Какой срок выдачи справки о заработной плате

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

6. Справка о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1)).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Что делать до получения сведений

Бухгалтеру нужно рассчитать пособие сейчас, а не ждать когда Пенсионный фонд сможет сообщить о прошлогодних доходах работника. Задерживать выплату работнику нельзя, по каким данным ее посчитать? Обратимся к закону.

В случае отсутствия у застрахованного лица на день обращения за пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком справки (справок) о сумме заработка, необходимой для назначения указанных пособий, соответствующее пособие назначается на основании представленных застрахованным лицом и имеющихся у страхователя (территориального органа страховщика) сведений и документов. После представления застрахованным лицом указанной справки (справок) о сумме заработка производится перерасчет назначенного пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок) о сумме заработка (часть 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Логично предположить, что в случае непредставления работником справки пособия можно пересчитать по сведениям, полученным по запросу из территориального органа ПФР на основании письменного заявления работника.

Е. Ирхина, редактор-эксперт

* Заполняется по каждому страхователю отдельно.

** Заполняются страхователем.

*** Заполняется руководителем организации (обособленного подразделения), территориального органа страховщика.

**** Заполняется в случае, если сведения могут быть представлены позднее 10 рабочих дней со дня получения запроса.

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ, утвержденная постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, пришла на смену привычной всем нам РСВ-1. По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако успокаивать себя наличием «вагона времени» не стоит – в ряде случаев СЗВ-СТАЖ актуальна уже в 2017 году. К примеру, в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно (не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии). Это касается как работников по трудовому договору, так и подрядчиков. Тип отчета – «Назначение пенсии».

В случае ликвидации организации отчет нужно подать по всем работникам и подрядчикам с 1 января 2017 года по дату ликвидации (в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия).

Кроме того, сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) придется выдать на руки сотруднику, который увольняется «просто так», то есть без выхода не пенсию.

Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора с подрядчиком. Причем писать каких-то заявлений на выдачу сотруднику в данном случае не пристало – это обязанность работодателя.

Сдавать досрочный отчет в ПФР в таких случаях не требуется. Не требуется отчитываться в ПФР и тогда, когда сведения о стаже требует предоставить сам работник. Если действующий сотрудник потребует от работодателя копию СЗВ-СТАЖ, работодатель также будет обязан ему ее выдать (в течение пяти дней со дня поступления соответствующего запроса от работника).

Кроме того, в случае увольнения работника в 2017 году ему надлежит выдать и сведения по форме РСВ-1 – за все предыдущие периоды.

То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки не только СЗВ-СТАЖ за текущий год, но и выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы. По крайней мере, так спокойнее для работодателя. Вообще, стоит поинтересоваться у самого сотрудника, копии отчетов за какие отчетные периоды (годы) он желает получить.

И напоследок – пожелание: храните эти выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ на каждого сотрудника в электронном виде. Вдруг потеряет и обратится снова, а отказать вы не сможете не только в силу своей доброты, но и в соответствии с требованием законодательства.

Сергей Танкян, эксперт по трудовому праву

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки

Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24.07.2018 № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:

При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 02.04.2018 № 33-1207/2018

Где скачать бланк и образец заполнения справки о заработной плате для центра занятости

Какой срок выдачи справки о заработной плате

Какой срок выдачи справки о заработной плате

Относится ли к документам, которые обязан выдать работодатель, характеристика?

Строго говоря, не относится. По положениям ТК, работнику должны быть выданы те документы, которые могут ему понадобиться для реализации его прав (на труд, на обязательное страхование, на выплату компенсаций). Вместе с тем ст. 65 ТК дает исчерпывающий перечень документов, которые нужны при устройстве на работу, и в «основном пакете» характеристики с прежнего места работы нет.

Судьи при решении споров о выдаче бывшим работодателем характеристики указывают на единственную возможность заставить работодателя ее выдать: если характеристика нужна для конкурсной государственной должности. Одновременно с этим суды замечают, что никто не может обязать бывшего работодателя давать только положительную характеристику.

То есть, если бывшему работнику для нового трудоустройства понадобилась характеристика с прежнего места работы, договариваться с работодателем о ней нужно отдельно.

Справка для суда

В судебных спорах, если данные работодателя и работника о его заработке расходятся, единственным документом, который может подтвердить суду размер заработной платы является непосредственно трудовой договор (Определение 3-го КС от 07.09.2022 по делу № 88-16614/2022, 2-70/2021).

Дело житейское

Главное правило при контактах с сотрудниками – сохранять спокойствие и ясность рассудка. Поскольку иной раз понять со слов сотрудника, какую именно «бумажку» запросили у сотрудника там-то и там-то и с какой целью, весьма затруднительно. Совместными усилиями выясняем, являются ли его просьбы или требования правомерными. Если речь идет о выписке из трудовой книжки, копиях приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении (о нем мы поговорим подробнее), то здесь все в порядке (ст. 62 ТК РФ). То же самое – со справками о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Но «аппетиты» сотрудника или того, кому он собирается предоставить сведения о своей работе, могут этим не ограничиться. И здесь, ввиду «открытости» перечня документов, перечисленных в вышепоименованной статье 62 Трудового кодекса РФ, все не так однозначно. Так, подавляющее большинство судебных решений говорит о том, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права. То есть и локальные нормативные акты. Правда, последние можно предоставлять не целиком, а в виде заверенной выписки, касающейся только «заявителя» (например, «кусочек» штатного расписания).

Что касается надлежаще заверенной копии приказа (распоряжения) о приеме на работу и копии приказа (распоряжения) об увольнении, то обязанность по их выдаче установлена, соответственно статьями 69 и 84.1 Трудового кодекса РФ. Причем для этого достаточно устного требования сотрудника.

Но и это еще не все. Статья 89 Трудового кодекса РФ дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные (за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Читать также:  Тсж не выдает справку из за задолженности

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ№ 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

Инспектор службы кадров                    Левченко                     Т. С. Левченко

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Какие документы нельзя выдавать работнику

Работодатель обязан исполнять не только трудовое законодательство, но и Закон о защите персональных данных. Никакие документы, которые содержат персональные данные других работников выдавать нельзя.

Если кроме запроса от работника есть еще и запрос из суда, выдать нужно выписку о конкретном работнике из общего документа, в котором есть персданные других работников.

Как оформляется справка о среднемесячной заработной плате

Для оформления справки о среднем заработке за 3 или 6 месяцев образца 2022-2023 годов работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Сделать это он может как непосредственно при увольнении, так и в любое время после. Справка выдается в 3-дневный срок после получения письменного обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Справка о заработке за последние 2 года работы выдается работнику при увольнении, даже если сотрудник ее не запросил. По письменному соглашению с увольняемым сотрудником справка может быть выслана почтой или предоставлена в другой срок.

Вам также может быть полезна информация, связанная с увольнением сотрудника, ознакомиться с которой можно в статье «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении».

Как выдавать копии документов

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

При выдаче копий документов обязательно нужно взять с работника расписку о получении запрошенных копий документов. Это избавит вас от возможных претензий со стороны работника и многочисленных повторных запросов.

Справки докажут

Подсказать сумму прежнего заработка может сам сотрудник, подтвердив достоверность данных справками от каждого бывшего работодателя. В пункте 2 части 1 статьи 4.3 Закона № 255-ФЗ закреплено право застрахованного беспрепятственно получать от страхователя справку о сумме заработка, а также информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в Фонд социального страхования Российской Федерации.

К числу обязанностей страхователя, в свою очередь, причислена выдача бывшему работнику по его письменному заявлению справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году обращения за справкой, и текущий календарный год. Бывший работодатель обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В законе сказано, что форма справки и порядок ее заполнения должны быть установлены Минздравсоцразвития (п. 3 часть 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). На день сдачи номера в печать формы находились на регистрации в Минюсте России, а выдавать справки по запросу работника закон обязывает уже с 1 января 2011 года.

Справка на визу

Такие справки работники запрашивают довольно часто. Справка о заработке для получения визы составляется в произвольной форме. В общем случае, в ней должно быть указано место работы, дата начала работы, должность работника, его средняя заработная плата. Справка выдается на фирменном бланке организации с печатью и подписью директора или главбуха.

Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения

Минтруд напомнил: ст. 84.1 ТК РФ предусмотрено, что в случае отсутствия работника в день прекращения трудового договора либо его отказа от получения трудовой книжки работодатель обязан отправить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее получение по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Минтруд выразил мнение, что данное уведомление работодатель может отправить не только по почте с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, но и любым другим способом, позволяющим доказать факт его отправки.

После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить трудовую книжку по адресу, указанному работником.

Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.

Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.

ПИСЬМО Минтруда от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347

В каком случае может быть выдан на руки оригинал трудовой книжки?

Только если документ необходимо предоставить в органы социального страхования (обеспечения). Например, в Пенсионный фонд для назначения пенсии.

Трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника, в течение 3 рабочих дней (как и прочие документы по ст. 62 ТК РФ). Работник должен своей рукой сделать запись на своем заявлении «Трудовую книжку получил», указать дату, расписаться и расшифровать подпись.

Данный регламент позволит обосновать отсутствие оригинала книжки в случае проверки (например, трудовой инспекцией).

О том, какие документы потребуются при оформлении пенсии, читайте в материале «Какие документы нужны для оформления пенсии в 2016 году?».

Справка о заработной плате по форме 182н

Эта справка выдается работнику для того, чтобы на новом месте работы он мог получать социальные пособия. Сведения в ней приводятся за два года, предшествующие увольнению.

В отличие от двух предыдущих видов справок для данной есть нормативно увержденная форма, которая содержится в приказе Министерства труда и соцзащиты от 30.04.2013 № 182н. До 2023 года она применяется в редакции приказа Минтруда от 09.01.2017 № 1н (действует с 06.02.2017).

Важно! С 2023 года справка 182н отменена! Подробнее см. здесь.

А это образец заполнения справки:

Какой срок выдачи справки о заработной плате

О нюансах заполнения справки по форме 182н рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в готовое решение.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

*  Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

За какой период предоставлять

В письме представители ПФР высказали мнение о том, что «за страхователем закреплена обязанность по выдаче застрахованному лицу выписок из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащих информацию только по данному работнику, представленных страхователем в органы ПФР (СЗВ-М — за отчетный месяц; СЗВ-СТАЖ — за отчетный (в том числе за текущий) год)».

Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

Письмо ГУ — ОПФР по г.? Москве и МО от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»

Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).

Читать также:  Справка о регистрации форма 9 где заказать

Такая выписка выдается на руки. Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал. Рекомендуем направить работнику уведомление, чтобы он явился за этим документом или согласился на отправку его почтой. А чтобы не подготавливать несколько уведомлений, полагаем, что можно включить эту информацию в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой. Таким образом, вы сможете доказать, что использовали все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из форм персонифицированных сведений увольняемому работнику.

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие документы нужно выдать при увольнении

Отметим, что перечень обязательных к выдаче документов одинаков для всех сотрудников. Он ничем не различается, если сотрудник увольняется по собственному желанию или если он попал под сокращение.

Трудовая книжка. В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника в компанию на определенную должность, если были – записи о перемещениях в компании на разных должностях. И в конце – запись об увольнении с обязательным обоснованием причины увольнения (указывается статья Трудового кодекса РФ). Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании. Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или же отправить ее по почте (предварительно получив на это согласие работника).

Всем уволенным в 2017 году в день увольнения также на руки выдается выписка из СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Штраф за невыдачу – 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению (по форме 182н). Эту справку увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха. Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме 182н по почте.

Обратите внимание: Минтруд России приказом от 09.01.2017 № 1н внес в форму справки о сумме заработной платы, утвержденную приказом от 30.04.2013 № 182н, определенные изменения. Это связано с тем, что с 1 января 2017 года страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (на ВНиМ) устанавливает Налоговый кодекс РФ, а не Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Теперь нужно по-новому указывать в справке данные:

В подлинности начисленных сумм можно убедиться, сверив их с данными справки о доходах по форме 2-НДФЛ.

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М. Каждому персонально делается отдельный лист только со сведениями о нем. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка.

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

В каком виде должно поступить обращение от сотрудника или подрядчика, в законодательстве не оговорено. По всей видимости, достаточно устной просьбы. Но чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, логично попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее форму СЗВ-М только на одного работника – уволенного.

Число отчетов по форме СЗВ-М должно равняться количеству месяцев, которые работник трудился у вас на фирме или у индивидуального предпринимателя. Например, если гражданин работал шесть месяцев, ему нужно выдать шесть форм СЗВ-М только на него одного.

Если программы у вас нет, то придется самостоятельно сформировать форму СЗВ-М на уволенного исходя из числа месяцев его работы. То есть заново составить отчеты на конкретного человека. Штрафа за невыдачу законодательством не установлено. Максимум уволенный работник может подать иск в суд о компенсации морального вреда из-за того, что не получил документы на руки (ст. 151 ГК РФ). На практике это, конечно, редкость. Но лучше данной обязанностью не пренебрегать.

Справка о среднем заработке за последние три месяца. Нужна работнику для регистрации на бирже труда. Выдается в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

На практике многие работодатели выдают справки 2-НДФЛ, даже если сотрудники не написали заявление. Поскольку обычно граждане о необходимости писать заявление не знают. А этот документ им может понадобиться для своих целей. Например, чтобы получить кредит, взять ипотеку, воспользоваться вычетом и пр. Поэтому выдайте документ, даже если заявления от сотрудника не поступало.

Медицинская книжка. Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Раздел 3 единого расчета по взносам. Когда будете заполнять, укажите код периода, в котором увольняется сотрудник.

Выписка из СЗВ-СТАЖ. Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы. Об этом документе стоит поговорить подробнее.

Когда нужна справка о среднем заработке

Справок о среднем заработке существует несколько. Форма справки и порядок ее заполнения зависят от целей, для которых она требуется работнику, например:

Расскажем о каждом виде справок подробнее.

Справка о заработной плате за 6 месяцев для субсидии

Как правило, госорганы, потребовавшие документ, сами определяют объем необходимой им информации и форму бланка.

Порядок выдачи документов

Заверяем – копии, заручаемся – подтверждением сотрудника, что он эти копии получил. В общем, поговорим о порядке выдачи запрошенных документов. Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые необходимы работнику, и, возможно, количество экземпляров.

Копии должны быть надлежащим образом заверены. Давайте разберемся, что понимается под надлежащим заверением документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, определяет копию документа как «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Придает же этому документу эту самую волшебную юридическую силу печать организации и подпись руководителя или уполномоченного должностного лица (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Кроме данной записи надо сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации. Этого требует п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (да-да, до сих пор действует).

Нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1000 до 3000 рублей.

Многостраничный документ, учитывая наши бюрократические реалии, лучше все же заверять постранично.

Если же работник запросил документ, в котором помимо данных о нем самом содержатся еще и сведения о других (штатное расписание, график сменности и т. д.), то в этом случае, не стоит копировать документ целиком – ограничимся выпиской. Дабы не возникло почвы для разглашения конфиденциальной информации. Например, в выписке из «штатки» отразим только сведения о должности и соответствующих выплатах для конкретного работника.

Получив нужный документ, хорошо воспитанный работник скажет вам «спасибо». Но устную благодарность, как говорят в народе, на хлеб не намажешь. Нам важно получить от работника (не вознаграждение, нет, ст. 62 ТК РФ и письмо Роструда РФ от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1 обязывают нас оказывать такие услуги на безвозмездной основе)  подтверждение того, что запрошенные документы им получены.

Таковым может являться либо отдельная расписка, составленная в произвольной форме, либо отдельная запись на заявлении о том, что документы получены такого-то числа, либо подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой.
Если работник не явился за документами по истечении срока их выдачи, работодателю лучше составить акт об этом, чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи копий.

Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.10.2015 № 33-18051/2015 – яркий пример того, чем может обернуться для работодателя несвоевременная выдача трудовой книжки.

Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.

В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.

Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.10.2015 № 33-18051/2015

Справка 2-НДФЛ от ИП

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц, поскольку ИП при выплате вознаграждения физическому лицу тоже удерживает из него налог и перечисляет его в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.

Читать также:  Медицинская справка для замены водительского удостоверения сао

См. также статью «Надо ли и когда платить НДФЛ с аванса?».

Сам себе ИП обычно справку о доходах по утвержденной форме не предоставляет. Такая возможность в налоговом законодательстве нигде не упомянута. В то же время заполнение такой формы и самоличное ее подписание не будет нарушением.

Особенности справки 2-НДФЛ для ИП рассмотрены в этой статье.

Но во многих ситуациях предпринимателю бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы предпринимателя (это не подходит для ИП, работающих на патенте), выписки из книги учета доходов и расходов, из кассовой книги либо копий подтверждающих получение дохода первичных документов.

Где потребуется справка о заработной плате за 3 месяца

Справка о среднем заработке образца 2022-2023 годов для службы занятости на федеральном уровне не утверждена, однако есть форма, рекомендованная Минтрудом РФ. Она приведена в письме ведомства от 10.01.2019 № 16-5/В-5. В этом же письме Минтруд предупредил, что если справка составлена работодателем в произвольной форме и содержит сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице, основания для отказа в ее принятии отсутствуют.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте, правильно ли вы заполнили справку о среднем заработке для определения пособия по безработице. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

В справке для центра занятости расчет среднего заработка производится по правилам, приведенным в постановлении Правительства «Об утверждении Правил исчисления среднего заработка по последнему месту работы (службы)» от 14.09.2021 № 1552.

Эту справку, как и любые другие документы, относящиеся к работе, работодатель обязан выдать в 3-дневный срок после получения письменного обращения сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М

Обязанность выдачи сведений о стаже указана в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ: «В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения о страховом стаже».

Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Федеральный Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019)П. 4 ст. 11

Куда требуется справка о заработной плате за 6 месяцев

Обычно документы, подтверждающие размер зарплаты за указанный период, требуют банковские учреждения для оформления кредитов.

Важно! В справке должно быть указано наименование и контактные данные организации, срок работы сотрудника в занимаемой должности (с ее указанием) на данном предприятии, а также помесячно разбитый размер начисленной заработной платы.

Такая же справка может потребоваться и для представления в отделение соцзащиты при оформлении субсидии на оплату коммунальных платежей.

Строгой формы для такой справки нет. Обычно банки и соцорганы предлагают для заполнения свою форму.

Порядок представления сведений

Для территориальных органов Пенсионного фонда Приложением № 5 к проекту приказа Минздравсоцразвития России от 13 декабря 2010 г. установлен порядок представления сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица.

Этот документ обязывает территориальный орган Пенсионного фонда представить вам требуемые сведения в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения (регистрации) вашего запроса. Но будьте внимательны, из этого правила есть исключение.

Так, если запрос получен территориальным органом Пенсионного фонда в I квартале текущего года и в нем запрашиваются сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица за предшествующий календарный год, сведения представляются страхователю (территориальному органу страховщика), направившему в территориальный орган Пенсионного фонда запрос, в срок не позднее 1 апреля текущего календарного года.

Возможно, в этом году многим до апреля рассчитывать на ответ не приходится.

Тем не менее посылать запрос вам все равно нужно в установленный законодательством срок – не позднее двух рабочих дней со дня получения (регистрации) заявления от работника. После его получения (регистрации) территориальный орган Пенсионного фонда обязан в течение 10 дней уведомить вас в случае невозможности представить запрашиваемые вами сведения вовремя. Кроме того, в эти же 10 дней он обязан указать сроки представления запрашиваемых сведений.

Сведения формируются на основании данных индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Форма должна быть заполнена черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием компьютера (пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Территориальный орган Пенсионного фонда удостоверяет сведения своей круглой печатью в нижнем левом углу бумаги. При этом подпись уполномоченного сотрудника печатью закрываться не должна.

____________Обществу с ограниченной ответственностью “МЕГАМОЗГ”___________

(полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица либо территориального органа страховщика, назначающего и выплачивающего пособие)

Дата _11.03.2011 г._ № __467876__

В соответствии с запросом о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица от ___02.03___20 11 г. №__1___

_________Управление № 1 ГУ ПФР № 10 по ЦАО г. Москвы____________________

(наименование территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации)

представляет сведения о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, начисленных застрахованному лицу ________________________________Лютиковой Тамаре Георгиевне____________________________

(Ф.И.О. застрахованного лица)

СНИЛС ________082-123-456 78_______  страхователем ___Обществом с ограниченной ответственностью «МИКРОМИР»___

(полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица)

__118 329_(руб.)_42_(коп.) __Сто восемнадцать тысяч триста двадцать девять_________________________________________(руб.)__42___(коп.)

