ПРОТОКОЛЫ АКТЫ СПРАВКИ ПИСЬМА ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать:

Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя — соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» помещают над текстом.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным способом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого- либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке организации. Во втором случае объяснительная записка может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как «Служебная записка». Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишется, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление — истец с указанием своего адреса и кто нарушил права заявителя — ответчик.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте — на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Акты

Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если он относится ко внутренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Во вводной части акта указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), па какие-либо факты. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в сто составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным вопросам необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя – соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» помещают над текстом.

Объяснительная записка – документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого- либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как «Служебная записка». Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении сто в дело.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление – истец с указанием своего адреса и кто нарушил права заявителя – ответчик.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте – на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.

Федеральное агентство 
железнодорожного транспорта

ФГБОУ ВПО «Сибирский
государственный университет

ФАКУЛЬТЕТ
«Мировая экономика и право»

КАФЕДРА  «Мировая экономика
и туризм»

Информационно-
справочные документы: акт, докладная
записка, объяснительная записка, справка

Выполнила студентка группы БС-311

1 Информационно-справочные
документы и их виды

Информационно-справочные документы
сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать
тот или иной способ управленческого воздействия.
Они не содержат поручений, не обязывают
выполнять поручения.

Документы этой системы играют
служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным
документам.

Особенностью этих документов
является то, что они идут снизу 
вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения,
от руководителя подразделения к 
руководителю организации, от подведомственной
организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя
информационно-справочные документы 
могут стать основанием для принятия
каких-то решений или подготовки
распорядительных документов.

Информационно-справочные документы 
используются как для передачи информации
от одного адресата (должностного лица,
структурного подразделения, всей организации)
к другому, так и для фиксации
каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных
документов эти документы могут не требовать
исполнения. Информация, заключенная в
этих документах, может побуждать к действию,
а может быть только принята к сведению.
На основе резолюции руководителя эти
документы могут стать основанием для
принятия каких-то решений или подготовки
распорядительных документов.

Как для будущего работника 
сферы сервиса эта тема актуальна 
для меня, ведь важно и нужно 
знать какие документы существуют
и как правильно их заполнять.

Дата и место составления 
акта должны соответствовать дате актируемого 
события и месту его составления.
Заголовок соотносится с названием
вида документа и формулируется в родительном
падеже Акт (чего?) «работы комиссии по
проверке общежития». Возможна формулировка
заголовка с помощью отглагольного существительного
— «О приеме-передаче оборудования», «Об
уничтожении дел». Текст акта делится
на три части: введение, констатирующая
часть, выводы.

Текст введения должен содержать
ссылку на документ, послуживший основанием
для проведения проверки (работы комиссии),
список фамилий с указанием должностей
лиц, составивших акт (их перечисляют в
последовательности: председатель комиссии,
члены комиссии, присутствующие). В тех
случаях, когда должностные лица, составившие
акт, работают в других учреждениях, должны
быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть 
печатается с абзаца и включает сроки 
проведения работы комиссии, ее цели и 
задачи, сущность установленных фактов,
методы, которыми велась проверка, ее результаты.
Текст констатирующей части при необходимости
может быть разбит на пункты.

Читать также:  Как получить справку о доходах в тинькофф инвестиции

Выводы, предложения, заключения
комиссии печатаются с абзаца; они 
также могут состоять из нескольких
пунктов.

В конце текста указывают 
данные о количестве экземпляров 
акта и их нахождении или адресатах,
которым он направлен. Количество экземпляров
акта определяется практической необходимостью
(если в нормативных документах не предусмотрено
иное).

Подписи располагаются в 
той же последовательности, как и 
в вводной части, но без указания должности.
Акт подписывают все члены комиссии.

Докладная записка составляется
как по личной инициативе автора (должностного
лица), так и по указанию (письменному 
или устному) руководителя.

По содержанию докладные 
записки подразделяются на:

Инициативная докладная записка
составляется с целью побудить адресата принять определенное решение,
поэтому в тексте записки не только излагаются
какие-то факты, но и содержатся конкретные
предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка
составляется регулярно и содержит информацию
о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки
информируют о завершении работы, ее этапа,
выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной 
записки зависит от ее адресата.
Если докладная записка адресована
руководителю организации, она считается 
внутренней, если она направляется
за пределы организации, например в 
вышестоящую организацию, то внешней.
Внешние докладные записки оформляются
на общем бланке, внутренние — на обычном
листе бумаги.

Внешняя докладная записка
должна содержать:

Докладная записка должна
иметь заголовок к тексту, раскрывающий
её содержание.

Текст докладной записки
состоит из вводной и заключительной частей.
В первой излагают факты, события, послужившие
основанием для создания документа, возможно,
анализ возникшей ситуации. Во второй
содержатся выводы и предложения автора
записки, конкретные меры, которые необходимо
предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего
внутреннюю докладную записку, является
основанием для принятия каких-то решений,
издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка
— документ, составляемый для пояснения
отдельных положений основного документа
(проекта, отчета, плана).

Объяснительные записки 
работников, по требованию работодателя

Разновидностью объяснительных
записок являются документы, составляемые
работниками организации по указанию
прямых или вышестоящих руководителей 
по отношениям, возникающим в процессе
производственной и трудовой деятельности.
Такие документы составляют при 
возникновении нештатных ситуаций,
нарушениях трудовой и производственной дисциплины,
дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель
обязан затребовать от работника объяснительную
записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается
трудовым законодательством как форма
самозащиты работника.

Объяснительная записка 
такого рода обычно пишется от руки,
адресуется руководителю, который ее
потребовал. Датой объяснительной записки 
будет дата ее составления. Оформление
даты в объяснительной записке крайне
важно.

Справки бывают двух разновидностей:

Справка служебного характера

Справка служебного характера 
представляется по запросу вышестоящих 
организаций, а также сторонних 
учреждений и организаций (органы суда,
следствия, прокуратуры, государственного
надзора и др.). Такая справка оформляется
на бланке и имеет следующие реквизиты:
наименование организации, наименование
вида документа, дату, место составления,
адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие
организации, заверяют печатью.

Справки личного характера,
как правило, выдаются сотрудникам 
организаций для подтверждения 
факта их работы, зарплаты, трудового 
стажа и др. Справка должна иметь 
следующие реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа,
регистрационный номер, дату, текст,
подпись, печать.

При оформлении справок часто 
используются трафаретные тексты, в 
которых основная часть текста напечатана
заранее, а переменные данные могут 
вноситься от руки или на пишущей 
машинке.

В тексте этого документа 
обязательно указывается организация,
в которую предоставляется справка.
Справку подписывает должностное 
лицо (секретарь, инспектор службы кадров),
подпись заверяется печатью.

Процесс принятия обоснованных
управленческих решений основан 
на сборе и аналитической обработке 
объективной и достоверной информации
о фактическом положении дел 
в системе управления. Эта информация
может содержаться в различных 
источниках, важнейшее место, среди 
которых занимают справочно-информационные
и справочно-аналитические документы:
акты, справки, докладные записки, переписка 
и др.

Подавляющее большинство 
документов, отправляемых из учреждений
и фирм и направляемых им, являются
информационно-справочными. Они содержат
информацию о фактическом положении 
дел в учреждениях, которая служит
основанием для принятия распорядительных
документов.

Информационно-справочные документы 
являются неотъемлемой частью кадровой
документации. Документы этой группы
играют служебную, вспомогательную 
роль по отношению к другим кадровым
документам. Они не содержат распоряжений,
не обязывают, а сообщают сведения,
побуждающие принимать определенные
управленческие решения. В отличие 
от распорядительной документации информационно-справочные
документы не являются обязательными 
для исполнения и содержат информацию,
принимаемую к сведению.

Таким образом, можно сделать 
вывод, что информационно- справочные
документы играют важную роль в нашей
повседневной жизни.

Реквизит «адресат» должен оформляться
на справках в соответствии с требованиями
ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована
организации или ее структурному подразделению,
то их наименования указывают в именительном
падеже (см. Пример 1).

При адресовании справки должностному
лицу его должность и фамилию указывают
в дательном падеже, инициалы указывают
перед фамилией. Между инициалами и фамилией
должен быть пробел:

Пример 2: Внешняя справка биографического характера,
оформленная на бланке формата А5.

Справки в обязательном порядке должны
подписываться уполномоченным на это
должностным лицом или двумя должностными
лицами. Как правило, внешние справки имеет
право подписывать руководитель организации
или его заместитель.

Справки, содержащие сведения финансового
характера, должны подписывать два лица:
руководитель организации и главный бухгалтер.
Кроме того, на данные справки должен проставляться
оттиск печати.

Справки, составляемые для подтверждения
сведений биографического характера,
также должны подписываться двумя лицами:
руководителем организации и руководителем
кадровой службы (или главным бухгалтером),
и на них тоже должен проставляться оттиск
печати.

В состав реквизита «подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего
документ; его личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы и через пробел фамилия).
Так как справка составляется на бланке,
при оформлении реквизита «подпись» наименование
должности указывается в сокращенном
варианте, т.е. наименование организации
не включается (см. Пример 1).

При подписании справки несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности:
например, сначала генеральный директор
и за ним – главный бухгалтер или начальник
отдела кадров (как показано в Примере
1).

Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
внешние справки должны оформляться на
общем бланке или бланке справки. А бланк
письма для этой цели не должен использоваться.
Но что происходит в настоящее время на
практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит
рекомендательный характер, а во-вторых,
некоторые организации предъявляют дополнительные
требования к справкам. Например, при получении
некоторых виз необходима справка с указанием
адреса и телефона компании. Поэтому в
настоящее время можно встретить справки,
которые оформлены на бланке письма с
такими реквизитами, как справочные данные
об организации (адрес, телефон и др.). При
этом на бланке письма где-то на свободном
месте добавляется еще один реквизит:
наименование вида документа — СПРАВКА.

При подготовке внутренних справок обычно
придерживаются следующих правил оформления.
В отличие от внешних справок внутренние
оформляются не на бланке, а на стандартом
листе бумаги формата А4 (210 * 297 мм) или А5
(148 * 210 мм). При этом в составе реквизитов
есть отличия – на внутренних справках
обязательно оформляются следующие реквизиты
(см. Пример 4)14:

— наименование структурного подразделения
— автора документа;

— наименование вида документа (СПРАВКА);

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— заголовок к тексту (при оформлении на
листе бумаги формата А4);

— текст документа;

— подпись (подписывается руководителем
структурного подразделения или специалистом-составителем,
при этом указывается должность в сокращенном
варианте – без наименования организации).

Пример 4. Внутренняя справка

Таким образом, справка
— это документ, содержащий описание и
(или) подтверждение тех или иных фактов,
событий служебного или биографического
характера. Справка является документом
информационного характера, она содержит
констатацию каких-либо фактов, событий
без мнения автора о существе излагаемых
вопросов.

Основной объем документов, обеспечивающих
информационный обмен между организациями
и структурными подразделениями, составляют:
справки, докладные и объяснительные записки,
сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы.
Информация, содержащаяся в этих документах,
может побуждать к действию или может быть
лишь принята к сведению. Рассмотрим различия
в составлении и оформлении докладных записок,
служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки —
это, как правило, внутренние документы
организации. Они носят вспомогательный
характер по отношению к организационно-распорядительным
документам. В Кратком словаре видов и разновидностей
документов, разработанном Главархивом
СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения
этих документов, из которых следуют некоторые
различия в их назначении:

Докладная записка — документ,
адресованный руководству, излагающий
какой-либо вопрос с выводами и предложениями
составителя.

Служебная записка — записка
о выполнении какой-либо работы, направляемая
одним должностным лицом другому.

Докладная записка (код
унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется
с целью информировать руководство о сложившейся
ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить
к принятию определенного решения.

Докладные записки могут
носить и чисто информационный характер.
Такие записки содержат, как правило, информацию
о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные
докладные записки сообщают о выполнении
заданий, планов, указаний, работ. Таким
образом, докладные записки обеспечивают
связь объектов управления на вертикальном
уровне — снизу вверх, то есть направляются
от нижестоящего должностного лица вышестоящему
должностному лицу.

В зависимости от адресата
докладные записки могут быть:

— внутренними, т.е. направляемыми руководителю
структурного подразделения или учреждения,
и

— внешними — адресуемыми в вышестоящие
инстанции.

Внутренние докладные записки составляются
на стандартном листе бумаги, но с указанием
всех необходимых реквизитов, расположенных
в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к составлению
документов». К таким реквизитам относятся:

Читать также:  Справка форма 30 для спортивной школы образец

— наименование структурного подразделения;

— вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

— регистрационный номер;

— заголовок к тексту;

— подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного
документа оформляется шрифтом Times New Roman,
размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной
записки пользоваться угловым расположением
реквизитов заголовочной части (однако
это требование не является жестким). Примеры
расположения заголовочной части внутренней
докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем
левом углу располагается наименование
структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа
пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА) и может располагаться по центру
или от границы левого поля (в зависимости
от того, какой выбран способ расположения
заголовочной части документа) через 2
межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся
на одной строке. Дата оформляется арабскими
цифрами, например 02.02.2010, или буквенно-цифровым
способом, например 02 февраля 2010 г. У внешней
докладной записки она является датой
подписания и, как правило, отправки. Датой
внутренней докладной записки будет дата
составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней
докладной записке проставляется либо
по месту составления, либо по месту получения,
в зависимости от постановки системы регистрации,
которая действует в организации. При рассмотрении
докладной записки заинтересованными
лицами, на ней проставляются визы согласования,
а после принятия решения — резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным
этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок,
который кратко раскрывает содержание
документа. Заголовок докладной записки
формулируется по общим правилам составления
заголовков к документам: с помощью предлога
«о» и отглагольного существительного
в предложном падеже. Например: «о переводе
Королевой О. В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются
две части. В первой части сообщаются факты,
послужившие поводом для составления
документа, а во второй — излагаются конкретные
выводы, просьбы и предложения. Текст докладной
записки может состоять и из трех частей.
В этом случае в первой части (констатирующей)
будут излагаться причины, факты или события,
послужившие поводом для ее написания,
во второй части — анализ сложившейся ситуации,
возможные варианты решения, а в третьей —
выводы и предложения о конкретных действиях,
которые необходимо предпринять, по мнению
составителя докладной записки. Докладная
записка может быть представлена в текстовом
и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем
делается до оформления подписи:  Приложение:
акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример 6: Оформление внутренней докладной
записки

20.01.2010 № 10

о командировании специалистов

В соответствии с полученным 19.01.2006 от
ООО «Экспо» официальным приглашением
сотрудникам ООО «Мечта» посетить организуемый
ООО «Экспо» международный семинар, посвященный
развитию рекламы и ее роли в маркетинге,
прошу Вас командировать на семинар (г.
Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006 следующих
специалистов: маркетолога Короткова
A. M. и художника-дизайнера Сорокину А. В.

Начальник отдела                        
Подпись                              
М. Ю. Железнов

Внешняя докладная записка оформляется
на общем бланке и подписывается руководителем
организации. При этом полное или сокращенное
наименование вышестоящей организации
используется согласно уставу организации.
Наименование организации-автора размещается
ниже.

Пример 7: Оформление внутренней докладной
записки

Правительство Москвы                                             
Префекту Северного

Департамент инвестиционных                                 
Административного округа

программ строительства                                             М. М. Момонову

27.02.2010 № 03-04/6

Довожу до Вашего сведения, что представитель
префектуры А. В. Соколов, являясь на еженедельные
заседания Рабочей группы, приходит недостаточно
подготовленным, возложенные поручения
выполняет не в полном объеме, а 22.02.2010
отсутствовал на совещании.

Прошу принять соответствующие
меры.

Руководитель департамента                   
Подпись                   А. В. Саленцева

В Общероссийском классификаторе управленческих
документов (ОКУД) отсутствует такой вид
документа как «Служебная записка». Однако
данный вид документа широко используется
в управленческой практике. В связи с чем
предлагаем оформлять «Служебную записку»
в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003
«УСД. У СОРД. Требования к оформлению документов»
в целях единства оформления управленческой
документации.

Служебная записка

Форма внутренней деловой переписки между
подразделениями
организации
или
должностными лицами, не находящимися в
прямом подчинении.
Может
иметь
информационный,
инициативный или отчетный характер.

Язык и стиль служебного письма

Нейтральный (без эмоциональной окраски)
тон изложения;
Точность и ясность изложения (исключение
образных слов и выражений, использование
уточнений и дополнений и т.д.);
Лаконичность текста, исключение повторов,
излишних подробностей и т.д.

