Как правильно запрашивать архивную справку и методические рекомендации по выполнению таких запросов

Составить запрос в архив

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать? Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы
сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны,
родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области,
чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет
ответить и найти информацию.

  • Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию
  • Бумажный носитель
  • Машинописные документы
  • Виды запросов в архив
  • Генеалогический запрос
  • Биографического характера запрос
  • Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении
  • Из дополнительных генеалогических источников можно узнать
  • Виды (формы) ответов
    архива на запрос
  • Какую форму ответа
    просить у архива?

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках. Существует много разных архивных документов.

  • Составить запрос в архив: цель обращения
  • Какой архив нужен?
  • Какие документы есть в архиве?
  • Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело
  • Образец: запрос в архив
  • Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:
  • Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:
  • Сроки исполнения запроса в архиве
  • Почему документов нет в архиве, и что делать?
  • Запрашиваемые документы отсутствуют
  • Документы уничтожены или утеряны
  • Документы есть, но нужной информации нет
  • Сколько стоит запрос в архив
  • Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.

ЧТО ТАКОЕ АРХИВНАЯ СПРАВКА

У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.

Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).

Организация выдает архивную справку в следующем порядке:

1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);

2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;

3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;

4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.

Как правильно запрашивать архивную справку и методические рекомендации по выполнению таких запросов

Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.

На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин
отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Архивная справка по Опаринскому району о составе семьи по фамилии Поповы

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

Документы есть, но нужной информации нет

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Ответ из архива об отсутствии записи о рождении Прокопа Егоровича Перминова из деревни Сергаченки (Василия Казакова) Вятской губернии за 1901-1903 гг.

Читайте истории о семье на канале Яндекс. Дзен

Выберите вид запроса или обращения:

  • Запросы социально-правового характера
    Подтверждение трудового стажа, заработной платы
    Информация об организации работы по реализации пенсионных прав граждан, проживающих на территории Государства Израиль
    Подтверждение службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях
    Репрессии и реабилитация (в т.ч. нацистские преследования)
    Подтверждение записей актов гражданского состояния
    Подтверждение социальных льгот
  • Подтверждение трудового стажа, заработной платы
    Информация об организации работы по реализации пенсионных прав граждан, проживающих на территории Государства Израиль
  • Информация об организации работы по реализации пенсионных прав граждан, проживающих на территории Государства Израиль
  • Подтверждение службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях
  • Репрессии и реабилитация (в т.ч. нацистские преследования)
  • Подтверждение записей актов гражданского состояния
  • Подтверждение социальных льгот
  • Тематические запросы (исполняются архивными учреждениями в порядке оказания платных услуг).

К рассмотрению принимаются запросы и обращения отвечающие следующим требованиям:

  • В запросе или обращении должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.
  • Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.
  • Поля, помеченные звездочкой, обязательны для заполнения.

Запросы, не отвечающие указанным требованиям, не регистрируются, не рассматриваются, ответ на них не дается.

  • Обращение в Пресс-службу (для аккредитации представителей СМИ)
    Обращение к Руководителю Федерального архивного агентства, Артизову Андрею Николаевичу
    Обращение к Заместителю Руководителя Федерального архивного агентства, Наумову Олегу Владимировичу
    Обращение к Заместителю Руководителя Федерального архивного агентства, Юрасову Андрею Викторовичу
    Уведомление о фактах коррупционных правонарушений
  • Обращение в Пресс-службу (для аккредитации представителей СМИ)
  • Обращение к Руководителю Федерального архивного агентства, Артизову Андрею Николаевичу
  • Обращение к Заместителю Руководителя Федерального архивного агентства, Наумову Олегу Владимировичу
  • Обращение к Заместителю Руководителя Федерального архивного агентства, Юрасову Андрею Викторовичу
  • Уведомление о фактах коррупционных правонарушений

Информация о работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве

  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2021 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2020 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2019 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2018 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2017 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2016 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2015 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2014 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2013 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2012 г.
  • О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2011 г.
  • О работе с обращениями граждан в Федеральном архивном агентстве в 2010 г.

Одна из основных задач каждого архива – организация
использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической
деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на
основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по
исполнению поступающих в архив запросов.

Как правило, в архив организации поступают запросы
социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов
пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с
действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость
подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным
документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы
о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных
случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в
учебных заведениях).

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно
по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Получение запроса

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос
от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так
и направлен по почте.

Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на
общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и
наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на
исполнение.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех
необходимых сведений в запросе: Ф. , адреса для ответа, подписи заявителя,
оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится
необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно
указать соответствующие сведения.

Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую
информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в
архиве отсутствуют необходимые сведения и т. ), об этом также следует
письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда
следует обратиться для получения требующихся сведений.

Читать также:  Заказать академсправку в Ростове-на-Дону быстро

Так, личное дело государственного служащего при смене места
работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате
ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный
или муниципальный архив и др.

Поиск архивных документов для исполнения запроса

В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель
определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего
основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по
личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда
архивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к
которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор
нужных ему дел.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для
исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или
кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а
в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или
приступить к подготовке ответа самостоятельно.

Для подготовки информации по запросам о стаже работы и
заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных
подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их
переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию
трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы
человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить
перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию
трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному
составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы
человека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенный
пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия
была в запрашиваемый период.

Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы
человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе
был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и
увольнения).

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать
копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения
заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их
отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и
других выплат.

Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в
т. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и
др. ), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует
пользоваться только официальными документами организации, в установленном
порядке подписанными руководством.

Подготовка информации для запроса

В результате исполнения запроса на основании изучения
отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный
ответ.

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в
инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе
допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки
ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более
чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только
научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др. ) – не более 15 дней с
момента регистрации.

Пересылка запросов по принадлежности в другие организации
или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного
ведомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить
на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или
архивной копии.

Архивная справка составляется на бланке организации по
установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,
при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения
документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической
силы.

Архивная
справка о стаже работы

Виноградов
Сергей Иванович 22. 1992 принят на работу в Управление
производственно-технической комплектации № 2 (с 01. 1993 – переименовано в Управление
производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ
директора от 21. 1992 № 39-к), 18. 1994 переведен на должность начальника
производственно-технического отдела (приказ директора от 15. 1994 № 142-к),
02. 1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31. 1996 №
63-к).

50, оп. 2, д. 64, л.

50, оп. 2, д. 71, л. 196.

50, оп. 2, д. 97, л.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Руководитель управления              Усиков                                   А. Усиков

Матвеева О.

Архивная справка о заработной плате

Согласно лицевым счетам по заработной плате работников
Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр
Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:

август 2003 г. – 1589,80 руб

сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб

октябрь 2003 г.

ноябрь 2003 г.

декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.

Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых
счетах нет.

Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана
фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:

январь 2004 г. – 1620,75 руб

февраль 2004 г. – 1736,08 руб

март 2004 г. – 843,67 руб.

Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,
действовавших в запрашиваемый период.

1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.

1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

Директор университета                  Смирнов                    А. Смирнов

Левачко А.

В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,
упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,
содержащиеся в архивных документах.

Текст составляется в хронологической последовательности. Все
данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.

В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в
запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,
исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,
в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую
подобную отметку.

В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.

Начисление заработной платы указывается за каждый месяц
отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,
действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за
каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработков архивом не производится.

Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия
начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.

При отсутствии документов о заработной плате должностной
оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за
соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым
вопросам или по основной деятельности.

При подготовке справки о награждении требуется указать:
документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,
решение и др. ), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного. Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной
выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.

Подписывает документ руководитель или в установленном
порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной
инструкции и т.

Справка заверяется печатью организации.

Архивная выписка составляется на официальном бланке
организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом
текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету
запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера
листов единицы хранения, на основании которых она составлена.

В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка
архивного документа (в т. дату и номер), на основании которого подготовлена
запрашиваемая информация.

Архивная выписка

Государственное учреждение «Реабилитационный центр

для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»»

(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)

Ким, д. 5, г. Пенза, 123567

Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70

ОКПО 12345678       ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789

Администрация Никольского района

22 декабря 2006 г. №
164-к

О награждении социальных работников

в связи с празднованием Дня социального работника

В связи с
профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за
безупречную работу и высокие достижения в труде

Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского
района Нижегородской области

Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ
«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».

Глава администрации                                                                                                       Н. Картошкин

Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.

Архивариус              Левачко                     А. Левачко

Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку
из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении
«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,
название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).

Фрагмент выписки из архивного документа

При наличии в начале подлинника документа общей части
(преамбулы) ее воспроизводят полностью.

Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте
архивного документа допускается обозначать многоточием.

В выписку переносят наименование должности и фамилию с
инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет
отсутствовать).

Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу
последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят
личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см. Пример 3).

В многостраничной выписке можно заверить каждый лист
отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их. Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида
«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи. Печать организации обычно захватывает часть наклейки.

Для направления по почте выписки обычно составляют
сопроводительное письмо.

Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного
документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи
копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном
установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Читать также:  В Гомеле мы поможем вам в поиске мягкой мебели. продажа мягкой мебели в рассрочку

Для направления изготовленной копии адресату обычно
требуется составить сопроводительное письмо.

Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии
изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого
сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.

Если запрашиваемые сведения невозможно документально
подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный
ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в
документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может
содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для
получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых
для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую
организацию, фактах утраты документов и т.

Письмо-ответ

Открытое акционерное общество «Уралмебель»(ОАО «Уралмебель»)ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71ОКПО 12345678       ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789

Конокрадову Анатолию Евгеньевичуул. Московская, д. 32, кв. 4,г. Челябинск, 123678
25. 2013 № 04-15/986

На № б/н от 04. 2013 Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.

Сообщаем,
что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении
заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.

В 2006 г. предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения
ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской
архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный
архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.

Заместитель генерального директора                   Каморников              Т. Каморников

Удочкина Н.

Выдача личных документов

Особую группу запросов составляют обращения о выдаче
подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах
студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др. ), которые
они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников
(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,
не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве
организации.

При наличии запроса допускается изъятие из архива
организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача
владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего
личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные
личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

Отправка подготовленной информации

Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из
которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной
регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой
помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.

Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2013.

Уважаемые заявители!

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) хранит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время.

Рассмотрение писем и запросов граждан, воинских частей и организаций осуществляется по письменному запросу, поступившему:

— по почте;

— лично через приемную ЦА МО РФ;

— в форме электронного документа.

ЦА МО РФ осуществляет подготовку архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по социально-правовым запросам (обращениям) граждан, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, определенных законодательством и международными обязательствами Российской Федерации, а также по запросам государственных и правоохранительных органов.

По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.

Правила оформления запросов

В запросе обязательно должны быть указаны сведения
на запрашиваемое лицо:

фамилия имя отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);

номер воинской части или ее наименование;

период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;

какие сведения необходимо подтвердить;

для какой цели;

для предоставления в какую организацию;

фамилия имя отчество заявителя;

полный почтовый адрес с индексом.

Если служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы составляются по каждой воинской части отдельно.

В запросах о подтверждении ранений и заболеваний, следует указывать номер (наименование) госпиталя, в котором было закончено лечение.

Запросы о подтверждении награждения орденами и медалями СССР и РФ составляются с указанием степени награды, номера и даты указа Президиума Верховного Совета СССР или Президента РФ, приказа Министра обороны.

О подтверждении награждения нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР, следует указывать приказом командира какой воинской части или органа военного управления (организации) награжден
и дату награждения.

Запросы составляются по каждой награде отдельно.

Запрос должен быть понятным, изложен в лаконичной форме
и строго соответствовать образцу.

К запросу необходимо прилагать документ на право получения информации в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»:

копию документа, удостоверяющего личность,

копию документа на право истребования и получения информации
в отношении третьих лиц (доверенность) и др.

Заполнить формализованные анкеты на военнослужащего, проходившего службу по призыву, на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту), на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации) можно с помощью электронных web-форм, перейдя по  ссылке.

Как правильно запрашивать архивную справку и методические рекомендации по выполнению таких запросов

Запрос в ЦА МО

  • по почте;
  • лично через приемную ЦА МО РФ.

По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива. Сотрудниками ЦА МО РФ выявление документов и сведений по запросам данной категории в соответствии с законодательством Российской Федерации может быть проведено в порядке оказания платных услуг.

  • фамилия имя отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);
  • номер воинской части или ее наименование;
  • период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;
  • какие сведения необходимо подтвердить;
  • для какой цели;
  • для предоставления в какую организацию;
  • фамилия имя отчество заявителя;
  • полный почтовый адрес с индексом.

О подтверждении награждения нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР, следует указывать приказом командира какой воинской части или органа военного управления (организации) награжден и дату награждения.

К запросу необходимо прилагать документ на право получения информации в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»: копию документа, удостоверяющего личность, копию документа на право истребования и получения информации в отношении третьих лиц (доверенность) и др.

Заполнить формализованные анкеты на военнослужащего, проходившего службу по призыву, на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту), на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации) можно с помощью электронных web-форм, перейдя по  ссылке

КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ

Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).

В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.

Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР

У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.

Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24. 1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07. 2018)).

Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

  • Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
  • Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл. почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Читать также:  Школа № 1 в Приморско-Ахтарске 13. Сертификат о проверке преподавания информатики и ИКТ в 9,11 и 12 классах контролируется Приморско-Ахтарском

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива
есть опись фондов, которая поможет
убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов
обычно есть на сайте архива.

Если в случае с
небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие,
например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать
подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте
архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах
генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан,
наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Архивная справка о рождении Константина Ивановича Новожилова в 1903 году в городе Златоусте. Составить запрос в архив получилось после получения сведений из книги одного из родственников, где были указаны имена детей Ивана Новожилова.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Директору КОГКУ «ГАКО»

Адрес и контакты архива

От ФИО заявителя

Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)

Почтовый адрес с индексом (некоторые справки и копии архив может присылать в бумажном варианте)

Контактный телефон заявителя

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с. Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. 43-66). Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений

Прошу проверить имеются ли в метрической книге
за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с. Белозерье Орловского
уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне
Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии
страниц с записью о рождении.

дата                                                          Фамилия и инициалы

Сроки исполнения запроса в архиве

  • Ответ из архива придет через месяц после обращения.
  • Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
  • Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
  • После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
  • Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
  • После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:

Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.

Документы для составления родословной 20 века

Приемыши и принятые во двор в России в 19 веке

Полезные сайты по генеалогии

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Способы хранения на бумажном носителе:

  • книги,
  • газеты,
  • журналы,
  • бюллетени,
  • удостоверения,
  • грамоты
  • учетные карточки

Бумажные источники генеалогической информации

графические документы
на бумажном носителе:

  • рисунки,
  • топографические карты,
  • картины,
  • фотографии,
  • схемы,
  • гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

  • Негативы,
  • Кассеты,
  • Микрофильмы,
  • Пленки,
  • Диски,
  • Флешки,
  • Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете,
что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Читайте подробнее: «Источники генеалогической информации»

Виды запросов в архив

Составляя запрос в
архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

Нельзя написать: «Моего
деда звали Иванов Иван Иванович. Пришлите мне мое генеалогическое древо».

В архивах есть четкие
правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Ответ из архива о наличии источников генеалогической информации

Биографического характера запрос

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

С помощью биографического
запроса в архив можно также:

  • подтвердить степень родства,
  • установить факт обучения,
  • узнать о служебной деятельности;
  • подтвердить трудовой стаж и доходы;
  • подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
  • подтвердить право на имущество;
  • узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
  • подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
  • узнать информацию о партийной деятельности вашего предка

Читайте интересные истории о семье на канале Яндекс. Дзен

Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении

  • правительственными наградами, почетными грамотами, в т.ч.
  • орденами: Ленина, Октябрьской революции, Трудового Красного Знамени, Дружбы народов, «Знак Почета», Славы (I, II, III степени), Трудовой Славы (I, II, III степени), «Материнская слава» (I, II, III степени) и др;
  • медалями: «За отвагу», «За трудовую доблесть», «За трудовое отличие», «Медаль материнства» (I, II степени), «За отличную службу при охране общественного порядка», «За отвагу на пожаре», «За спасение утопающих», «Ветеран труда», «За преобразование Нечерноземья РСФСР», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.», «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения Владимира Ильича Ленина» и др;
  • знаками отличия в труде и присвоении почетных званий различных отраслей и ведомств, в т.ч.
  • знаками и значками: «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки», «Отличник здравоохранения», «Отличник советской торговли» и др.

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

  • историю предприятия, организации, учреждения;
  • историю населенных пунктов губернии области;

Ответ на тематический запрос в архив

Виды (формы) ответов
архива на запрос

Обычно ответы на запрос
составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит
информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании
которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или
машинописный текст).

Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.

Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на
запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной
теме.

Архивная справка о венчании Андрея Григорьевича Новожилова

Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный
перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по
определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по
запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных
документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по
запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает
титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую
справку по теме;

Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс)
копия документа – копия снятая
с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.

Данные источники установлены в Документе «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Какую форму ответа
просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле,
согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь
отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других
сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может
сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

Как оформить генеалогическое исследование и поиски родословной

Метрические книги неправославного вероисповедания

Онлайн поиск в архивах

Как настроить оповещения о новостях

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.