Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

Расставаясь с сотрудником, работодатель выдает ему при увольнении определенные документы независимо от причины прекращения сотрудничества. Некоторые из них компания обязана выдать без напоминания работника, другие дают по его письменному запросу. Полный список того, что нужно выдавать, открыт и ограничен только критерием непосредственной связи с трудовой деятельностью уволенного. И вот, о каких должна идти речь документах при увольнении в 2020-2021 году.

Что работодатель обязан выдать

Согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку либо сведения о его трудовой деятельности у нанимателя. Кроме того, другие документы при увольнении сотрудника, связанные с работой, предоставляют только по его требованию в тот же срок.

Таким образом, в ТК РФ не закреплено безусловное обязательство работодателя выдать увольняемому документы по его трудовой деятельности без официального запроса. Однако другими законодательными актами установлена обязанность нанимателя в обязательном порядке выдать в день увольнения (п. п. 2 – 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):

Также к числу обязательных документов отнесена справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему. Она необходима для начисления больничного у следующего работодателя сотрудника.

Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

Какие документы выдать по требованию работника

Помимо указанных выше выписок и справок, в последний рабочий день по письменному запросу сотрудника ему должны быть выданы следующие документы при увольнении (по собственному желанию, инициативе работодателя или иным основаниям):

В последнем случае это могут быть:

Общий список документов при увольнении сотрудника открыт и может быть расширен. При условии, что:

Законодательно до сих пор не урегулирован вопрос об обязанности работодателя предоставлять копии локальных актов, связанных с оплатой труда, трудовой дисциплиной, учетом рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка, колл. договор, положение о структурных подразделениях, коммерческой тайне, оплате труда). Судебная практика по данному вопросу так же неоднозначна.

Часть судей предполагают, что работодатели должны только знакомить сотрудников с этими актами (при этом их нормы распространяются на всех работников компании) и не обязаны давать выписки из них (апелляционные определения Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020 по делу № 2-7632/2019, Московского горсуда от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016).Вместе с тем, есть судебные решения, где указано на необходимость выдачи таких копий работнику (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Компании придется отдельно рассматривать каждый конкретный случай обращения и принимать решение о выдаче таких документов при увольнении самостоятельно. Однако если в подобных копиях нет персональных данных других сотрудников, их можно выдать.

В заявлении работника должны быть четко указаны требуемые ему наименования документов. При наличии обобщенной формулировки вроде «документы, связанные с моей работой» выдачу документов при увольнении не производят. Следует попросить переписать заявление с конкретизацией требуемой информации.

Обязанность выдать указанный выше перечень документов сохраняется и после того, как сотрудник уже уволен. Но в этом случае передать их нужно в течение 3-х рабочих дней с момента письменного обращения бывшего работника (ст. 62 ТК РФ).

Читать также:  Будет ли внедрена новая процедура медицинского освидетельствования водителей с 1 марта 2022 года

Не все трудящиеся, а также бухгалтеры и кадровики знают, какие справки выдают при увольнении работника в обязательном порядке, а какие обязаны предоставить по его письменному запросу. Так, сведения о заработке, уплате страховых взносов и стаже должны быть выданы в обязательном порядке строго в день увольнения. А вот выписки из приказа об увольнении, копию записки-расчета и т. п. можно выдавать по запросу работника. В этой статье говорим о документах и справках при увольнении в 2020-2021 годах.

Общий перечень справок, выдаваемых при увольнении

В день увольнения сотруднику необходимо выдать определенный перечень документов, связанных с его трудовой деятельностью. Часть из них работодатель должен предоставлять самостоятельно – без запроса сотрудника, а остальные он обязан передать по письменному требованию.

Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

Обязательные документы выдают в последний рабочий день сотрудника. Если он обратился в тот же день за другими справками, их нужно предоставить в тот же срок – то есть в день увольнения.

Если сотрудник не явился на работу в последний рабочий день, его следует письменно уведомить о необходимости прийти за документами – заказным письмом с уведомлением о вручении. Также необходимо предложить работнику дать письменное согласие на отправку почтой и указать, какие справки выдают при увольнении, если он не желает посещать бывшего нанимателя.

Передачу документов лучше зафиксировать в специальных журналах, где сотрудник проставит свою подпись, либо путем составления отдельной описи, которую уволенный так же должен подписать.

Как выдают документы персонифицированного учета

Следующие документы – о страховом стаже и начисленных страховых взносах – выдают сотруднику:

Указанные формы оформляют в виде выписок, содержащих сведения только об уволенном работнике.

Порядок их заполнения ничем не отличается от обычного, применяемого для отправки соответствующих отчетов в проверяющие органы (ПФР, налоговую).

Справки должны быть готовы в последний рабочий день сотрудника независимо от того, явился он за ними или нет. Если работник запросил указанные выписки за более ранние периоды, наниматель не вправе отказать ему и обязан их предоставить.

Все формы подписывает руководитель работодателя.

Как выдают справку по форме № 182н

Определяясь с тем, какие справки дают при увольнении, не нужно забывать о документе, содержащем сведения для начисления пособий по нетрудоспособности у следующего работодателя. Это справка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Она содержит следующие сведения:

Справку подписывает руководитель и главный бухгалтер.

