Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.
При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.
Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84. 1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.
Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч. ) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо передать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2022 году. Если этого не сделать, то организации грозят внушительные штрафы.
Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения
Необходимость предоставления указанного документа установлена п. 3 ст. 11 закона о персучете: «В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора ГПХ, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения». Такими сведениями является информация, отраженная в разделе 3 РСВ.
Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.
Федеральный Закон от 01. 1996 № 27-ФЗ (ред. от 29. 2018) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. , вступ. в силу с 01. 2019)П. 3 ст
Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 27 КоАП РФ.
Кому принадлежит справка о прохождении медкомиссии?
Добрый день. Водитель увольняется. Желает забрать ещё действующую справку о прохождении медкомиссии. Работодатель отказывает, т. оплачивал медосмотр и поэтому считает справку собственностью предприятия. Готов выдать копию, но работнику нужен оригинал. Понятно, что в ЛПУ можно запросить дубликат. Но кому принадлежит справка, которая сейчас находится у работодателя?
Цитата (Necta):Добрый день. Водитель увольняется. Желает забрать ещё действующую справку о прохождении медкомиссии. Работодатель отказывает, т. оплачивал медосмотр и поэтому считает справку собственностью предприятия. Готов выдать копию, но работнику нужен оригинал. Понятно, что в ЛПУ можно запросить дубликат. Но кому принадлежит справка, которая сейчас находится у работодателя?
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону
Благодарю за ответ. Но в данном случае меня интересует право работника. Это понятно, что работодатель вредничает. Примем это за данность. 😀Я нигде не нашла, что работодатель именно обязан вернуть работнику оригинал справки. Когда только взялась искать информацию об этом, была почти уверена, что справка принадлежит работнику. Ан не тут-то было. Не получается никак. Получается, что справка принадлежит именно работодателю, и он имеет право её не выдавать. Даже выдача копии представляется мне сомнительной, т. данная справка выдана и подписана другой организацией.
Не думаю что персональные данные могут принадлежать работодателю, а справка о состоянии здоровья это и есть персональные данные. Скажите работодателю, что обратитесь в Роскомнадзор за защитой, это его отрезвит.
Добрый день!Спасибо, Елена!
Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность
Цитата (Necta):Благодарю за ответ. Но в данном случае меня интересует право работника. Это понятно, что работодатель вредничает. Примем это за данность. 😀Я нигде не нашла, что работодатель именно обязан вернуть работнику оригинал справки. Когда только взялась искать информацию об этом, была почти уверена, что справка принадлежит работнику. Ан не тут-то было. Не получается никак. Получается, что справка принадлежит именно работодателю, и он имеет право её не выдавать. Даже выдача копии представляется мне сомнительной, т. данная справка выдана и подписана другой организацией.
А в Роскомнадзор за разъяснениями обращались? Вы не видите очевидного: Это личные персональные данные работника (см. Закон о защите персональных данных 152-ФЗ) на которые у Вас, как у работодателя (вредничай, не вредничай), нет никаких прав. Юридически такая норма не закреплена. А вот работник, если обратится в суд, сможет доказать что нарушены его права. Если возвращать не хотите, значит обязаны уничножить эти данные, почитайте закон, а ещё лучше пойдите в Роскомнадзор и Вам там объяснят что и как.
Если я создала тему не в том разделе, приношу извинения и прошу администрацию перенести её в положенное место.
Работодателю известны и другие персональные данные работника, они обработаны и хранятся должным образом. И эта документация принадлежит именно работодателю. Аналогию с такими документами как паспорт или военный билет провести невозможно, не тот случай. Похожий случай — трудовая книжка. Однако бланк трудовой оплачивает работник, так что тоже не выходит.
Цитата (Necta):Работодателю известны и другие персональные данные работника, они обработаны и хранятся должным образом. И эта документация принадлежит именно работодателю. Аналогию с такими документами как паспорт или военный билет провести невозможно, не тот случай. Похожий случай — трудовая книжка. Однако бланк трудовой оплачивает работник, так что тоже не выходит.
Не могу с Вами согласиться! Приведите НПА, в крайнем случае письма или разъяснения соответствующих органов, решения судов на основании которых Вы сделали эти выводы, файлы можно прикрепить к сообщению. Справка о состоянии здоровья закрытая информация и не может оставаться у работодателя.
Конечно не может. Он её и уничтожит, в соответствии с № 152-ФЗ. Но работник её всё равно не получит. Большое спасибо за напоминание о Роскомнадзоре. Написала им запрос.
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой
Цитата (Necta):Конечно не может. Он её и уничтожит, в соответствии с № 152-ФЗ. Но работник её всё равно не получит. Большое спасибо за напоминание о Роскомнадзоре. Написала им запрос.
А ещё сделайте запрос в Труд инспекцию, которая защищает права работников от «вредных» работодателей. Я не советую уничтожать справку, т. если работник обратится в суд, скорее всего, Вы обязаны будете оплатить восстановление этой справки. Суд, наверняка, поддержит работника. доказать факт уничтожения справки Вы не сможете. Никто не даст гарантий, что Вы не могли её спрятать, а в ней есть информация, которая может навредить работнику на другом месте работы. А так как Вы «вредничаете», то способны навредить и в будущем. Так что доказывать факт уничтожения придётся долго, все равно не докажете, лучше отдать справку. А если таким способом хотите удержать работника, выбрали плохой способ. Лучше бы прибавили з/пл, может никто от Вас и не ушёл.
Прошу прощения, но я третья сторона. Не являюсь ни работником, ни работодателем. 😀Ко мне обратились с просьбой разобраться в существе вопроса — обязан или нет. Пока получается, что нет. Получу ответ от Роскомнадзора — выложу. Ещё раз большое спасибо за напоминание о них.
Цитата (Necta):Прошу прощения, но я третья сторона. Не являюсь ни работником, ни работодателем. 😀Ко мне обратились с просьбой разобраться в существе вопроса — обязан или нет. Пока получается, что нет. Получу ответ от Роскомнадзора — выложу. Ещё раз большое спасибо за напоминание о них.
Доброй ночи!Аlla Aleksandrova написал(а)
Цитата:А ещё сделайте запрос в Труд инспекцию, которая защищает права работников от «вредных» работодателей.
Поддерживаю! Можно добавлю!А Вы ещё обязательно сделайте запрос в Налоговую, Минздравсоцразвития, Ростехнадзор, ПФР. А самое главное в Конституционный суд, чтобы наверняка.
Документы по требованию
Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:
Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет
Сдать бесплатно
Справка для службы занятости.
Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10. 19 № 16-5/В-5 (см. «Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы»).
Копия приказа об увольнении.
Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84. 1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8, утв. постановлением Госкомстата от 05. 04 № 1).
Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).
Документ составляется по форме № Т-61. Она содержит сведения об использованных и неиспользованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.
Другие документы.
Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.
Внимание
Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Ответственность за невыдачу документов
Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а для работодателя-ИП — от 1 000 до 5 000 руб. 1 ст. 27 КоАП РФ). Если же такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся. Для организации — до 70 000 руб. , а для ИП — до руководителя —20 000 руб. 2 ст. 27 КоАП РФ).
Отметим, что эта же статья предусматривает ответственность должностых лиц компании (например, руководителя): за первое нарушение штраф до 5 000 руб. , за повторое — дисквалифиция на срок до 3 лет. При этом, недавно принятые поправки в КоАП запрещают привлекать организацию к ответственности за административное правонарушение, если должностное лицо или иной работник уже понесли наказание за это же нарушение (см. «Принят закон о смягчении административных штрафов для бизнеса»).
Проверить руководителя на достоверность сведений в ЕГРЮЛ и дисквалификацию
За задержку выдачи трудовой книжки наступает материальная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17. 04 № 2).
Важно
За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 1 ТК РФ).
Бесплатно заполнить и распечатать СТД‑Р и другие кадровые документы
В день увольнения сотрудника нет на работе
Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.
В статье 84. 1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).
Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.
Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17. 19 № 19-1/ООГ-210; см. «Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника»).
Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.
Совет
Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями Трудового кодекса. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5. 27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.
Выдача медицинской книжки при увольнении
Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача медицинской книжки при увольнении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Медицинские осмотры:
- 2 дня на диспансеризацию
- Виды медицинских осмотров водителей
- Внеочередной медицинский осмотр
- Внеочередной медосмотр
- Возмещение медосмотра КОСГУ
- Медицинская документация:
- 315у
- 316у
- Акт списания медикаментов
- Выдача амбулаторной карты
- Информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство
Девушка устроилась работать в сетевой магазин продуктов, от организации ей сделали медицинскую книжку. С первых же дней стало понятно, что коллектив ужасный, пришлось уволиться. Медицинская книжка осталась у работодателя. Спустя месяц устроилась в другой сетевой магазин, там все устроило, но нужна медицинская книжка. Обратилась в предыдущую организацию, там сказали, что не отдадут, потому что это они оформляли книжку. Повторно проходить всех врачей долго. Имеет ли право прошлый работодатель не отдать документ, в котором фото и подпись гражданина?
Нет, не вправе.
В соответствии с требованиями ч. 5 ст. 80 ТК РФ при увольнении работодатель обязан выдать и медицинскую книжку гражданина.
Отказ в выдаче может быть обжалован в судебном порядке с взысканием компенсации издержек и морального вреда в соответствии со ст. 234 и 237 ТК РФ.
На основании абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ расходы на медосмотры относятся к затратам на охрану труда; а потому данные расходы осуществляются согласно ст. 226 ТК РФ и подлежат (при подаче заявления работодателем) компенсации работодателю за счет средств ФСС России.
Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника
Обязанность выдачи трудовой книжки установлена ч. 4 ст. 1 ТК РФ: «В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой».
Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении. Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:
- на обязательные, выдаваемые без каких-либо заявлений от сотрудника (трудовая книжка);
- на необязательные, выдаваемые по заявлению работника.
ТК РФ от 30. 2001 № 197-ФЗЧасть 4 ст
Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней
О копиях документов, связанных с работой, и сроке их предоставления сказано в ст. 62 ТК РФ: «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно».
ТК РФ от 30. 2001 № 197-ФЗСтатья 62
Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
За несвоевременную выдачу трудовой книжки придется возместить не полученный работником заработок
В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
- незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
- задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».
ТК РФ от 30. 2001 № 197-ФЗСтатья 234
Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16. 2003 № 225 «О трудовых книжках».
Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки признается временем вынужденного прогула, за который работнику должен быть выплачен средний заработок (п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17. 2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27. 2015 № 33-18051/2015 – яркий пример того, чем может обернуться для работодателя несвоевременная выдача трудовой книжки.
Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.
В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20. 2015 и получено истицей 26. 2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01. 2015.
Последним днем работы женщины был 27. 2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28. 2014 до 20. 2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20. 2015, то есть на дату отправки уведомления.
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27. 2015 № 33-18051/2015
Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял
Суд обязал выдать трудовую книжку, хотя уволенный ее не приносил. Менеджер компании уволился по собственному желанию, однако не получил своевременный расчет и трудовую книжку. За выдачей документа и компенсацией, в том числе и моральных страданий, работник обратился в суд.
Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.
Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:
- невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;
- расходы на представителя;
- моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.
Апелляционное определение Московского городского суда от 18. 2018 № 33-56184/2018
Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07. 2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.
Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки
Верховный суд Республики Марий Эл в Апелляционном определении от 24. 2018 № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: для взыскания работником компенсации недостаточно того факта, что работодатель вовремя не выдал ему трудовую книжку.
Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:
- факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;
- факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.
При этом обязанность доказывания указанных обстоятельств возлагается на бывшего работника (истца).
Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.
Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 02. 2018 № 33-1207/2018
Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения
Минтруд напомнил: ст. 1 ТК РФ предусмотрено, что в случае отсутствия работника в день прекращения трудового договора либо его отказа от получения трудовой книжки работодатель обязан отправить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее получение по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Минтруд выразил мнение, что данное уведомление работодатель может отправить не только по почте с уведомлением по адресу работника, указанному в трудовом договоре, но и любым другим способом, позволяющим доказать факт его отправки.
После получения от работника согласия на отправку трудовой книжки по почте работодателю следует отправить трудовую книжку по адресу, указанному работником.
Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.
Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.
ПИСЬМО Минтруда от 10. 2014 № 14-2/ООГ-1347
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению
В соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ страхователь обязан «выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности)». То есть в законе четко прописана обязанность предоставления работодателем справки, заявление же от работника требуется лишь в случае его обращения к работодателю после прекращения трудовых отношений.
Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 1 и 4. 3 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме 182н по почте.
Если в день увольнения выдать справку работнику не получается, то ему необходимо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление нужно отправить по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 порядка выдачи справки о заработной плате).
Федеральный Закон от 29. 2006 № 255-ФЗ (ред. от 27. 2018) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30. 2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.
Отметим, что невыдача справки повлечет предупреждение или наложение административного штрафа в соответствии с ч. 1 ст. 27 КоАП РФ:
- на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
- на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.
При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ
Для выдачи этой справки от работника потребуется заявление. Об этом прямо сказано в п. 3 ст. 230 НК РФ:
Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.
НК РФ (часть вторая) от 05. 2000 № 117-ФЗ (ред. от 25. 2018) (с изм. и доп. , вступ. в силу с 25. 2019)
НК РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки о доходах и суммах налога физлица и справки 2-НДФЛ физлицу. Однако нарушение сроков или отказ в выдаче справки может грозить административным штрафом (ст. 27, 5. 39 КоАП РФ):
- на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
- на юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.
Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М
Обязанность выдачи сведений о стаже указана в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ: «В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения о страховом стаже».
Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Федеральный Закон от 01. 1996 № 27-ФЗ (ред. от 29. 2018) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. , вступ. в силу с 01. 2019)П. 4 ст
За какой период предоставлять
В письме представители ПФР высказали мнение о том, что «за страхователем закреплена обязанность по выдаче застрахованному лицу выписок из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, содержащих информацию только по данному работнику, представленных страхователем в органы ПФР (СЗВ-М — за отчетный месяц; СЗВ-СТАЖ — за отчетный (в том числе за текущий) год)».
Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.
Письмо ГУ — ОПФР по г. ? Москве и МО от 03. 2018 № В-4510-08/7361 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»
Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).
Такая выписка выдается на руки. Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал. Рекомендуем направить работнику уведомление, чтобы он явился за этим документом или согласился на отправку его почтой. А чтобы не подготавливать несколько уведомлений, полагаем, что можно включить эту информацию в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой. Таким образом, вы сможете доказать, что использовали все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из форм персонифицированных сведений увольняемому работнику.
В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2. 3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 27 КоАП РФ.
Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице
Упоминание о справке о среднем заработке содержится п. 2 ст. 3 закона о занятости: «Решение о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным принимается органами службы занятости по месту жительства гражданина не позднее 11 дней со дня предъявления органам службы занятости паспорта, трудовой книжки или документов, их заменяющих, документов, удостоверяющих его квалификацию, справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы), а для впервые ищущих работу (ранее не работавших), не имеющих квалификации — паспорта и документа об образовании и (или) о квалификации».
Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15. 2016 № 16-5/В-421.
Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).
Закон РФ от 19. 1991 № 1032-1 (ред. от 11. 2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст
Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 27 КоАП РФ.
Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке
После увольнения сотрудница обратилась к работодателю за справкой о среднем заработке за последние три месяца, которая была нужна ей для постановки на учет в качестве безработной и назначения соответствующего пособия. Организация выдала справку без заверения ее подписями руководителя и главного бухгалтера, в связи с чем эта справка была отклонена центром занятости.
Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.
Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 22. 2018 № 33-8682/2018
Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан
Истица обратилась к бывшему работодателю с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. В ответе дирекции указывалось на то, что запрашиваемые документы подготовлены к выдаче и их можно забрать в отделе кадров. Явившись за ними, женщина узнала, что документов для выдачи нет. Запрашиваемые документы так и не были выданы. Это послужило причиной обращения в суд. Истица считала, что действиями ответчика нарушены ее права, чем ей причинен моральный вред. Дело в том, что у женщины была значительная переработка за сверхурочную работу. Причем ответчиком не обеспечивались условия труда, соответствующие нормативным требованиям охраны труда, непосредственно на рабочем месте имелись клопы, тараканы. Работодатель допускал нарушения срока доведения графика сменности до сведения работника. Именно поэтому работница настаивала на выдаче ей копий следующих документов:
- коллективного договора со всеми изменениями и дополнениями;
- правил внутреннего трудового распорядка со всеми изменениями и дополнениями.
При этом из соглашения о расторжении трудового договора следует, что претензии по вопросу прекращения трудового договора и трудовых отношений к должностным лицам учреждения и работодателю работница не имела. Однако уже после увольнения она обратилась к бывшему работодателю с заявлением о выдаче названных документов.
Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04. 2018 № 33-6491/2018
Работнику могут потребоваться и другие документы
К примеру, работник может запросить приказ об увольнении. Копию документа нужно заверить и предоставить в последний день работы (ч. 2 ст. 1 ТК РФ).
По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:
- приказы о переводах на другую работу;
- приказы о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, можно оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись об их получении.
Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:
- трудовую книжку;
- справку по форме 182н;
- справку о доходах и суммах налога физического лица:
- СЗВ-СТАЖ за отчетный год;
- СЗВ-М за отчетный месяц;
- раздел 3 расчета по страховым взносам с начала квартала по дату увольнения;
- справку о среднем заработке для органов службы занятости – по заявлению от работника;
- по просьбе работника копии других документов (приказы об увольнении, о переводах на другую работу и т. д.).
Задержка или отказ в выдаче трудовой книжки наказывается возмещением материального ущерба работнику в размере не полученного им среднего заработка. Однако практика показывает, что суды неоднозначно подходят к этому вопросу и ущерб возмещается работодателем не всегда. Есть пример возмещения убытка в размере не полученного работницей пособия по безработице из-за непредоставления работодателем справки о среднем заработке для службы занятости.
Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 27 КоАП РФ:
- на должностных лиц и ИП в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
- на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.
Обязательные документы для выдачи сотруднику
Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.
В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (если имеется)
Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.
В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.
Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.
Справка о сумме заработка 182н
Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30. 2013 № 182н (в редакции от 09. 2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).
Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 29. 2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).
Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника
Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора. В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.
Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Выписка изформы СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.
Выписка из формы СЗВ-М
Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01. 2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.
В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.
Документы, которые выдают по заявлению сотрудника
Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.
В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.
Копии кадровых приказов
Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.
При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.
Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.
Обязательный список
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч. ), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Расчетный листок.
Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.
Если трудовая книжка велась на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25. 07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24. 07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье «Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец».
Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание: выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А сообщить о своем выборе он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 1 ТК РФ).
Выписка из формы СЗВ-М.
Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.
Выписка из РСВ.
Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ.
Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03. 18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).
Справка о сумме зарплаты (справка 182н).
Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30. 13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье «Справка 182н о сумме заработной платы»). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).
В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.
Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10. 15 № 01/13734-15-32).
Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.
Подведём итоги
Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:
- на организацию от 30 000 до 50 000 рублей;
- на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей;
- на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей.
Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:
- организация выплатит от 50 000 до 70 000 рублей;
- должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет;
- индивидуальный предприниматель от 10 000 до 20 000 рублей.
Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.
Татьяна Андрияшкина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
· РСВ за первое полугодие 2020 года. Особенности заполнения по льготным тарифам
· Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов
· В 2020 году для физических лиц установлен новый порядок получения статуса налогового резидента РФ
· Скидка или надбавка к тарифу страховых взносов на травматизм. Как уменьшить тариф на травматизм на 2021 год?
· Заключение трудового договора
· Нюансы заключения трудового договора с главным бухгалтером
· Организация воинского учёта. Полезная шпаргалка
· Можно ли было объявлять простой в период нерабочих дней?