(в случае отсутствия сведений указать – «сведения отсутствуют»)

Возможный срок представления сведений ** «____» ____________ 20 г.

_197 951_(руб.)_00_(коп.) _Сто девяносто семь тысяч девятьсот пятьдесят один__________________________________(руб.)__00_(коп.)

Возможный срок представления сведений *** «____» ____________ 20 г.

Возможный срок представления сведений**** «____» ____________ 20 г.

Руководитель территориального органа

Начальник отдела социальных выплат_Бурова А. И. ________Бурова___________

(должность) (Ф.И.О.) (подпись)

Главный бухгалтер ________Плюшкин Ф. Е._____ ___________Плюшкин___________

Получить сформированные сведения вы можете также двумя способами – либо по почте, либо в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью.

Спросим и проверим

К сожалению, не всегда человек может взять справку с прежнего места работы из-за ликвидации фирмы, утраты архива, недобросовестности бывшего руководства или по другим причинам. В этом случае вам следует по заявлению работника направить запрос в территориальный орган Пенсионного фонда России о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях работника в прежней компании (компаниях) на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Форма заявления работника, форма и порядок направления запроса, а также форма, порядок и сроки представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда устанавливает Минздравсоцразвития (часть 7.2 статьи 13 Закона № 255-ФЗ).

Общество с ограниченной ответственностью

(полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица либо наименование территориального органа страховщика, назначающего и выплачивающего пособие)

от застрахованного лица

__________Лютиковой Тамары Георгиевны____

(фамилия, имя, отчество полностью)

Паспортные данные: Серия_45 07_номер_998877____кем и когда выдан __ОВД «Октябрьского района» __17.01.2006_г.____

Дата рождения__29. 02. 1982_г.__________

Адрес места жительства: _____г. Москва, ул. Московская, д 25, кв. 46_______

Контактный телефон: ___(495) 5524873________

застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях *

В связи с невозможностью получить справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для начисления и выплаты мне пособия____________по временной нетрудоспособности_________________ (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком)

от ______Общества с ограниченной ответственностью «МИКРОМИР»___

за период работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя, в течение которой я подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством,
с _12.06_ 2009 г. по __31.12__2010 г. в связи с прекращением деятельности страхователем/ по иным причинам

(указать иные причины)

прошу в соответствии с частью 72 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании наслучай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» направить запрос в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, из которых должно быть исчислено пособие.

Подтверждаю свое согласие на обработку и использование территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации моих персональных данных о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях для подготовки им сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях и представления их  __Обществу с ограниченной ответственностью “МЕГАМОЗГ”__

дата __01.03._20 11 г. подпись застрахованного лица ___Лютикова___

Запрос в Пенсионный фонд вы можете подать также для того, чтобы проверить достоверность данных, указанных в справке, которую сотрудник принес с прежнего места работы. В пункте 4 части 1 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ закреплено право страхователя осуществлять проверку сведений о фирме (фирмах), выдавшей (выдавших) работнику справку (справки) о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, путем направления запроса в территориальный орган страховщика по форме и в порядке, которые устанавливаются Минздравсоцразвития. Самой формы и порядка представления такого запроса нет еще и в проекте. В связи с этим, если есть необходимость проверить представленные работником сведения, вы можете подать запрос по форме Приложения № 2 из проекта приказа Минздравсоцразвития России от 13 декабря 2010 г., изменив ссылку на закон – часть 7.2 статьи 13 следует заменить на пункт 4 части 1 статьи 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Все остальные вышеперечисленные формы на день сдачи номера в печать находились на регистрации в Минюсте России. Теоретически до момента их утверждения можно использовать произвольную форму, но делать так мы настоятельно не рекомендуем. Утверждение Минюстом разработанных Минздравсоцразвития форм – вопрос времени, а применять их придется на основании приказа с 1 января 2011 года. Начнем с порядка направления запроса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *