Как списать просроченную задолженность
В конце года компании стараются закрыть долги по максимуму. Прежде всего, сверяется задолженность по поставщикам и покупателям. Очень важно проанализировать, нет ли среди долгов задолженности, которую нужно списать. Как списывать задолженность с истекшим сроком исковой давности в отношении поставщиков и покупателей, расскажем ниже.
Срок исковой давности в общих случаях составляет три года (ст. 196 ГК РФ). По истечении этого периода задолженность подлежит списанию. Срок исковой давности не может превышать десять лет со дня нарушения права, для защиты которого этот срок установлен.
Если по истечении срока исковой давности должник признает в письменной форме свой долг, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ).
Как списать дебиторскую задолженность
В налоговом учете (НУ) есть два способа: списать безнадежную «дебиторку» сразу на убытки, либо создать резерв и за счет него погашать долги.
В бухгалтерском учете (БУ) выбора нет: организация обязательно должна сформировать резерв сомнительных долгов. И далее использовать его для погашения задолженности, нереальной ко взысканию.
Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО
ВАЖНО
Бывают ситуации, когда на первый взгляд долг кажется безнадежным, но списать его в НУ нельзя. Например, когда компания-должник исключена из ЕГРЮЛ по инициативе налоговиков из-за несданной отчетности и отсутствия операций по банковским счетам. В Минфине полагают, что при подобных обстоятельствах оснований для списания дебиторской задолженности нет. Нужно ждать, пока истекут три года исковой давности. И только после этого списывать долг (подробнее об этой и других ситуациях см. «Семь случаев, когда дебиторскую задолженность нельзя признать безнадежной»).
Оформление списания в «1С
Далее оформляется «Приказ о проведении инвентаризации» и «Акт инвентаризации расчетов». В «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, это отражается так. В левом верхнем углу нужно нажать желтую иконку со стрелкой и открыть основное меню, в выпадающем списке выбрать «Все функции». В открывшемся окне выбрать раздел «Документы» и выбрать требуемую форму («Акт инвентаризации расчетов»).
В акте в поле «Дебиторская задолженность» выбирается контрагент и сумма долга, в поле «Счета расчетов» отмечаем нужные, в графу «Проведение инвентаризации» заносятся данные о приказе: номер и дата документа базы и причина (например, ликвидация контрагента), во вкладке «Инвентаризационная комиссия» указываются выбранные председатель и члены комиссии.
Далее распечатываются приказ (форма ИНВ-22) и акт (форма ИНВ-17).
На основании акта заполняется «Справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». В справке указываются документы, подтверждающие задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг).
После проведения этих мероприятий выпускается приказ о списании дебиторской задолженности (в связи с невозможностью взыскания). Приказ оформляется в свободной форме. В нем указываются данные об организации/предпринимателе-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, ее размер и период образования (договор, первичная документация, платежное поручение и выписка банка, заверенные банком), сумма списания. Обратите внимание, что платежное поручение и выписку банка, заверенные электронно, для суда следует заверить живой печатью и подписью в банке.
Далее в программе оформляется корректировка долга. Она находится во вкладке «Продажи» в колонке «Расчеты с контрагентами».
Если есть возможность взыскать долг в будущем, то он учитывается 5 лет на забалансовом счете 007 в разрезе контрагентов.
При невозможности взыскать долг – умер ИП, организация ликвидирована и прочие варианты, в приказе о списании нужно указать, что задолженность не будет учитываться на счете 007 и по какой причине.
В итоге, после проведения всех мероприятий у вас на руках будет пакет документов:
- приказ о проведении инвентаризации;
- доверенности на сторонних физлиц – членов комиссии (если они есть);
- акт инвентаризации расчетов;
- справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
- приказ о списании задолженности;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);
Все эти документы, а также подтверждающие списанную задолженность, нужно хранить 5 лет.
При оформлении корректировки долга нужно учитывать, что при авансе поставщику в поле «Списать» нужно указать «Авансы поставщикам».
Проводки по списанию дебиторской задолженности
Создание резерва отражается по кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» и дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Списание долга за счет резерва — это проводка по дебету счета 63 и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (либо кредиту счета 76 или 60).
По состоянию на 30 июня 2022 года на балансе ООО «Лучик» числилась сомнительная задолженность по расчетам с покупателями в сумме 280 тыс. руб. Бухгалтер создал резерв и сделал проводку:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
— 280 000 руб. — просроченная задолженность включена в резерв;
В июле 2022 года часть долга в размере 50 тыс. руб. стала безнадежной. Появилась проводка:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62
— 50 000 руб. — безнадежный долг списан за счет резерва.
Погашение «дебиторки» не означает ее ликвидацию. Ведь остается шанс, что по истечении срока исковой давности контрагент все же вернет деньги. По этой причине долги следует учитывать на забалансовом счете в течение пяти лет с момента списания. И только если организация-дебитор ликвидирована, учет безнадежной задолженности можно приостановить.
Документы для списания дебиторской задолженности
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса. Но можно и в любое другое время (п. 2.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49). Например, по итогам квартала, полугодия или 9 месяцев.
Необходимо оформить документы:
- Приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22).
