При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.
Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.
Трудовая книжка с записью об увольнении
Зачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсии
Нюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.
Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму СТД-Р, в которой укажет периоды трудоустройства у него
Как исправить запись в трудовой
Справка по форме 182н
Зачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие
Нюансы: с 2023 года ПФР объединится с Фондом социального страхования, и данные о заработке для расчета пособий ведомства будут находить самостоятельно. Поэтому необходимость в форме 182н отпадет
Больничные после увольнения
Некоторые формы отчетности
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, Расчета по страховым взносам.
Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в пенсионный фонд и налоговую
Нюансы: формы выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2022, СЗВ-М выдают за сентябрь, СЗВ-СТАЖ — за период с января 2022 до даты увольнения, РСВ — за третий квартал 2022. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение 3 дней с даты запроса
Налоги и взносы для сотрудника
Справка о доходах и налогах физлица
Бывшая справка 2-НДФЛ.
Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визы
Нюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС
Как защитить свои права на работе
Рассказываем в потоке «Памятка работнику»: какие права есть у сотрудников и как действовать, если работодатель их нарушает
Для тех, кто готов:
1. Как уволиться в отпуске.
2. Как уволиться правильно.
3. Как уволиться без отработки.
Сообщество
Таким образом, в 2023 году увольняющимся сотрудникам все еще нужно предоставлять полный пакет документов, но уже в соответствии с новыми формами.
Кроме того, документы, которые ранее входили в список обязательных, теперь могут быть выданы по запросу работника.
Например, справка о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, которые обычно выдавались всем сотрудникам, теперь могут быть получены только по запросу.
Если работники не подают запрос на эти документы, они не должны выдаваться. В случае необходимости их можно получить через личные кабинеты на сайте ФНС.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении:
Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в том случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
В случае если работник увольняется после отпуска, необходимо работодатель обязан выдать трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, а также произвести окончательный расчет в последний день работы.
Если же работник отказывался от бумажного носителя и перешел на электронный формат, то ему выдают документ «Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая форма утверждена приказом Минтруда № 713н от 10 ноября 2022 года.
Кроме того, следует отметить, что работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя, как предусматривает статья 66.1 ТК.
Выписку о страховом стаже необходимо предоставлять не только увольняющимся работникам, но и сотрудникам, с которыми был расторгнут договор на выполнение работ и услуг.
С 2023 года, единая форма отчетности ЕФС-1, включает в себя формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3, и ее подача осуществляется в СФР.
Для получения выписки из раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» подраздела 1.2, увольняющийся работник должен обратиться к работодателю.
Стоит учесть, что начиная с 2023 года, выписка из ЕФС-1 необходима не только сотрудникам, работающим по трудовому договору, но и физическим лицам, осуществляющим деятельность по договору гражданско-правового характера.
При каждой выплате заработной платы, включая случаи увольнения, сотруднику необходимо выдавать расчетный листок, учитывая все суммы, выплаченные в его адрес.
Кроме того, работодатель обязан вернуть все документы, переданные работником в момент приема на работу, такие как: справки об отсутствии судимости, медсправки, медицинские книжки, дипломы и т.д.
Данный документ ранее именовался как ДСВ-3, но начиная с 2023 года, он был включен в состав ЕФС-1 в качестве Подраздела 3.
Этот раздел содержит информацию о застрахованных лицах, за которых работодатель уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
В соответствии с постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года, данная выписка может быть выдана компаниям, оплачивающим дополнительные взносы на накопительную пенсию для своих работников.
Выписка должна содержать информацию за квартал увольнения и детально описывать перечисленные взносы на накопительную часть пенсии.
Работодатель обязан выдать работнику другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника.
Поскольку перечень таких документов в законе не приведен, это могут быть и копии документов работника, которые работодатель сделал при его приеме на работу.
Еще одним поводом для выдачи работнику копий таких документов может стать его письменный отзыв согласия на обработку персональных данных, которое он ранее дал работодателю.
Согласно статье 62 ТК, работодатель обязан предоставить все запрошенные документы в течение трех рабочих дней.
Справка о доходах и суммах налога физического лица входит в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения (приложение 1 к расчету 6-НДФЛ).
Справку 2-НДФЛ за текущий год можно получить только у работодателя, который исполняет обязанности налогового агента по уплаты НДФЛ за работника.
То есть, чтобы получить справку за 2023 год в 2023 году, работнику нужно обращаться в бухгалтерию по месту работы или по месту получения дохода.
Работникам может потребоваться такая справка для регистрации в центре занятости.
Нет единой формы для этого документа, а это значит, что если указанная справка составлена работодателем в произвольной форме, но содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, то оснований для отказа в ее принятии нет.
На сегодняшний день многие работники испытывают затруднения при увольнении, не имея полной информации о правах и обязанностях работодателя.
Специально для Вас, консалтинговая компания Кира Групп предоставила список необходимых документов, которые работодатель должен выдать при увольнении в 2023 году.
Этот список поможет работникам защитить свои права и получить все необходимые документы для дальнейшей трудовой деятельности. Благодаря таким практическим советам экспертов, люди могут избежать многих неприятностей и сохранить свою профессиональную репутацию.
Получите бесплатный чек-лист по кадровым документам
Узнайте, какие ключевые документы должны у вас быть
Заполните форму ниже и нажмите «Получить» — вышлем на ваш e-mail
Добавить в «Нужное»
Обновление: 27 декабря 2022 г.
При увольнении работнику в последний рабочий день выдается на руки бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. А как быть, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? Или он только недавно начал свою трудовую карьеру, и поэтому бумажная трудовая книжка в принципе не заводилась? Какой документ должен получить работник в этом случае? И какие еще справки нужны работнику при увольнении в 2023 г.? Давайте разбираться.
Вам может быть полезен Путеводитель по трудовым спорам: спорные ситуации при увольнении работника по собственному желанию. Ознакомиться с ним можно, получив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.
Бумажная трудовая книжка или СТД-Р
Если на работника не велась бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель должен выдать ему документ по форме СТД-Р (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Это сведения о трудовой деятельности по последнему месту работы (Приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н). В этом документе будут указаны сведения:
Форма СТД-Р выдается на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью работодателя.
Отметим, что если работник не получил СТД-Р в день увольнения, он вправе в любой момент обратиться за этим документом к бывшему работодателю. И тот должен выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня обращения бывшего работника (ст. 84.1 ТК РФ).
А вот если у работника есть бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель выдает работнику именно ее. И выдавать еще дополнительно форму СТД-Р обязанности нет, хотя работодатель может сделать это по своей инициативе или по просьбе работника (Письмо Минтруда от 16.06.2020
Справка о доходах физлица
Справка выдается по доходам за текущий год по дату увольнения из организации.
Эта справка, в частности, необходима для предъявления следующему работодателю и правильного предоставления работнику стандартных вычетов на детей.
Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах в 2023 г.
При увольнении работодатель должен выдать работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице (п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 До 2023 г. это были отчеты:
С 2023 г. первые два отчета перестали существовать. Вместо них с 1 января 2023 г. работодатель выдает:
Справка о заработке 182н больше не нужна
До 2023 г. работодатели должны были выдавать работнику справку по форме 182н. Это справка о доходах физлица за текущий год, а также за 2 предшествующих года. Справка была необходима следующим работодателям для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком. Ведь указанные пособия рассчитываются исходя из выплат в пользу работника за 2 года, предшествующих страхового случаю (болезни, уходу в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком).
Но с 2023 г. Социальный фонд России (или сокращенно СФР) наладил электронный документооборот с ФНС таким образом, чтобы не только своевременно получать из налогового органа информацию о заработке и стаже физлица за нужные периоды, но и в срок направлять ее текущему работодателю. То есть всю информацию о размере пособия работника работодатель получит из ФСС.
Поэтому справка по форме 182н стала не нужна, с 1 января 2023 г. ее отменили (Приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). И увольняющему работнику не нужно требовать ее у работодателя.
Копия приказа об увольнении
Работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении (о прекращении трудового договора). И работник может потребовать выдать ему надлежащим образом заверенную копию такого приказа (ст. 84.1 ТК РФ). Приказ может понадобиться работнику в случае конфликта при расставании и, к примеру, судебного спора, связанного с увольнением или невыплатой работнику каких-то полагающихся ему сумм.
Документы, связанные с работой
Работник может письменно потребовать выдать ему любые документы, связанные с его работой (например, копии приказов, ЛНА) (ст. 84.1 ТК РФ). Эти документы могут понадобиться для предъявления следующему работодателю, подтверждения каких-то сведений в СФР или в случае судебного спора с бывшим работодателем.
Причем, даже если работник обратится за документами через какое-то время после увольнения, работодатель все равно обязан выдать ему любые документы, связанные с работой, в течение рабочих дней со дня подачи бывшим работником письменного заявления (ст. 62 ТК РФ).
Кстати, рекомендуем работникам получать при увольнении расчетный листок с расшифровкой выплат, сделанных при увольнении, чтобы проверить правильность расчета всех выплаченных сумм:
Документальное подтверждение выдачи работнику документов при увольнении
Как видим, часть документов выдается работнику при увольнении в обязательном порядке, а часть – по его требованию. Поэтому работодателю имеет смысл письменно фиксировать выдачу документов работнику. Например, работодатель может завести Журнал учета выдачи СТД-Р, в котором работники будут расписываться в получении соответствующего документа (Разъяснения с сайта «Онлайнинспекция», 2020).
Имеет смысл выдавать справки и иные документы по письменной описи. Приведем образец такого документа.
Если работник не смог получить справки в день увольнения
В этом случае работодатель действует так. Он высылает работнику письменное уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать разрешение на отправку трудовой книжки по почте. В это же уведомление можно включить запрос на отправку по почте сведений персонифицированного учета, о которых мы рассказали выше. После получения разрешения работодатель вправе выслать по почте бумажную трудовую книжку, а также выписки из отчетов РСВ, Персонифицированных сведений и (ст. 84.1 ТК РФ).
А вот сведения о трудовой деятельности СТД-Р и другие документы, подтверждающие трудовой стаж работника, можно сразу заверить и направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Получать разрешение на это не надо.
Что будет работодателю, если не выдать справки
За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении или которые работник письменно запросил у работодателя, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 А это немаленький штраф от 30 000 до 50 000 руб. на саму организацию и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.
Документы при увольнении в 2022 году
Увольнение работника может произойти по разным причинам: по инициативе работника, работодателя или по соглашению сторон. Также основанием для увольнения может быть окончание срока действия трудового договора или обстоятельство, не зависящее от воли сторон.
Основания для прекращения трудового договора и процедура увольнения работников описаны в главе 13 ТК.
Состав внутренних кадровых документов компании напрямую зависит от причины увольнения.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис! курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас 29900 6499 руб.
При увольнении по собственному желанию или соглашению сторон список документов, которые требуется оформить, довольно короткий:
Если же увольнение происходит ввиду окончания срока действия договора или по инициативе работодателя, то заявление от работника оформлять не требуется.
Перечень документов ограничен приказом об увольнении, оформлением личной карточки и внесением записи в трудовую книжку или в СТД-Р с указанием соответствующего пункта из ТК.
Кроме типовых сценариев увольнения, потребность расторгнуть трудовой договор с сотрудником может возникнуть из-за сокращения штата.
Все нюансы, связанные с увольнением и приемом сотрудников по новым правилам 2023 года разбираем на курсе «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научитесь вести кадровый учет, разберете все ошибки и получите красный диплом.
Посмотреть программу курса
В таком случае потребуется соблюсти определенную процедуру, которая описана в законе, и оформить поэтапно следующие документы:
Если пропустить хотя бы один документ или сделать ошибку, суд признает сокращение незаконным. Процедуру придется повторить.
Важно отметить, что кадровую документацию по уволенным сотрудникам необходимо хранить на предприятии до 75 лет.
Список документов при увольнении
Помимо внутренних документов, работодатель должен оформить и предоставить в последний день работы сотруднику полные расчет и комплект документов. Вручаемые работнику при увольнении документы подразделяются на обязательные (выдаются без заявления работника) и на выдаваемые по просьбе работника.
К обязательным документам относятся:
Другие документы нужно выдать, только если есть заявление работника. Например, по запросу надо выдать копию приказа об увольнении, справку 2-НДФЛ, справку для центра занятости.
Порядок выдачи обязательных документов
Трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы, в том числе, если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).
При выдаче книжки попросите работника расписаться в журнале по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них. С первого сентября 2021 года работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала по учету трудовых книжек. Однако не запрещено использовать типовую форму документа.
Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить ему сведения о трудовой деятельности за период работы на предприятии по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с порядком, установленным в приложении № 3 к приказу Минтруда от 20.01.20 № 23н.
Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной ЭЦП. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на корпоративную электронную почту (ч. 5 ст. 66.1 ТК).
При нарушении срока выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности работник вправе обратиться в суд и потребовать компенсацию за то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия документа (ст. 234 ТК, абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2).
Справка о сумме заработка за два предыдущих года выдается одновременно с трудовой книжкой. В нижнем левом углу справки проставляют печать организации так, чтобы она не закрывала подпись.
Справка должна иметь актуальную редакцию на момент выдачи. Обратите внимание, что в последней редакции от 20.02.2022 из бланка справки исключили подпись главбуха. Теперь документ подписывает только руководитель организации или ИП.
Если в день увольнения выдать справку работнику не удалось по причине его отсутствия, направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу местожительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме.
Если справку не выдали по ошибке работодателя, нужно сделать это как можно быстрее по запросу работника. Крайний срок — три рабочих дня с того дня, когда работник подал заявление (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Если работник не получит справку 182н и заболеет на новом месте работы, он недополучит пособие по нетрудоспособности. Без справки о выплатах за два последних года новый работодатель посчитает больничное пособие исходя из минимального размера оплаты труда. При обращении в суд вам придется компенсировать сумму недополученного пособия.
Заверенные выписки из форм отчетности выдайте в день расторжения трудового договора. При этом вручить нужно именно выписки, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации.
Расчетный листок также потребуется выдать в последний рабочий день. Если отправляете расчетные листки электронной почтой, прикрепите уведомление для подтверждения факта отправки. Если выдаете листок на руки, то просите работника расписаться в журнале регистрации.
Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК).
Чаще всего работники обращаются за справками о доходах 2-НДФЛ и среднем заработке за последние три месяца для центра занятости. Также по заявлению работник может потребовать приказ об увольнении ему и другие заверенные копии документов (ч. 2, 4 ст. 84.1 ТК).
Документы при увольнении пенсионера
В законодательстве, в том числе и в ТК, нет каких-либо специальных норм, которые посвящены увольнению сотрудников пенсионного возраста. Процедура увольнения пенсионеров не имеет существенных отличий от увольнения по собственному желанию или соглашению сторон.
Работники пенсионного возраста вправе рассчитывать на получение всех необходимых выплат, которые полагаются при расторжении договоров с любыми другими сотрудниками.
Увольняющемуся пенсионеру в последний день работы выдаются такие документы, как:
Если в заявлении на увольнение сотрудник указал причину: «Выход на пенсию», то в трудовой книжке нужно прописать: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК». Такую же причину увольнения потребуется зафиксировать в форме СЗВ-ТД.
Акт приема передачи документов при увольнении
В день увольнения сотрудника происходит немало событий – передача дел, подписание обходного листа, получение расчета и справок. В это время легко потерять документы, оставить на столе в отделе кадров или у коллег. Чтобы перестраховаться и избежать судебных споров в будущем, логично составить акт приема-передачи документов от работодателя сотруднику.
Акт приема-передачи составьте в произвольной форме, перечислите в нем все передаваемые справки и копии приказов. В нижней части документа укажите, кто передал документы и дату передачи, а также, кто принял документы и когда.
С передающей стороны может выступать бухгалтер, представитель отдела кадров и любой другой сотрудник, выполняющий обязанности кадровика. В качестве принимающей стороны укажите Ф. И. О. уволенного сотрудника. Один экземпляр акта передайте с комплектом документов бывшему работнику, второй приложите к его личному делу.
Расписка в получении документов при увольнении
Чтобы не составлять акт приема-передачи, можно попросить сотрудника написать расписку в получении. Это необязательный документ, но он поможет избежать споров с сотрудником и избежать ответственности за несвоевременное предоставление документов. Расписку можно составить в произвольной форме на имя директора.
Попросите сотрудника указать в расписке свою должность, Ф. И. О, список документов и дату их получения. Приложите расписку к личному делу работника.
Передача документов при увольнении сотрудника
Обязательный комплект документов при увольнении нужно выдать работнику на руки в последний день работы.
В случае если сотрудник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, направьте ему уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой.
Лучше направить такое уведомление не откладывая, в день расторжения трудового договора. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК.
Если же работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным. Направьте трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Согласно статье 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 трудовые книжки не подлежат пересылке за границу.
Законом не регулируется факт передачи выписок из отчетов СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 3 раздела «Расчета по страховым взносам» сотруднику, если он отсутствует в день увольнения.
Чтобы избежать вопросов, включите информацию об их получении в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой и отправьте заказным письмом. Так вы подтвердите факт использования всех доступных средств для исполнения обязанности по выдаче персонифицированных сведений.
Важно отметить, что недистанционным сотрудникам выдавать документы при увольнении можно только в бумажном виде, поскольку обмениваться электронными документам возможно лишь с дистанционными работниками (гл. 49.1 ТК). В электронной виде можно выдать только сведения по форме СТД-Р.
При увольнении работника, с которым оформлен дистанционный трудовой договор, вы имеете право предоставить ему копии документов в электронной форме по его заявлению. Срок предоставления документов – три рабочих дня от дня подачи заявления. Документы нужно заверить ЭЦП предприятия (ч. 7, 9 ст. 312.3 ТК).
Ответственность за невыдачу документов
Если увольняемому сотруднику не выдали обязательные документы или выдали их с опозданием, компанию могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).
Первое нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на предпринимателей – от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
При повторном аналогичном нарушении должностные лица и предприниматели, работающие без образования юридического лица, будут оштрафованы на сумму от 10 до 20 тыс. рублей, юридические лица – на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.
Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.
В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.
А справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.
В 2023 году, если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
Но есть и другие нюансы, которые нужно знать кадровикам. Мы о них рассказываем на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научим.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают«Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формыЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»
Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил ранее действующую СЗВ-М.
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменнозапросить другие документы, связанные в работой.
Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).
Справка 2-НДФЛ
Пунктом 3 статьи 230 НК установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника.
Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
Справка о среднем заработке для службы занятости
Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую.
☃️Новый год скоро, время расти в карьере и меняться! У «Клерка» сейчас самые выгодные цены на курсы — от 2 399 руб. Учитесь и зарабатывайте больше!
Поддержим предпраздничное настроение акцией на полезные образовательные курсы.
Глава «Сбера»: банки — самый пострадавший из всех секторов экономики
Уровень достаточности капитала у банков снизился, поэтому Центробанк продлил меры поддержки для кредитных организаций.
Мероприятия
Актуальные мероприятия для бухгалтеров
🌹 Формат для ЭДО, НДС для агентов, новая книга для УСН: разъяснения экспертов
Ежедневно наши эксперты готовят для вас статьи-разборы и мини-курсы о законопроектах, новых правилах, разъясняют действующие нормы НК и ТК, на примерах показывают, как заполнить декларацию, провести операцию в 1С и прикладывают образцы, бланки и другие полезные документы. Сегодня собрали топ таких разборов за неделю.
Как оформить выход сотрудника на работу в праздники: инструкция для работодателя
Впереди новогодние «каникулы», которые продлятся с 29 декабря по 8 января. Но кто-то все равно проведет эти дни на работе. Рассказали, что нужно сделать работодателю, чтобы привлечь сотрудников работать в выходные или праздничные дни.
При покупке имущества у физлица компания не должна удерживать и платить НДФЛ
При выплате дохода физлицу организация выступает в роли налогового агента, когда речь идет об услугах или работах. По доходам от продажи имущества – другие правила.
Как должен выставлять чеки самозанятый: один раз на всю сумму или за каждую оплату отдельно?
Добрый день. Коллеги, вопрос по самозанятому. Заказали услуги у самозанятого на 90 тысяч с постоплатой по 1/3 суммы раз в месяц. В итоге он мне прислал чек на 90 тысяч, хотя оплатили ему только 30 тысяч. Или он все таки должен выставить три чека по 30 тысяч после оплаты? Мы на ОСН, поэтому думала в расходы принимать по чекам по 30 тысяч.
Поддержка бизнеса в 2024 году
Разбираем основные направления и механизмы поддержки бизнеса, которые будут действовать в 2024 году.
Записи вебинаров
Новые видео от экспертов каждый день
Как определяют срок полезного использования для основных средств
Срок полезного использования основных средств для целей бухгалтерского и налогового учета определяется по-разному.
Как инспекторы готовятся к выездным налоговым проверкам
Налоговики в 2024 году будут назначать бизнесу ВНП, если компания попала в реестр потенциальных выгодоприобретателей и добровольно не уточнила свои обязательства.
Как рассчитать авансовые платежи по налогу на прибыль
Налог на прибыль — это прямой налог, величина которого зависит от финансового результата компании. Рассказываем, как правильно рассчитывать и перечислять авансовые платежи по этому налогу.
«Сбер» даст физлицам доступ к операциям с цифровыми финансовыми активами
Физические лица, которые обслуживаются в Сбербанке, смогут проводить операции с ЦФА. Раньше это могли делать только юридические лица.
Модульбанк запустил премиальный юридический сервис для бизнеса
Модульбанк запустил премиальный юридический сервис Insight by Modullegal на базе направления Модульюрист. В рамках сервиса стоимость услуг, условия и формат их предоставления определяются индивидуально с заказчиком.
🎁 Новый год скоро, время расти в карьере и меняться! У «Клерка» сейчас самые выгодные цены на курсы — от 2399 руб. Учитесь и зарабатывайте больше!
Поддержим предпраздничное настроение акцией на полезные образовательные курсы. Они помогут улучшить ваши профессиональные навыки, стать незаменимым бухгалтером и вырасти в зарплате.
Валютные ограничения 2023-2024: что учесть бизнесу
Из-за введенных западных санкций в России возникли проблемы с наличными долларами и евро. Поэтому весной 2022 года ЦБ ввел временные валютные ограничения. С тех пор их действие неоднократно продлялось. Какие валютные ограничения действуют в 2023 году, расскажем далее.
Развитие лидерских навыков для успешного ведения бизнеса с Китаем
Один из китайских источников гласит: «Лидер — человек, сочетающий в себе полномочия и обязанности». Это очень точное определение, поскольку именно комбинация этих двух функций делает успешным любого руководителя. Но для ее реализации необходимо обладать целым набором навыков и личностных качеств.
Новые правила трансфертного ценообразования в 2024 году
Обширные поправки в НК про контроль за ценами вступят в 2024. Обсуждаем существенное ужесточение контроля.
Как заполнить строку 110 Листа Б в Уведомлении об уменьшении патента?
Добрый день! Подскажите, как заполнить строку 110 Листа Б в Уведомлении об уменьшении патента (Общая сумма уплаченных страховых платежей (взносов) и пособий, предусмотренных пунктом 1.2 статьи 346.51 Налогового кодекса Российской Федерации (в рублях)).
Договор цессии: какие долги можно перепродать, как оформить сделку и кто может ее оспорить
Разбираем, что такое договор цессии, кому он выгоден, как его оформить или расторгнуть при необходимости и когда придется платить НДФЛ после такого соглашения.
Как в 1С:Бухгалтерии 8 подписать финансовую отчетность для банков
Бухгалтеры теперь могут подписывать отчеты для банков усиленной квалифицированной электронной подписью сразу в 1С. Для этого будет нужна МЧД.
СПБ Биржа готовится к обмену заблокированных активов
Депозитарий торговой площадки уже принимает поручения на перевод иностранных ценных бумаг.
Актуально на: 10 ноября 2021 г.
Справки при увольнении
Раньше главным документом, который работодатель обязательно должен был выдать работнику в день увольнения, была его трудовая книжка. Сегодня же трудовые книжки в организациях и у предпринимателей ведутся далеко не на всех работников. Некоторые сотрудники отказались от ведения бумажной трудовой, а тем, кто поступает на работу впервые в 2021 году и позднее, их не заводят вообще. Таким лицам в последний день работы вместо бумажной трудовой книжки выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Кроме того, по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.
Какие справки выдаются при увольнении работника
Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».
Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.
Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (Письмо Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5). Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).
Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить справку о доходах и суммах НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения с начала года по дату увольнения.