Какой адрес должен быть указан в справке 2-ндфл?

Последний раз отчетность по форме 2-НДФЛ необходимо было составить за 2020 год и представить в налоговую до 1 марта 2021 года.

Форма 2-НДФЛ прекратила существование, вместо неё необходимо выдавать «Справку о доходах и суммах налога физического лица».

Ниже инструкция о том как ранее необходимо было заполнять форму 2-НДФЛ.

В 2021 справку 2-НДФЛ упразднили. Теперь она стала частью 6-НДФЛ как ежегодное приложение под названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Форма по КНД 1175018). ФНС утвердила новый бланк и порядок заполнения.

В новой справке содержится информация об источнике дохода физлица, его зарплате, иных доходах и удержанном налоге. Она практически идентична 2-НДФЛ. Рассмотрим изменения в бланке, порядок его заполнения и сроки сдачи в ФНС.

• Нормативно-правовая база
• Кто обязан сдавать справку
• Порядок и сроки сдачи справки
• Когда нужно выдавать работнику справку
• Форма справки
• Порядок заполнения справки
• Контрольные соотношения
• Изменения в справке в 2021 году
• Образец заполнения справки о доходах
• Санкции за нарушения при сдаче справок

Несмотря на то, что до сдачи справки по форме 2-НДФЛ еще есть время, сотрудники контролирующего органа уже выпускают письма со своими разъяснениями о порядке ее заполнения.

В настоящем номере журнала вашему вниманию представлено письмо сотрудников налогового ведомства от 01.11.2016 № БС-4-11/20817, в котором сказано, что организациям – налоговым агентам перед заполнением справки по форме 2-НДФЛ необходимо убедиться в актуальности персональных данных физических лиц. Это связано с тем, что сотрудники контролирующего органа считают, что справка по форме 2-НДФЛ со старыми персональными данными является документом с недостоверными сведениями, а за это ст. 126.1 НК РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.

В письме налоговики отметили: представление сведений о доходах физического лица с указанием некорректных данных (неверно заполнены ИНН отдельных работников, имеются факты незаполнения неудержанной суммы налога) является представлением налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, и образует состав налогового правонарушения, ответственность за которое предусмотрена статьей 126.1 Кодекса. Это значит, что организациям грозит взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Итак, напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при заполнении справки по форме 2-НДФЛ.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

от 6 апреля 2016 года № БС-4-11/5909

О направлении ответа

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение по вопросу заполнения и представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового Кодекса Российской Федерации налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период по каждому физическому лицу в срок не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным налоговым периодом.

Допускается отсутствие показателей в поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес».

Таким образом, при представлении налоговым агентом сведений о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ в соответствии с Порядком и в строгом соответствии с документом, удостоверяющем личность налогоплательщика, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля), то такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.

Действительный
государственный советник
Российской Федерации 2 класса
С.Л. Бондарчук

Срок представления справки о доходах и суммах налога физических лиц — 1 марта следующего года (в соответствии с п. 2 статьи 230 НК РФ). Она подается как приложение к расчету 6-НДФЛ.

Организации и ИП, которые выплатили денежные средства более чем 10 физическим лицам, должны сдавать расчет 6-НДФЛ и приложения к нему в электронном формате.

Форма справки о доходах включает 4 раздела и приложение.

Раздел № 1 справки 2-НДФЛ содержит информацию о налогоплательщике — физическом лице.

Основная информация берется из документов, удостоверяющих личность налогоплательщика (например, из паспорта). В поле «статус налогоплательщика» нужно указать один из 7 вариантов:

• статус «1» указывается, если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ;
• статус «2» предназначен для налогоплательщиков — нерезидентов РФ;
• статус «3» нужно поставить, если налогоплательщик — высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ;
• статус «4» указывается в разделе 2 для участников (нерезидентов) Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих заграницей;
• статус «5» предназначен для беженцев и лиц, получивших временное убежище в России;
• статус «6» необходим для иностранцев, трудящихся по патенту;
• статус «7» указывается для высококвалифицированных специалистов, которые являются резидентами РФ.

Раздел № 2 содержит общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода и заполняется отдельно на каждую ставку налога на доходы физлиц. Если одному работнику в течение отчетного года были выплачены доходы, облагаемые и по ставке 13%, и по ставке 35%, следует заполнить два раздела №2. Все доходы нужно отражать в рублях и копейках, налоги — в рублях.

В разделе № 3 нужно отразить налоговые вычеты, предоставленные согласно ст. 218, 219, 219.1, 220 НК РФ. Если вычетов окажется больше, чем полей для сведений о них, нужно будет заполнить дополнительные листы справки.

