В справке 2-НДФЛ отражали сведения о доходах физических лиц и уплаченном налоге. С 2021 года у нее новое название, форма и правила оформления. Теперь по требованию работника или при его увольнении работодатели выдают справку о доходах и суммах налога физлица.
Ежегодно по итогам прошедшего календарного года чиновники обязаны подавать декларации о доходах и расходах. Это специальная форма отчетности в рамках антикоррупционного законодательства, и тех, кто откажется ее подавать, закон позволяет уволить с госслужбы.
Минтруд России разработал Методические рекомендации для декларационной кампании 2023 года. Речь идет о представлении сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственными и муниципальными служащими, а также другими лицами, для которых это обязательно по антикоррупционному законодательству. Рассмотрим, что нужно учесть при подготовке деклараций в 2023 году.
Бланк декларации и общие правила заполнения
Бланк утвержден Президентом РФ (Указ от 23.06.2014 № 460 и заполняется с помощью программного обеспечения СПО «Справки БК». Он содержит следующие сведения о:
Перед заполнением обязательно надо посмотреть декларацию о доходах госслужащих за 2022 год: актуальная форма включает новые разделы для указания сведений о цифровых финансовых активах, утилитарных цифровых правах, цифровой валюте и т. п.
Для заполнения потребуются документы, подтверждающие доходы и расходы (справки о доходах, банковские выписки, договоры купли-продажи), владение имуществом.
Надо знать: запреты и ограничения на госслужбе
28 апреля 2023 года истек срок, до которого государственные и муниципальные служащие, работники внебюджетных фондов должны были подать Справки о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера за 2022 год. По закону они исполняют эту обязанность до 30 апреля или в последний рабочий день перед отчетной датой. А в 2023 году 30 апреля выпало на воскресенье.
У служащих есть один месяц, чтобы подать уточненные данные, если в Справке были допущены ошибки, то есть до 31 мая включительно. В этом случае их не привлекут к дисциплинарной ответственности, как при выявлении неточностей в ходе антикоррупционной проверки. Решили напомнить, какие типичные ошибки встречаются в декларациях о доходах, и как их правильно исправить.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 29 апреля 2020 г. N 18-2/10/П-3881
Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в рамках оказания консультативной и методической помощи в реализации требований нормативных правовых актов Российской Федерации о противодействии коррупции в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 17 апреля 2020 г. N 272 «О представлении сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера за отчетный период с 1 января по 31 декабря 2019 г.» (далее — Указ Президента Российской Федерации N 272) сообщает следующее.
Пунктом 1 Указа Президента Российской Федерации N 272 установлено, что сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (далее — сведения) за отчетный период с 1 января по 31 декабря 2019 г. (далее — сведения за отчетный 2019 г.), срок подачи которых предусмотрен нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, представляются соответствующими лицами до 1 августа 2020 г. включительно.
К таким категориям лиц, в частности, относятся лица, предусмотренные:
Положением о представлении гражданами, претендующими на замещение государственных должностей Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 558;
Положением о представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559;
Положением о представлении гражданином, претендующим на замещение должности главного финансового уполномоченного, и лицом, замещающим указанную должность, сведений о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 мая 2019 г. N 217;
Положением о представлении атаманами войсковых казачьих обществ, внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характер, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 9 октября 2017 г. N 472;
Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 560 «О представлении гражданами, претендующими на замещение руководящих должностей в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, лицами, замещающими руководящие должности в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;
пунктами 2 — 6 Указа Президента Российской Федерации от 2 апреля 2013 г. N 309 «О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции».
Издание каких-либо ведомственных нормативных актов (локальных актов организаций), касающихся изменения срока представления указанными категориями лиц сведений за отчетный 2019 г., не требуется.
В соответствии с вышеперечисленными нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации уточненные сведения за отчетный 2019 г. могут быть представлены указанными категориями лиц в течение одного месяца после окончания срока, предусмотренного пунктом 1 Указа Президента Российской Федерации N 272, то есть до 1 сентября 2020 г. включительно.
При размещении сведений за отчетный 2019 г. на официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет») следует исходить из того, что днем истечения срока, установленного для их подачи, в соответствии с пунктом 1 Указа Президента Российской Федерации N 272 является 1 августа 2020 г.
Таким образом, с учетом 14-дневного срока, предусмотренного пунктом 4 Порядка размещения сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера отдельных категорий лиц и членов их семей на официальных сайтах федеральных государственных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и организаций и предоставления этих сведений общероссийским средствам массовой информации для опубликования, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 8 июля 2013 г. N 613, сведения за отчетный 2019 г. должны быть размещены на официальных сайтах в сети «Интернет» не позднее 20 августа 2020 г., а уточненные сведения за отчетный 2019 г. не позднее 21 сентября 2020 г.
В целях обеспечения единства правовых подходов в правовом регулировании отношений в сфере противодействия коррупции органам государственной власти субъектов Российской Федерации и органам местного самоуправления необходимо продлить сроки представления сведений за отчетный 2019 г. лицами, замещающими государственные должности субъектов Российской Федерации, муниципальные должности, а также государственными гражданскими служащими субъектов Российской Федерации, муниципальными служащими, руководителями государственных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных учреждений.
При продлении сроков следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации N 272.
При издании нормативного правового акта Российской Федерации о продлении сроков необходимо учитывать компетенцию конкретного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица.
Продление сроков представления сведений за отчетный 2019 г. должно осуществляться нормативным правовым актом Российской Федерации того вида, которым такой срок установлен.
При продлении сроков представления сведений применительно к лицам, замещающим муниципальные должности, следует учитывать особенности представления сведений (сообщений (уведомлений) об отсутствии соответствующих сделок), установленные федеральными законами для депутатов представительных органов сельских поселений, осуществляющих свои полномочия на непостоянной основе.
Обращаем также внимание на то, что с 1 июля 2020 г. вступает в силу Указ Президента Российской Федерации от 15 января 2020 г. N 13 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации», которым предусмотрена обязанность представления сведений с использованием специального программного обеспечения «Справки БК», а также вносятся отдельные изменения в форму справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, утвержденную Указом Президента Российской Федерации от 23 июня 2014 г. N 460.
В связи с этим с 1 июля 2020 г. сведения должны представляться в соответствии со вступившими в силу требованиями.
Дополнительно отмечаем, что Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки в 2020 году (за отчетный 2019 год) применяются с учетом нормативных правовых и иных актов, предусматривающих реализацию на территории Российской Федерации комплекса ограничительных и иных мероприятий, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Вопросы по формированию справки для работника
Порядок заполнения формы справки для работников не утвержден. Советуем использовать правила заполнения формы 2-НДФЛ, чтобы не возникло расхождений между справками, сданными вами в налоговую и выданными работникам.
Что нужно для подачи сведений
Справки за 2022 год заполняются по унифицированной форме, с использованием электронного сервиса СПО «Справки БК». Актуальная версия программы размещена на официальном сайте Президента Российской Федерации (http://www.kremlin.ru/structure/additional/12) и на официальном сайте федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (https://gossluzhba.gov.ru/anticorruption/spravki_bk).
Там же приведена инструкция по заполнению.
Какие доходы указать?
В справке указываются все доходы, дата получения которых, определенная в соответствии с НК, приходится на 2019 г., и исчисленный с них НДФЛ15. Учтите, что выплаченные в январе зарплата за декабрь и трудовая премия по итогам декабря включаются в справку за 2019 г.16
Выдавать ли справку повторно?
Уже получивший справку работник может запросить ее еще раз. Обязаны ли вы ее выдать? Да, с теми же данными и текущей датой. Налоговый агент обязан выдавать справку по запросу физлица неограниченное количество раз24.
Отчего такая спешка
Обычно получить справку о доходах работники торопятся для того, чтобы пораньше заявить вычеты — имущественный, социальный — за истекший год и, соответственно, поскорее получить возврат НДФЛ из бюджета. Дело это небыстрое: до 3 месяцев отведено на камеральную проверку декларации 3-НДФЛ и после этого еще до месяца — на возврат денег1. Чем раньше человек сдаст декларацию, тем скорее получит из бюджета деньги.
Вообще-то ни НК, ни другие нормативные акты не требуют прикладывать справку о доходах к декларации 3-НДФЛ2. По идее, при проверке деклараций физлиц инспекция должна сверять их содержание с данными из форм 2-НДФЛ, которые получила от налоговых агентов (доступны в электронном виде и самим физлицам в их личных кабинетах налогоплательщика).
Однако сейчас, в январе, этих данных еще нет ни у инспекций, ни в личных кабинетах физлиц, потому что вы как налоговый агент сдадите в свою ИФНС формы 2-НДФЛ за 2019 г. позже: крайний срок их представления — 2 марта 2020 г.
Впрочем, даже если вы отчитаетесь раньше, налоговики вряд ли сразу загрузят справки в личные кабинеты физлиц. И при желании инспекция, где стоит на учете работник, в ходе камеральной проверки его декларации может затребовать у него справку3. Поэтому работники и запрашивают у работодателей справки сейчас, чтобы сразу сдать их вместе со своими декларациями.
Вдобавок справка о доходах нужна им как основание для заполнения некоторых сведений в декларации 3-НДФЛ:
Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта
Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.
Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.
В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом8. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.
Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ9.
Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день10. За нарушение этого срока возможен штраф11. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2019 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней12. За отказ тоже предусмотрен штраф13.
Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд14, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.
Какие ошибки можно исправить
Служащий может подать уточненную Справку за предыдущий отчетный 2022 год. При заполнении документа следует руководствоваться соответствующими Методическими рекомендациями Минтруда России.
Исправить Справки за предыдущие 2021 и так далее годы не получится. Но служащий может приложить к сведениям за 2022 год письменные пояснения по ошибкам, допущенным в предыдущих декларационных компаниях. Например, по расчетным счетам открытым давно и не отраженным в Справках за 2021 или 2020 годы.
У вас остались вопросы?
Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в течение ближайшего рабочего дня для бесплатной консультации.
Сколько справок выдать при смене инспекции в 2019 г
Можно ли работнику выдать для сдачи в инспекцию одну справку, сведя в нее все данные за год и указав новый ОКТМО? Ведь подавать декларацию работник в любом случае должен будет по месту своего жительства. Да и порядок заполнения справок для работников не утвержден.
Нет, несмотря на это, нужно выдать работнику две справки, тогда:
Ставить ли печать?
Печать на справке не нужна: в утвержденной форме не предусмотрено место для печати. Но если очень хочется, поставьте — это ни на что не повлияет.
Для чего нужна справка о доходах
Функция, которую выполняет справка о доходах физического лица, — информирование уполномоченных органов и организаций (например, банков) о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.
Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?
Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания22.
Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику23.
Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.
Кто заполняет декларацию
Все государственные работники, входящие в перечень должностей, утвержденный Указом Президента РФ № 557 от 18.05.2009, готовят и передают отчет о доходах госслужащих за 2022 год в кадровую службу. Раскрывать информацию о материальном состоянии семьи обязаны и те граждане, кто только заступил на службу. При приеме на работу они должны предоставить работодателю заполненную бумагу (это требование Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Справка заполняется отдельно на каждого члена семьи. К ним относятся супруг, супруга и дети, не достигшие 18 лет на 31 декабря отчетного периода.
Минтруд ежегодно публикует методические рекомендации, где раскрывает подробности декларационной кампании. В рекомендациях по предоставлению сведений о доходах госслужащих в 2023 году (за 2022-й) указано, что отчитываться не надо, если:
Если в период декларационной кампании (с 1 января по 1 (30) апреля года, следующего за отчетным) изменилось наименование должности, то его указывают по состоянию на 31 декабря отчетного года.
Для сведения: таблица групп и должностей государственной гражданской службы
На кого заполняются сведения
Служащий подает отдельные справки на себя, на супругу (супруга) и на каждого из несовершеннолетних детей. Семейное положение для декларирования за 2022 год определяется по состоянию на 31 декабря 2022 года.
Например, если служащий оформил развод в январе 2023 года, то справку за 2022 год на бывшую супругу он все равно должен сдать. Если по объективным причинам он не может это сделать, то вместо сведений он представляет заявление. Особенности его заполнения описаны в п. 39-44 Методических рекомендаций Минтруда.
Кто подает сведения
Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» определяет как один из способов борьбы с коррупционными рисками декларирование доходов, расходов и имущества лицами, занимающими определенные должности, и членами их семей — супругами и несовершеннолетними детьми. Сведения подают:
Важно. Конкретные должности, по которым замещающее их лицо декларирует доходы, расходы и имущество, устанавливаются соответствующими перечнями. Их список на федеральном уровне смотрите в Справочной информации системы «Консультант Плюс». В регионах могут устанавливаться свои требования к декларированию. О необходимости представить сведения за 2022 год служащему сообщит кадровик или специалист по антикоррупционной профилактике.
Обязательность декларирования устанавливается по состоянию на 31 декабря 2022 года. То есть служащий, назначенный на должность 30 декабря 2022 года, уже должен сдать сведения.
У декларационной кампании 2023 года есть свои особенности. В состав Российской Федерации вошло четыре новых субъекта: Донецкая Народная Республика, Луганская Народная Республика, Херсонская область и Запорожская область. Их руководители и служащие сведения за 2022 год не представляют.
Также от декларирования доходов, расходов и имущества в 2023 году освобождены военнослужащие, сотрудники Росгвардии, СК РФ, специальных подразделений полиции, ФСИН, которые принимали, принимают или планируют принимать участии в проведении специальной военной операции.
Образец заявления для получения сведений о доходах
По нормам ТК РФ письменное заявление работника о запросе сведений о доходах не является обязательным. Но рекомендуется его затребовать — это выгодно как работнику, так и работодателю. С даты его получения начинается трехдневный срок для изготовления справки. Если возникнут разногласия по этому поводу, то проще окажется доказать правоту.
Написать заявление о выдаче 2-НДФЛ при увольнении в 2023 году разрешается в произвольной форме, главное, чтобы были подпись заявителя и дата составления. Вот так выглядит примерный образец:
Генеральному директору ООО «PPT.ru»
от экспедитора Савельева С.С.
Прошу выдать мне справку о доходах и суммах НДФЛ за январь — март 2023 г.
Когда справку для работника придется уточнить?
Выдать работнику новую справку с другими данными нужно будет, если к моменту сдачи в свою налоговую инспекцию формы 2-НДФЛ вы:
Заметьте, это касается и справок, которые были выданы работникам раньше, в 2019 г. при увольнении.
Внимание
Из выплачиваемых работнику доходов, дата получения которых25 приходится на 2020 г., можно удержать только налог, который вы в 2019 г. могли удержать, но по ошибке не удержали. Если же в 2019 г. удержать исчисленный налог было невозможно, нужно сообщить об этом в ИФНС формой 2-НДФЛ с признаком «2» — она пришлет человеку уведомление на самостоятельную уплату в бюджет этой суммы.
Плохо, если данные справок, представленные работником вместе с декларацией 3-НДФЛ, будут расходиться с данными форм 2-НДФЛ, представленными вами в вашу ИФНС (даже если это, как в случае с кодами, и не влияет на суммы дохода, вычетов и налога). Вам придется отвечать на запросы налоговой. Инспекция автоматически запрашивает пояснения в случае расхождения данных, полученных от налогового агента, с имеющимися у налоговых органов сведениями26. А у работника может затянуться возврат налога.
Поэтому нужно выдать ему новую справку с актуальными/исправленными данными, чтобы он мог сдать ее в свою инспекцию.
Помните, что о каждом выявленном факте излишнего удержания налога вы должны сообщить работнику в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения27. Если обнаружено излишнее удержание налога за 2019 г., это можно сделать, выдав новую справку с верными данными.
В форме справки для работника не предусмотрено поле «номер корректировки». Поэтому просто оформите новую справку. Дату поставьте текущую, и будет понятно, почему данные этой справки отличаются от данных предыдущей.
Вместе с тем есть небольшая вероятность, что к моменту сдачи вами форм 2-НДФЛ за 2019 г. в вашу налоговую инспекция по месту жительства работника уже примет решение о возврате ему налога. Тогда работник не станет сдавать в свою ИФНС полученную от вас новую справку и вам, возможно, всетаки придется отвечать на запросы инспекции о выявленных ею расхождениях.
Иногда работники (например, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком) просят нулевую справку, которая подтверждала бы отсутствие выплат им доходов в истекшем году, причем непременно по форме, утвержденной ФНС. Но вопервых, многие программы не умеют делать пустые справки, вовторых, организация не обязана такую справку выдавать, поскольку в этом случае не является налоговым агентом28. Достаточно выдать справку о том, что такойто работник состоит в штате организации, налогооблагаемых доходов в 2019 г. не получал, соответственно, НДФЛ не удерживался и не перечислялся.
Упомянутые в статье Приказы ФНС, которыми утверждены 2-НДФЛ и 3-НДФЛ, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс
Темы: налогообложение, НДФЛ
Статья предоставлена журналом «Главная книга».
Получите 5 дней пробного доступа к электронному журналу «Главная книга»
Коды доходов и вычетов
Федеральная налоговая служба Приказом № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении документа о доходах (бывшей 2-НДФЛ). Они необходимы для обозначения операций в документе.
Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.
Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Например, стандартный вычет на ребенка обозначают кодом 126. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, то тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20 % от этой суммы по статье 123 НК РФ.
В какой срок надо подать сведения
Первоначально гражданин предоставляет данные перед назначением на соответствующую должность. Для участия в конкурсном отборе сведения не подаются.
Временно исполняющий обязанности работник сдает декларацию в течение 15 дней после издания соответствующего приказа о замещении.
В процессе служебной деятельности гражданин декларирует доходы, расходы и имущество ежегодно:
Сведения можно подать в любое время, начиная с 1 января. Лучше сделать это заранее, если на апрель планируется отпуск или длительная командировка.
Сроки сдачи сведений перенести нельзя, даже если служащий заболеет, уйдет в отпуск, или дата сдачи выпадает на выходной день. В 2023 году есть только две уважительных причины не подать декларацию:
Во всех остальных ситуациях декларацию надо сдать в установленные сроки. Документ можно направить по почте. Сроком сдачи в этом случае будет день приема корреспонденции от гражданина в отделении связи.
Сроки сдачи
В отдел кадров работник обязан предоставить заполненный документ до 30 апреля года, следующего за отчетным. Исключение составляют служащие администрации президента. Они подают декларацию до 1 апреля.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора
Что будет, если не сдать отчетность
Несвоевременное заполнение или предоставление неполных (некорректных) сведений грозит госслужащему дисциплинарным взысканием или увольнением.
Если по веским причинам справка не подана на кого-то из членов семьи, то обязательно вместо этого следует подать соответствующее заявление. Иначе чиновника уволят со службы.
Кто подписывает справку?
Директор или иное лицо, уполномоченное действовать от имени организации. Под строкой для подписи указано «налоговый агент», а это организация. Ни главбух, ни бухгалтер по зарплате подписывать справку не обязаны. Но могут это сделать за директора по доверенности (тогда в справке нужно указать реквизиты доверенности).
Как нумеровать справки?
Утвержденная форма не предусматривает номера — нужно поставить только дату выдачи справки. Поэтому не требуется и соответствие номеру формы 2-НДФЛ по этому работнику, которую вы сдадите в инспекцию.
Совет
Обнаружив при подготовке справки для работника, что ошибочно недоудержали у него НДФЛ за 2019 г., по возможности сначала удержите и перечислите налог, а потом выдайте справку. Если работник настаивает на соблюдении 3-дневного срока выдачи справки, попробуйте убедить его подождать. Объясните, что это и в его интересах. Ведь иначе потом, после удержания налога, вам нужно будет показать его в форме 2-НДФЛ как удержанный и возникнет расхождение с выданной работнику справкой. У вас инспекция запросит пояснения, а у работника могут возникнуть трудности с возвратом этой суммы налога.
Как отразить еще не выплаченную зарплату за 2019 г
Если на момент выдачи справки работнику зарплата и/или ежемесячная премия за декабрь либо другие месяцы 2019 г. еще не выплачены, то в справке19:
Имейте в виду, что если к моменту сдачи вами справок 2-НДФЛ в налоговую зарплата уже будет выплачена, то в них этот налог нужно будет показать как удержанный и перечисленный. А работнику придется выдать новую справку, чтобы данные в сданной вами форме 2-НДФЛ и в выданной ему справке о доходах совпадали.
Впрочем, если работник запрашивает справку всего за несколько дней до выдачи этой зарплаты, попробуйте договориться с ним, что выдадите справку после выплаты денег. Объясните, что тогда в справке сразу будет отражен весь удержанный с доходов 2019 г. налог и ему не придется сдавать в инспекцию справку еще раз.
Где встречаются несоответствия в Справках
Первые ошибки встречаются уже на титульном листе:
При заполнении раздела «Доходы» служащие часто допускают такие ошибки:
В сведениях о расходах встречаются такие несоответствия:
При заполнении сведений об имуществе служащие допускают такие ошибки:
При подготовке и распечатке Справки служащие:
Полный перечень ошибок с рекомендациями по их устранению смотрите в письме Минобра РФ от 31 января 2023 г. № МН-6/112.
До марта справок о доходах не даем?
Н.А. Мартынюк, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Как заполнить декларацию
Существует ряд обязательных требований при заполнении документа:
Документ подписывает сам служащий.
Разберем пошагово образец заполнения справки о доходах госслужащего за 2022 г. на примере заместителя начальника информационно-аналитического отдела Департамента музеев Министерства культуры РФ.
Титульный лист
Он включает персональные данные чиновника:
Раздел 1
В этом разделе указывается весь годовой доход семьи. Сюда входят денежные средства, полученные или заработанные за отчетный период (зарплата, наследство, пособие, пенсия, стипендия, доход со сдачи квартиры в аренду и другие финансовые поступления).
Раздел 2
В этом разделе документа указывается информация о крупных приобретенных объектах:
Отражается сумма всех расходов при покупке. Для каждого приобретения надо прописать реквизиты бумаг на право владения имуществом и происхождение денежных средств для каждой отдельной траты.
Раздел 3
Содержит сведения о недвижимости, которой владеет семья. Как показано в нашем примере заполнения декларации о доходах госслужащих за 2022 г., закон требует конкретизировать адрес места нахождения объекта, площадь, вид собственности, источники средств для приобретения имущества.
Раздел 4
Все данные по банковским счетам госслужащего отражают в этом разделе. Вид счета значения не имеет, указывают абсолютно все.
Обязательно следует перечислить:
Вся указанная информация должна быть точной, сверенной с банковской выпиской.
Раздел 5
Как и разделы с цифровыми активами (раздел 3 образца декларации о доходах госслужащих), этот блок заполняется, если госслужащий владеет ценными бумагами, векселями, закладными. Здесь указывают информацию о:
Если данных нет, то раздел остается пустым.
Раздел 6
Прописываются все обязательства по кредитам и другие финансовые долги, которые погашает гражданин или должны выплатить ему. Недвижимость, пользование которой осуществляется по договору аренды или другим способом использования: для каждого имущества следует указать тип здания, количество квадратных метров, этажей, точный адрес, период пользования.
Раздел 7
На странице содержатся сведения по всему отчужденному имуществу. Даже если информации нет, госслужащий подает эту страницу, поскольку в конце подписью он заверяет достоверность предоставленных данных.
Все описанные правила действуют и при подаче сведений о доходах муниципальных служащих за 2022 год, законодательство в этой части не делит чиновников на региональных и федеральных.
Требовать ли копию паспорта?
Как условие выдачи справки требовать копию паспорта нельзя. Но вы можете попросить человека расписаться в том, что ранее предоставленные вам паспортные данные к настоящему моменту не изменились.
Как получить справку о доходах в 2023 году
По нормам Трудового кодекса РФ работодатели обязаны выдать работнику документ о доходах:
Никаких других оснований для изготовления справки 2-НДФЛ для сотрудника в 2023 году у работодателей нет. Никакие органы и службы не вправе ее запрашивать, минуя налогоплательщика.
Обратите внимание, что срок сдачи 2-НДФЛ истек 01.03.2021 и больше направлять этот документ в ИФНС не требуется. Он теперь включен в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения № 1.
При запросе работником, в том числе уже уволенным, сведений о заработной плате и удержанном налоге за прошлые периоды организация выдает документ по форме, которая действовала в тот период. Учитывайте и действовавший на тот момент порядок заполнения, который обычно утвержден тем же приказом ФНС, что и бланк.
Как указать суммы налога?
Сведения об удержании и перечислении налога отражаются по состоянию на дату подписания справки17. Поэтому налог, который исчислен с дохода 2019 г., но удержан и перечислен в бюджет в период с 1 января 2020 г. до даты выдачи справки работнику, показывается как удержанный и уплаченный. Это, например:
Исправление ошибок
Если справочные документы в составе расчета 6-НДФЛ содержат ошибку, то налоговый агент оформляет уточненную форму. В поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка).
Если в справочном документе допущена ошибка, то сдается полная уточненная форма 6-НДФЛ, а не один лист. Если исправления вносятся только в расчет 6-НДФЛ, то подавать в составе корректировки справки по налогоплательщикам не требуется.
Подробнее: как заполнить форму 6-НДФЛ
По какой форме выдать работнику справку
Как вы помните, с прошлого года утверждены две формы сведений о доходах:
Внимание
Срок выдачи справки о доходах при увольнении — последний день работы7. Работникам, которые увольняются в январе, выдайте две справки: за 2019 г. и за время, прошедшее с 01.01.2020 по день увольнения.
Вместе с тем справку у вас работник просит именно для того, чтобы сдать в налоговую. Причем на момент ее представления работником у налоговиков, как мы сказали, еще не будет ваших форм 2-НДФЛ. Означает ли это, что составить для работника справку нужно по форме 2-НДФЛ, а не по форме, утвержденной для выдачи работникам? Вовсе нет.
Хотя данные в форме 2-НДФЛ и в справке для работников одинаковые, у этих документов разные назначения и статус. Форма 2-НДФЛ предназначена для контроля за налоговыми агентами. А справка — для сообщения работникам и подтверждения сумм выплаченных им доходов, предоставленных вычетов и удержанного налога. Работник, сдавая декларацию, при помощи справки подтверждает:
Контроль налогового агента при проверке декларации работника не проводится. Поэтому работникам нужно выдать не формы 2-НДФЛ, а справки по предназначенной для этого форме.
Совет
В прошлом году некоторые налоговые требовали от физлиц приложить к декларации именно форму 2-НДФЛ, причем непременно с теми же номером и датой, с которыми налоговый агент представил эту форму в налоговую. Поэтому не удивляйтесь такой просьбе от работника. Если хотите, можете выдать ему, помимо положенной справки, еще и экземпляр формы 2-НДФЛ. Но не советуем делать это раньше, чем вы сами сдадите отчетность по НДФЛ за 2019 г. в свою налоговую.
Как выглядит справка в 2023 году
Алгоритм заполнения документа:
Заверяет справку своей личной подписью тот бухгалтер, который ее составлял.
Может пригодиться: как получить справку о доходах через Госуслуги
Какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков сдачи сведений
Служащий, который не сдаст справку о доходах и имуществе в срок, будет уволен. Это установлено ч. 9 ст. 8 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
За неполные или недостоверные сведения служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Имеет также значение, умышленно он ошибся при заполнении справки или нет. В любом случае за недостоверность декларации можно также лишиться должности в связи с утратой доверия.