Как выдают справки о доходах и среднем заработке

Следующие справки, выдаваемые при увольнении, хотя и не относятся строго к обязательным, на практике работодатели предоставляют их сами без дополнительного письменного запроса:

Первый документ составляют по форме, утвержденной в Приложении № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Он включает 5 разделов:

Всю информацию предоставляют за все месяцы – начиная с 1 января и до даты увольнения текущего года. Справку подписывает уполномоченное лицо.

Типовой формы для справки о среднем заработке за 3 месяца на последнем месте работы нет. Но чаще всего для нее используют рекомендованный бланк из письма Минтруда России от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Читать также:  Образец справки от работодателя в суд и судебным приставам об алиментах

Для расчета среднего заработка используют формулу

Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

При увольнении работнику нужно выдать довольно большое количество справок. Они нужны для дальнейшего трудоустройства и расчетов с ним, в том числе по пособиям и пенсии.

Часть документов обязательна, а часть предоставляют по заявлению работника.

В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:

Эти документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.

Подробные рекомендации о том, как действовать, если работник не может получить документы в день увольнения, вы найдете в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

По заявлению работника также нужно выдать:

Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.

Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:

За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.

При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.Трудовая книжка с записью об увольненииЗачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсииНюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму в которой укажет периоды трудоустройства у него Как исправить запись в трудовойСправка по форме 182нЗачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другиеНюансы: с 2023 года ПФР объединится с Фондом социального страхования, и данные о заработке для расчета пособий ведомства будут находить самостоятельно. Поэтому необходимость в форме 182н отпадет Больничные после увольненияНекоторые формы отчетностиФормы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, Расчета по страховым взносам.Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в пенсионный фонд и налоговуюНюансы: формы выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2022, выдают за сентябрь,  — за период с января 2022 до даты увольнения, РСВ — за третий квартал 2022. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение 3 дней с даты запросаНалоги и взносы для сотрудникаСправка о доходах и налогах физлицаБывшая справка 2-НДФЛ.Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визыНюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС Как защитить свои права на работеРассказываем в потоке «Памятка работнику»: какие права есть у сотрудников и как действовать, если работодатель их нарушает Для тех, кто готов:
1. Как уволиться в отпуске.
2. Как уволиться правильно.
3. Как уволиться без отработки.

Читать также:  Сведения о зарегистрированных лицах в квартире справка

Работнику при увольнении от работодателя должны быть выданы различные справки. Они подтверждают страховой стаж, доход, сумму уплаченных за сотрудника налогов (НДФЛ) и страховых взносов. При этом есть список обязательных к предоставлению при увольнении документов и тех, которые выдают по письменной просьба работника. В этой статье разбираем документы и справки, выдаваемые при увольнении в 2020-2021 году.

Что выдать обязательно, а что желательно

В ст. 84.1 ТК РФ прямо предусмотрена выдача трудовой книжки и копий документов, связанных с выполнением должностных обязанностей, – в последний рабочий день. Однако некоторые бумаги наниматель обязан предоставить в любом случае, а остальную часть – при поступлении письменного требования работника.

Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

Все документы должны содержать только данные конкретного сотрудника, поэтому СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 РСВ предоставляют форме отдельных выписок.

Также справку о зарплате при увольнении для расчета пособия по нетрудоспособности, справку о доходах и уплаченных налогах, среднем заработке составляют только с данными сотрудника, которому они предоставлены.

Подтверждение получения всех указанных документов трудящимся – его роспись в специальном журнале или письменной описи. Копии иных документов так же передают только в части, содержащей сведения о конкретном сотруднике.

Образцы типовых справок об увольнении, о доходах, налоге и среднем заработке можно найти в нашей статье «Какие справки выдают при увольнении работника».

А в этом материале мы дополним базу образцов тем, как нужно составлять справки по формам персучета:

Какие справки заказать при увольнении в бухгалтерии

Все передаваемые копии выписок, приказов, форм должны быть заверены по следующей схеме:

Сроки выдачи документов при увольнении

Все указанные выше справки и копии, запрошенные в день увольнения, должны быть предоставлены сотруднику в последний день его работы. Если он по каким-либо причинам не явился на рабочее место на дату увольнения, его следует в тот же день письменно уведомить о необходимости прийти за той частью справок, которые обязательны к выдаче. Сделать это можно путем отправки на его адрес заказного письма с уведомлением о вручении.

Также сотруднику, если он не желает приходить сам, нужно предложить дать письменное согласие на пересылку всех указанных справок по почте.

Если работник позднее явится сам, документы должны быть переданы ему в течение 3-х рабочих дней с момента его письменного обращения за ними (ст. 62 ТК РФ).

Для предотвращения споров о своевременности предоставления документов при увольнении рекомендуем фиксировать дату поступления соответствующего заявления от работника. Это можно сделать в специальном журнале входящей корреспонденции.

Кроме того, у бывшего сотрудника есть право требовать предоставления копий указанных документов и после увольнения, в том числе повторно. За отказ в предоставлении документов нанимателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ, так как это расценивается как нарушение трудовых прав работника.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *