Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо передать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2022 году. Если этого не сделать, то организации грозят внушительные штрафы.
Обязательный список
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, , по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
1. Расчетный листок.
Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.
2. Трудовая книжка.
Если трудовая книжка велась на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье «Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец».
Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание: выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А сообщить о своем выборе он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно
Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы
3. Выписка из формы СЗВ-М.
Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.
4. Выписка из РСВ.
Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.
5. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).
6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).
Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье «Справка 182н о сумме заработной платы»). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Совет
Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).
В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.
Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).
Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.
Внимание
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.
Документы по требованию
Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:
1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет
2. Справка для службы занятости.
Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. «Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы»).
3. Копия приказа об увольнении.
Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной , утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).
Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).
Документ составляется по . Она содержит сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.
5. Другие документы.
Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).
Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Ответственность за невыдачу документов
Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а для работодателя-ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если же такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся. Для организации — до 70 000 руб., а для ИП руководителя —20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Отметим, что эта же статья предусматривает ответственность должностых лиц компании (например, руководителя): за первое нарушение штраф до 5 000 руб., за повторое дисквалифиция на срок до 3 лет. При этом, недавно принятые поправки в КоАП запрещают привлекать организацию к ответственности за административное правонарушение, если должностное лицо или иной работник уже понесли наказание за это же нарушение (см. Принят закон о смягчении административных штрафов для бизнеса
Проверить руководителя на достоверность сведений в ЕГРЮЛ и дисквалификацию
За задержку выдачи трудовой книжки наступает материальная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).
За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).
В день увольнения сотрудника нет на работе
Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.
В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).
Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.
Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника).
Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.
Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями Трудового кодекса. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.
В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.
Когда выдать справку СТД-Р
Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.
Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника
Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:
Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р
Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде
Выдача СТД-Р при увольнении
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.
Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.
Как выдать СТД-Р
Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:
- бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
- электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.
Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).
В шапке указываются следующие данные:
- сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
- сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
- информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).
Образец заполнения шапки формы СТД-Р
Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.
В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:
В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:
Образец заполнения табличной части СТД-Р
Как исправить ошибку в СТД-Р
Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.
СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).
Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.
Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.
Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.
Образец СТД-Р с исправленной ошибкой
Ответственность за непредоставление справки СТД-Р
За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.
Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.
Самые актуальные разберём в данной статье.
Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р
Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).
Это две категории:
Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.
Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.
Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.
Основные правила такие:
Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.
Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.
В каких случаях надо выдавать СТД-Р
Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:
— По заявлению работника
Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.
— При увольнении
Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).
Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.
Основные вопросы, возникающие на практике
Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р?
Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе.
Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать?
Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации.
При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р
Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления).
На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления.
А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику.
Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу.
Забыли выдать СТД-Р при увольнении
В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ).
Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.
В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству?
Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги.
Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р.
Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности по кадровому делопроизводству и заработной плате. В связи с этим изменится список обязательных документов, выдаваемых сотрудникам при увольнении. Эксперты 1C-WiseAdvice проанализировали предстоящие изменения и собрали в этой статье новые правила документооборота с сотрудником по увольнению.
Как было в 2022 году
До конца 2022 года в день увольнения сотруднику выдается следующий пакет документов:
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- Справка о сумме заработной платы по форме №182н;
- Копия сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;
- Копия сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
- Копия раздела 3 расчета по страховым взносам с начала квартала до даты увольнения;
- Расчетный листок.
По письменному заявлению сотрудника бухгалтерия может выдавать и другие документы, например: справку о доходах и суммах НДФЛ, справку о заработке в Центр занятости, копии приказов о приеме на работу и пр.
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
Пока нет разъяснений, за какой срок необходимо сформировать выписку из Персонифицированных сведений по физическим лицам, содержащую данные по размеру дохода и сведения из старой формы СЗВ-М.
В чём различие выдачи сведений в 2022 и 2023 году
Ранее справка по форме 182-Н, содержала сведения по заработку за два предшествующих года, а выписка из СЗВ-М только за месяц увольнения.
Теперь сведения о доходах за два года сотруднику не требуются, так как информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР (Социального Фонда России).
Эти данные необходимы для расчета первых трех дней пособия за счет работодателя.
«Исчисление пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня временной нетрудоспособности осуществляется в порядке, установленном статьей 14 настоящего Федерального закона. Сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу, необходимые для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, представляются страхователю страховщиком.»
ч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в будущей редакции.
Технологии передачи сведений ещё не утверждены. В законодательных проектах есть ссылки на отдельные нормативные акты, которые Фонд разработает в ближайшее время. Есть вероятность, что часть сведений будет передаваться только электронно.
Мы внимательно следим за событиями и обязательно проинформируем Вас о нововведениях.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
В Письме от 06.03.2023 № 19-20/33754 СФР объясняет, какие документы должен выдать работодатель в день расторжения трудового договора или договора ГПХ.
Ведомство напоминает о том, что с 1 января 2023 года работодатель представляет в Фонд пенсионного и социального страхования РФ сведения для персонифицированного учета в составе единой формы сведений (ЕФС-1). Порядок ее заполнения утвержден Постановлением Правительства РФ от 31.10.2022 № 245п.
Согласно п. 12 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора ГПХ, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, работодатель должен передать сведения, предусмотренные п. 2 и 8 статьи.
В письме подытоживается, что в день увольнения работодатель выдает заверенные копии:
Автоматический расчет зарплаты, отпускных, больничных, учет сотрудников
Раз в неделю — дайджест материалов, достойных вниманияАктуальные материалы раз в неделю
Какие документы выдать сотруднику
При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно. Как расстаться с сотрудником безболезненно и избежать претензий, расскажем в данной статье.
Процесс увольнения работника по собственному желанию начинается с момента представления им письменного заявления. Заявление работник должен написать за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Срок исчисляется со дня, следующего за днем подачи заявления.
На основании заявления работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Работник ставит свою подпись в приказе в графе «С приказом ознакомлен» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). По просьбе увольняющегося работодатель обязан выдать заверенную копию приказа.
Кроме трудовой книжки, работодатель выдает документы о заработной плате и стаже работника.
Трудовая книжка
Выдать трудовую книжку работодатель обязан в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
В трудовой книжке нужно указать:
- порядковый номер записи об увольнении;
- дату увольнения;
- причину увольнения, сославшись на ТК РФ. Например, так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ»;
- наименование документа, на основании которого вносится запись, номер и дата документа. Например, приказ № 267 от 11.05.2017.
Запись в трудовой книжке нужно заверить печатью и подписями увольняемого работника и сотрудника, заполнившего трудовую книжку (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Справки о заработке
Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .
Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .
По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Также на практике принято выдавать уволенным работникам справку по форме 2-НДФЛ. По такой справке новый работодатель, в частности, сможет определить право работника на вычеты. Например, если доход превысил установленный лимит, работнику не положены детские вычеты. Если работодатель не выдал справку 2-НДФЛ, работник вправе письменно запросить ее (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Сведения персонифицированного учета
Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ).
Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
- раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
- раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).
Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.
Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.
Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.
Ответственность за невыдачу сведений персучета законодательством не предусмотрена. Но сотрудник может обратиться в суд и, возможно, выиграет дело.
Прочие документы
Работник вправе получить от работодателя документы, непосредственно связанные с его рабочими функциями. Для этого увольняющемуся сотруднику нужно подать заявление с перечнем необходимых документов. Работодатель, в свою очередь, обязан представить заверенные копии запрашиваемых документов (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
В частности, работнику могут понадобиться копии приказов о приеме и увольнении, о переводе или совмещении и т. п.
Невыдача запрашиваемых копий может быть расценена как административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). За это полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Эксперт сервиса Норматив
Роструд уточнил, какие документы нужно выдать работнику при увольнении
Роструд уточнил, какие документы нужно выдать работнику при увольнении
4 августа 2022
В день прекращения трудового договора работодатель должен передать сотруднику комплект документов. Часть из них обязан выдать даже если увольняемый об этом не просил, другие — в том случае, если он подал заявление. О том, какие именно бумаги нужно выдать при увольнении, эксперты Роструда на сайте «Онлайинспекция».
Обязательные документы
Как пояснили в трудовом ведомстве, увольняемому сотруднику в обязательном порядке (без письменной просьбы) необходимо передать следующие документы.
- справку о сумме зарплаты по форме № 182н (см. «Справка 182н о сумме заработной платы»).
- летную книжку (если работник выполняет полеты в составе летных экипажей воздушных судов гражданской авиации).
Документы по запросу
Остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:
Рассчитать зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб‑сервисе
- справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (для постановки на учет в службе занятости). Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. «Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы»).
- копии локальных нормативных актов, либо заверенные надлежащим образом выписки из них, касающиеся трудовой деятельности работника. Также см. «Как правильно заверить копию документа».
Помимо этого, в день прекращения трудового договора по письменному заявлению сотрудника нужно выдать и другие документы. К ним, в частности, относятся:
- копия приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводах на другую работу;
- копия приказа об увольнении;
- справка об уплаченных страховых взносах (если работник претендует на льготную пенсию);
- справка о периоде работы и (или) иной деятельности и иных периодах, включаемых (засчитываемых) в страховой стаж, у данного работодателя;
- справка, уточняющая особый характер работы или условий труда, необходимый для досрочного назначения страховой пенсии по старости, и подтверждающая постоянную занятость на соответствующих видах работ;
- справка о периодах работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- справка о проживании в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
Кому выдавать СТД-Р?
ТК РФ связывает выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р1 с фактом неведения трудовой книжки работника. В ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ говорится, что работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности сотруднику, за исключением случаев, когда в соответствии с ТК РФ и иным федеральным законом на работника ведется бумажная трудовая книжка. Это ключевой момент. Поэтому СТД-Р выдается работникам, которые:
1) отказались от бумажной трудовой книжки и перешли на электронный вариант (предоставление сведений о трудовой деятельности СЗВ-ТД);
2) впервые поступили на работу после 31.12.2020 (им бумажная трудовая книжка не заводится);
3) являются совместителями;
4) являются дистанционными работниками и не передавали бумажную трудовую книжку работодателю.
Также СТД-Р необходимо выдать увольняющимся работникам, которые проработали 5 и менее дней, т. к. только по истечении этого срока работодатель начинает ведение трудовой книжки новичка (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то при увольнении он получит именно ее. Выдавать ему дополнительно СТД-Р закон не требует. В ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ установлено, что работодатель обязан выдать один из этих документов (используется союз «или»), а не сразу оба.
Суд признал несостоятельными доводы работницы о том, что работодатель должен был выдать СТД-Р при увольнении. Материалами дела подтверждалось, что работница ранее подавала заявление о продолжении ведения ее трудовой книжки в бумажном варианте в соответствии со ст. 66 ТК РФ. При таком положении оснований для выдачи ей при увольнении сведений о ее трудовой деятельности по форме СТД-Р у работодателя не имелось (апелляционное определение Свердловского областного суда от 25.02.2022 № 2-657/2021 (№ 33-2828/2022)).
Также нельзя «подменять» бумажную трудовую книжку сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Иногда работодатели воспринимают норму из ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ как возможность выдать один из документов на свое усмотрение: «Потерял трудовую книжку работника, значит, выдам СТД-Р». Это заблуждение.
В какой срок выдавать СТД-Р?
Сведения о трудовой деятельности при увольнении выдаются в те же самые сроки, что и бумажная трудовая книжка, – в день прекращения трудового договора.
Если работник отсутствует или отказывается получать СТД-Р, их необходимо направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (желательно и описью вложения, хотя такого требования ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ не содержит). Обратите внимание, в ТК РФ прямо закреплено, что вы должны отправить непосредственно сведения по форме СТД-Р, а не приглашение явиться за этим документом или дать согласие на его пересылку, как это необходимо сделать в случае с бумажной трудовой книжкой.
Отправляйте письмо в день увольнения или в крайнем случае на следующий день, потому что по аналогии с бумажной трудовой книжкой работодатель несет ответственность за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности и освобождается от нее только со дня направления документа по почте.
Работодатель после увольнения направил бывшей работнице почтой ряд документов, в том числе СТД-Р, потому что она отказалась их получать. Перечень документов и факт отправки он подтвердил описью вложений и квитанцией. Работница же утверждала, что не подавала заявления о передаче документов посредством почтовой связи. Руководствуясь ст. 62, 84.1 ТК РФ, суд признал правомерность действий работодателя. Документы он направил своевременно, в связи с чем освобождался от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.12.2021 по делу № 88-28933/2021).
Если работник по какой-либо причине не получил СТД-Р при увольнении, работодатель обязан выдать этот документ не позднее 3 рабочих дней со дня обращения сотрудника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник не увольняется, но запросил соответствующие сведения на основании ст. 66.1 ТК РФ, то работодатель обязан их предоставить в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления (Пример 1).
Пример 1. Заявление на выдачу СТД-Р (в период работы у работодателя и при увольнении)
Должен ли работник подавать заявление о выдаче СТД-Р при увольнении?
В ст. 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора, говорится просто: работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности. Для наглядности процитируем ТК РФ.
Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ
А заявление работника упоминается только в случае неполучения сведений о трудовой деятельности от работодателя в день увольнения.
Часть 6 ст. 84.1 ТК РФ
В «профильной» ст. 66.1 ТК РФ ситуация иная:
Часть 5 ст. 66.1 ТК РФ
в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении в день прекращения трудового договора.
Если подходить к цитируемой норме формально, то получается, что заявление работника обязательно в обоих случаях (и при увольнении, и во время работы), ведь сотрудник не только изъявляет желание получить СТД-Р, но и выбирает формат этих сведений – бумажный или электронный. Причем подобную позицию можно встретить в судебной практике!
Работодатель не направил СТД-Р работнику (в день увольнения тот был на больничном). Суд не усмотрел нарушения, т. к., зная о дате прекращения трудового договора, работник не обращался с соответствующим заявлением, поданным в письменной форме или направленным в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты о предоставлении СТД-Р за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в форме электронного документа) (определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12.04.2022 № 88-7396/2022 по делу № 2-429/2021).
Справедливости ради надо заметить, что такая позиция сомнительна. Примеров, когда работодатель «расплачивался» за невыдачу СТД-Р, гораздо больше. Учитывая императивность норм ст. 84.1 ТК РФ, выдавайте СТД-Р сотрудникам при увольнении и без обращения к работодателю. Ведь сведения о трудовой деятельности работника, по сути, приравнены к бумажной трудовой книжке.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Нужно ли фиксировать выдачу СТД-Р и отдавать документ работнику под подпись?
Законом не закреплена обязанность вести учет выданных СТД-Р. Вот трудовые книжки – да, книга или журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее обязательна к ведению2. А сведения о трудовой деятельности могут передаваться работнику просто «под честное слово». Только такой порядок невыгоден самому работодателю. Как он сможет подтвердить, что добросовестно выдал сведения о трудовой деятельности работнику? Никак. Исключение – отправка почтой. Дата отправки и получатель указываются в квитанции, факт получения – в уведомлении о вручении (а опись подтвердит, что именно этот документ вы направляли работнику). Поэтому при выдаче СТД-Р лично работнику это лучше делать под его личную подпись и с указанием даты получения.
Где именно фиксировать факт передачи СТД-Р, решает сам работодатель. Самые распространенные варианты:
1) оформление второго экземпляра СТД-Р, на котором работник делает собственноручную запись о получении, проставляет подпись и дату получения. Он остается у работодателя и хранится в отдельном деле;
2) оформление аналогичной записи на заявлении, в котором работник ранее просил выдать СТД-Р (см. «!» в Примере 1);
3) составление реестра документов, выданных работнику при увольнении, где он расписывается за получение всего комплекта документов;
4) ведение отдельного журнала учета выданных документов по форме СТД-Р, где проставляют подпись работника и дату выдачи (Пример 2);
5) оформление отдельной расписки в получении СТД-Р.
Каждый имеет свои плюсы и минусы. Схема с дополнительным экземпляром СТД-Р позволяет не только подтвердить выдачу подписью работника, но и содержание этого документа. Недостаток очевиден: одна выдача – это минимум 1 лист бумаги. У расписок этот же минус. Варианты с записями на заявлении и реестром выданных документов в этом аспекте практичней, но не всем удобны. Учет выданных СТД-Р в отдельном журнале хорош тем, что информация находится в одном месте и ее легче искать (пробежаться глазами по журналу проще, чем перелистать папку с заявлениями или реестрами).
Пример 2. Образец журнала учета выдачи работникам сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р