Дополнительно впишите данные о полученных уведомлениях: код вида уведомления (1 — для имущественных, 2 — для социальных, 3 — по фиксированным авансовым платежам), номер, дату выдачи и код ИФНС, выдавшей уведомление.

Раздел № 4 включает сведения о неудержанном с физлица налоге. В нем укажите доход, с которого не смогли удержать налог, а также неудержанную сумму.

Приложение аналогично второму разделу заполняется в разрезе ставок НДФЛ и отражает полученные доходы и вычеты помесячно. Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не указывайте.

Вознаграждение в виде оплаты труда, начисленное в последнем месяце отчетного года и выплаченное в первом месяце следующего года, также отражается в справке за отчетный год. НДФЛ с таких доходов показывается в справке 2-НДФЛ по аналогичному принципу (письмо ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

Чтобы не пропустить сроки годовой отчетности, добавьте в закладки календарь бухгалтера.

При необходимости внести изменения в первичную справку о доходах формируется корректирующий расчет 6-НДФЛ. В строке «номер корректировки» ставится порядковый номер корректировки — 01, 02 и т.п. В его состав включается корректирующая или аннулирующая справка о доходах физического лица, данные по которому нужно исправить. Корректирующая меняет сведения в первичном отчете, а аннулирующая полностью его отменяет.

В поле «Номер справки» укажите номер первичной справки 2-НДФЛ. В поле «Номер корректировки сведений» впишите номер корректировки для корректирующей справки (01, 02 и т.д.) или код «99» для аннулирующей справки.

Заходите и регистрируйтесь с сертификатом ЭП (любого УЦ РФ) в Экстерне и пользуйтесь сервисом 14 дней бесплатно!

ООО «Рассвет» готовит расчет 6-НДФЛ за 2021 год и заполняет Приложение № 1 на заместителя директора Цветкова Николая Петровича. Работник — налоговый резидент РФ. Оклад Цветкова согласно штатному расписанию составляет 50 000 рублей в месяц.

У работника есть один ребенок шести лет, поэтому налогооблагаемый доход Цветкова ежемесячно уменьшался на 1 400 рублей, т.е. на сумму стандартного вычета. Однако вычет предоставлялся сотруднику не весь год, а только с января по июль включительно, так как в августе совокупный доход превысил возможный лимит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

У Цветкова Н.П. в собственности недавно приобретенная комната в общежитии, поэтому он имеет право на имущественный вычет. Это право подтверждает уведомление из налоговой службы.

С начала 2021 года форма 6-НДФЛ значительно изменилась, с этой же даты в ее состав вошла бывшая спрвка 2-НДФЛ. Эксперты Экстерна рассказали об основных нововведениях и показали, как заполнять 6-НДФЛ и справку по новым правилам.

Кратко об основных изменениях

Текущая форма включает два листа, в том числе Приложение. Напомним, раньше она состояла из одного листа. К слову, старая форма вовсе не исчезла — теперь она применяется для выдачи работникам организации. А вот в налоговый орган сдавать придется 2-НДФЛ на бланке от 2 октября 2018 года. Именно его и рассмотрим далее.

Также внесли изменения в порядок сдачи формы при реорганизации. «Исходная» компания должна сдать 2-НДФЛ до реорганизации. Если она этого не делает, то обязанность сдачи формы ложится на ее правопреемников. Бывает, что таковых несколько — в таком случае они должны выбрать одного правопреемника, ответственного за отчетность. Положение об этом необходимо включить в передаточный акт или разделительный баланс. Подобный порядок действует также в отношении формы 6-НДФЛ и приложения 2 к декларации по налогу на прибыль.

Прежде чем рассказать о новой форме, напомним основы. 2-НДФЛ составляется в отношении каждого физического лица, который работает в организации или у ИП, а также которому в отчетном периоде выплачивался доход в соответствии с договорами гражданско-правового характера. Основное назначение справки — подтвердить правильность расчета НДФЛ с доходов физических лиц, которым осуществляются выплаты. Налоговые агенты обязаны подать форму также и в том случае, если им не удалось произвести удержание НДФЛ.

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

В первом разделе представляется информация о физическом лице:

• ИНН налогоплательщика.
• Фамилия, имя и отчество (при наличии) физического лица, в отношении которого составляется справка.
• Статус налогоплательщика:

• 1 — налоговый резидент РФ2 — налоговый нерезидент РФ3 — высококвалифицированный специалист-нерезидент4 — участник Госпрограммы по добровольному переселению в Россию соотечественников, нерезидент5 — иностранец либо человек без гражданства, получивший статус беженца или временное убежище в РФ, нерезидент6 — иностранец, работающий в России на основании патента
• 1 — налоговый резидент РФ
• 2 — налоговый нерезидент РФ
• 3 — высококвалифицированный специалист-нерезидент
• 4 — участник Госпрограммы по добровольному переселению в Россию соотечественников, нерезидент
• 5 — иностранец либо человек без гражданства, получивший статус беженца или временное убежище в РФ, нерезидент
• 6 — иностранец, работающий в России на основании патента

• Дата рождения.
• Серия и номер удостоверяющего документа, чаще всего паспорта.

Во втором разделе указываются итоговые данные по доходам и НДФЛ за отчетный период:

• общая сумма дохода физлица
• налоговая база
• ставка налога (обычно 13%)Обратите внимание! Форма 2-НДФЛ заполняется отдельно по каждой ставке, по которой доход налогоплательщика в течение года облагался НДФЛ.
• сумма фиксированных авансовых платежей
• сумма налога, которую налоговый агент:
  исчислил по данным своего учетаудержал из дохода физического лицаперечислил в бюджетудержал излишне или не смог удержать
• исчислил по данным своего учета
• удержал из дохода физического лица
• перечислил в бюджет
• удержал излишне или не смог удержать

Если налог не был удержан (признаки 2 и 4), особенности заполнения будут таковы:

• В строке «Сумма налога исчисленная» отражается сумма начисленного НДФЛ
• В строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» — сумма налога, которая не была удержана
• В строках «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — прочерки

Как заполнять раздел при удержании НДФЛ, показано в примере в конце статьи.

Обратите внимание! В форме не должно быть пустых ячеек — все они должны быть заполнены. Если показателя нет или он короче отведенного поля, в пустых ячейках проставляются прочерки. Что касается отсутствия суммового показателя, то указывается ноль (пример — копейки).

В третьем разделе необходимо указать информацию о вычетах НДФЛ — стандартных, социальных и имущественных. Работодатель делает вычеты (кроме стандартных) на основании уведомлений из ИФНС, которые предоставляет сотрудник.

• 1 — имущественный вычет
• 2 — социальный вычет
• 3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи

Также следует указать номер уведомления, его дату и код ИФНС, которая его выдала.

Если не хватает полей для предоставленных вычетов или было получено несколько уведомлений, то придется заполнить соответствующее количество листов формы. При этом в последующих листах Раздел 1 и Раздел 2 заполнять не нужно. Также в заголовке формы не нужно указывать ОКТМО и телефон, а при заполнении в связи с выдачей нескольких уведомлений — еще и наименование налогового агента. В Разделе 3 на дополнительных листах нужно заполнить такие поля:

• Если не хватило места для вычетов — «Код вычета», «Сумма вычета».
• Если было получено несколько уведомлений — «Код вида уведомлений», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления» и «Код налогового органа, выдавшего уведомление».

Если уведомления о налоговых вычетах нет, соответствующие поля заполняются прочерками.

Подтверждение достоверности и полноты сведений

Справку может подписать сам налогоплательщик (директор компании, предприниматель) либо его правопреемник, а также доверенное физическое лицо или представитель доверенного юридического лица. В зависимости от того, кто ставит подпись, необходимо указать код:

• 1 — документ подписал сам налоговый агент или правопреемник;
• 2 — это сделал законный представитель.

В следующих трех строках нужно указать фамилию, имя, отчество лица, которое осуществляет подпись справки. Если подписывает справку директор, а сдает в ИФНС бухгалтер, то указывать в этом разделе ФИО бухгалтера не нужно.

Если 2-НДФЛ подписывает доверенное лицо, в нижней строке первого листа нужно указать наименование и реквизиты доверенности.

В новой форме 2-НДФЛ также дается информация о доходах и вычетах гражданина с разбивкой по месяцам. Отражаются эти данные в приложении. Здесь нужно указать сумму дохода и вычета (при наличии) за каждый месяц, а также соответствующий им код. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты не указываются.

Месяцы должны указываться в хронологическом порядке. Если в каком-то месяце были разные виды доходов, то его следует указать в нескольких строках (см. пример).

Справка о доходах и суммах налога физлица — это документ, в котором собрана информация обо всех доходах, налоговых вычетах и начисленном подоходном налоге человека. Справку формируют налоговые агенты: работодатели, которые платят вознаграждение наемным сотрудникам (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Есть две актуальные формы справки — КНД 1175018, которую выдают на руки работнику, и Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, которое отправляют в ИФНС.

Для работника

Налоговые агенты обязаны выдать справку по запросу сотрудника. Даже если к вам обратился бывший работник, вы не можете ему отказать в выдаче справки (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).

Работодатели выдают справку по запросу работника. Сроки выдачи различаются в зависимости от ситуации (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 152-ФЗ от 27.07.2006):

• Формирование справки по заявлению действующего или бывшего работника — в течение трех рабочих дней (письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
• Увольнение работника — в последний рабочий день;
• Выплата дохода другому физлицу — в течение 10 рабочих дней;
• Невозможность удержать НДФЛ из доходов работника — до 1 марта следующего года (п. 5, 6 ст. 226 НК РФ).

Для ИФНС

Предельный срок сдачи 6-НДФЛ со всеми приложениями — 1 марта следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если дата отчетности выпадает на праздник или выходной, сдайте расчет на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Сотрудники запрашивают справку о доходах в разных ситуациях:

• Для нового работодателя. Справка понадобится, чтобы получать вычеты на новой работе. По правилам, стандартные налоговые вычеты предоставляют каждый месяц календарного года, но как только доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 %, превысят 350 000 рублей, вычеты прекратятся. Если работник сменил работодателя в течение года, новому агенту понадобится информация о начислениях с предыдущего места работы.
• Для заполнения декларации 3-НДФЛ. Если работник получает вычет не у работодателя, а через ИФНС, ему нужно подать 3-НДФЛ после окончания календарного года. К декларации прикладывают справку о доходах от налогового агента и документы, подтверждающие право на вычет.
• Для подачи по месту требования. Физлицо подает справку для подтверждения доходов. Обычно справка нужна в банке, чтобы получить кредит; в соцзащите, чтобы оформить пособие; в визовом центре, чтобы сделать визу.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Справка о доходах для сотрудника не имеет срока действия. Но в некоторых случаях важен период, за который работник получил доход. К примеру, для выдачи кредита в банке требуют справку о доходах за последние шесть месяцев — срок действия документа не превышает месяца с даты выдачи.

Еще один пример срочной справки — для налогового вычета в ИФНС. Физлицо может обратиться за перерасчетом налоговой базы и возвратом излишне уплаченного НДФЛ только в течение трех лет после года, в котором переплатили налог (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Получить справку для декларации 3-НДФЛ можно не только у налогового агента, но и через личный кабинет налогоплательщика. ЛК позволяет сформировать справку и сохранить ее в память компьютера. Такая же функция доступна и в личном кабинете на портале госуслуг.

Но справки о доходах можно сформировать только за прошлые периоды и только после 1 марта. То есть после того, как налоговый агент отчитается перед инспекцией (письмо ИФНС № 22 по г. Москве от 12.01.2021 № 07-15/00260).

Разберем порядок заполнения обоих типов справок о доходах: для сотрудника и для налоговой.

Для сотрудника

Налоговый агент делает для сотрудников справку по форме КНД 1175018. Порядок ее заполнения официально не утвержден. Заполняйте документ построчно, по фактическим показателям начислений и удержаний по конкретному сотруднику.

Для доходов с различными ставками заполняют разные справки. К примеру, если работник получал доходы по ставке 13 %, а затем поступления превысили 5 000 000 рублей и стали облагаться НДФЛ по ставке 15 %, сделайте две справки — одну с налогооблагаемой базой в 13 %, другую с базой в 15 %.

• Сведения о налоговом агенте. Заполните ОКТМО, ИНН и КПП работодателя, его название и телефон.
• Сведения о налогоплательщике. Напишите ФИО, ИНН и дату рождения физлица. Укажите статус налогоплательщика, его гражданство, код и реквизиты удостоверения личности.
• Виды полученных доходов по конкретной ставке. Перечислите помесячно суммы доходов, которые работник получил у работодателя в отчетном году, и укажите соответствующие коды. В отдельных колонках укажите налоговые вычеты с кодами.
• Виды предоставленных налоговых вычетов. Отдельно укажите суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов.
• Общую сумму дохода и налога за налоговый период. Укажите тут сумму дохода, налоговую базу, а по ней рассчитайте исчисленный, удержанный (излишне удержанный) и перечисленный в бюджет НДФЛ.
• Неудержанный налог. Отразите сумму дохода, с которого не смогли удержать НДФЛ, и сумму неудержанного налога.

Справку КНД 1175018 подписывает ответственный сотрудник налогового агента — руководитель, главбух или бухгалтер по зарплате (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ). Полномочия на подписание справок можно предусмотреть в локальном акте работодателя. А вот доверенность на подписание прилагать к справке не нужно.

Справку для ИФНС налоговые агенты сдают ежегодно — в составе расчета 6-НДФЛ за год. Работодатели делают справку на каждого сотрудника. В ней указывают все выплаты, вычеты и начисления, которые агент произвел в пользу налогоплательщика за налоговый период.

Чтобы не запутаться, заполняйте отчетность в Экстерне. В сервисе электронной налоговой отчетности можно заполнить, проверить и сдать расчет 6-НДФЛ. Нужно только ввести данные по сотруднику: программа автоматически заполнит все разделы отчета и проведет арифметический и логический контроли.

Шаг 1. Заполняем общую часть

Каждой справке присваивается уникальный порядковый номер в отчетном периоде. Если же корректируете или аннулируете сведения, поставьте в приложении номер первичной справки.

В поле «Номер корректировки» при сдаче приложения в первый раз укажите «00», при первой корректировке — «01», и далее по порядку. Если аннулируете сведения, поставьте «09».

Шаг 2. Заполняем раздел 1

Отражаем персональные данные получателя дохода:

• ИНН;
• ФИО — без сокращений, как в паспорте;
• статус налогоплательщика — для резидентов поставьте 1, для нерезидентов 2 (п. 5.4 Порядка заполнения);
• дата рождения;
• код удостоверения личности — для российского паспорта отмечаем 21 (Приложение № 5 к Порядку заполнения);
• реквизиты удостоверения личности — серия и номер паспорта, знак № ставить не надо.

Шаг 3. Заполняем приложение к справке о доходах и суммах налога

Для разных ставок НДФЛ нужно заполнять отдельное приложение. В приложении расписывают начисленные и фактически полученные доходы и вычеты по месяцам налогового периода. Учитываются доходы в денежной, натуральной форме. А вот материальную выгоду, полученную в 2021-2023 гг., не отражают: она не облагается подоходным налогом (п. 90 ст. 217 НК РФ).

Стандартные, социальные и имущественные вычеты не отражают в приложении к справке о доходах.

Дальше заполняем так:

• указываем номер справки из общей части;
• отражаем ставку налога и код бюджетной классификации, по которой агент платит НДФЛ в бюджет;
• пишем порядковый номер месяца;
• определяем код и сумму дохода;
• показываем код и сумму вычета.

Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.

Шаг 4. Заполняем раздел 3

Здесь показываем стандартные, социальные, имущественные вычеты. Отражаем:

• сумму вычета по каждому коду;
• реквизиты уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на вычет — его код, номер, дату выдачи и код налоговой инспекции.

Есть три кода для уведомлений из налоговой. Уведомление с кодом 1 подтверждает право на имущественный вычет, 2 — на социальный вычет. По коду 3 проводят уведомления об уменьшении НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.

Шаг 5. Заполняем раздел 2

Если платили НДФЛ по разным ставкам, заполните несколько разделов 2. Эту часть формируют на основании раздела 3 и приложения к справке о доходах и налогах.

В разделе 2 указываем:

• ставку налога, для которой заполняется раздел;
• КБК по подоходному налогу;
• общую сумму дохода по приложению к справке;
• налоговую базу: общую сумму доходов, уменьшенную на сумму вычетов из раздела 3 и приложения к справке;
• исчисленную, удержанную и перечисленную сумму подоходного налога;
• сумму фиксированных авансовых платежей: если налог с иностранца, который работает по патенту, уменьшили на уплаченные им авансы;
• сумму налога на прибыль, которую нужно зачесть: если платили дивиденды российскому резиденту и удержали сумму налога на прибыль;
• излишне удержанную сумму налога: если удержали из доходов физлица больше налога, чем нужно, и не возвратили эту сумму.

Шаг 6. Заполняем раздел 4

В этом разделе показываем сумму дохода, с которого не удержали подоходный налог и сумму неудержанного НДФЛ в налоговом периоде.

В НК РФ не предусмотрена ответственность за невыдачу справки о доходах и налогах по запросу сотрудника. Однако за это грозит административная ответственность (постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 04.09.2020 № 16-4426/2020). Штраф  по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

• на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

За отказ в предоставлении информации должностное лицо работодателя оштрафуют на 5 000–10 000 рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).

А вот непредставление справки в налоговую — это нарушение порядка сдачи расчета 6-НДФЛ, так как справка входит в его состав. Поэтому и штрафы платят по НК РФ. Если не сдать весь 6-НДФЛ, придется заплатить 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня просрочки и до дня фактической сдачи (п. 1, 2 ст. 126 НК РФ). А должностное лицо заплатит и административный штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Налоговики могут приостановить операции агента по расчетному счету, если расчет 6-НДФЛ не сдадут в течение 20 дней после установленного срока (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Когда 6-НДФЛ сдан, но без справок или не со всеми справками, речь идет о недостоверных сведениях в расчете. Взыскание составит 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Если вы сами нашли ошибку, подайте в ИФНС уточненный 6-НДФЛ. Сдача корректировки до того, как ИФНС выявит ошибку, поможет избежать штрафа (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны отчитываться перед налоговой службой и предоставлять сведения по запросу работников. Если к вам обратился получатель дохода, сделайте ему справку о доходах и суммах НДФЛ в течение трех рабочих дней. Воспользуйтесь Контур.Экстерном: в системе можно подготовить справку по той форме, которая действовала в период получения дохода. Искать правильный бланк, нормативный приказ и порядок заполнения не придется. Кроме того, Экстерн напомнит о сроках сдачи отчетности по НДФЛ в налоговую инспекцию.

Раздел 2 справки по форме 2-НДФЛ.

В этом разделе указываются данные о физическом лице, на которого представляется справка. Именно на него обратили внимание в комментируемом письме сотрудники контролирующего органа и дали следующие разъяснения:

• в поле «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность;
• в поле «Серия и номер» – реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика;
• при заполнении поля «Адрес места жительства в Российской Федерации» – полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Таким образом, разд. 2 «Данные о физическом лице – получателе дохода» справки по форме 2-НДФЛ должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.

Раздел 3 справки по форме 2-НДФЛ.

В разделе 3 справки приводятся сведения:

Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ фактически полученным доход в виде заработной платы считается на последнее число месяца, за который начислена заработная плата. Это значит, если зарплату за декабрь 2016 года работник получил в январе 2016 года, то ее сумму надо отразить в справке за 2016 год в составе доходов за декабрь.

Стандартные, имущественные и социальные вычеты в разд. 3 не отражаются. В нем указываются, например, профессиональные вычеты и суммы, не облагаемые НДФЛ по ст. 217 НК РФ.

Напротив тех сумм доходов, в отношении которых применены вычеты, отражаются код вычета и его сумма.

Порядок и сроки сдачи справки

В 2021-ом работодатели сдают справку в виде приложения к справке 6-НДФЛ. При этом не раз в квартал, а один раз в год. Соответственно, справка 6-НДФЛ и приложение о доходах физлица заполняются по итогам 2021-го и направляются в ИФНС, где ИП или юрлицо числится налогоплательщиком, до 01 марта 2022.

• работодатели, у которых число работников не превышает 10 человек, могут сдавать 6-НДФЛ и справку как в бумажном, так и электронном виде
• работодатели, у которых число работников больше 10 человек, сдают справки исключительно в электронном виде

Для юрлиц с несколькими обособленными подразделениями существуют отдельные правила:

• если и головное, и обособленные подразделения юрлица находятся в одном муниципальном образовании, работодатель отчитывается в ИФНС по месту учёта головного подразделения
• если головное подразделение юрлица находится в одном муниципалитете, а обособленные – в других, работодатель вправе выбрать одну ИФНС, в которую будет сдавать отчётность по всем обособленным подразделениям

Чтобы работодатель смог воспользоваться этим правом, ему нужно до 01.01.2022 уведомить все ИФНС, в которых подразделения состоят на учёте.

Изменить своё решение в течение года невозможно. Уведомить налоговиков придётся лишь в случае изменения числа обособленных подразделений или при наличии других обстоятельств, способных повлиять на порядок сдачи отчётности.

Наиболее распространенные коды доходов и вычетов, которые используются при заполнении справки по форме 2-НДФЛ.

И в заключение напомним, что данную справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами организации (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Когда нужно выдавать работнику справку

Справка 2-НДФЛ позволяет узнать о доходах и платёжеспособности физлица. Потому она часто требуется:

• для расчёта пенсии
• для получения налогового вычета по окончании года
• для передачи новому работодателю информации о стандартных вычетах (то есть при увольнении)
• для подтверждения платёжеспособности при выдаче кредита
• для подтверждения доходов при усыновлении детей
• для предоставления информации о доходах в суд
• для расчёта суммы выплат по алиментам
• для оформления визы и т.д.

Работодатель обязан предоставить справку по заявлению как трудоустроенного, так и уволившегося работника, а также иных лиц, получавших выплаты.

Форма справки за 2021-ый выглядит немного проще. В ней нет сведений о номере и признаке справки, а также уведомлений на вычеты. Но нужно указывать сведения о налоговом агенте.

По ст. 62 ТК РФ, если работник (в том числе бывший) обращается за справкой, работодатель обязан её выдать в течение 3-х рабочих дней. Она должна быть подписана руководителем.

При увольнении работника справка выдаётся в последний рабочий день.

Иным получателям дохода справка предоставляется в течение 30 рабочих дней.

Санкции за нарушения при сдаче справок

Непредоставление справки в составе 6-НДФЛ – основание привлечь работодателя к ответственности по ст. 126 НК РФ.

• Для юрлиц и ИП штраф за каждую не предоставленную вовремя справку составит 200 руб.
• На руководителя фирмы, главбуха или иное должностное лицо может быть наложен дополнительный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Также работодатели будут оштрафованы за предоставление справок с ошибками (неверная сумма дохода, ИНН, код и т.п.). Тогда юрлицам и ИП грозит штраф 500 руб. за каждую недостоверную справку. Однако санкций можно избежать, направив в ФНС справку с уточнениями до того, как ошибки будут обнаружены.

Пример заполнения 2-НДФЛ в 2021 году

В молодой фирме ООО «Ромашка» одну из руководящих должностей занимает Иванов Иван Иванович, который одновременно является ее учредителем. Его оклад — 20 тыс. рублей. Помимо этого, в декабре Иванов получил дивиденды в сумме 50 тыс. рублей.

У гражданина Иванова есть ребенок в возрасте 6 лет. Таким образом, он вправе получить стандартный налоговый вычет НДФЛ в размере 1,4 тыс. рублей ежемесячно. Годовой доход Иванова с учетом выплаченных дивидендов составил менее 350 тыс. рублей, поэтому вычет ему предоставляется на протяжении всего года.

Вся информация, необходимая для заполнения в отношении Иванова формы 2-НДФЛ, представлена в следующей таблице.

Таблица. Сведения о доходах и вычетах Иванова для заполнения 2-НДФЛ

Ниже представлено, как бухгалтер ООО «Ромашка» должен заполнить справку 2-НДФЛ на Иванова Ивана Ивановича (форма начала действовать в 2020 году).

2-НДФЛ лист 1

2-НДФЛ лист 2

Кто обязан сдавать справку

Справка необходима, чтобы представить в ФНС сведения о доходах сотрудников, а также удержанный с них НДФЛ. Юрлица и ИП обязаны составлять её на всех лиц, получавших от них зарплату или другие выплаты. Они выступают налоговыми агентами, обязанными удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ.

Сдавать справку не нужно:

• При выплате физлицам доходов, не облагаемых НДФЛ (например, если вы вручили работнику подарок на сумму до 4 000 руб., а другие выплаты отсутствовали).
• При выплате физлицам доходов, не являясь налоговым агентом (например, если вы оплачивали услуги юриста, являющегося ИП или самозанятым).
• Не требуется сдавать в ФНС нулевую справку (например, если вы не вели деятельность, не осуществляли выплаты сотрудникам либо выплачивали только суммы, не облагаемые НДФЛ).

Раздел 1 справки по форме 2-НДФЛ.

В этом разделе указываются данные об организации – налоговом агенте. Здесь необходимо учитывать один нюанс, а именно заполнение полей «ОКТМО» и «КПП»:

• если физическое лицо получало доходы от головного подразделения организации, отражаются код ОКТМО и КПП организации;
• если физическое лицо получало доходы от обособленного подразделения организации – код ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Скачать банк формы 2-НДФЛ и пример заполнения

При заполнении справки недопустимо:

• использовать цветные чернила (допускается лишь чёрный, синий и фиолетовый цвет)
• вносить правки корректором
• печатать с двух сторон листа
• скреплять листы
• проставлять отрицательные числа

Для удобства мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению справки. При этом рекомендуем заполнять её в следующей последовательности: общая часть, 1 раздел, приложение к справке, 3 раздел, 2 раздел, 4 раздел.

Укажите ИНН и КПП налогового агента. При этом лица, занимающиеся частной практикой, указывают только ИНН. В графе «номер справки» укажите её номер в отчётном периоде. В графе «номер корректировки» укажите:

• для 1-ой корректирующей справки – 01
• для 2-ой и других корректирующих справок – 02 и т.д.

Раздел 1. Данные о физическом лице-получателе дохода

Заполните сведения о налогоплательщике:

• ФИО
• дату рождения
• гражданство
• паспортные данные
• ИНН

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите общую сумму доходов, базу налогообложения, а также сумму исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ.

• общая сумма дохода – это сумма дохода в чистом виде (без учёта вычетов и удержаний)
• база налогообложения – показатель строки «общая сумма дохода» (за исключением вычетов)
• сумма фиксированных авансовых платежей заполняется только иностранными работниками на ПСН
• исчисленный НДФЛ рассчитывается как «налоговая база × ставку налога»
• удержанный НДФЛ – это сумма, которая удержана из доходов работника
• излишне удержанный НДФЛ – это излишне удержанная сумма, которую работодатель не вернул работнику или переплата по НДФЛ
• уплаченный НДФЛ – это сумма, которая уплачена в бюджет за год

Приложение заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите номер справки и налоговую ставку. В 2021-ом ставка равна:

• 13% – для резидентов
• 30% – для нерезидентов

Далее построчно укажите доходы сотрудника с кодами, а также вычеты, которые уменьшают налоговую базу.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Внесите данные о вычетах, указав код уведомления:

Не забывайте, что:

• каждый вычет заносится в отдельную строку
• суммы по одному коду вычета могут быть объединены
• одинаковые суммы вычетов с разными кодами заполняются в отдельных ячейках
• при нехватке строк заполняется несколько листов, при этом оформляется шапка документа и раздел вычетов

Заполняется, если налог не был удержан. Необходимо указать сумму дохода, с которого вы не смогли удержать налог, а также саму неудержанную сумму. Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельный раздел.