- Акт, в котором зафиксировано состояние расчетов с покупателями и прочими дебиторами (унифицированная форма № ИНВ-17).
- Информация о дебиторах: наименование, сумма долга, дата его появления и другое (приложение к форме № ИНВ-17).
Указанные формы утверждены приказом Минфина № 49 и постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88.
СПРАВКА
Использовать унифицированные формы не обязательно. Организация вправе разработать собственные бланки и отражать в них результаты инвентаризации.
По итогам инвентаризации бухгалтер спишет нужную сумму. Для этого потребуется оформить приказ директора и бухгалтерскую справку, где подробно отражены все вычисления. Также понадобятся бумаги по сделке с должником: договоры, накладные, платежки и проч. Если срок исковой давности прерывался, нужны подтверждающие бумаги, в частности, акты сверки и письма.
Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами
Как подтвердить задолженность
Списать просроченную задолженность компания вправе на основании соответствующих документов.
Чтобы своевременно выявить такие долги, нужно ежеквартально проводить инвентаризацию счетов расчетов (60, 62, 76, 70 и т. п.).
Результаты инвентаризации следует зафиксировать в акте. Если выявлена задолженность, у которой истек срок исковой давности, нужно составить бухгалтерскую справку и списать задолженность на основании приказа руководителя (п. 77 , 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Также нужно хранить документы, подтверждающие сумму долга (акты, накладные, договоры, акты сверок и т. п.).
Неподтвержденная дебиторская задолженность
Если числящаяся на счетах дебиторская задолженность не подкреплена первичными документами или подтверждается только актом сверки, то доказать ее реальность в суде вы не сможете. Акт сверки не входит в перечень первичной учетной документации, которая подтверждает совершение хозяйственных операций – это подтверждают постановления ФАС Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/4665-09-2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу № А10-38883/2009 и письмо ФНС «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» от 16.12.2010 № ШС-37-3/16955.
Подобную задолженность все равно требуется списать, но списывать ее нужно за счет прибыли, не учитывая в расходах для целей налогообложения. В редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» это отражается так: в документе «Корректировка долга» в поле «Прочие доходы и расходы выбираем» статью затрат «Прочий расход, не учитываемый в целях налогообложения».
Этим же способом можно воспользоваться, если размер задолженности небольшой, и издержки на суд будут больше, чем взысканная с должника сумма.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Начиная с 2017 года, величину сомнительной дебиторской задолженности в отношении каждого контрагента следует определять за минусом кредиторской задолженности перед этим контрагентом, а предельный размер резерва по итогам отчетного периода должен рассчитываться как наибольшая из двух величин: 10 % выручки за данный отчетный период или за прошлый год*. О том, как указанные изменения поддерживаются в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), читайте в статье Резерв по сомнительным долгам: учет в «1С:Бухгалтерии 8».
Если имеется несколько оснований для признания дебиторской задолженности безнадежной (например, истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника), то задолженность признается безнадежной в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание для признания задолженности безнадежной (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).
В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение), в качестве долгов, нереальных к взысканию, в явном виде поименована только дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (п. 77 Положения).
Однако на практике критерии признания долгов безнадежными, которые поименованы в пункте 2 статьи 266 НК РФ, также применяются и для целей бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет дебиторской задолженности
Согласно пункту 70 Положения по ведению бухучета, в БУ обойтись без резерва по сомнительным долгам нельзя. При этом порядок его создания не установлен. Поэтому каждая компания должна самостоятельно разработать этот порядок и утвердить в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2022 год, как составить, примеры»). На практике чаще всего выбирают такой же способ, как и в налоговом учете.
ВНИМАНИЕ
Существует отличие норм бухгалтерского и налогового учета. В БУ в резерв по сомнительным долгам необходимо относить любую просроченную «дебиторку». А в НУ — только связанную с реализацией товаров, работ, услуг.
Вести налоговый и бухгалтерский учет основных средств по актуальным правилам
Документы и период списания
Прежде, чем списывать на расходы безнадежную дебиторскую задолженность, убедитесь в наличии документов, свидетельствующих об образовании самого долга. Если долг образовался из-за неоплаты, допустим, отгруженных контрагенту товаров, то должны быть документы по этой сделке (договор, накладная, счет-фактура и, возможно, счет на оплату).
Обратите внимание чтобы в накладной стояла также подпись лица со стороны должника. Известны случаи, когда суд отказывал в законности списания на расходы долга из-за того, что первичка была подписана в одностороннем порядке (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 12.07.2018 № Ф08-5062/2018).
И, наконец, поговорим о периоде списания долга. Иногда бухгалтер пропускает момент превращения задолженности в безнадежную.
Кто-то, обнаружив это, подает уточненную декларацию по налогу на прибыль, а кто-то решает отразить несписанную безнадежную задолженность в текущем периоде.
Списание дебиторской задолженности
Списание просроченной дебиторской задолженности чаще всего происходит за счет созданного резерва по сомнительным долгам. Также дебиторку можно списать на расходы предприятия (счет 91.2).
