При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.
Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.
При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.
Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.
Трудовая книжка с записью об увольнении
Зачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсии
Нюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.
Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму СТД-Р, в которой укажет периоды трудоустройства у него
Как исправить запись в трудовой
Справка по форме 182н
Зачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие
Нюансы: с 2023 года ПФР объединится с Фондом социального страхования, и данные о заработке для расчета пособий ведомства будут находить самостоятельно. Поэтому необходимость в форме 182н отпадет
Больничные после увольнения
Некоторые формы отчетности
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, Расчета по страховым взносам.
Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в пенсионный фонд и налоговую
Нюансы: формы выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2022, СЗВ-М выдают за сентябрь, СЗВ-СТАЖ — за период с января 2022 до даты увольнения, РСВ — за третий квартал 2022. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение 3 дней с даты запроса
Налоги и взносы для сотрудника
Справка о доходах и налогах физлица
Бывшая справка 2-НДФЛ.
Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визы
Нюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС
Как защитить свои права на работе
Рассказываем в потоке «Памятка работнику»: какие права есть у сотрудников и как действовать, если работодатель их нарушает
Для тех, кто готов:
1. Как уволиться в отпуске.
2. Как уволиться правильно.
3. Как уволиться без отработки.
Сообщество
Подборка наиболее важных документов по запросу Справки работнику при увольнении 2020 (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 10.02.2022 N 88-3362/2022 по делу N 2-970/2021Категория спора: Защита прав и интересов работника. Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О взыскании ущерба; 4) Об аннулировании записи в трудовой книжке; 5) О восстановлении на работе; 6) О признании незаконным увольнения по собственному желанию. Обстоятельства: Истец утверждает, что написал заявление об увольнении по собственному желанию под давлением со стороны руководства, незаконными действиями работодателя (ответчика) истцу причинен моральный и материальный ущерб, что выразилось в лишении его средств к существованию. Решение: Дело направлено на новое апелляционное рассмотрение. Доводы кассационной жалобы представителя ответчика о том, что, принимая в качестве дополнительных доказательств справку о среднем дневном заработке истца за год, предшествующий увольнению, справки по форме 2-НДФЛ за 2020 и 2021 год, суд апелляционной инстанции нарушил положения части 1 статьи 327.1 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, ввиду того, что данные документы судом первой инстанции не истребовались, при этом могли быть представлены в любое время по запросу суда, определение с мотивами, позволяющими принять такие документы с указанием причин невозможности предоставления таких доказательств в суд первой инстанции, не выносилось и сторонам не озвучивалось, не свидетельствуют о незаконности постановленных судебных актов.
Постановление Правительства РФ от 11.12.2014 N 1351(ред. от 24.03.2023)»О порядке компенсации расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, лицам, являющимся получателями страховых пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению, и членам их семей»(вместе с «Правилами компенсации расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, лицам, являющимся получателями страховых пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению, и членам их семей»)В качестве документа, подтверждающего прекращение трудовой деятельности, предъявляется трудовая книжка (выписка из приказа об увольнении с последнего места работы, справка, выдаваемая работодателем по последнему месту работы) и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Расставаясь с сотрудником, работодатель выдает ему при увольнении определенные документы независимо от причины прекращения сотрудничества. Некоторые из них компания обязана выдать без напоминания работника, другие дают по его письменному запросу. Полный список того, что нужно выдавать, открыт и ограничен только критерием непосредственной связи с трудовой деятельностью уволенного. И вот, о каких должна идти речь документах при увольнении в 2020-2021 году.
Что работодатель обязан выдать
Согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку либо сведения о его трудовой деятельности у нанимателя. Кроме того, другие документы при увольнении сотрудника, связанные с работой, предоставляют только по его требованию в тот же срок.
Таким образом, в ТК РФ не закреплено безусловное обязательство работодателя выдать увольняемому документы по его трудовой деятельности без официального запроса. Однако другими законодательными актами установлена обязанность нанимателя в обязательном порядке выдать в день увольнения (п. п. 2 – 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ):
Также к числу обязательных документов отнесена справка о сумме зарплаты по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему. Она необходима для начисления больничного у следующего работодателя сотрудника.
Какие документы выдать по требованию работника
Помимо указанных выше выписок и справок, в последний рабочий день по письменному запросу сотрудника ему должны быть выданы следующие документы при увольнении (по собственному желанию, инициативе работодателя или иным основаниям):
В последнем случае это могут быть:
Общий список документов при увольнении сотрудника открыт и может быть расширен. При условии, что:
Законодательно до сих пор не урегулирован вопрос об обязанности работодателя предоставлять копии локальных актов, связанных с оплатой труда, трудовой дисциплиной, учетом рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка, колл. договор, положение о структурных подразделениях, коммерческой тайне, оплате труда). Судебная практика по данному вопросу так же неоднозначна.
Часть судей предполагают, что работодатели должны только знакомить сотрудников с этими актами (при этом их нормы распространяются на всех работников компании) и не обязаны давать выписки из них (апелляционные определения Санкт-Петербургского горсуда от 04.02.2020 № 33-87/2020 по делу № 2-7632/2019, Московского горсуда от 06.06.2016 по делу № 33-19109/2016).
Вместе с тем, есть судебные решения, где указано на необходимость выдачи таких копий работнику (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Компании придется отдельно рассматривать каждый конкретный случай обращения и принимать решение о выдаче таких документов при увольнении самостоятельно. Однако если в подобных копиях нет персональных данных других сотрудников, их можно выдать.
В заявлении работника должны быть четко указаны требуемые ему наименования документов. При наличии обобщенной формулировки вроде «документы, связанные с моей работой» выдачу документов при увольнении не производят. Следует попросить переписать заявление с конкретизацией требуемой информации.
Обязанность выдать указанный выше перечень документов сохраняется и после того, как сотрудник уже уволен. Но в этом случае передать их нужно в течение 3-х рабочих дней с момента письменного обращения бывшего работника (ст. 62 ТК РФ).
При расторжении трудового договора и увольнении сотрудника, работодатель обязан выдать ему пакет документов. Разберёмся, какие документы обязан получить сотрудник.
Обязательные документы для выдачи
Порядок увольнения сотрудников описан в ст. 84.1 ТК РФ. Прекращение трудовой деятельности в компании происходит в последний рабочий день сотрудника. В этот день он должен получить все основные документы.
Увольнение происходит на основе приказа работодателя, который должен подписать сотрудник. По требованию сотрудника, он может получить заверенную копию этого приказа.
В день прекращения действия трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.
Если в день расторжения договора сотрудник не может получить трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимость забрать документ. Сотрудник также может дать согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Личная медицинская книжка
Личная медицинская книжка — документ, который подтверждает допустимое состояние здоровья сотрудника. Она используется работниками ограниченного списка профессий, например, сотрудников общепита или образовательных учреждений.
Работодатель не делает никаких пометок и записей в личной медицинской книжке сотрудника. Он должен выдать документ на руки в день прекращения действия трудового договора.
Расчётный лист
Расчёт сотрудник получает в соответствии со ст. 140 ТК РФ. То есть работодатель выдаёт все причитающиеся деньги сотруднику в день его увольнения.
Вместе с расчётом, сотрудник должен получить расчётный лист, порядок выдачи которого описан в ст. 136 ТК РФ. Расчётный лист должен содержать следующую информацию:
Расчётный лист может быть как выдан в бумажном виде, так и отправлен на электронную почту бывшего сотрудника.
Справка о сумме заработка
Согласно ст. 4.1 федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ, справка № 182н выдаётся в день увольнения сотрудника. Она содержит в себе данные о сумме заработка, дополнительных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
Такая справка может пригодится сотруднику на новом месте работы. Новый работодатель воспользуется данными из справки для расчёта больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком.
Расчёт по страховым взносам
Сотруднику в день увольнения работодатель должен передать копию документа, включающего три раздела отчёта «Расчёт по страховым взносам». Основной информацией документа — выплаты сотруднику и начисленные страховые взносы.
Помимо информации о страховых взносах, документ должен содержать основные данные сотрудника: ФИО, гражданство, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дату рождения и признак застрахованного лица.
Выписка СЗВ-СТАЖ
Работодатель предоставляет сведения о страховом стаже сотрудника в ПФР после его увольнения. Копию отчёта СЗВ-СТАЖ работодатель предоставляет бывшему сотруднику в день его увольнения в пакете основных документов.
Важно: графа 14 должна быть заполнена только в случае, если сотрудник уволен 31 декабря. 4 и 5 разделы формы заполняются работодателем, только если сотрудник уходит на пенсию.
Выписка СЗВ-М
СЗВ-М — отчёт, который сдаётся в ПФР. Он содержит в себе сведения о застрахованных лицах.
При увольнении сотрудника работодатель должен подготовить выписку из отчёта. В ней должна содержаться информация только о данном сотруднике. Работодатель выдаёт отчёт за последний рабочий месяц.
Выписка ДСВ-3
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы за сотрудника, то в момент его увольнения он должен предоставить ему справку ДСВ-3. В выписке рекомендуется указывать весь период начисления дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии.
Дополнительные документы
Дополнительные документы, не входящие в список обязательных, должны выдаваться сотруднику по его заявлению.
Справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ включает в себя сведения о доходах и удержанном НДФЛ с начала года до дня увольнения.
Справку выдаёт работодатель, которому было направлено соответствующее заявление до или во время увольнения.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке необходима для центра занятости. На основе данного документа сотрудники биржи труда определяют размер пособия по безработице.
Сотрудник должен подать заявление на получение такой справки, после чего работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.
Форма СПВ-2
Копия справки СПВ-2 нужна тем сотрудникам, которые выходят на пенсию. Документ содержит сведения о страховом стаже сотрудника и должен быть направлен в ПФР.
Кадровые приказы
Сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, о приёме, увольнении или переводе. На документах должна быть подпись и печать, чтобы они обладали юридической силой.
Штрафы
За нарушение правил выдачи документов в день увольнения инспекция труда может назначить штрафы для работодателя:
Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.
В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили.
А справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать.
В 2023 году, если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
Но есть и другие нюансы, которые нужно знать кадровикам. Мы о них рассказываем на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Приходите — научим.
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
Другие документы, среди которых «Справка о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают«Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р». Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК).
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис! курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.
Посмотреть программу обучения
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формыЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»
Отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» заменил ранее действующую СЗВ-М.
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменнозапросить другие документы, связанные в работой.
Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК).
Пунктом 3 статьи 230 НК установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника.
Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
Справка о среднем заработке для службы занятости
Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую.
❗️Сдать — и не сойти с ума. Все, что вы хотели знать про отчетность
Если предприниматель, не важно по какой причине, — забыл, не успел — не отчитался вовремя, то ему грозит штраф и даже блокировка счета. Про отчетность ИП с работниками, изменения в порядке оплаты взносов и налогов в связи с введением ЕНС, а также многое другое узнаете из этого поста.
Мы нашли вам идеальных бухгалтеров — выбирайте
Каждый день на сайте и в Телеграм-канале Бухантер соискатели размещают свои резюме. Чтобы вы не упустили идеального кандидата, мы сделали для вас подборку за день. Нажимайте на ссылку понравившегося резюме, изучайте опыт работы и приглашайте на интервью!
Документы, которые выдают по заявлению сотрудника
Справка о среднем заработке
Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.
Копия формы СПВ-2
В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.
Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.
Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.
Подтверждение выдачи документов при увольнении
Получение трудовой книжки подтверждается подписью работника в специальной книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Выдачу СТД-Р также следует подтвердить подписью работника. Соответствующую отметку можно сделать на копии сведений или в отдельном документе (описи, расписке и т.п.), который будет храниться в личном деле. Также можно вести журнал выдачи СТД-Р, в котором работник своей подписью заверит получение данных сведений.
Аналогичным образом рекомендуем фиксировать и выдачу увольняемому работнику всех остальных документов.
Если в компании введен кадровый электронный документооборот (КЭДО), то факт отправки будет фиксироваться в той информационной системе, через которую происходит обмен документами.
Если работник не смог получить справки в день увольнения
Если человек в день прекращения трудового договора отсутствовал на рабочем месте или отказался забрать трудовую книжку, то нужно направить ему письменное уведомление. В нем надо сообщить о необходимости явиться за трудовой либо дать согласие на ее почтовую пересылку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Уведомление следует направить по почте в день увольнения. Нужно выбрать отправление с описью вложения. При этом письмо следует направить по всем известным адресам уволенного.
Выдать трудовую книжку на руки нужно будет в течение трех рабочих дней со дня письменного обращения бывшего работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, письмо Минтруда от 10.04.14 № 14-2/ООГ-1347). Факт выдачи фиксируется в книге (журнале) учета движения трудовых книжек и заверяется его подписью.
Если от уволенного поступит письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее нужно будет переслать ценным письмом с описью вложения по указанному в согласии адресу. Подтверждать выдачу трудовой в этом случае будут документы о пересылке (чек, опись, распечатка с сайта о движении отправления), которые нужно сохранить.
Внимание!
Трудовые книжки нельзя пересылать за границу (ст. 3 Закона СССР от 24.06.91 № 2261-1). Поэтому, если уволенный работник указал в согласии адрес за пределами РФ, то в пересылке следует отказать (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210).
Несколько проще обстоит дело с сотрудниками, которые перешли на электронную трудовую книжку, но в день увольнения не получили СТД-Р. В этом случае можно сразу направить невостребованный документ по почте, не запрашивая на это согласие. Для пересылки нужно использовать заказное письмо с уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Документы об отправке такого письма лучше сохранить.
В отношении остальных документов, которые нужно выдать при увольнении, специального алгоритма действий на случай отсутствия сотрудника не установлено. Полагаем, что можно действовать по аналогии с трудовой книжкой — письменно уведомить уволенного о необходимости явиться для получения документов либо согласовать их почтовую пересылку. Заметим, что в случае согласия работника документы нужно отправить в том числе за границу, причем, за счет работодателя (см. « Роструд ответил, должен ли работодатель по просьбе работника переслать кадровые документы за границу»).
Копия приказа об увольнении
Как уже говорилось, работник может потребовать выдать ему приказ об увольнении. Если такое заявление поступило, нужно подготовить и передать увольняемому заверенную копию приказа (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). В Роструде пояснили, что сделать это надо в день увольнения.
В день увольнения сотруднику выдаются заверенные выписки из «пенсионной» отчетности. Сегодня это подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» и Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» из единой формы ЕФС-1. Также в выписку включается «шапка» из раздела 1, содержащая информацию о работнике.
Важно
Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то в состав выписки входит еще и титульный лист ЕФС-1. Дело в том, что в трудовой не фиксируется регистрационный номер страхователя, а закон требует предоставить эту информацию при увольнении (п. 12 и подп. 4 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Вместо этого в дополнение к выписке из ЕФС-1 можно выдать СТД-Р.
Обратите внимание: выдать следует именно выписки, а не формы в целом. Это связано с тем, что сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона № 27-ФЗ). Поэтому работник должен получить только свои сведения. Также см. « ЕФС‑1 вместо СЗВ‑ТД при увольнении».
Если трудовая книжка велась на бумажном носителе, то ее нужно выдать на руки в последний день работы. Это правило актуально и в том случае, если сотрудник взял отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного Суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Записи об увольнении вносятся по определенным правилам — см. « Заполнение трудовой книжки в 2023 году: правила и образец».
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
Если увольняемый перешел на электронную трудовую книжку, то при увольнении нужно выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Способ передачи выбирает сам работник и указывает его в заявлении. Это может быть бумажный документ или электронный с УКЭП (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Также см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику».
Если на день увольнения такого заявления не поступало, то СТД-Р все равно надо выдать (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Полагаем, что в этом случае документ оформляется на бумаге и вручается увольняемому лично.
Работник может обратиться за СТД-Р и после увольнения. В этом случае сведения нужно передать в течение трех рабочих дней с даты обращения и именно тем способом, который бывший сотрудник указал в заявлении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Документы при увольнении работника в 2023 году
При увольнении сотрудника у работодателя возникают дополнительные обязанности, связанные с передачей документов о работе и их копий. При этом часть бумаг нужно подготовить без какого-либо запроса со стороны увольняемого. Расскажем, какие документы следует выдать при увольнении работника в 2023 году, и что будет в случае нарушения порядка их передачи.
Ответственность работодателя за невыдачу документов при увольнении
За задержку выдачи трудовой книжки, СТД-Р, а также других документов (в том числе тех, которые оформляются на основании заявления сотрудника) установлен штраф. Для малых и микропредприятий он составляет от 1 000 до 5 000 руб., а для остальных организаций — от 30 000 до 50 000 руб. Также оштрафовать могут должностное лицо компании (директора) на сумму от 1 000 до 5 000 руб. Аналогичный штраф (в размере до 5 000 руб.) грозит работодателю — ИП (ст. 4.1.2 и ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, если был нарушен срока выдачи трудовой книжки или сведений СТД-Р, в дополнение к штрафу придется выплатить работнику средний заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ).
Заявление работника и приказ на увольнение
Со стороны работодателя увольнение всегда оформляется приказом (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Там указываются дата и основание прекращения трудового договора. Работника нужно ознакомить с приказом под подпись. Также увольняемый вправе получить заверенную работодателем копию этого документа (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Обязательного бланка приказа об увольнении нет. Поэтому приказ можно составить в свободной форме, а за основу взять унифицированную форму Т-8 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Что касается заявления об увольнении, то оно требуется только в том случае, если работник решил уйти по собственному желанию. Такое заявление можно подать в любое время. Важно, чтобы в нем было четко выражено желание уволиться. Для этого используются, в частности, следующие формулировки: «уволить», «расторгнуть трудовой договор», «прекратить трудовые отношения». А такие фразы, как «освободить от должности» или «слагаю полномочия», об увольнении не свидетельствуют, а значит, издавать приказ на основании заявления с такими формулировками не следует.
Заявление должно содержать подпись сотрудника. Все остальные реквизиты (желаемая дата увольнения, причины увольнения и т.п.) не являются обязательными. Подробнее см. « Заявление на увольнение по собственному желанию в 2022 году: образец, как правильно написать».
В дополнение к перечисленным выше бумагам увольняемый может запросить и любые другие, если они связаны с работой. Это могут быть, к примеру, приказы о переводах, поощрениях или применении дисциплинарных взысканий; справки о надбавках к зарплате; выписки из должностной инструкции и т.п. Все эти документы выдаются по письменному запросу. Срок подготовки — три рабочих дня (ст. 62 ТК РФ). Если в компании введен кадровый электронный документооборот, документы можно передать в электронном виде (см. « Суд решил, обязан ли работодатель высылать кадровые документы сотруднику на электронную почту»).
Подробнее о том, какие бывают справки с работы, как их оформить и выдать см. « Справка с места работы: образец и бланк».
Обязательные документы для выдачи сотруднику
Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.
В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (если имеется)
Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.
В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.
Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.
Справка о сумме заработка 182н
Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).
Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника
Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договораВ поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.
Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Выписка изформы СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.
Выписка из формы СЗВ-М
Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.
Выписку из формы ДСВ-3
В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.
Справка о заработке 182н
Как уже говорилось, с 2023 года справка по форме 182н исключена из комплекта документов, которые нужно передать увольняемому сотруднику в обязательном порядке. Теперь она выдается только по заявлению (ст. 62 ТК РФ, ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней. Способ передачи в законе не прописан. Также см. « Обязан ли работодатель выдать работнику отмененную справку 182н: позиция Роструда».
Что изменилось в вопросах увольнения
Независимо от основания увольнения, работодатель должен выдать уходящему сотруднику определенный набор документов. В 2023 году их состав изменился. В частности, ушли в прошлое выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Также из списка обязательных к выдаче исключена справка 182н о сумме зарплаты (она использовалась для правильного расчета пособий на новом месте работы).
Также в последний день работы нужно выдать заверенную выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» РСВ (п. 8 и п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Сведения берутся за тот квартал, на который пришлась дата увольнения. В выписке нужно указать данные о работнике с начала квартала по дату увольнения включительно. При желании можно дополнительно сделать копию титульного листа расчета.
Заверение выписки заключается в следующем. На документе делается надпись «верно»; указываются ФИО и должность лица, заверившего документ; проставляется подпись этого лица и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то дополнительно делается ее оттиск. Также см. « Как правильно заверить копию документа».
Строго говоря, расчетный листок не является документом, связанным с увольнением. Ведь он выдается при каждой выплате зарплаты (ч. 1 и 2 ст. 136 ТК РФ). Но, поскольку при увольнении с сотрудником также производится расчет (ст. 140 ТК РФ), то необходимо сформировать и передать ему расчетный листок. В нем указываются сведения о всех сделанных при увольнении начислениях и удержаниях. Выдать квиток нужно в день расчета. Способ передачи — на бумаге или в электронном виде (см. « Расчетный листок по заработной плате» и «Обязан ли работодатель отправлять расчетный листок по e‑mail: ответ Роструда»).
Что делать, если в организации электронный кадровый документооборот
Переход на кадровый электронный документооборот не освобождает работодателя от необходимости издать приказ об увольнении на бумажном носителе (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Также наличие кадрового ЭДО не меняет порядок выдачи обязательных документов (трудовой книжки, сведений по форме СТД-Р, выписок из РСВ и ЕФС-1, расчетного листка).
А вот необязательные документы можно выдать в электронном виде, если работник об этом попросит. Кроме того, в рамках кадрового ЭДО допустимо передать заявление на увольнение и запросы на выдачу документов (ст. 22.3 ТК РФ).
Алексей Крайнев, юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»
Также по заявлению работника нужно выдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ. При этом надо учитывать, что, начиная с доходов за налоговый период 2021 года, налоговые агенты не заполняют и не сдают в инспекции данные справки. Следовательно, работник может требовать этот документ только за периоды до 2021 года.
Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах
Информация о трудовом стаже и пенсионных взносах оформляется в виде выписки из ЕФС-1, о которой было сказано выше. Таким образом, составлять отдельные справки, подтверждающие стаж и перечисленные взносы, не требуется.
Подведём итоги
Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:
Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:
Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.
Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
· РСВ за первое полугодие 2020 года. Особенности заполнения по льготным тарифам
· Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
· В 2020 году для физических лиц установлен новый порядок получения статуса налогового резидента РФ
· Скидка или надбавка к тарифу страховых взносов на травматизм. Как уменьшить тариф на травматизм на 2021 год?
· Заключение трудового договора
· Нюансы заключения трудового договора с главным бухгалтером
· Организация воинского учёта. Полезная шпаргалка
· Можно ли было объявлять простой в период нерабочих дней?
Задайте вопрос нашим экспертам
Хотите получить консультацию по расчету зарплаты — оставьте заявку