В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень. Из этой небольшой памятки Вы узнаете, какие документы нужны при увольнении.
Каждому увольняющемуся работнику выдается пакет документов: трудовая книжка, расчетный листок, справки о заработке и НДФЛ и т.д. В 2023 году больше половины документов, выдаваемых при увольнении изменены: либо переутверждены, либо вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1.
В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили. А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать. В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.
Статья 62 ТК РФ требует от работодателей выдачи по письменному заявлению работника копий документов, связанных с работой. Но, не все документы нужно и можно выдавать.
По статье 62 ТК РФ работодатель по письменному заявления работника в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой:
- копию приказа о приеме на работу,
- копию приказов о переводах на другую работу,
- копию приказа об увольнении с работы;
- выписку из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.
В перечне нет самого трудового договора, но, если работник его потеряет и затем попросит выдать копию – вы должны ее выдать.
Это все документы, которые прямо поименованы в статье 62 ТК РФ. Но есть еще и приписка: «и другие документы». Работники часто просят выдать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, графики, характеристику, положения об оплате труда и премировании и т.п. Не все эти документы нужно и можно выдавать.
В день увольнения работнику положено выдать полный расчет и ряд документов. Смотрите перечень и переходите по ссылкам для получения комментариев и образцов:
За периоды до 2023 года сведения персучета предоставляются виде выписок из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3.
ВАЖНО! С 2023 года отменена справка № 182н. Раньше её выдавали для получения человеком пособий на новом месте работы.
Указанные выше документы выдаются независимо от волеизъявления увольняющегося и строго в день увольнения. Если выдать их в день увольнения не представляется возможным из-за отсутствия работника на работе, ему направляется уведомление о необходимости получить эти документы с запросом об отправке их по почте.
По заявлению работника также нужно выдать:
- справку о доходах физлица (бывшая 2-НДФЛ) — по новой форме (рекомендуется включать в комплект увольнительных документов, даже если работник ее сразу не попросил);
- другие документы и копии, которые связаны с его работой у вас (справку для службы занятости и др. справки, копии приказов и т. п.).
Эти документы он может запросить не сразу, а спустя какое-то время после увольнения. Их все равно нужно будет ему предоставить. Срок на выдачу — три дня с момента получения от работника соответствующего заявления.
Отказ выдать документы — это нарушение, наказуемое по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для организации это может обернуться штрафом от 30 000 до 50 000 руб.;
- должностных лиц — предупреждением или штрафом от 1000 до 5000 руб.
- ИП — штрафом от 1000 до 5000 руб.
За невыдачу трудовой книжки работнику также причитается компенсация по ст. 234 ТК РФ в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения и до получения трудовой на руки.
Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении
распечатать Изменения для бухгалтера с 2023 года
Законодательство обязывать всех соблюдать определенные правила кадрового документооборота.
Процедура увольнения и перечень документов, который работодатель обязан выдать работнику регламентирован законодательством.
Пакет документов, который нужно выдать работнику не зависит от причины увольнения.
Какие документы нужно выдать при увольнении
Увольняющемуся сотруднику нужно выдать полный пакет документов.
Не все работники просят полный пакет. Не все работники охотно забирают все документы.
В принципе, работодатель не имеет право настаивать на том, чтобы работник забрал все бумаги.
Важно получить работника подпись о том, что он получил бумажную трудовую, если он еще не перешел на электронный формат.
Все остальные документы можно составить в любой момент, даже через несколько дней или месяцев после увольнения. Поэтому выдавать их под роспись не имеет смысла. Особенно, учитывая то, что работник имеет право обратится за этим документами в любой момент. Даже в том случае, если он получил все документы при увольнении, расписался за них и потом потерял.
Список документов для увольняющегося работника. Таблица
Форму СЗВ-ТД нужно сдать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения (пп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Выбор читателей
Есть установленный перечень документов, которые вы должны выдать работнику при увольнении. Если этого не сделать, грозят существенные штрафы.
При этом с 2023 года значительно изменился состав и формы документов для увольняющихся. В первую очередь это связано с введением единого отчета ЕФС-1, обновлением РСВ, заменой СЗВ-М на перссведения. Какие документы, в какой срок и как выдавать, чтобы не нарваться на штрафы, — рассказали в статье.
С 2023 года существенно изменилась зарплатная и кадровая отчетность, в том числе те формы, которые выдавали сотрудникам при увольнении.
- Для отчета РСВ и справки СТД-Р — новые формы.
- Вместо СЗВ-М — персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).
- Отчеты СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 отменены, вместо них теперь — специальные разделы единого отчета ЕФС-1.
- Формально с 2023 года отменили справку о сумме заработка для расчета пособий (форма № 182н).
Какие документы компании и ИП теперь должны выдавать своим сотрудникам в день увольнения — смотрите в таблице.
Если в ваших внутренних документах (например, правилах внутреннего трудового распорядка) содержится список документов при увольнении, не забудьте его обновить с 2023 года.
Увольнение не сдвигает установленные сроки сдачи отчетов в СФР и ИФНС: представляйте их в обычном порядке в установленные сроки. В большинстве случаев отчеты для увольняющегося сотрудника придется сформировать досрочно — до завершения отчетного периода. По завершении отчетного периода отчетность придется сформировать заново: все сведения об уволенных должны попасть в отчеты, которые будете сдавать в СФР и ИФНС.
В СБИС процесс увольнения максимально упрощен. В документе на увольнение есть чек-лист: что не забыть сделать при увольнении сотрудника.
Прямо из чек-листа можно:
- сформировать кадровые документы;
- произвести расчеты с сотрудником;
- заполнить СТД-Р для сотрудника.
Чек-лист можно настроить под ваши потребности. Например, по дистанционным сотрудникам можно настроить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку почтой.
Автоматизируйте процесс увольнения со СБИС
Как заполнить и выдать документы для увольняемого
Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении выдавайте работникам, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК).
С 2023 года введен новый бланк бумажной трудовой, но он понадобится только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся работнику вы выдаете ту книжку, которая хранится у вас.
О получении бумажной трудовой работник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем, он обязателен для ведения.
Порядок заполнения утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
- В графе 1 проставьте номер записи — следующий по порядку.
- В графу 2 впишите дату увольнения.
- В графе 3 укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать ТК РФ с указанием подпункта, пункта и статьи кодекса, без сокращений. Общие основания увольнения прописаны в статье 77 ТК РФ, основания увольнения по инициативе работодателя — в статье 81 ТК РФ.
- В графу 4 впишите реквизиты документа-основания. Обычно указывается номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении заверьте подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек, например менеджера по персоналу или руководителя отдела кадров. Проставьте печать работодателя при наличии.
Запись об увольнении вносите в последний рабочий день. Если заполните книжку заранее, есть риск, что увольнение отменится или перенесется. Например, работник может передумать увольняться по собственному желанию. Тогда внесенную запись придется исправлять или отменять.
Сведения по форме СТД-Р
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдайте тем работникам, на которых не ведете бумажные трудовые. К ним относятся совместители, а также основные работники, которые отказались от бумажных книжек или впервые устроились на работу начиная с 2021 года.
Вы не обязаны выдавать СТД-Р тем работникам, на которых ведете бумажные трудовые книжки (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности работник может получить и самостоятельно: через СФР, МФЦ или личный кабинет на «Госуслугах».
С 2023 года форма и порядок заполнения СТД-Р изменились:
- в тексте формы указан новый фонд СФР (вместо ПФР), а также новый приказ Минтруда об утверждении — от 10.11.2022 № 713н;
- код выполняемой функции в графе 5 теперь нужно прописывать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X. Если сотрудники были мобилизованы, в справке отразите новые кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора.
Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
- В шапке укажите общие сведения о работнике и работодателе.
- В поле «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» проставьте дату заявления работника об отказе от бумажной трудовой, если вы принимали такое заявление, а не другой работодатель.
- В табличной части отразите сведения обо всех кадровых мероприятиях, которые произошли у вас (аналогично бумажной трудовой): от приема работника к вам и до увольнения. При увольнении не нужно заполнять наименование трудовой функции в графе 4. В графе 5 укажите код трудовой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) № ОК 010-2014.
Если выдаете СТД-Р на бумаге, заверьте подписью директора или уполномоченного сотрудника, проставьте печать. Если направляете сведения в электронном виде — заверьте ЭЦП работодателя.
Сведения о стаже
До 2023 года в обязательном порядке увольняющимся выдавали сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ за текущий год. С этого года форма СЗВ-СТАЖ отменена, вместо нее работодатели сдают подраздел 1.2 раздела 1 единого отчета ЕФС-1. Поэтому при увольнении выдайте работнику сведения о стаже по новой форме.
Работникам с правом на досрочную пенсию дополнительно выдайте подраздел 2 раздела 1 отчета ЕФС-1.
Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику, а не по всем.
Форма и порядок заполнения утверждены постановлением правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.
Подраздел 1 раздела 1: заполните сведения о работнике.
Подраздел 1.2 раздела 1: в поле «Отчетный период» проставьте год увольнения. Например, если сотрудник увольняется 20.04.2023, укажите «2023». В поле «Тип формы» отметьте «Исходная». В графах 2 и 3 укажите период работы — с начала года (или с даты трудоустройства, если она приходится на год увольнения) по дату увольнения. Остальные графы заполните при наличии сведений. Подробнее о порядке заполнения этой формы — в статье.
Выписка из раздела 3 отчета РСВ
Как и раньше, работнику при увольнении нужно выдать сведения из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ). Но с 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 по каждому работнику отражаются взносы по единому тарифу, а не только на пенсионное страхование, как это было раньше.
Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении сформируйте отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения — 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.
Выплаты при увольнении (окончательный расчет, компенсация за отпуск и так далее) и взносы с них должны попасть в подраздел 3.2.1. Поэтому в программе сначала проведите все начисления по сотруднику, расчет взносов и только после этого формируйте выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.
Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В поле «Календарный год» укажите год увольнения, в поле «Расчетный период» — код периода отчета, на который приходится увольнение (квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Если дата увольнения — 20.05.2023, то период формирования РСВ — полугодие «31». В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.
Раздел 3: заполните персональные данные сотрудника в подразделе 3.1, а также сведения о выплатах и взносах по месяцам — в подразделе 3.2.1. Подраздел 3.2.2 заполните, только если начисляли пенсионные взносы по доптарифу с выплат конкретному работнику. Подробнее о заполнении этой формы — в статье.
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах
До 2023 года работодатели обязаны были выдавать работнику при увольнении форму СЗВ-М. С 2023 года форма СЗВ-М отменена, вместо нее сдаем перссведения по работникам, но уже в ИФНС, а не в ПФР. При увольнении выдайте работнику выписку из указанных перссведений по конкретному работнику. Отчет заполняется помесячно, поэтому при увольнении сформируйте перссведения за месяц, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения — 20.05.2023, то перссведения нужно выдать за май 2023.
Данные из перссведений дублируются в разделе 3 формы РСВ, но в законе о персучете не прописано, какую именно форму выдавать при увольнении (п. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому безопаснее выдать обе.
Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В поле «Календарный год» укажите год увольнения, в поле «Период, за который представляются сведения» — код месяца увольнения. Если дата увольнения — 20.05.2023, то код периода — «05». В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.
Раздел «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу»: в строках 020–060 заполните данные сотрудника. В строке 070 укажите общую сумму выплат за месяц увольнения, она должна быть равна сумме из графы 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 формы РСВ за соответствующий месяц.
Расчетный листок
В день увольнения выдайте работнику расчетный листок за тот период, за который производите окончательный расчет. Если увольняете до официальной даты выплаты зарплаты за прошлый месяц, выдайте расчетный листок за прошлый месяц и за текущий.
Форма расчетного листка не установлена законодательно, вы можете самостоятельно разработать и утвердить форму. Обычно форма соответствует той, что формирует ваша зарплатная программа.
Справка о заработке по форме № 182н
Формально сама справка № 182н и обязанность ее выдавать при увольнении отменены с 2023 года. Но в интересах сотрудника лучше выдать эту справку. На ее основе следующий работодатель сможет корректно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности, если СФР не передаст сведения о заработке за 2021 и 2022 годы (или сведения о заработке будут неверны).
Форма и порядок заполнения справки утверждены приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н.
Сведения для работников с дополнительными пенсионными взносами
Если вы перечисляли дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию сотрудника, то в день увольнения выдайте ему выписку из подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1. Этот отчет заменяет форму ДСВ-3 с 2023 года. Выписка должна быть только по конкретному работнику, а не по всем.
Форма и порядок заполнения утверждены постановлением правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Титульный лист: он будет общим со сведениями о стаже (подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1).
Подраздел 3 раздела 1: заполните по каждому платежному поручению на уплату дополнительных взносов за тот квартал, на который приходится увольнение. В табличной части укажите данные о сотруднике.
Оригиналы документов
В день увольнения сотруднику необходимо вернуть все оригиналы его документов, которые хранятся у вас:
- медицинскую книжку (даже если она приобретена за счет работодателя);
- дипломы;
- свидетельства;
- другие документы.
Автоматическое заполнение зарплатных и кадровых отчетов
Кроме обязательных документов, перечисленных в предыдущем разделе, вы должны выдать работнику любые другие документы, связанные с его работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Сотрудник может запросить копии уже оформленных документов или справки по себе.
Копии документов
Работник может запросить копии документов, связанных с его работой. Примеры таких документов:
- трудовой договор (даже если у работника есть оригинал);
- приказы о приеме, переводе, увольнении;
- записки-расчеты;
- личная карточка;
- локальные нормативные акты (ЛНА). Например, должностные инструкции, положение о премировании.
Вы можете представить не копию всего документа, а выписку из него. Например, если приказ об увольнении составлен на нескольких сотрудников, выдайте выписку из него одним из способов:
- укажите реквизиты приказа об увольнении, а также изложите основную информацию из приказа: сведения о сотруднике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, должность и ФИО подписанта;
- укажите реквизиты приказа об увольнении и скопируйте нужный фрагмент приказа по конкретному сотруднику.
Справки
Работник вправе запросить различные справки о работе и заработке, например:
- о доходах для службы занятости. Рекомендованная форма справки содержится в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5, но территориальные СЗН могут требовать справки по своей форме;
- о доходах для центра соцзащиты населения;
- о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, о северной надбавке.
В каком порядке выдавать документы по заявлению сотрудника
Чтобы получить нужные документы от работодателя, сотрудник оформляет заявление на бумаге с личной подписью или в электронном виде с ЭЦП. При этом он не обязан сообщать цель получения документов, а количество запросов одних и тех же документов законом не ограничено.
Срок выдачи документов — 3 рабочих дня, если заявление поступило до или после дня увольнения. Если работник подал заявление в день увольнения, придется выдать документы в этот же день.
Зафиксируйте дату получения заявления от сотрудника. Бумажное заявление зарегистрируйте, например, в журнале входящих документов или проставьте отметку о приеме на самом заявлении. Для электронного заявления подтверждением даты получения может быть квитанция о приеме документа.
Срок выдачи документов — последний рабочий день (день увольнения). Что считать таким днем и когда выдавать документы в нестандартных ситуациях — смотрите в таблице.
Что делать, если сотрудник не вышел на работу в день увольнения
- Составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Пусть документ подпишут минимум два свидетеля.
- Отметьте отсутствие в табеле учета рабочего времени. Например, проставьте обозначение «ПР» — прогул.
- Внесите в приказ об увольнении и личную карточку (если ведете) запись о невозможности ознакомить работника. Например: «С приказом не ознакомлен по причине отсутствия на рабочем месте в день увольнения». Укажите реквизиты акта об отсутствии, проставьте дату (дату увольнения) и подпись ответственного сотрудника. Как только сотрудник появится на работе — ознакомьте его под подпись, но уже текущей датой.
Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой снимет с вас ответственность за несвоевременную выдачу (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без письменного согласия работника запрещено отправлять его бумажную трудовую книжку по почте.
Если вы не ведете бумажную трудовую книжку на сотрудника, то в день увольнения направьте ему сведения СТД-Р в бумажном виде ценным письмом с описью и уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Это ваша прямая обязанность, согласие на их отправку от сотрудника не требуется.
Как поступить с остальными документами, которые обязаны выдать работнику при увольнении, ТК РФ не разъясняет. Безопаснее в день увольнения выслать работнику уведомление о необходимости явиться за документами. Эту информацию можно включить в уведомление о получении бумажной трудовой или отправить одним письмом с СТД-Р. Такое уведомление подтвердит, что на день увольнения вы подготовили необходимые документы и были готовы их выдать.
- Перечислите окончательный расчет в день увольнения. Если зарплату выдаете через кассу, то выдайте ее на следующий день после того, как сотрудник обратится за расчетом.
- Отправьте работнику подготовленные документы. Сделайте это после того, как получите письменное согласие от работника на отправку трудовой и других документов по почте. Подтверждением будет опись, почтовый чек, информация об отслеживании почтового отправления с сайта «Почты России». Если сотрудник не получит письмо и оно вернется к вам, храните его в запечатанном виде.
До тех пор пока не получите согласие от работника, документы остаются у вас. Как только работник обратится с заявлением на выдачу книжки и документов, выдайте их в течение 3 рабочих дней со дня обращения.
На бумаге выдают документы в следующих случаях:
- если у работодателя не введен кадровый электронный документооборот (КЭДО) в отношении этих документов или сотрудник не дал согласие на применение КЭДО (если оно требуется);
- если КЭДО введен, но сотрудник в заявлении указал способ получения документов на бумажном носителе (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ). В этом случае выдавайте заверенные копии электронных документов.
Копии документов, которые выдаете сотруднику, должны быть заверены, иначе они не будут иметь юридической силы. Обычно для заверения используют такой порядок:
- на копии под реквизитом «Подпись» сделайте надпись «Верно» или «Копия верна». Если заверяете бумажную копию электронного документа, можно уточнить — «Копия электронного документа верна»;
- впишите должность, подпись и расшифровку подписи работника, заверившего копию. Заверять копии кадровых и других документов для сотрудников может сам директор или другой уполномоченный сотрудник;
- проставьте дату заверения, печать (при наличии);
- если выдаете копию для представления в другую организацию, укажите, что подлинник документа находится в вашей организации.
Все надписи о заверении (кроме личной подписи) можно проставлять с помощью штампа.
Выдачу бумажных документов нужно подтвердить. Как — рассказали в таблице.
В электронном виде выдавайте документы при увольнении, если в отношении них введен КЭДО и сотрудник письменно согласился применять КЭДО. Способ выдачи должен быть закреплен в ваших ЛНА: например, через систему работодателя или с помощью портала «Работа России».
Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, только тогда они имеют юридическую силу.
Нельзя выдавать электронно:
- бумажную трудовую книжку;
- СТД-Р. Исключение: если в заявлении работник указал именно электронный способ получения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
Отправлять документы по обычной электронной почте можно только дистанционным работникам, если такой способ указан в заявлении (или в ЛНА) и если на этих работников не распространяется КЭДО (ч. 7 и 9 ст. 312.3 ТК РФ). Исключение: расчетный листок. Его можно отправлять всем сотрудникам по электронной почте без ЭЦП работодателя.
Если в день увольнения не выдадите работнику документы или не направите уведомление о необходимости их получить (при отсутствии сотрудника на работе), грозит штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):
- для компании — от 30 000 до 50 000 ₽;
- для руководителя и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽.
За повторное нарушение штрафы выше: для компании — до 70 000 ₽, для руководителя и ИП — до 20 000 ₽.
Кроме того, за нарушение сроков выдачи трудовой книжки (или отправку почтой без согласия работника) придется выплатить работнику денежную компенсацию: средний заработок за каждый день просрочки (ст. 234 ТК РФ).
Менеджер Сидоров не пришел на работу в день увольнения, 10.03.2023. При этом ему не отправили уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой. Сидоров «вспомнил» про трудовую только 30.03.2023, и в этот же день книжку выдали ему на руки. Таким образом, задержка выдачи трудовой книжки — 14 рабочих дней. При среднем дневном заработке Сидорова 2 000 ₽ бывший работодатель должен выплатить ему компенсацию в размере 28 000 ₽.
Исполнителям по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), с выплат которым начисляли страховые взносы, нужно выдать следующие документы в день прекращения договора (п. 2 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
- выписку из подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) с подразделом 1 и титульным листом. В этом отчете укажите реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуг;
- выписку из подраздела 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о стаже). Если исполнитель выполнял работы, дающие право на досрочную пенсию, выдайте ему также выписку из подраздела 2 раздела 1 отчета ЕФС-1. Заполните отчеты аналогично сведениям на сотрудников;
- выписки из перссведений и из раздела 3 РСВ. Заполните их аналогично сведениям на сотрудников.
Не нужно выдавать выписки из отчетов тем исполнителям по договорам ГПХ, выплаты которым не облагаются страховыми взносами. Например, исполнителям, которые имеют статус ИП или самозанятого (плательщика НПД), а также по договорам аренды, купли-продажи, займа.
Кадровый и зарплатный учет любой сложности
Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году
Какие документы выдавали в 2022 году
Какие документы выдавать в 2023 году
Документ, которым утверждена форма 2023 года
Что изменилось
Бумажная трудовая книжка тем, кто сохранил бумажный вариант
Бумажная трудовая книжка работникам, которые сохраняют бумажные вариант книжки
По имеющейся форме (по факту).
Без изменений
Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой
Форма СТД-Р тем, что перешел на электронный формат трудовой
Утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н
Без изменений
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)
Выписка из ЕФС-1.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1.
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года вошла в единую форму ЕФС-1. По сути, не изменилась.
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Разные.
Без изменений
Расчетный листок
Расчетный листок за последний месяц (или отработанные период месяца)
По форме, утвержденной и применяемой в компании.
Без изменений
Справка о заработке за 2 года по форме 182н
Отменена с 2023 года. Рекомендуем выдавать.
Соцфонд разрешает начислять пособия в 2023 году по данным Справки 182нОтмененную справку 182н лучше выдавать при увольнении
Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ)
Примеч. См. раздел по запросу работника.
Выдается по запросу
Справка о среднем заработке для службы занятости
Справка о среднем заработке для службы занятости
Форму справки утверждают региональные центры занятости. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721
Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах
Приказы о приеме, увольнении, награждении, переводах
По формам, применяемым в организации
Без изменений
Выписка из формы ДСВ-3 за квартал увольнения, перечисляли взносы на накопительную часть пенсии.
Выписка из ЕФС-1.
Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»
ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Форма ДСВ-3 вошла состав единой отчетной формы ЕФС-1, которая сдается в Соцфонд России
Документы, которые выдаются работнику при увольнении
Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.
Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.
Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Как вносить записи в трудовую книжку
Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Новая форма РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года
Выписка из формы ЕФС-1
С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.
Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.
Утверждена форма ЕФС-1: что включает, когда сдавать
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах
Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.
Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет с января 2023 года
Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Выписка из ЕФС-1 подраздел 3
Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах,
за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.
Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Какие документы вы обязаны выдать при увольнении
Каждому увольняемому сотруднику необходимо выдать следующий комплект документов:
- Трудовая книжка.
- Расчетный лист.
- Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 РСВ.
- Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
- Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих.
- Медицинская книжка (при наличии).