Обратите внимание! Списанная дебиторская задолженность должна отражаться на забалансовом счете 007 в течение пяти лет (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Дебиторская задолженность может образоваться, если:
- контрагент не оплатил поставленный товар (оказанную услугу);
- компания перечислила предоплату поставщику, а товар не получила.
Получается, что дебиторская задолженность может возникнуть как у продавца, так и у покупателя.
Дебет 63 Кредит 62 (60, 76) — списана задолженность за счет резерва
Дебет 91.2 Кредит 62 (60, 76) — списана задолженность на расходы компании (в части превышения резерва)
Дебет 007 — списанный долг учтен за балансом
Если в течение пяти лет после списания с баланса долг будет погашен должником, нужно сделать проводки:
Дебет 62 (60, 76) Кредит 91.1
Если компания перечислила предоплату поставщику, а товар не получила, нужно при списании дебиторки восстановить НДС с предоплаты (письма Минфина России от 11.04.2014 № 03-07-11/16527 , от 23.06.2016 № 03-07-11/36478 ).
Дебет 76 (субсчет «Авансы выданные») Кредит 68
Семь случаев, когда дебиторскую задолженность нельзя признать безнадежной
Когда срок исковой давности прерывается
Если должник признал свой долг (например, подписал акт сверки), срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).
Пример. По условиям договора покупатель обязан заплатить за товар до 31.10.2016 включительно. По состоянию на 01.12.2017 долг не погашен. Однако 04.12.2017 покупатель признал свой долг, подписав акт сверки с поставщиком. Срок исковой давности теперь будет отсчитываться с 05.12.2017, а не с 01.11.2016.
Срок исковой давности может не только прерываться, но и приостанавливаться (ст. 202 ГК РФ). Тогда после прекращения обстоятельств, в результате которых отсчет срока был приостановлен, течение срока исковой давности продолжится.
Если на должника подан судебный иск, срок исковой давности исчисляется согласно правилам ст. 204 ГК РФ.
Списание задолженности покупателя
По условиям Примера 1 сумма начисленных резервов в бухгалтерском и налоговом учете различается.
В бухгалтерском учете безнадежный долг в сумме 150 000,00 руб. будем полностью списывать за счет резерва. В налоговом учете за счет резерва спишется только 100 000,00 руб., а оставшаяся часть долга в сумме 50 000,00 руб., непокрытая резервом, будет включена в состав внереализационных расходов.
Для списания безнадежного долга за счет резервов можно использовать стандартный документ программы Корректировка долга (рис. 3). Данный документ доступен как из раздела Продажи, так и из раздела Покупки.
Шапку документа Корректировка долга нужно заполнить, выбрав следующие значения из предложенных списков:
На закладке Счет списания нужно указать счет, куда будет отнесена сомнительная дебиторская задолженность (63 «Резервы по сомнительным долгам»), а также реквизиты договора с контрагентом и документ расчетов, по которому образовалась сомнительная дебиторская задолженность (см. рис. 3).
Рис. 3. Списание безнадежной дебиторской задолженности за счет резервов
После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 63 Кредит 62.01
— на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в бухгалтерском учете (150 000,00 руб.).
Для целей налогового учета по налогу на прибыль вводятся суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии:
Сумма НУ Дт 63 и Сумма НУ Кт 62.01
— на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в налоговом учете (100 000,00 руб.).
Сумма ПР Дт 63 и Сумма ПР Кт 62.01
— на постоянную разницу, величина которой составляет 50 000,00 руб.
Сумма НУ Дт 91.02 и Сумма НУ Кт 62.01
— на сумму списанного долга, непокрытого резервом (50 000,00 руб.).
Сумма ПР Дт 91.02 и Сумма ПР Кт 62.01
— на отрицательную постоянную разницу (-50 000,00 руб.). При выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль за март, входящей в обработку Закрытие месяца, данная постоянная разница приводит к признанию постоянного налогового актива на сумму 10 000,00 руб.
Обращаем внимание, что для корректного заполнения декларации по налогу на прибыль важно правильно выбрать статью прочих доходов и расходов — Списание дебиторской (кредиторской) задолженности. Тогда при автоматическом заполнении декларации по налогу на прибыль за I квартал 2017 года убытки от списания безнадежных долгов в сумме 50 000,00 руб. будут отражены по строке 302 Приложения №?2 к Листу 02, а также в общей сумме по строке 300 Приложения № 2 к Листу 02.
Чтобы удостовериться в том, что безнадежная задолженность списана в бухгалтерском и налоговом учете, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 за март 2017 года, предварительно выполнив соответствующие настройки на закладке Показатели. Оборотно-сальдовая ведомость, сформированная по счету 63 за март 2017 года, покажет отсутствие резервов по сомнительным долгам.
Для учета списанной задолженности с целью наблюдения за возможностью ее взыскания (в соответствии с абз. 2 п. 77 Положения) также воспользуемся документом Операция.
В форме документа для создания новой проводки нужно нажать кнопку Добавить и ввести запись на сумму 150 000,00 руб. по дебету забалансового счета 007 с указанием соответствующей аналитики (субконто Контрагенты и Договоры).
Погашение списанного долга
Дополним условие Примера 1 и посмотрим, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 отражается погашение покупателем долга, правомерно списанного ранее в качестве безнадежного.
