Справка с места работы — один из самых востребованных документов кадрового менеджмента. Рассмотрим, на какие основные критерии следует ориентироваться при составлении этого документа.
С января 2023 года произошли изменения, связанные с выдачей справок работникам о среднем заработке. Узнаем правила оформления для субсидии, для центра занятости, суда и других инстанций.
Справка с места работы — образец от ИП. Чем он отличается от документа, составляемого юридическими лицами? На этот вопрос мы ответим в нашей статье. А также приведем сам образец оформления такой справки.
Справка с места работы — это документ, который выдают сотруднику, чтобы подтвердить сведения о его официальной занятости (должности, стаже, зарплате). Содержание зависит от организации, которая ее запрашивает.
На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:
Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.
Общая структура справки о месте работы
В большинстве случаев справка с места работы составляется для предъявления по месту требования. С точки зрения отражения фактов о сотруднике содержание справки может быть любым — главное, чтобы в ней было зафиксировано, что она сформирована именно для предъявления по месту требования.
Есть ряд типовых, хотя и неофициальных, критериев оформления соответствующей справки. Рассмотрим их.
Справка с места работы должна содержать основные реквизиты фирмы (ОГРН или ОГРН ИП, адрес, телефон). Реквизиты обычно указываются в самой верхней части документа — справа или посередине.
Ниже следует дата составления, а также номер документа.
Далее по центру страницы размещается наименование документа: «Справка».
Следующий элемент — текстовый блок, в котором отражаются данные о работнике: Ф. И. О., должность, ежемесячный оклад, стаж работы в фирме. Далее фиксируется, что справка подлежит предоставлению по месту требования.
Ниже указываются Ф. И. О. и должность руководителя фирмы, подпись и печать организации (при наличии).
Рассмотренная нами структура справки в достаточной мере универсальна, но иногда ее предстоит адаптировать к специфике места предъявления источника. Рассмотрим, как может выглядеть справка с места работы, подлежащая предоставлению в то или иное учреждение.
Справка о заработной плате с места работы
Ниже представлен один из вариантов формы «Справка о заработной плате с места работы». Вы можете вписать нужные реквизиты в соответствующие поля или доработать документ с учетом имеющихся особенностей.
Универсальный бланк справки о заработной плате с места работы. Работник запрашивает справку о заработной плате с места работы, когда ему нужно предоставить её в госорганы, например в суд. Работодатель обязан предоставить справку работнику в течении трех рабочих дней. Прилагаемый бланк имеет формат файла DOC (MS Word), и позволит быстро заполнить его в текстовом редакторе и распечатать на принтере. В ситуации, когда работнику нужна справка с места работы без указания заработной платы, можно воспользоваться универсальным бланком «Справка с места работы».
Подробнее о применении формы «Справка о заработной плате с места работы»:
Кому и зачем она оформляется справка с места работы
Сотрудники нередко запрашивают у своего работодателя документы, подтверждающие информацию о трудовой деятельности. Чаще всего эти документы требуются для предъявления в различные ведомства и организации:
Дополнительно: как выглядит и как получить справку с работы для детского лагеря
Закон не обязывает гражданина сообщать руководству, куда требуется информация о его рабочей деятельности. Он вправе запрашивать ее на любые цели и использовать по своему усмотрению.
Чаще всего в этом документе подтверждают, что конкретный гражданин трудоустроен в определенной компании, указывают период занятости, должность. В некоторых случаях указывают средний оклад. Содержание зависит от требований ведомства, которое запросило документ. Например, для детского лагеря достаточно Ф. И. О., должности, стажа, иногда графика труда. Для судебных инстанций или посольства потребуется дополнительно указать среднюю зарплату.
Допускается запросить такой документ у руководства компании устно, но в письменном виде надежнее. По закону наниматель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности не позднее 3 рабочих дней после получения письменного заявления от работника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ и ст. 66.1 ТК РФ).
Заявление необходимо написать на имя руководителя компании и указать, какая конкретно информация требуется. Если последует отказ, то человек вправе обратиться в суд, и нарушитель ответит по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — до 50 000 рублей, для руководства и ИП — до 5 000 рублей.
Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы
Новая форма «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы» официально утверждена документом Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н.
Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись.
Подробнее о применении формы:
Справка о среднем заработке — документ, где отражается, с каких сумм делались отчисления в ФСС. Разберем правила ее составления и примеры расчетов.
Образец справки о средней заработной плате утвержден Приказом Минтруда от 20.04.2013 № 182н. Ее выдают как уволенным сотрудникам, так и в настоящее время работающим. Охватывает она данные за два календарных года, предшествующих увольнению или дате запроса.
Образец справки о заработной плате
При смене работы этот документ предоставляется новому нанимателю. Используя информацию, содержащуюся в нем, можно рассчитать размер пособия по больничному. И заглядывать в этот бланк руководитель будет до тех пор, пока сотрудник не отработает у него два года.
Также запросить ее могут и госорганы:
Но бланк справки о зарплате для субсидии строго не оговорен. Это может быть не только форма 182н, но и обычная 2-НДФЛ или даже устаревший образец справки 4н (предшественницы 182н).
Справка для биржи труда о среднем заработке
Если человек увольняется «в никуда», справка о среднем заработке для центра занятости позволит получить ему достойное пособие по безработице. Ведь чем больше он зарабатывал, тем на большую помощь от государства может рассчитывать.
Но тут уже используется форма, приведенная в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421.
Она позволяет унифицировать учет безработных. Кроме того, доходы здесь учитываются не за два последних месяца, а за три.
Образец справки о зарплате в свободной форме
Лучше все же придерживаться Приказа Минтруда. Но главное — отразить все необходимые сведения. В некоторых случаях этого бывает достаточно.
В этом документе содержится следующая информация:
Расчет дохода
Для расчета необходимо взять все полученные работником доходы за последние 24 месяца. Главное, чтобы они были «белыми», то есть с них уплачивались взносы. Это может быть не только оклад, но и любые другие выплаты, которые осуществляет организация:
Не учитываются больничные, пособия по уходу за ребенком, а также оплаченные выходные.
Далее требуется выяснить, сколько дней фактически отработал человек. Так мы узнаем его среднедневной заработок. К примеру, для менеджера Смирнова сумма выплат получилась 900 000 рублей. Отработал за период он 528 дней. Тогда его среднедневной заработок составляет 900 000 / 528 = 1704,5 рубля.
Теперь можно посчитать и среднемесячный заработок. Для этого полученную сумму умножаем на число рабочих дней в расчетном периоде (его смотрим в производственном календаре) и делим на 24 месяца.
К примеру, возьмем данные за 2017 (247 рабочих дней) и 2018 (247 рабочих дней) годы — получим 494 дня.
1704,5 × 494 / 24 = 35 084,3 рубля.
Образец справки о среднемесячной заработной плате
Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Этот документ может пригодиться при оформлении визы, для предъявления суду, оформления кредита, больничного, декрета либо пособий. Поэтому ее структура зависит от цели запроса. Справка носит подтверждающий характер и может содержать сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т. п.
Что нужно для получения справки с места работы
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю другого структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так. В большинстве, особенно в крупных компаниях, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Отметим, закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.
Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник вправе обратиться в суд.
Кто выдает справку
Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация:
Но если непосредственным оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен директор компании или уполномоченное лицо.
Срок действия справки
Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период. За это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
Сотрудник, который уволился, так же может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Однако законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате, например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат. Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.
Правила по составлению справки
Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе составлять ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании. Однако индивидуальные бланки необходимо регистрировать в локальной нормативной документации. Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:
Кроме того, согласно п. 3 ст. 62 ТК РФ, начальник обязан выдать справку о факте занятости гражданина в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника. При этом если прилагается копия, то ее нужно обязательно заверить. Порядок заверения утвержден в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.
Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.
Правила оформления справки
Справка может быть написана как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
При получении справки работник должен ее внимательно проверить и при обнаружении каких-либо ошибок потребовать выдачи нового документа. Дело в том, что от содержания справки зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.
Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.
Образец справки с места работы
Иные справки
Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.
Справка № 23
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Подтверждаем, что ее работа не связана с вредными или опасными факторами.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Заведующая детским садом Ткачева С. Н.
Работник может потребовать информацию об утвержденномграфике отпусков по основному месту работы для получения отпуска по работе по совместительству (напомним, что в соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе; и даже если по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставляется авансом).
Справка № 25
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Согласно графику отпусков на 2018 год (утвержден приказом от 04.12.2017) очередной отпуск Смирновой Н. Г. приходится на периоды:
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
– с 03.09.2018 по 16.09.2018.
Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).