По заявлению увольняющегося вы обязаны предоставить:
- 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
- справку о среднем заработке за последние 3 месяца, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
- Записка-расчет по форме № Т-61 со сведениями об использованных и неиспользованных отпусках, а также расчет выплат при увольнении;
- копию формы СПВ-2, если работник уходит на пенсию;
- копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Уволенный работник вправе повторно запросить у вас копии вышеперечисленных документов, если потеряет их.
Выдача документов для суда
Итак, есть документы, которые вы выдавать не обязаны. Но, если суд будет рассматривать трудовой спор, например, связанные с невыдачей заработной платы, судьи сами направят запрос в компанию о предоставлении им необходимого документа. В таком случае вам нужно будет предоставить затребованный судом документ.
Если же работник через суд по потребует выдавать ему определенные документы, шансы у него 50/50. Судебная практика неоднозначна.
Документы, которые выдаются работнику по заявлению
Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.
Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.
Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Справка 2-НДФЛ
Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.
Утверждена новая форма 6-НДФЛ с 2023 года. Что изменилось?
Какие документы можно не выдавать
Статья 62 ТК РФ четко конкретизирует, что выдать нужно документы, связанные с работой конкретного работника. Общеорганизационные документы, локальные нормативные акты, которые не имеют прямого отношения к рабочим функция конкретного работника можно не выдавать.
Документы, которых у вас нет или которые работник просит составить исключительно для него, вы выдавать не обязаны.
Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и премировании
Эти документы можно не выдавать, поскольку они не имеют прямого отношения к рабочим функциям.
Штатное расписание
Штатное расписание не имеет отношения к трудовым обязанностям работника и может содержать конфиденциальную информацию. Этот документ вы выдавать не должны. Если будет решение суда о выдаче штатки, нужно выдать выписку по конкретной должности, которую занимал работник.
Должностная инструкция
Должностная инструкция составляется к должности, а не для конкретного работника. Этот документ касается неопределенного круга лиц, поэтому его выдать вы не обязаны.
Докладная или служебная записка
Если докладная записка стала основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, ее нужно выдать. Все остальные служебки, в которых согласовываются рабочие процессы, графики, объемы производства, расходы и т.д. выдавать не нужно.
Эти документы не связаны напрямую с конкретным работником, они нужны для согласования коммуникаций и управления бизнес-процессами. Как правило, это промежуточные документы, на основании которых готовятся приказы и распоряжения.
Характеристика с места работы
В перечне документов, которые приведены в статье 62 ТК РФ, служебной характеристики нет. Законодательство обязывает выдавать характеристику, если она требуется работнику для поступления на работу или участия в конкурсе.
Учитывая то, что сейчас большинство госструктур при трудоустройстве на работу требуют характеристику – вам ее придется выдать. Вы вправе попросить у работника объяснение, зачем ему характеристика или попросит запрос от компании, которая планирует принять вашего бывшего работника к себе. Но, нужно иметь в виду, что суды чаще всего в данном вопросе на стороне работников. На основании той же статьи 2 ТК РФ судьи делают вывод о том, что что служебная характеристика является документом, связанным с работой.
Примеры в решениях судов: определения Курганского облсуда от 29 января 2019 г. № 33-202/2019, Санкт-Петербургского горсуда от 12 июля 2016 г. № 33-12492/2016.
Утраченные документы
Вы вправе отказать работнику в выдаче документов, которые утрачены. Единственно условие — факт утраты нужно зафиксировать.
Какие документы нельзя выдавать работнику
Работодатель обязан исполнять не только трудовое законодательство, но и Закон о защите персональных данных. Никакие документы, которые содержат персональные данные других работников выдавать нельзя.
Если кроме запроса от работника есть еще и запрос из суда, выдать нужно выписку о конкретном работнике из общего документа, в котором есть персданные других работников.
Как выдавать копии документов
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
При выдаче копий документов обязательно нужно взять с работника расписку о получении запрошенных копий документов. Это избавит вас от возможных претензий со стороны работника и многочисленных повторных запросов.
Обязательные и необязательные формы
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:
1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Несколько рекомендаций
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.
Новые материалы в КонсультантПлюс на эту тему:
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
- Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
- Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
- Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
- Расчетный листок.
- Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.