Пример 2
В июне 2017 года покупатель полностью погасил долг перед организацией ООО «Современные Технологии».
Для регистрации погашения долга покупателем нужно создать документ Поступление на расчетный счет c видом операции Оплата от покупателя. Документ удобно создавать на основании документа Реализация (акт, накладная), тогда основные реквизиты будут заполнены автоматически. Поскольку в учетной системе задолженность уже списана, то поступившие денежные средства от покупателя автоматически определяются как предоплата. После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 51 Кредит 62.02
— на сумму поступивших денежных средств от покупателя (150 000,00 руб.).
Сумму погашенной задолженности необходимо включить в состав прочих доходов организации, а также списать с забалансового счета 007. Указанные операции можно отразить в одном документе Операция (см. рис. 4).
Рис. 4. Включение погашенной задолженности в доходы
Об отражении списания безнадежной дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам см. также в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».
Признание и списание безнадежной к взысканию дебиторской задолженности
Рассмотрим порядок формирования в редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» документов Списание, восстановление задолженности по доходам по результатам инвентаризации расчетов с контрагентами для оформления Акта о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) и списания задолженности, признанной безнадежной, с балансовых счетов учета 205.00, 207.00, 209.00, 210.05 и с забалансового счета 04 на условном примере.
МБОУ Школа № 18 оказывает платные образовательные услуги. В учете числится сомнительная задолженность на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность», которая признана безнадежной. Также на балансовом счете 205.31 числится дебиторская задолженность за оказанные услуги по дополнительному обучению детей, окончивших школу, которая признана безнадежной к взысканию из-за банкротства должника. На основании результатов инвентаризации постоянно действующая Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов приняла решение о списании безнадежной к взысканию задолженности.
Для документального оформления решения комиссии учреждения по условиям рассматриваемого Примера в БГУ 2 следует поэтапно оформить документы:
- Решение о проведении инвентаризации;
- Инвентаризация расчетов по поступлениям или Инвентаризация расчетов с контрагентами;
- Списание, восстановление задолженности по доходам.
Для оформления решения о проведении инвентаризации следует заполнить документ Решение о проведении инвентаризации (раздел Учет и отчетность — Инвентаризация).
Для оформления результата инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами следует создать и заполнить документ Инвентаризация расчетов с контрагентами или Инвентаризация расчетов по поступлениям (раздел Учет и отчетность — Инвентаризация).
Управление дебиторской задолженностью по доходам, отражение в 1С (часть 1) — порядок признания дебиторской задолженности по доходам сомнительной или безнадежной к взысканию, а также отражение списания и восстановления задолженности в учете учреждения и в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Для оформления Акта (ф. 0510436) комиссией по поступлению и выбытию активов, а также для отражения в бухгалтерском учете операций списания безнадежной задолженности с балансовых счетов учета задолженности по доходам 205.00, 207.00, 209.00, 210.05 и с забалансового счета 04 «Сомнительная задолженность» следует заполнить документ Списание, восстановление задолженности по доходам (раздел Учет и отчетность — Расчеты).
Заполнение документа «Списание, восстановление задолженности по доходам»
- Списать сомнительную задолженность;
- Восстановить сомнительную задолженность;
- Списать безнадежную к взысканию задолженность.
В рассматриваемом Примере для отражения списания безнадежной к взысканию задолженности с балансового учета (счета 205.31) и с забалансового счета 04 следует выбрать вид операции Списать безнадежную к взысканию задолженность.
Появится окно с сообщением «Списать дебиторскую задолженность в выделенной строке или всех строках», на которое нужно ответить, выбрав один из вариантов: во всех строках или в выделенной строке.
В результате будет создан документ Списание, восстановление задолженности по доходам с заполненными данными и реквизитами (рис. 1):
- в шапке документа будет установлен Вид операции — Списание безнадежной к взысканию задолженности (205.00, 207.00, 209.00, 210.05, 04);
- закладка Задолженность по доходам заполнена информацией по выбранным в документе Инвентаризация расчетов с контрагентами на закладке Дебиторская задолженность (Инвентаризация расчетов по поступлениям) строкам с контрагентами (дебиторами) и договорами (в случае заполнения инвентаризации в разрезе договоров), в том числе о дате возникновения задолженности (графа Дата возникновения). При необходимости в графе Списать можно скорректировать сумму списания дебиторской задолженности. Также автоматически заполнена формулировка резолюции комиссии по строкам задолженности (графа Резолюция комиссии). В рассматриваемом Примере 2 в графе Резолюция комиссии указано «признать задолженность безнадежной к взысканию»;
- на закладке Бухгалтерская операция — выбрана типовая операция Списание безнадежной к взысканию задолженности (205.00, 207.00, 209.00, 210.05, 04).
Следует отметить, что на закладке Задолженность по доходам данные о задолженности по разным контрагентам (группам учета) в правой части табличной части закладки Задолженность видны при выборе в левой части нужного Контрагента (группы учета).
После автоматического заполнения документа Списание, восстановление задолженности по доходам на закладке Задолженность по доходам следует заполнить реквизиты:
- Случай — выбрать из справочника Случаи списания (восстановления) задолженности по доходам основание признания задолженности по доходам сомнительной, например, «Невозможно установить местонахождение должника». В рассматриваемом Примере 2 по дебиторской задолженности:
которая ранее была признана сомнительной, в графе Случай следует выбрать «Окончание исполнительного производства»;
которая списывается из-за банкротства должника, в графе Случай выбирается «Признание банкротом гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем»; - которая ранее была признана сомнительной, в графе Случай следует выбрать «Окончание исполнительного производства»;
- которая списывается из-за банкротства должника, в графе Случай выбирается «Признание банкротом гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем»;
- Меры по взысканию — следует выбрать из справочника Меры по взысканию задолженности принятые меры по обеспечению взыскания задолженности. При этом, согласно пункту 22 Методических указаний к Акту (ф. 0510436), следует приложить скан-копии справки о принятых мерах по обеспечению взыскания задолженности. В рассматриваемом Примере 2 по дебиторской задолженности:
которая ранее была признана сомнительной, в графе Меры по взысканию следует выбрать «Направление обращения в суд о взыскании денежного взыскания (штрафа) в судебном порядке»;
которая списывается из-за банкротства должника, в графе Меры по взысканию выбирается «Направление обращения в суд о взыскании денежного взыскания (штрафа) в судебном порядке»; - которая ранее была признана сомнительной, в графе Меры по взысканию следует выбрать «Направление обращения в суд о взыскании денежного взыскания (штрафа) в судебном порядке»;
- которая списывается из-за банкротства должника, в графе Меры по взысканию выбирается «Направление обращения в суд о взыскании денежного взыскания (штрафа) в судебном порядке»;
- КОСГУ — код классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), соответствующий экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни. Заполняется автоматически. В некоторых случаях автоматически заполненное значение КОСГУ следует перевыбрать вручную из справочника Коды экономической классификации (КЭК). Например, если дебиторская задолженность по доходам образовалась на счете 205.74, автоматически заполнится статья КОСГУ 440, вместо нее следует выбрать подстатью КОСГУ 441-449. В рассматриваемом Примере реквизит заполнился автоматически — КОСГУ 131 (по аналитическому счету 205.31);
- Номер реестровой записи — значение уникального номера реестровой записи источника дохода бюджета бюджетной системы РФ в соответствии с реестром источников доходов соответствующего бюджета бюджетной системы РФ. Заполняется вручную;
- Код формы бух. отчетности — код формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности на последнюю отчетную дату раскрытия информации о задолженности. Заполняется вручную для отражения в графе 5 Раздела 3 «Заключение комиссии» формы Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436). В рассматриваемом Примере по дебиторской задолженности, которая:
ранее была признана сомнительной, в графе Код формы бух. отчетности следует заполнить «Баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) на 01.01.2021»;
списывается из-за банкротства должника, в графе Код формы бух. отчетности указывается «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503769) на 01.01.2021».
Подробно о заполнении закладок Комиссия и Задолженность по доходам в части регистрации результатов голосования членов комиссии см. Пример в материале «Управление дебиторской задолженностью по доходам, отражение в 1С (часть 2)».
После записи документа (кнопка Записать) на закладке Задолженность по доходам становится доступной возможность зарегистрировать результаты голосования членов комиссии.
В программе фиксируется принятое решение каждого члена комиссии по каждой строке документа.
Сохранить результаты голосования выбранного члена комиссии можно по кнопке Сохранить результаты в группе Голосование.
В таблице Задолженность становятся доступными дополнительные графы:
- Решение — решение За или Против выбранного члена комиссии по строке документа (задолженности);
- % за — количество голосов «за» в процентном соотношении.
Заполненные графы Решение и % за предусмотрены для отражения результатов голосования в Разделе 3 «Заключение комиссии»: графах 9 «Резолюция Комиссии», 10 «Итог голосования Комиссии «за», %», 11 «Резолюция по итогу голосования Комиссии («снято с обсуждения»)» печатной формы Акта (ф. 0510436). В графе 11 проставляется резолюция «снято с обсуждения», в случае если по результатам голосования решение о списании дебиторской задолженности не поддержано членами комиссии (процент голосования «за» менее кворума принятия положительного решения). В случае если по результатам голосования решение о списании дебиторской задолженности поддержано членами комиссии (процент голосования «за» соответствует или более кворума принятия положительного решения), графа 11 не заполняется (п. 22 Методических указаний).
Итог голосования всех членов комиссии оформляется листом голосования (п. 22 Методических указаний). При необходимости по кнопке Печать — Лист голосования можно сформировать печатную форму «Лист голосования».
После голосования всех членов комиссии и проведения документа формируются бухгалтерские записи по счетам бухгалтерского и налогового учета (с префиксом «Н»):
Дебет 2.401.10.173 Кредит 2.205.31.667
— списание с баланса безнадежной задолженности по доходам;
Дебет Н91.02 Кредит НПВ
— включение в налоговую базу внереализационных расходов, в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ;
— списание с забалансового учета безнадежной задолженности в связи с банкротством должника;
— включение в налоговую базу внереализационных расходов, согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Обратите внимание, бухгалтерские записи формируются только по строкам документа, по которым резолюция комиссии была одобрена в результате голосования.
Согласно пункту 23 Методических указаний, электронный документ (ЭД) Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) подписывается членами Комиссии простой ЭП, председателем Комиссии — ЭЦП и утверждается руководителем учреждения с применением ЭЦП (согласно пункту 1 Методических указаний, ЭП – простая электронная подпись, ЭЦП — квалифицированная электронная подпись).
После проведения и подписания документа Списание, восстановление задолженности по доходам сформирован ЭД — Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436).
При необходимости из документа Списание, восстановление задолженности по доходам при нажатии на кнопку Печать можно сформировать печатные формы: Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436), Лист голосования.
В шапке печатной формы Акт (ф. 0510436) реквизиты Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям, номер и дата заполняются в случае создания документа Списание, восстановление задолженности по доходам на основании документа Инвентаризация расчетов по поступлениям. В случае создания на основании документа Инвентаризация расчетов с контрагентами реквизиты не заполняются.
В графе 1 Разделов 2.1, 3 печатной формы Акт (ф. 0510436) формируется идентификатор контрагента в соответствии с пунктом 4 Методических указаний.
Согласно Методическим указаниям по заполнению Акта (ф. 0510436), в Разделе 2 «Сведения о задолженности» указывается:
- в графе 3 — значение уникального идентификатора начислений, сформированного субъектом учета. Графа 3 не заполняется в части задолженности по доходам, необходимая информация для уплаты которой, включая подлежащую уплате сумму, не размещается в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах. В БГУ 2 графа 3 заполняется, если в карточке договора (справочнике Договоры и иные основания возникновения обязательств) на закладке Свойства заполнен реквизит УИН (уникальный идентификатор начисления);
- в графах 4-6 «документ-основание для возникновения задолженности» — наименование, номер и дата (в формате «дд.мм.гггг») документа-основания возникновения задолженности соответственно.
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 графы 4-6 заполняются реквизитами договора-основания возникновения задолженности из реквизита Расчеты, заполненного на закладке Задолженность по доходам документа Списание, восстановление задолженности по доходам.
В реквизите Ответственный исполнитель печатной формы Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) заполняется Ф. И. О. сотрудника, который в документе Списание, восстановление задолженности по доходам указан в реквизите Ответственный, если по пользователю установлен реквизит Физическое лицо — сотрудник учреждения.
Согласно пункту 6 Методических указаний, в случае если у учреждения нет организационно-технической возможности формировать и хранить документ в электронном виде, то при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов в бухгалтерскую службу нужно представить электронный образ (скан-копию) бумажной формы Акта (ф. 0510436).
Также бумажная печатная форма формируется, когда, согласно федеральным законам или принимаемым в соответствии с ними нормативным правовым актам, составлять и хранить документ можно только на бумажном носителе.
Для того чтобы присоединить скан-копию первичного документа, на панели навигации документа Списание, восстановление задолженности по доходам следует нажать кнопку Файлы.
Обратите внимание, нужно не забыть прикрепить документы, подтверждающие основания для признания задолженности сомнительной: договор с датой исполнения долга, документы, подтверждающие стадии ликвидации, банкротства, финансовых затруднений или судебных процессов контрагента, и пр.
Приложенные таким способом файлы отразятся в печатной форме Акта (ф. 0510436) в качестве приложений.
Списание кредиторской задолженности
Кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности списывают за счет доходов предприятия.
Кредиторская задолженность может образоваться, если:
- компания не оплатила полученный товар (оказанную услугу);
- компания получила предоплату от покупателя, а товар не отгрузила.
Дебет 60 (62, 76) Кредит 91.1 — списанная задолженность включена в доход
Если после списания долга компания решит его вернуть, нужно сделать проводку:
Дебет 91.2 Кредит 60 (62, 76)
НДС по кредиторской задолженности списывается в общей сумме долга на доходы компании (письма Минфина РФ от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635, от 10.02.2010 № 03-03-06/1/58).
Что написать в бухгалтерской справке, списывая дебиторскую задолженность?
Добрый день, коллеги.
Подскажите, пож-та, в следующем вопросе: в 2010 году списывали в расходы дебиторку со сроком 3 года, в бух.справке ссылаюсь на приказ о списании Д-ки и на акт инвентаризации, с указанием Дебитора, договора или первичных документов с датой возникновения долга, а первичку найти не можем. Есть дебиторы, с которыми не сверялись и не писали претензий в их адрес. Какое обоснование написать в бух. справке, чтобы расходы были обоснованными? Спасибо.
Цитата (Мария Павловна):Добрый день, коллеги.
Здравствуйте Мария. Списание дебиторской задолженности без первичных документов не есть хорошо.
соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.Согласно пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе суммы безнадежных долгов.
ля подтверждения права на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на убытки в виде безнадежных долгов налогоплательщик должен представить документы, подтверждающие размер задолженности и период ее образования, а также обосновать истечение срока исковой давности для ее взыскания либо представить сведения о ликвидации должника (постановление ФАС Московского округа от 14.08.2009 N КА-А40/7665-09-2).Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые соответствующие требованиям п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и другие). При этом договор сам по себе первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, в подавляющем большинстве случаев не является.Что касается акта сверки, то необходимо иметь в виду, что данный документ также не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.Аналогичные разъяснения содержаться в письме ФНС России от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности».Таким образом, просроченная дебиторская задолженность, неподтвержденная первичными документами, не может быть учтена в составе внереализационных расходов при налогообложении прибыли (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу N А10-3883/2009).
Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет ( 402- фз). Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по «дебиторке» с истекшим сроком исковой давности, отсутствуют основания ее списания не только на финансовые результаты деятельности, но и в уменьшение налогооблагаемой прибыли.Если не сохранились первичные документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности (договора, акты, счета, платежные документы), то отстоять расходы на списание такой задолженности представляется весьма трудной и сомнительной задачей.В этом вопросе налоговые органы и суды единодушны. УФНС по г. Москве в Письме от 19.12.07 №20-12/121646 разъясняя ситуацию об учете расходов, когда первичные документы отсутствуют, делает вывод:«организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль суммы убытков по документально не подтвержденным безнадежным долгам с истекшим сроком исковой давности».ФАС Западно-Сибирского округа от 28.08.2007 в Постановление №Ф04-5734/2007(37452-А03-15) по делу №А03-16023/2006-21 «указал, что отнести списанную дебиторскую задолженность на внереализационные расходы нельзя, поскольку только лишь платежные документы, при отсутствии соответствующих договоров, не являются основанием для признания такого долга расходом».В Девятом арбитражном апелляционном суде (Постановление от 29.05.08 №09АП-4637/2008-АК по делу № А40-67028/07-127-395) налогоплательщик хотел отстоять расходы на списание дебиторской задолженность, доказывая ее наличие внутренними документами организации, так как первичные документы, подтверждающие эту задолженность не сохранились. Однако суд и в этом случае поддержал налоговый орган.
Возникает вопрос: с какого момента следует отсчитывать срок хранения документов, подтверждающих включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности?Срок хранения документов, подтверждающих включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности следует исчислять с момента ее списания. Такой вывод был сделан в Постановлении ФАС СЗО от 05.12.2005 N А56-3215/2005. Данная точка зрения основывается в первую очередь на сроке хранения первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Ведь для того, чтобы списать дебиторскую задолженность по истечении срока давности, организации необходимо подтвердить ее возникновение. Кроме того, акт инвентаризации задолженности и приказ руководителя о списании безнадежного долга также должны храниться с даты совершения операции, то есть с момента его списания.
С сайта Клерк ру
Обращение в суд
Если вы обращались в суд, то подача иска не прерывает течение срока исковой давности, а приостанавливает (ст. 204 ГК РФ). Но это уже не будет иметь особого значения, так как далее возникают иные обстоятельства. Хорошо, если суд удовлетворил иск и после этого ваш контрагент погасил свою задолженность. Но, к сожалению, такой благоприятный исход – большая редкость. Как показывает практика, обычно сценарий развивается по одному из двух вариантов.
Первый вариант – суд выносит решение об отказе во взыскании задолженности. Такое, хотя и не часто, но случается. В этой ситуации, как разъясняет Минфин, задолженность не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций (письмо от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).
Суды соглашаются с чиновниками, делая вывод, что задолженность, в отношении которой имеется решение суда об отказе в ее взыскании по любым основаниям, не является безнадежной в целях налогообложения прибыли и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по данному налогу (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 02.10.2018 № Ф06-36768/2018, а Определением Верховного Суда РФ от 28.01.2019 № 306-КГ18-23780 было отказано в передаче дела для пересмотра). Объясняют это тем, что такое основание не содержится в перечне условий признания задолженности безнадежной, установленном п. 2 ст. 266 НК РФ.
Второй вариант – суд удовлетворил иск и выдал исполнительный лист о взыскании долга, но судебные приставы либо не смогли найти должника, либо убедились, что у него отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
В подобных случаях выносится документ под названием «постановление об окончании исполнительного производства». Именно этот документ и дает право организации отнести на расходы сумму безнадежного долга, что четко следует из п. 2 ст. 266 НК РФ.
Поэтому убедитесь в том, что такое постановление имеется в наличии. В противном случае даже через суд не удастся доказать правомерность списания безнадежного долга (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 12.07.2018 № Ф08-5062/2018).
Сомнительная и (или) безнадежная дебиторская задолженность.
Забалансовый учет сомнительной задолженности осуществляется в течение срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение сомнительной задолженности денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.
В бухгалтерском учете такие операции отражаются следующими записями:
* При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списываемая с баланса задолженность на забалансовом счете 04 не отражается.
Списание безнадежной дебиторской задолженности в «1С
Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отражаются операции по списанию безнадежной дебиторской задолженности.
Пример 1
Организация ООО «Современные Технологии» применяет общую систему налогообложения, положения ПБУ 18/02, уплачивает НДС. По состоянию на 01.03.2017 ООО «Современные Технологии» имеет непогашенную задолженность покупателя на сумму 150 000,00 руб. (в т. ч. НДС 18 %), а также начисленные резервы в отношении данной задолженности:
- в бухгалтерском учете — в размере 150 000,00 руб.;
- в налоговом учете — в размере 100 000,00 руб.
В связи с истечением срока исковой давности указанная задолженность правомерно признана безнадежной (нереальной к взысканию) и списана в марте 2017 года.
Списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете
Сразу оговоримся: речь идет о тех, кто платит налог на прибыль и применяет метод начисления. При кассовом методе создание резерва не предусмотрено (подп. 7 п. 1 ст. 265
Следует совершить ряд действий.
Во-первых, определить, какая выявленная при инвентаризации задолженность является сомнительной. Это суммы, которые возникли в связи с реализацией товаров (работ, услуг), если они не погашены в установленные договором сроки и не обеспечены залогом, поручительством, банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ). Под данное определение не подходит аванс, перечисленный продавцу, даже если поставка так и не состоялась. Не подходят и штрафы за несоблюдение сроков оплаты. Предоплата и санкции в резерв не включаются.
Во-вторых, сомнительные долги следует разделить на три группы (п. 4 ст. 266 НК РФ; см. табл.).
Деление просроченных долгов на группы в зависимости от срока их появления
В-третьих, сформировать резерв. Учитывать нужно всю сумму «дебиторки», включая НДС (письмо Минфина от 11.06.13 № 03-03-06/1/21726; см. «При формировании резерва по сомнительным долгам продавец вправе учесть всю сумму сомнительной задолженности покупателя с учетом НДС»).
В-четвертых, проверить, чтобы величина резерва не превышала 10% доходов от реализации. Для расчета следует брать выручку за налоговый период, по итогам которого создается резерв. Если бухгалтер формирует его по итогам отчетного периода, действует следующее правило. Резерв должен укладываться в лимит, равный большей из величин: 10% выручки за предыдущий налоговый период или 10% выручки за текущий отчетный период.
В-пятых, отнести величину резерва на внереализационные расходы.
ООО «Лучик» создает в налоговом учете резерв по сомнительным долгам. По состоянию на 30 июня 2022 года проведена инвентаризация, которая выявила просроченную «дебиторку» на сумму 600 тыс. руб.
Срок ее возникновения лежит в промежутке от 45 до 90 календарных дней. Значит, она относится ко второй группе, и 50% можно включить в резерв. Бухгалтер посчитал, что к резерву допустимо отнести 300 тыс. руб.(600 000 руб. × 50%).
Выручка от реализации по данным НУ за полугодие 2022 год составила 2 млн 800 тыс. руб. Поэтому резерв не может превышать 280 тыс. руб.(2 800 000 руб. × 10%).
По итогам полугодия 2022 года бухгалтер списал 280 000 руб. на внереализационные расходы.
Далее необходимо поступать следующим образом. Как только задолженность из сомнительной превратится в безнадежную, ее нужно погасить за счет резерва. При этом величина резерва уменьшится, а новые расходы не появятся.
По состоянию на 30 июня 2022 года резерв по сомнительным долгам ООО «Лучик» составил 280 тыс. руб.
В июле 2022 года часть задолженности в размере 50 тыс. руб. перешла в разряд безнадежной, поскольку организация-дебитор была ликвидирована. В результате величина резерва составила 230 тыс. руб.(280 000 — 50 000). Никаких расходов в связи с этим в налоговом учете не возникло.
На последнее число каждого отчетного (налогового) периода следует проводить корректировку. Нужно сравнивать две величины. Первая — вновь созданный резерв. Вторая — неиспользованная часть резерва, сформированного по итогам предыдущего периода. Если первая величина меньше второй, разница включается во внереализационные доходы текущего периода. Если первая величина больше второй, разница включается в расходы (266). При этом лимит отчислений, равный 10%, по-прежнему должен соблюдаться.
По состоянию на 30 сентября 2022 года «дебиторка» ООО «Лучик» составила 550 тыс. руб. (600 тыс. руб. выявлено на 30 июня, из них 50 тыс. руб. списано в июле).
К концу III квартала данная задолженность перешла в первую группу со сроком возникновения более 90 календарных дней. Значит, «Лучик» может включить ее в резерв в объеме 100%.
Выручка от реализации по данным НУ за 9 месяцев 2022 год составила 5 млн руб. Поэтому резерв не может превышать 500 тыс. руб.(5 000 000 руб. × 10%).
Бухгалтер сравнил 500 тыс. руб. с неиспользованным резервом, созданным по итогам предшествующего периода (230 тыс. руб.). Первая цифра больше второй. Значит, в НУ «Лучика» необходимо показать расходы 270 тыс. руб.(500 000 — 230 000).
Если ООО не создает резерв по сомнительным долгам
Этот вариант учета очень простой. Если в ходе инвентаризации выявлено, что та или иная сумма «дебиторки» перешла в разряд безнадежной ко взысканию, организация списывает ее на внереализационные расходы.
Добавим, что указанное правило не применяется при УСН. «Упрощенщики» не вправе включать сомнительную дебиторскую задолженность в расходы (см. ««Упрощенщики» не могут учесть в составе расходов суммы сомнительной дебиторской задолженности»).