Форма справки

Новая форма справки ориентирована на работодателей, отчитывающихся на бумаге. По мнению налоговиков, она также позволит автоматизировать и ускорить процесс обработки данных.

В 2021-ом справка состоит из 2-х частей:

• непосредственно «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
• приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»

Сама справка содержит сведения о налоговом агенте и 4 раздела:

В Приложении к справке указываются номер справки, отчётный год, ставка налога и заполняются сведения по месяцам.

Если у работника есть доходы, облагаемые по ставкам, отличным от 13%, их нужно отображать в отдельных разделах. Сумму налога с таких доходов также следует указывать отдельно.

На каких физических лиц организация должна представить справки по форме 2-НДФЛ?

Сведения представляют налоговые агенты – российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учета. Кроме того, данные справки должны представлять российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших подобные договоры.

В самом начале справки по форме 2-НДФЛ есть поле «Признак», в котором необходимо поставить:

1) либо цифру 1 – если данная справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, которым организация выплачивала доходы, за исключение доходов:

• по договорам купли-продажи;
• по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями;

2) либо цифру 2 – если эта справка представляется согласно п. 5 ст. 230 НК РФ, то есть на тех физических лиц, с доходов которых организация не смогла удержать полностью или частично НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Раздел 4 справки по форме 2-НДФЛ.

В разделе 4 отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, предоставленные физическому лицу.

Указанные вычеты могут быть предоставлены только налоговым резидентам РФ в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов) (п. 3 ст. 210 НК РФ). Если человек получал доходы, облагаемые по другим ставкам, или не является резидентом, то в суммовых полях этой справки надо проставить нули.

Контрольные соотношения

Работодателям, нарушившим контрольные соотношения, ФНС пришлёт уведомление о выявленных несоответствиях и потребует устранить их в течение 5 дней или представить пояснения.

Объединение 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Правило о совместной отчётности действует с 2021 года (подп. «а» п. 19 ст. 2 ФЗ от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Теперь налоговые агенты вместо сдачи отдельной справки по форме 2-НДФЛ прикладывают её к расчёту 6-НДФЛ. В приложении нет сведений о налоговом агенте и отчётном периоде. В 3 разделе есть несколько полей для информации об уведомлениях со стороны налоговой. Поле «сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заменено 4 разделом.

Прогрессивная ставка НДФЛ

01.01.2021 введена прогрессивная ставка налога. Это означает, что:

• если годовой доход налогоплательщика не превысил 5 млн руб., он облагается по ставке 13%
• если годовой доход превысил указанную сумму, он облагается как 650 000 руб. + 15% с суммы превышения

В 2021-ом и 2022-ом работодатели должны учитывать каждую налоговую базу (например, отдельно зарплату и дивиденды). Если по каждой налоговой базе будут соблюдены допустимые лимиты, ставку в 15% применять не придётся.

Расчёт НДФЛ с процентов по вкладам

С 01.01.2021 действует правило: если проценты по вкладам превышают необлагаемый минимум (1 млн руб. × ставка ЦБ РФ на 01.01.2021), то они облагаются НДФЛ по ставке 13%. Налоговая база – превышение суммы дохода над необлагаемой суммой.

Новый перечень медицинских услуг

С 01.01.2021 действует новый перечень медицинских услуг, для которых возможно получение социального налогового вычета. Перечень утверждён постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 458. В него входят:

• услуги, связанные с медицинской эвакуацией и паллиативной помощью
• дорогостоящие услуги с использованием репродуктивных технологий
• услуги по ортопедическому лечению дефектов зубов и т.д.

Образец заполнения справки о доходах

Образец заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица:

Раздел 5 справки по форме 2-НДФЛ.

В разделе 5 необходимо отображать обобщенные показатели, а именно:

• общую сумму доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;
• общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;
• общую сумму налога, перечисленного в бюджет.

Сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке по форме 2-НДФЛ за этот же год в полях:

• «Сумма налога исчисленная»;
• «Сумма налога удержанная»;
• «Сумма налога перечисленная».

Если в течение года вы выплачивали одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить в ИФНС одну справку по форме 2-НДФЛ, заполнив в ней разд. 3 – 5 для каждой из ставок НДФЛ. При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль.