Как заполняется нулевая справка 2-фл и 2-НДФЛ?

По итогам прошедшего года работодатели обязаны отчитаться в ИФНС о выплаченном своим сотрудникам доходе и удержанном с него налоге. Делается это посредством представления в инспекцию по месту учета справки 2-НДФЛ. Разберемся, существует ли нулевая форма этого документа и нужно ли ее сдавать в ИФНС.

Когда бизнес встаёт на паузу, освобождается ли он от отчётности? Предприниматели часто об этом не знают, но на самом деле нет — и в статье мы разбираем ситуацию с каждым отчётом по отдельности. А чтобы сдать отчёты, воспользуйтесь Эльбой — первые 30 дней сервиса будут бесплатными.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос про нулевые 2-НДФЛ: нужно сдавать или нет? На практике часто бывает, что в компании числятся работники, но зарплату не получают. Например, это женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком. Рабочее место за ними сохраняется, а доходов, облагаемых НДФЛ, нет. Про нулевые справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию расскажем в материале.

Справка 2-НДФЛ имеет очень простую структуру, но при этом является одним из ключевых элементов налоговой отчетности организации-работодателя. В части ее подготовки есть множество нюансов — рассмотрим их последовательно.

• сдавалась в ФНС налоговыми агентами в целях информирования налоговиков о факте начисления НДФЛ — в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, а также в целях информирования их о суммах не удержанного НДФЛ — в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ;
• выдавалась получателям налогооблагаемого дохода (например, наемным работникам) по их запросу.

Он устанавливает 2 отдельные разновидности справки:

• составляемую по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу (используется для налоговой отчетности агента);
• составляемую по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу (используется для выдачи получателям дохода).

Таким образом, с 2019 года используется две разные справки 2-НДФЛ: одна предназначена для сдачи в ФНС, другая — для предоставления получателю дохода (работнику). И путать их нельзя.

Перечислим ключевые особенности справки 2-НДФЛ:

• В справке доходы показываются за налоговый период — то есть, за год. Не бывает справки, выдаваемой за квартал, полугодие или месяц. Но если справка оформлена по запросу получателя дохода, в ней расписываются сведения по его доходам за месяцы года, предшествующие дате составления документа.
• Важнейший признак 2-НДФЛ — персонифицированность. Одна справка составляется в отношении одного получателя дохода.

Рассмотрим, в каком случае и перед кем возникают обязанности по составлению первой или второй разновидности новой справки.

Как заполнить справку в СБИС?

Заполнение справки начинают с указания подписанта, перейдя на вкладку «Реквизиты». Если отчет подается налоговым агентом, то в поле «Руководитель» указывается его ФИО, если же уполномоченным представителем, то указывается ФИО представителя и реквизиты документа, подтверждающего его полномочия. Затем по соответствующей кнопке на вкладке «2-НДФЛ» необходимо добавить сотрудника. Далее в титульном листе автоматически заполняются следующие поля:

• год, за который представляется справка;
• номер справки и дата ее составления.

В поле «Признак» автоматически указывается «1», что соответствует тому, что справка сдается в качестве ежегодной отчетности. Если справка заполняется в случае невозможности удержания налога, то в этом поле указывается «2».

При составлении справки правопреемником налогового агента в поле «Признак» указываются соответственно коды «3» и «4».

В поле «Номер корректировки» в первичной справке автоматически отражается «0».

В корректирующей справке необходимо указать номер корректировки (например, «1», «2» и т. При ее заполнении в полях «№__» и «от__» указывается номер ранее представленной справки и новая дата составления.

При заполнении аннулирующей справки автоматически указывается код «99». Эта справка оформляется в том случае, если нужно аннулировать показатели в ранее представленной справке. При этом сведения о налоговом агенте и физическом лице – получателе дохода указываются из первоначальной справки, а разделы 2-3 и приложение не заполняются.

При составлении корректирующей либо аннулирующей справки правопреемником налогового агента взамен ранее представленной налоговым агентом в полях «№__» и «от__» указывается номер справки, ранее представленной налоговым агентом и новая дата составления.

При заполнении поля «В ИФНС (код)» отражается код налогового органа, в который представляется справка. Он указывается автоматически (код, который был указан при регистрации клиента в системе), либо выбирается из справочника.

• Данные о налоговом агенте
• Данные о физическом лице — получателе дохода
• Доходы, облагаемые по ставке ___%
• Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
• Общие суммы дохода и налога

Общие суммы дохода и налога

На основе итоговых данных формируется раздел 2 справки.

Данный раздел заполняется отдельно для каждой налоговой ставки.

В поле «Общая сумма дохода» автоматически рассчитывается величина дохода по итогам налогового периода. Для этого суммируются все доходы, отраженные в приложении. При этом налоговые вычеты не включаются.

В поле «Налоговая база» автоматически рассчитывается величина налоговой базы, с которой исчислен налог. Для этого из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода» вычитаются все налоговые вычеты, отраженные в разделе 3 и приложении к справке.

В поле «Сумма налога исчисленная» автоматически рассчитывается сумма налога как произведение налоговой базы и ставки, указанной в заголовке раздела «Доходы, облагаемые по ставке __%».

В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» указывается величина авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог.

В поле «Сумма налога удержанная» указывается сумма налога, фактически удержанная с доходов физического лица.

В поле «Сумма налога перечисленная» указывается общая сумма перечисленного за год налога.

В поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» автоматически рассчитывается сумма налога, излишне удержанная и не возвращенная налоговым агентом, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физического лица.

В поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» автоматически рассчитывается сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

При заполнении справки с признаком «2» или «4» раздел заполняется с учетом следующих особенностей:

• в поле «Общая сумма дохода» автоматически рассчитывается общая сумма дохода, с которой не был удержан налог;
• в поле «Налоговая база» автоматически рассчитывается величина налоговой базы;
• в поле «Сумма налога исчисленная» автоматически рассчитывается сумма исчисленного, но не удержанного налога;
• поля «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» не заполняются;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» автоматически рассчитывается сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Каждая компания и предприниматель, имеющий наемных сотрудников, обязан предоставить в налоговый орган по месту своей регистрации сведения, касающиеся начисленной зарплаты и удержанного налога по форме 2-НДФЛ. Достаточно часто встречается вопрос о том, нужно ли сдавать нулевую справку по форме 2-НДФЛ, если за отчетный период компания не выплачивала работникам заработную плату, а значит и не удерживала налог.

Справка 2-НДФЛ заполняется на каждого сотрудника и сдается раз в год. Отчетность необходима, чтобы учитывать НДФЛ, который в отдельных ситуациях и по заявлению сотрудника может быть возмещен.

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ представлять справки о доходах по форме 2-НДФЛ не требуется в том случае, когда в течение года физическим лицам не выплачивались никакие доходы со стороны работодателя, а значит и налог не удерживался и не перечислялся в федеральный бюджет. Помимо этого положения отдельно выделены случаи, когда нулевая отчетность предоставляться не должна:

• когда компания приобрела у граждан имущество или имущественные права, принадлежащие им по праву собственности;
• если выплаты получает ИП, в том числе как участник инвестиционного товарищества.

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

В данных случаях налог взимается с тех, кто получил доход. Ответственное лицо должно самостоятельно отчитаться в налоговый орган. Работодатель не является в этом случае ответственным лицом и не обязан заполнять сведения в справке по форме 2-НДФЛ.

Если в компании отсутствуют наемные работники и в отношении них не начисляется зарплата, а значит и не удерживается налог, значит, необходимость в подаче отчетности отсутствует.

Более того, сдать нулевую 2-НДФЛ невозможно, поскольку указывать в бланке попросту некого. Вместе с тем, компаниями, которые зарегистрировались и не имеют наемных работников, намного чаще оказываются под пристальным вниманием налоговиков, чем фирмы с сотрудниками.

Некоторые бухгалтеры считают, что если предприятие не представляет справку 2-НДФЛ с нулевыми значениями, то необходимо направить в отделение налоговой инспекции заявление в произвольной форме, где будет указано, по какой причине не были осуществлены выплаты в пользу физических лиц, и, соответственно, не были поданы справки по форме 2-НДФЛ. На самом деле, такое заявление подавать не требуется:

Сдается ли нулевая 2-НДФЛ в ИФНС?

Справка 2-НДФЛ представляет собой документ, содержащий сведения о выплаченном сотруднику доходе и уплаченном с него НДФЛ. Назначение справки заключается в информировании ИФНС о том, сколько вы заплатили работнику в прошлом году и сколько налога с этого дохода пошло в бюджет.

Соответственно, при отсутствии дохода сдавать 2-НДФЛ не нужно. Обобщим ситуации, при которых представление справки не требуется и поясним причину.

Причины отсутствия дохода в налоговом периоде

ИП и плательщики налога на профдоход с полученного от вас дохода налог обязаны уплатить самостоятельно. Ставка для ИП зависит от применяемого им режима налогообложения, для самозанятых она равна 6% (если доход получен от ИП и организаций). Даже несмотря на то, что доход вы им выплатили, в 2-НДФЛ он не включается, так как подоходным налогом не облагается.

В этом случае сотрудник должен самостоятельно задекларировать полученный от вас доход, сдав в ИФНС по месту регистрации декларацию 3-НДФЛ. Также он обязан уплатить с полученного дохода налог, если он не покрывается налоговым вычетом. Требовать от сотрудника подтверждения сдачи 3-НДФЛ и уплаты налога вы не можете, да и это не нужно. В любом случае такой доход в справке 2-НДФЛ не отражается.

Если по каким-то причинам вы приостановили деятельность и доход сотрудникам не платили, справку также сдавать не потребуется. Не нужно ее представлять и на сотрудниц, находящихся в декрете, так как пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком НДФЛ не облагается.

Если директор в налоговом периоде дохода не получал, то справку по нему составлять не нужно. Если же с ним заключен трудовой договор и на основании него выплачивается зарплата, директора нужно включить в 2-НДФЛ, даже если он является единственным сотрудником.

Выдается ли нулевая 2-НДФЛ работнику?

Допустим, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и по его окончании решила уволиться. Ей нужно выдать справку для представления по новому месту работы. Отказать в предоставлении этого документа вы не имеете права и должны его выдать в течение 3 рабочих дней с даты получения запроса от сотрудника.

Сотруднику в этом случае можно выдать:

В ней укажите, что в запрошенном периоде налогооблагаемый доход не выплачивался по причине нахождения сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком.

Объяснительное письмо о нулевом 2-НДФЛ

Уведомлять ИФНС об отсутствии в налоговом периоде доходов, выплаченных сотрудникам, не нужно. Форма такого письма и обязанность его представления в ИФНС законом не установлена.

Ознакомиться с порядком заполнения «ненулевой» справки 2-НДФЛ за 2019 год вы можете в этой статье.

Так бывает

Действительно во многих организациях числятся декретницы и лица, находящиеся в детских отпусках. У таких работников годами может не быть зарплаты. Однако рабочее место и должность по Трудовому кодексу за ними сохраняется. Увольнять их нельзя. Именно в отношении данной категории сотрудниц может возникнуть вопрос про нулевые справки 2-НДФЛ за 2018 год: нужно ли сдавать?

Пособие по уходу за ребенком до полутора лет является государственным пособие, поэтому данная выплата не облагается:

• НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Только цифры

Если, доходов, облагаемых подоходным налогом у работника нет, то нулевые справки 2-ндфл по сотруднику подавать не нужно. Ведь эта форма представляется в ИФНС на лиц, которым начислялась зарплата и выплачивались иные доходы в прошедшем году. Понятно, что сдавать форму нужно не только на физлиц, работающих в организации, но и на уволившихся, если им выплачивались деньги.

Таким образом, если в 2018 году доходы работнику, с которых нужно удерживать НДФЛ, не выплачивались, то нулевую справку 2-НДФЛ подавать не нужно. Такая ситуация может сложиться, если компания не вела деятельность или выплачивала только необлагаемые налогом доходы (ст. 217 НК РФ).

Объясняется такой подход следующим. Только налоговые агенты должны представлять в ИФНС справки по форме 2-НДФЛ. Если доходы не выплачиваются или выплачиваются только необлагаемые доходы, подавать справку на физлицо не нужно (п. 1 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 2 Порядка представления справок 2-НДФЛ). Правильно таких выводов подтверждают чиновники (письма ФНС от 19. 2017 № БС-4-11/787, Минфина от 08. 2013 № 03-04-06/16327).

В свою очередь, нулевые справки 2-НДФЛ сотруднику по его запросу выдать нужно. Например, работник после детского отпуска уволился. Ему обязательно понадобится такой документ. Сотрудник, устраивающийся на работу не с начала годы, должен представить справку от предыдущего работодателя в целях получения налоговых вычетов по новому месту работы.

Кто сдает 2-НДФЛ и существует ли ее «нулевая» версия?

Итак, первая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что сдается в ФНС налоговым агентом. Таким агентом считается ИП или юридическое лицо, выплатившее облагаемый НДФЛ доход физическому лицу, не зарегистрированному как ИП или в качестве плательщика налога на профдоход. Кроме того, налоговыми агентами по НДФЛ считаются: частнопрактикующие нотариусы; адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты; обособленные подразделения иностранных юрлиц.

Доход может быть представлен:

• зарплатой;
• оплатой работ или услуг по гражданско-правовому договору;
• дивидендами.

Если ИП или юрлицо никому из физлиц не выплачивали налогооблагаемых доходов, то и повода для составления справки не возникает. Не существует нулевой формы 2-НДФЛ (в отличие от деклараций или отчетов по страховым взносам). Не играет роли и тот факт, что у фирмы есть действующий трудовой договор с человеком: теоретически тот может быть в течение всего года в очень длинном отпуске или на больничном и не получать от работодателя каких-либо выплат.

Отметим, что физлицо, получившее доход от налогового агента, в свою очередь, не обязано составлять декларацию 3-НДФЛ, как не обязан делать этого и сам агент за получателя дохода. Эту декларацию потребуется составить, если человеку нужно оформить налоговый вычет — причем, сделать это ему придется самостоятельно либо обратившись в специализированную фирму. Основной источник данных для декларации — как раз справка 2-НДФЛ. При этом налоговый агент-работодатель может помочь работнику в составлении «добровольной» (необязательной) декларации 3-НДФЛ, но вправе и отказать в этом.

Вторая разновидность справки 2-НДФЛ — та, что выдается налоговым агентом непосредственно получателю дохода по его запросу (например — при оформлении им кредита в банке, визы за границу РФ или целях оформления налогового вычета). Такой запрос может осуществляться как угодно часто — и во всех случаях работодатель обязан его удовлетворить в установленные законом сроки.

Работник вправе попросить работодателя выдать несколько одинаковых справок 2-НДФЛ одновременно, не объясняя причин, для чего они нужны.

Безусловно, работодатель также обязан соблюдать все сроки сдачи 2-НДФЛ в налоговую.

Когда надо сдавать форму?

Справка 2-НДФЛ подлежит сдаче в ФНС налоговым агентом:

• до 1 апреля года, идущего за отчетным, — в общем случае;
• до 1 марта года, идущего за отчетным, — только, если с тех или иных доходов не удалось удержать налог (чуть позже мы рассмотрим подробнее, как определить момент удержания НДФЛ, а также установить факт невозможности его удержания).

В обеих справках показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым налог не удержан. Различаться справки будут только признаком, который проставляется в каждой из них на Титульном листе (на 1-й странице справки): в «общей» апрельской справке проставляется признак 1, а в мартовской справке, показывающей, что есть неудержанный НДФЛ, показывается признак 2.

Теперь рассмотрим сроки выдачи 2 НДФЛ получателю доходов — по его запросу. Сроки выдачи справки в рассматриваемом случае относительно момента запроса строго не определены положениями НК РФ. Но фактически они могут устанавливаться иными нормативными актами. Так, в ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать работнику справку о его доходах в течение 3-х дней с момента получения запроса.

В справке для получателя дохода, аналогично предыдущему случаю, показываются как те доходы, по которым налог удержан, так и те, по которым он не удержан.

О кодах доходов для справки 2-НДФЛ подробно рассказано здесь.

Теоретические вопросы мы разобрали, но при заполнении возникаете множество нюансов определения правильной величины доходов, по которым НДФЛ считается удержанным, величины самого удержанного налога (как и не удержанного) и иных. Рассмотрим эти нюансы далее — условившись, что заполняем мы справку, предназначенную для ФНС.

Как правильно заполнить 2-НДФЛ и рассчитать удержанный налог

Подробный порядок заполнения формы, утвержденный ФНС, представлен здесь.

К самым проблемным задачам при заполнении справки — тем, которым следует уделить повышенное внимание, относятся:

Заполнение полей

• по доходам (поле «Общая сумма дохода» на Титульном листе — на 1-й странице справки, а также «помесячные» поля в Приложении к справке — на 2-й ее странице);
• «Налоговая база» на Титульном листе;
• «Сумма налога исчисленная» на Титульном листе;
• полей, где отражаются данные по вычетам (они есть как на Титульном листе, так и в Приложении к справке).

Все они связаны между собой.

Вычеты по справке 2-НДФЛ — уместно начать рассказ с них — классифицируются на 2 категории:

Все суммы обеих указанных разновидностей вычетов суммируются, после чего получившийся итог вычитается из показателя «Общая сумма дохода». Результат записывается в поле «Налоговая база».

Исчисленный НДФЛ (поле «Сумма налога исчисленная») — это ставка, умноженная на показатель в поле «Налоговая база».

А если никаких вычетов не было, то, очевидно, поля «Общая сумма дохода» и «Налоговая база», будут равны друг другу.

Сумма вычетов, отраженных на Титульном листе, не равна сумме вычетов в Приложении к справке. Более того, оба показателя никак не связаны между собой, поскольку вычеты относятся к разным категориям.

Заполнение поля «Сумма налога удержанная»

Прежде всего, скажем пару слов о соотнесении налога «исчисленного» и «удержанного». Налог в общем случае считается исчисленным, когда налогооблагаемый доход выдан физлицу на руки или переведен на счет в банке. Исключительное правило установлено в отношении заработной платы. Вне зависимости от того, когда зарплата (в части аванса или основной суммы) выдана на руки, доход считается полученным в последний день месяца, за который заработная плата насчислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При этом, даже если работодатель задерживает зарплату, она, тем не менее, считается доходом работника, и налог с него исчисляется. В справке такой доход показывается в Приложении (и влияет на сумму дохода на Титульном листе) за месяц, в котором он подлежит выплате в соответствии с трудовым договором.

Удержание НДФЛ в общем случае осуществляется при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть — одновременно с исчислением НДФЛ. А если доход — это зарплата, то ситуация особенная.

Как правило, зарплата состоит из 2 частей: аванса за 1-ю половину месяца — выплачиваемого после 15 числа, и основной части (за 2-ю половину месяца) — выплачиваемой в первых числах следующего месяца. Обе части зарплаты считаются выплаченными в последний день месяца. Это значит, что НДФЛ как с аванса, так и с основной части зарплаты:

• исчисляется в последний день месяца;
• удерживается в день выплаты основной части зарплаты (поскольку с аванса его удержать нельзя — в силу того, что на момент его выплаты он еще не признан налогооблагаемым доходом).

Таким образом, та часть исчисленного налога, в отношении которой соблюдены условия удержания, и показывается в рассматриваемом поле.

В идеале показатель в поле «Сумма налога удержанная» должен совпадать с той суммой, что стоит в поле «Сумма налога перечисленная». Не перечислить удержанный НДФЛ нельзя: разница между этими двумя полями означает то, что вы не выполнили вовремя обязанность налогового агента.

Заполнение поля «Сумма налога, неудержанная налоговым агентом»

Сумма неудержанного по итогам года налога может складываться из тех сумм НДФЛ, которые исчислены, к примеру:

• По задержанной заработной плате. Здесь все очевидно: если не было выплат на руки (хотя они и считаются произведенными), то и налог удерживать не из чего.
• По выплатам в натуральном виде. С самих натуральных выплат нельзя удержать НДФЛ — поскольку он может быть удержан только с денежных доходов. Налог с таких выплат подлежит удержанию с ближайших денежных доходов физлица. Но если их до конца года не было, то данный налог останется неудержанным.

Особый случай — выплата зарплаты за декабрь. Как мы отметили выше, до конца месяца зарплата не считается выплаченным доходом. Частный случай — аванс за декабрь, по которому налог (вместе с тем НДФЛ, что берется с основной части зарплаты) будет удержан в январе.

Означает ли это, что НДФЛ с декабрьского аванса нужно показать в 2-НДФЛ как неудержанный (и не перечисленный)? ФНС считает, что это не так. Сведения по доходам в виде оплаты труда, как отмечают налоговики, следует отражать в справке в привязке к факту их исчисления (письмо ФНС России от 02. 2015 № БС-4-11/3283).

Несмотря на то, что налог в данном случае удерживается и перечисляется в январе следующего года, он показывается в справке 2-НДФЛ как удержанный и перечисленный в декабре — поскольку именно в этом месяце он исчислен.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ за 2018 год

Рассмотрим, как оформить 2-НДФЛ, на примере.

Работник Степанов В. в течение 2018 года получил зарплату в сумме 610 000 рублей. В начале года он принес из ФНС уведомление на имущественный вычет на сумму 106 000 рублей. НДФЛ в соответствующей сумме в 2018 году с зарплаты Степанова на основании данного уведомления не исчислялся. В декабре Степанов В. получил от работодателя материальную помощь 4 000 рублей, по которой был применен полный вычет.

В примере задокументированы:

Месяц
Сумма дохода (руб. )Вид доходаКод дохода

Январь40 000,00Зарплата (оклад)2000
Февраль40 000,00
Март40 000,00
Апрель40 000,00
Май40 000,00
Июнь40 000,00
Июль40 000,00
Август40 000,00
Сентябрь80 000,00
Октябрь80 000,00
Ноябрь70 000,00
Декабрь56 000,00
4 000,00Материальная помощь от работодателя2 760
Итого (общая сумма дохода)610 000,00

МесяцСумма вычета (руб. )Тип вычетаПравовое основание для вычетаКод вычета
Январь106 000,00Имущественный вычетподп. 3 п. 1 ст. 220 НК РФ311
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
4 000,00Вычет по материальной помощип. 28 ст. 217 НК РФ503
Итого110 000,00

Ознакомиться с образцом справки, заполненной в соответствии с рассмотренным примером (сдаваемой в ФНС), вы можете здесь.

Далее разберем примеры типичных ошибок при подготовке справки 2-НДФЛ и рассмотрим, к каким последствиям могут они привести.

Что будет при неправильном заполнении справки 2-НДФЛ?

Несмотря на сравнительно простую структуру справки, наделать ошибок можно практически в любой ее части. Так, распространены ошибки:

• При указании в справках персональных данных физлиц — номеров паспортов, ФИО, ИНН. Номерам паспортов и ФИО свойственно меняться — и бухгалтеру, особенно на крупном предприятии, бывает трудно это отследить. Человек может поменять паспорт по сроку, вследствие его утери, смене ФИО при заключении брака и др. Главный налоговый идентификатор физлица — ИНН никогда не меняется. Но важно ошибочно не «приписать» ИНН одного человека к другому — например, если у них похожие фамилии и инициалы.
• При указании кода ОКТМО (в сопоставлении с кодом, показанным в платежном поручении по налогу). В справке показывается код ОКТМО: муниципалитета, где располагается налоговый агент-юрлицо, либо того муниципалитета, где проживает налоговый агент-ИП. Код, проставленный в 2-НДФЛ и тот, что был показан в платежке на перечисление налога (поле 105), должны совпадать, даже если у налогового агента несколько ОКТМО. ФНС, обнаружив, что коды в платежке и справке разные, может отнести платеж к невыясненным поступлениям, и его придется уточнять.

Однако если ошибки в 2-НДФЛ не привели к занижению или не перечислению НДФЛ в бюджет, то налоговики с высокой вероятностью не будут штрафовать налогового агента (письмо № ГД-4-11/14515). Но применение такого мягкого подхода — исключительное право самих налоговиков. Для налогового агента здесь гарантий нет.

И все-таки избежать штрафа можно, если своевременно прислать в ФНС корректировку по справке.

Корректировочная 2-НДФЛ

Корректировочную справку 2-НДФЛ нужно сдавать по принципу «как можно скорее». Штрафов не будет, только если корректировку предоставить до того момента, когда ФНС обнаружила ошибку сама (п. 2 ст. 126. 1 НК РФ). Но момент такого обнаружения точно рассчитать невозможно.

Существует особый подвид корректировки по 2-НДФЛ — аннулирующая справка. В ней в поле «корректировка» проставляется код 99. Такая справка применяется, если налоговый агент признал за человеком получение дохода (и последующее начисление и удержание налога) ошибочно, как и впоследствии ошибочно отразил его в первичной 2-НДФЛ.

Строгие санкции в отношении налогового агента, разумеется, будут и в том случае, если он не сдаст форму в ФНС в принципе либо предоставит ее с нарушением срока. Правовые последствия возможны и в случае непредоставления документа работнику.

Что будет при не сдаче справки в ФНС или невыдаче работнику по запросу?

Если справку не сдать в установленный срок в ФНС или сдать с опозданием, то за каждый непредоставленный документ налоговики оштрафуют агента на 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, может быть вменен штраф по ст. 6 КоАП РФ — в величине:

• 100-300 рублей (штрафуется агент-ИП);
• 300-500 рублей (штрафуется должностное лицо агента-организации).

Аналогичный штраф может быть применен и при ошибках в справке 2-НДФЛ.

Если в налоговом периоде количество получателей дохода не превысило 24 человек, то справка может быть сдана в бумажном виде. Если превысило — только в электронном (п. 2 ст. 230 НК РФ). Однако за неправильный способ подачи 2-НДФЛ вас не оштрафуют: санкции применяются, только если сдаваемый документ — декларация или расчет (ст. 119. 1 НК РФ). Справка 2-НДФЛ не относится к ним.

Если работодатель не предоставил 2-НДФЛ по просьбе работника, это также может привести к неприятным последствиям. С одной стороны, законодательство не устанавливает прямых мер ответственности за такое нарушение. С другой — невыдачу справки можно квалифицировать как нарушение гражданских прав. Если в случае вынужденного неиспользования справки 2-НДФЛ у гражданина возникнут убытки (например, если без справки его следующий работодатель не сможет корректно рассчитать средний заработок для больничного), то он может инициировать взыскание своих убытков через суд.

Данные о налоговом агенте

При представлении справки правопреемником налогового агента указывается ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации.

При заполнении поля «Телефон» отражается контактный телефон налогового агента (правопреемника).

В полях «ИНН» и «КПП» указываются ИНН и КПП налогового агента. В случае если справка подается обособленным подразделением, то указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.

При заполнении поля «Налоговый агент» отражается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полностью (без сокращений) фамилию, имя, отчество (при наличии).

Правопреемник налогового агента указывает в этом поле наименование реорганизованной организации.

В поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» отражается соответствующий код. Например, при реорганизации в форме преобразования указывается «1», слияния – «2» и т.

В одноименном поле указывается ИНН и КПП реорганизованной организации.

Поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» и «ИНН и КПП реорганизованной организации» заполняют только те организации, которые в отчетном периоде реорганизуются или ликвидируются. При этом в поле «Признак» должны быть указаны коды «3» или «4».

Данные о физическом лице — получателе дохода

На основе сведений о физическом лице – получателе дохода формируется раздел 1 справки.

В соответствующих полях указывается фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица без сокращений, как в паспорте. Употребление латинских букв допускается только для иностранцев.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается:

• «1» — для налоговых резидентов (для россиян и сотрудников из стран ЕАЭС);
• «2» — для нерезидентов;
• «3» — для нерезидентов — высококвалифицированных специалистов;
• «4» — для переселенцев, проживающих за рубежом;
• «5» — для беженцев-нерезидентов;
• «6» — для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Далее указывается дата рождения физического лица.

В поле «Гражданство (код страны)» из соответствующего справочника выбирается код страны постоянного проживания сотрудника.

Если у лица отсутствует гражданство, то указывается код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.

В поле «Код документа, удостоверяющего личность» выбирается код вида документа в соответствии со справочником и указывается его серия и номер.

Доходы, облагаемые по ставке ___%

Сведения, отраженные в данном разделе, формируют приложение к справке, в котором указываются ежемесячные суммы начисленных и полученных физическим лицом доходов и соответствующих вычетов.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в приложении не отражаются.

В заголовке раздела указывается налоговая ставка, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. По умолчанию указывается ставка 13%.

Раздел заполняется отдельно для каждой налоговой ставки. Для этого в программе предусмотрена опция «Добавить страницу».

Для того, чтобы заполнить приложение, необходимо кликнуть по полю «Добавить строку» и указать следующие сведения:

• месяц, за который был начислен и фактически получен доход;
• код дохода из соответствующего справочника;
• сумма дохода по выбранному коду;
• код и сумма вычета по тем видам доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере (например, подарки, материальная помощь и др.).

Коды доходов и соответствующие им коды вычетов см. здесь.

В том случае, если суммы ежемесячного дохода физического лица одинаковые, можно воспользоваться опцией «Добавить несколько строк за период».

При заполнении справки с признаком «2» или «4» в разделе указываются доходы и вычеты только за те периоды, за которые налог не был удержан налоговым агентом.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Раздел заполняется в том случае, если физическое лицо имеет право на налоговые вычеты и получает их у налогового агента.

Если налоговый агент представляет физическому лицу стандартные налоговые вычеты, то отразить их в данном разделе можно, кликнув по полю «Новая запись» и указав коды и суммы вычетов.

Также можно воспользоваться автоматическим расчетом стандартных вычетов. Для этого необходимо поставить отметку напротив поля «Авторасчет стандартных вычетов». Кликнув по полю «Новая запись», в открывшемся перечне кодов вычетов, выбираются стандартные вычеты, на которые физическое лицо имеет право.

Поле «Число детей, начиная с 3-го» заполняется только для кодов 128, 132, 138, 139, 146 и 147, а поле «Число детей-инвалидов» соответственно для кодов 129, 133, 140, 141, 148 и 149.

Для того, чтобы отразить прочие налоговые вычеты (имущественные и социальные), нужно кликнуть по полю «Новая запись» и указать следующие данные:

• код вычета, который выбирается из справочника;
• сумма вычета по выбранному коду.

Если налоговый агент предоставлял физическому лицу налоговые вычеты на основании уведомлений, то заполняются данные подраздела «Уведомление, подтверждающее право на вычет».

В поле «Код вида уведомления» выбирается соответствующий код вычета, а также указываются номер и дата выдачи уведомления, код налогового органа, выдавшего его.

Нулевая декларация по УСН, если нет доходов и расходов

Нули в декларации легко объяснить отсутствием доходов.

Налоговая может засомневаться в правдивости сведений и проверить ваш счёт в банке. Если поступлений не было, вопросы отпадут. Если вы всё же получали деньги на счёт, скорее всего, вам направят требование о пояснениях. В такой ситуации важно объяснить налоговой, что это за деньги и почему вы не показали их в декларации. Например, в составе доходов не нужно учитывать пополнение счёта личными деньгами или возврат долга.

Подробности про УСН в статье «Упрощённая система налогообложения».

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно.

6-НДФЛ, если весь год не платили сотрудникам

Отчёт 6-НДФЛ нужно сдавать, если физлица получают от вас доходы — зарплату, дивиденды или беспроцентный заём. В годовой 6-НДФЛ входят и справки 2-НДФЛ, которые до 2021 года сдавали отдельно.

Если весь год не платили физикам, отчитываться не нужно, потому что в течение налогового периода вы не были налоговым агентом. 6-НДФЛ не может быть нулевым.

Если человек получает от вас доход хотя бы раз за год, вы сдаёте 6-НДФЛ за тот квартал, в котором заплатили, и дальше до конца года.

Например, 15 апреля 2022 года ваше ООО выдало дивиденды учредителю. Вам предстоит сдать 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год по итогам 2022 года.

Об отчётности по НДФЛ в статье «Как подготовить отчёт 6-НДФЛ».

РСВ и 4-ФСС, если нет сотрудников

Расчёт по страховым взносам в налоговую и 4-ФСС в фонд социального страхования сдают ИП с сотрудниками и все ООО.

Если у ИП в течение года нет работников, сдавать РСВ и 4-ФСС не нужно.

ООО отчитываются всегда. Если в организации нет сотрудников, сдайте нулевую отчётность, но это может привести к претензиям со стороны государства.

Дело в том, что ООО — это отдельная организация, в интересах которой действует директор. Зачастую в небольших фирмах работу директора выполняет сам учредитель. Он не платит себе зарплату и получает доходы в виде дивидендов. Но по трудовому законодательству директор — такой же сотрудник, как и все остальные, поэтому ему положена зарплата.

Особенно подозрительно контролёры относятся к фирмам, которые получают доходы, но сдают нулёвки по сотрудникам. Могут потребовать разъяснений, доначислить взносы и оштрафовать.

Подробнее о директоре в ООО мы написали в статье «Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата».

СЗВ-М без сотрудников

СЗВ-М — ежемесячный отчёт в пенсионный фонд, который содержит список всех ваших сотрудников.

Если вы ИП без сотрудников, сдавать СЗВ-М не нужно.

А в ООО есть хотя бы один сотрудник — директор, и его нужно показывать в СЗВ-М.

По поводу того, нужно ли сдавать СЗВ-М на директора-единственного учредителя, с которым не оформлен договор, нет единого мнения. Сам ПФР выпустил два письма с противоположными позициями. По письму от 6 мая 2016 года сдавать СЗВ-М нужно в любом случае, а уже в письме от 27 июля 2016 года ПФР говорит, что такой обязанности нет.

Мы рекомендуем трудоустроить директора хотя бы на неполную ставку и сдавать за него СЗВ-М и другие отчёты как за обычного сотрудника. Если с директором не оформлен трудовой договор, у контролирующих органов могут возникнуть вопросы. Читайте подробности об этом в статье.

Если вы всё-таки не хотите трудоустраивать учредителя, задайте в ваш ПФР вопрос, нужно ли показывать директора без трудового договора в СЗВ-М — у разных управлений могут быть разные мнения.

Если организация приостановила бизнес, не получает доходы, и в ней нет нанятых сотрудников, сдавать СЗВ-М не нужно. Такие разъяснения даёт ПФР на своём сайте.

Статья: как отчитаться после того, как уволили всех сотрудников

СЗВ-ТД, когда нет сотрудников

СЗВ-ТД — отчёт в ПФР о кадровых событиях.

ИП без сотрудников не сдают СЗВ-ТД, показывать в отчёте самого индивидуального предпринимателя не надо. Нулевой формы отчёта не предусмотрено.

Если директор устроен в организации по трудовому договору, то СЗВ-ТД необходимо сдавать, как и на любого другого сотрудника. При приёме и увольнении — не позже чем на следующий рабочий день после издания приказа. Если происходили другие кадровые события, отчёт отправляют до 15 числа следующего месяца.

Если трудовой договор с учредителем не заключен, то сдавать СЗВ-ТД не нужно.

Статья: электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

СЗВ-СТАЖ без сотрудников

СЗВ-СТАЖ — ежегодный отчёт в ПФР о стаже сотрудников.

Индивидуальные предприниматели, у которых нет сотрудников, отчёт не сдают. Нулевой формы СЗВ-СТАЖ не бывает.

Статья: отчётность в ПФР за сотрудников

Нулевая бухотчётность ООО

Каждый год все ООО сдают бухгалтерскую отчётность, в которой отражают годовые итоги деятельности — деньги на счетах, имущество, долги, прибыль или убытки.

Бухотчётность не бывает нулевой, даже если вы не вели бизнес. В каждой организации есть уставный капитал, размер которого вы определяете при регистрации бизнеса и вносите на счёт в банке. Его нужно отразить в бухотчётности.

Статья о том, как вести бухучёт самому, — «Бухучёт без бухгалтера: что нужно знать ООО».

В Эльбе есть специальный тариф для ООО, которые сдают нулевую отчётность. О подробностях читайте на специальной странице.

Порядок заполнения нулевой 2-НДФЛ

Если все же есть необходимость в предоставлении нулевой справки 2-НДФЛ, то заполнять ее необходимо определенным способом:

• на титульном листе необходимо отметить все сведения о работодателе;
• в справке указать данные на сотрудника, но без заработной платы и удержанного налога;
• справка подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью работодателя:

Сроки подачи справки 2-НДФЛ

Работодатели, которые начисляют в пользу своих работников заработную плату и удерживают с нее налог, автоматически принимают на себя обязательства по предоставлению соответствующей отчетности в налоговую инспекцию.

Данная форма подается по итогам 2017 года в следующие сроки:

• не позднее 01.04.2018 г. (признак 1);
• с 2017 года и до даты ликвидации/реорганизации — если компания ликвидируется или принято решение о ее реорганизации, то справка должна быть подана за период, в котором заработная плата начислялась, и удерживался налог;
• до 01.03.2018 г. — если НДФЛ удержать невозможно.

Подводим итоги

• Если в течение года доход сотрудникам не выплачивался, нулевую справку 2-НДФЛ сдавать не нужно.
• Не надо также направлять в ИФНС объяснительное письмо о том, что доход в течение года работникам не выплачивался.
• Нулевая справка 2-НДФЛ выдается только сотруднику по его просьбе.