Справка № 27
Настоящая справка подтверждает, что Егоров Иван Федорович, работающий в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу в должности тренера, в период с 01.08.2018 по 31.08.2018 дополнительные выходные дни для ухода за своим ребенком-инвалидом не использовал (если использовал частично – указывается, сколько дней).
Справка дана для предъявления по месту работы супруги (ООО «Престол»).
Образцы справок
Вот образец стандартного справочного документа о трудовой деятельности:
Если такая бумага требуется в детский сад или пришкольный лагерь, то обычно помимо основных данных о рабочей деятельности следует подтвердить график труда. Вот образец справки, что сотрудник работает в организации полный рабочий день и его присутствие на рабочем месте критически необходимо:
А это пример документа для судебной инстанции (с указанием должностного оклада):
Вот как выглядит шаблон в произвольной форме:
Дата № __________ Город _________
Дана ____________________________ (Фамилия И. О.) в том, что он (она) действительно работает в ____________________________ (наименование организации) в должности _____________________ (наименование должности).
Дана для представления в _______________________________ (наименование организации представления).
Наименование должности работодателя ______ подпись (расшифровка).
Для чего нужна справка с предыдущего места работы
Справка с предыдущего места работы чаще всего нужна, если новому работодателю необходимо корректно рассчитать больничные или декретные выплаты.
С 20 февраля 2022 года такую справку необходимо было оформлять по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н в редакции приказа Минтруда от 10.01.2022 № 1н.
С 01.01.2023 справка по форме 182н отменена. Данные о заработке на предыдущих местах работы надо получать в СФР.
Подробно о новшествах 2023 года в части порядка выплаты больничных написано в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию.
Справка для самого ИП
Если же справка с места работы ИП нужна для себя, то предприниматель выписывает ее себе сам. Такая справка тоже оформляется в произвольной форме и в ней также указывается размер полученного дохода за определенный период.
Для того чтобы подтвердить только размер полученного ИП дохода, бывает достаточно предъявить по месту требования налоговую декларацию (копию). Однако этот вариант не подходит вмененщикам и ИП, работающим на патенте.
Больше информации об оформлении справки ИП для подтверждения его дохода вы получите из материала «Особенности справки 2-НДФЛ для ИП».
Где найти образец справки
Как выглядит образец справки с места работы в суд
В ходе судебных слушаний представление справки с места работы, как правило, требуется в целях подтверждения занятости и доходов истца или ответчика, например, для назначения алиментов. В этом случае ответчик может быть обязан представить справку, в которой будут указаны:
Документ должен быть заверен печатью компании-работодателя (при ее наличии), а также подписью руководителя фирмы.
Как оформить справку с места работы
Есть ситуации, когда необходимо использовать унифицированные бланки, например для службы занятости требуются сведения о зарплате за 3 месяца (форма утв. письмом Минтруда №16-5/В-5 от 10.01.2019), для расчета больничного в новой организации (утв. приказом Минтруда №182н от 30.04.2013), для получения налоговых социальных вычетов (утв. приложением №1 к 6-НДФЛ).
В остальных случаях для выдачи бумаги о сведениях, связанных с трудовой деятельностью, предусмотрена свободная форма. Составляют ее в рукописном или в напечатанном виде, предпочтительнее на официальном бланке организации с указанием стандартных реквизитов (ИНН, КПП, ОГРН, контактные данные). Допустимо и на листе формата А4.
В документе следует указать следующие данные:
Справка сотруднику от ИП
Справка с места работы выдается сотруднику, трудоустроенному у индивидуального предпринимателя, в 3-дневный срок на основании его письменного заявления (ст. 62 ТК РФ). Такие справки обычно требуется предъявить в органах соцзащиты, посольствах при оформлении визы и в прочих случаях.
Как составить справку с места работы для оформления визы, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
Справка с места работы обычно оформляется в произвольной форме. В ней, как правило, отражаются:
Стандартный набор информации, которая должна содержаться в справке, может быть скорректирован организацией, которая ее затребовала. Поэтому при оформлении такой справки желательно выяснить у того, кто ее требует, что именно необходимо в ней отразить.
Подробнее о других видах справок работодателей и примерах их оформления читайте в статье «Справка о заработной плате — образец и бланк в 2022-2023 годах».
Справка с места работы для получения визы
Справка с места работы для получения визы может соответствовать образцу документа, составленного по общим критериям, о которых мы рассказали выше. Дело в том, что в нем предполагается указание размера оклада и стажа работы сотрудника — именно тех сведений, которые в первую очередь нужны для оценки благонадежности туриста.
Вместе с тем в справках для виз приветствуются формулировки о том, что:
Также консульства позитивно относятся к справкам, напечатанным на фирменном бланке компании-работодателя.
О том, как соблюсти требования консульств и оформить справку для получения работником визы правильно, узнайте из консультации эксперта КонсультантПлюс.
Оформление кредита, субсидий и визы
Банкирам нужен документ о средней зарплате за последние три-шесть месяцев. Существующее законодательство не устанавливает унифицированную форму такого документа и не уточняет, какие сведения он включает. Но банки требуют, чтобы в нем содержались:
Подобный документ иногда запрашивают и для оформления субсидий. Вот образец заполнения справки о среднем заработке для службы занятости в 2023 году, для оформления субсидий или органов соцзащиты.
При обращении в визовые центры и посольства иностранных государств для оформления визы тоже нужен этот документ. Его печатают на фирменном бланке компании. Его форма законодательно не определена, но на практике рекомендуется указывать:
Также должна присутствовать формулировка, что на время поездки за границу за сотрудником сохраняется его рабочее место и заработная плата. Посольства некоторых стран при рассмотрении визового пакета документов отдают предпочтение бывшей форме 2-НДФЛ, т. к. она является реальным свидетельством того, что соискатель визы легально трудоустроен.
Состав справки
Справка с места работы, оформляемая ИП, должна содержать следующие обязательные реквизиты:
Когда понадобится
Как правило, гражданам документ о среднем заработке нужен в следующих случаях:
Получить этот документ вправе любой работник. Для этого достаточно обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. В соответствии со статьей 62 ТК РФ его готовят и выдают в течение трех дней с момента обращения. При постановке на учет в качестве безработного работнику ранее требовалась справка о среднем заработке для центра занятости — по такому документу рассчитывали размер пособия по безработице. Сейчас гражданину запрашивать документ о среднем заработке не понадобится, так как центр занятости запросит их у Социального фонда России, который напрямую обратится за информацией к бывшему работодателю физического лица. Порядок признания гражданина безработным указан в пункте 2 статьи 3 Федерального закона № 1032-1 от 19.04.1991.
Приказом Минтруда России от 19.10.2022 № 677н отменили бланк по форме № 182н. Актуальная форма справки в центр занятости в 2023 году отсутствует, утвержденного документа нет. В Письме Минтруда № 16-5/В-421 от 15.08.2016 (утратил силу) чиновники подчеркивают, что если документ о среднем заработке содержит все необходимые сведения для определения размера пособия, но составлен в произвольной форме, то он тоже действителен. Что касается порядка исчисления размера пособия, то он определен постановлением Правительства РФ от 14.09.2021 № 1552.
Вот как выглядит справка за последние 3 месяца для службы занятости:
При обращении в суд
Если работник обращается в суд по вопросам, связанным с нарушениями Трудового кодекса, то ему тоже понадобится рассматриваемый документ. Обычно запрос о его предоставлении отправляет прокурор. Например, эта бумага используется для расчета размера компенсации за вынужденный прогул.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Где можно скачать бланк и образец справки с места работы
Бланк и образец справки с места работы, адаптированные для предъявления в те или иные учреждения, доступны на нашем портале.
Справки о стаже и персонифицированном учете
Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.
Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):
За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.
Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.
Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.
Во-вторых, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения с работы (службы, иной деятельности) справку для целей начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности. В данной справке, в частности, отражается информация (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):
Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.
При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель должен направить работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте (о своем согласии на отправление справки по почте работник должен уведомить работодателя письменно). Если в день увольнения работник указанную справку не получил, он вправе обратиться за ней позже. Работодатель в этом случае обязан представить справку в трехдневный срок с даты обращения бывшего работника с соответствующим заявлением. Приведем пример такого заявления.
Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.
В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.
В-четвертых, если сотрудник после увольнения примет решение встать на учет на биржу труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма данной справки рекомендована Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Она также может быть составлена в произвольной форме – при условии, что в ней содержатся реквизиты организации и сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем ниже.
В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.
При увольнении и оформлении пенсии
При увольнении, помимо трудовой книжки, работник вправе запросить у работодателя сведения о размере зарплаты. Эти сведения о среднем заработке необходимы для предъявления в различные инстанции, использующие эти данные в работе. В новой редакции Федерального закона № 255 от 29.12.2006 обязанность выдачи документа по форме № 182н у работодателя отсутствует с 1 января 2023 г. Изменения в законе произошли в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России. Поэтому если физлицо запросило справку, то оформите ее в свободной форме.
Вот образец справки о среднемесячной заработной плате в свободной форме:
Информацию о среднемесячной заработной плате требуют и судебные органы, и визовые центры для подтверждения дохода и т.д. Работник предоставляет ее за нужный период. Если гражданин принес шаблон бланка — заполните его, если бланка нет, то сформируйте данные в свободном формате.
Какие образцы справок с места работы существуют
Справка с места работы — документ, который может пригодиться:
Структура справки с места работы может в значительной мере различаться в зависимости от конкретной цели составления документа.
Образец справки с места работы по требованию органов соцзащиты
С 2022 года справка о неполучении пособия по уходу за ребенком или пособия при рождении ребенка вторым родителем в СФР (до 2023 года — ФСС) не нужна. Такие сведения соцфонд теперь проверяет сам.
До 2022 года подобная справка нужна была для того, чтобы показать органам соцзащиты, что отец или мать ребенка не находится в отпуске по уходу за ним или не получал (-а) пособие при рождении. Форма данной справки законодательно утверждена не была. Документ оформлялся в свободной форме, но с формулировкой, соответствующей конкретной ситуации (например, о том, что сотрудник не использует отпуск по уходу за ребенком).
Как посчитать средний заработок для ЦЗН
Алгоритм расчета среднего дневного заработка для дальнейшего определения размера пособия по безработице представлен в постановлении Правительства РФ № 1552 от 14.09.2021. В качестве сведений о доходах используют все выплаты, включая премии и доплаты, за три полностью отработанных месяца. Формула расчета такая (п. 7 порядка исчисления):
Средний заработок = доход сотрудника / количество месяцев в расчетном периоде.
Образец расчета среднего заработка для справки в центр занятости
Допустим, работник уволен 01.10.2023. В расчетный период возьмем три месяца — июль 2023 г., август 2023 г. и сентябрь 2023 г., причем в последние 2 месяца в связи с индексацией оклад (зарплата) увеличен с 50 000 до 60 000 рублей. Премий и иных вознаграждений работник не получал.
Исходя из данных в таблице, высчитываем средний заработок для пособия по безработице:
170 000 руб. / 3 мес. = 56 666,67 руб.
Ответственность за невыдачу документа
Обязанность работодателя предоставить работнику справку о среднем заработке, если такая информация запрошена в письменном виде, предусмотрена трудовым законодательством (ст. 62 ТК РФ, ст. 84.1 ТК РФ). За отказ или некорректное оформление последует штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Если нарушителем признают должностное лицо или индивидуального предпринимателя, то размер штрафа не превысит 5000 рублей. Если в нарушении трудового законодательства признают виновной организацию, то ей придется заплатить от 30 000 до 50 000 рублей штрафа.
Судебная практика показывает, что в случае несвоевременной выдачи сведений работодателя обязывают компенсировать убытки и взыскивают в пользу работника моральный ущерб. Одно из таких судебных решений — апелляционное определение Свердловского областного суда по делу № 33-8682/2018 от 22.05.2018. Из материалов дела следует, что для получения статуса безработного и оформления соответствующего пособия работник обратился к работодателю за сведениями о среднем заработке за последние три месяца. Но, похоже, организация плохо изучила законодательство, поскольку бумагу оформили некорректно: отсутствовали подписи руководителя и главного бухгалтера. На этом основании центр занятости не принял документ и отказал в выплате пособия.
Недовольный работник обратился в суд, где признали нарушение его прав и обязали бывшего работодателя компенсировать убытки в виде неполученного пособия по безработице. Кроме того, на основании ст. 237 ТК РФ с ответчика взыскали моральный ущерб в размере 10 000 рублей.
Итоги
Справка с места работы может потребоваться в самые разные типы учреждений — частные, государственные и даже международные. Главное при их составлении — учесть требования к соответствующим документам, установленные в тех организациях, которые их запрашивают.
Ознакомиться со спецификой других типов справок, оформляемых работодателями для сотрудников, вы можете в статьях:
Справки с места работы от имени ИП заполняются точно так же, как и выдаваемые компаниями-работодателями. Реквизиты и образец мы привели в нашей статье.
Чтобы узнать правила заполнения справки с места работы компаний, советуем ознакомиться с нашей статьей «Справка с места работы — бланк и образец заполнения».