДФЛ для сотрудника находится в разделе Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для сотрудников.

В форме укажите:

• — год, за который предоставляется справка;
• — работник, по которому предоставляется справка;
• — дата формирования справки. Если она меньше 31 декабря выбранного , то справка предоставляется за период с начала года до даты, указанной в поле .

После того как выбран сотрудник, автоматически заполнится документ — отразятся все доходы и предоставленные вычеты, а также заполнятся . По кнопке при необходимости можно обновить суммы.

В левой таблице доходы разбиты по ставкам (вкладки) и месяцам, кодам дохода (строки).

Предоставленные вычеты отражаются:

• профессиональные — в левой таблице;
• остальные — в правой таблице.

В «подвале» выведены итоговые суммы по сотруднику за период формирования справки.

На вкладке заполнится вся необходимая информация по налогоплательщику НДФЛ.

После того как вы заполнили справку, укажите подписанта по ссылке .

Перед печатью справки проверьте ее, нажав на кнопку .

Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками.

Исправьте ошибки, отредактировав первичные документы или справочники. Например, необходимо заполнить в карточке физического лица. Потом перевыберите или воспользуйтесь кнопкой .

БухЭксперт8 не рекомендует вносить исправления в сам документ 2-НДФЛ для сотрудника, потому что при его перезаполнении такие исправления не сохраняются.

Выведите на печать справку по кнопке Справка о доходах (2-НДФЛ). PDF