Телеграмма

Телеграмма должна содержать данные,
изложенные в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче
телеграммы категории «обыкновенная» отметка о
категории не указывается);
отметка о виде (видах) телеграммы;
адрес, по которому должна быть доставлена
телеграмма, с указанием наименования адресата
(адресатов);
текст телеграммы;
подпись отправителя (по желанию отправителя).

Текст служебной записки состоит из обоснования
(изложения причин составления) и предложения,
просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или
руководитель подразделения.
Датой служебной записки
составления и подписания.
является
дата
ее

Телеграммы
(внутренние
телеграммы,
передаваемые и адресованные в пределах
территории Российской Федерации) в зависимости
от приоритета обработки разделяются на
следующие категории:
«Вне категории»;
«Внеочередная»;
«Президент Российской Федерации» не более 2
часов;
«Высшая правительственная» не более 4 часов;
«Правительственная» не более 4 часов;
«Срочная» не более 4 часов;
«Обыкновенная» не более 8-12 часов; .

Объяснительная записка

Обязательные реквизиты:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата, номер;
Место составления;
Адресат;
Заголовок;
Текст;
Подпись.

Докладные записки

• Внутренние
записки пишут
на листе бумаги
(допускается
рукописный
способ) формата
А4 с угловым
расположением
постоянных
реквизитов.

Докладная записка

Документ, адресованный руководству и
излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя.
Информирует руководство об имевших место
событиях, фактах, явлениях, сложившейся
ситуации, требующих принятия решения.

Протоколы

• Текст протокола
состоит из вводной
и основной частей.

• В зависимости от содержания и назначения
докладные записки делятся на
информационные и отчетные.
• В зависимости от адресата докладные
записки бывают внутренние (направленные
непосредственному руководителю) и
внешние (направленные в вышестоящие
организации).

Информационно-справочные документы

Сообщают
сведения,
побуждающие
принимать
определенные решения, т.е. инициируют управленческие
решения, позволяют выбрать тот или иной способ
управленческого воздействия. Они
не содержат
поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по
отношению к организационным и распорядительным
документам.
Особенностью этих документов является то, что они
идут снизу вверх по системе управления: от работника к
руководителю
подразделения,
от
руководителя
подразделения к руководителю организации, от
подведомственной организации в вышестоящую.

Служебная записка
Обязательные реквизиты:
Наименование вида документа;
Дата, номер;
Адресат;
Заголовок;
Текст;
Подпись.

Существует два вида протоколов:
Полный протокол содержит запись всех
выступлений на заседании;
Краткий – только фамилии выступивших и
краткую запись о теме выступления.
Решение о том, какую форму протокола вести
на
заседании,
принимают
руководитель
коллегиального органа или руководитель
организации.

Телефонограмма

Должность,
фамилия
сотрудника,
предавшего
телефоногра
мму, и номер
его телефона
Должность,
фамилия
сотрудника,
принявшего
телефоногра
мму, и номер
его телефона
Дата, номер
телефоногра
ммы
Время
передачи
Текст
телефоногра
ммы
Должность и
фамилия
лица, от
имени
которого
передается
телефоногра
мма

Гарантийное письмо

Содержат обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться
могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки
выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся
просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
«Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза
является юридически значимым компонентом текста. Если в письме
гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские
реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя
руководителем организации и главным бухгалтером.
лицами:
Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

• Внешние
записки
оформляют
на общем
бланке
формата А4.
Подписывает
их
руководитель
организации

Вид документа, определяемый способом
передачи информации по каналам телеграфной
связи.

• Объяснительная
записка
оформляется
рукописным
способом на
стандартном листе
бумаги.

Текст состоит из двух частей:
Первая часть содержит факты, послужившие поводом к
ее написанию;
Вторая
– причины, объясняющие сложившуюся
ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки
составления и подписания.
является
Может быть оформлена рукописным способом.
дата
ее

Текст акта состоит из двух частей: вводной и
основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание –
составлен комиссией – председатель – члены
комиссии – присутствовали (если акт составлен в
чьем-то присутствии).
Основание для составления акта – договор,
распорядительный
документ,
нормативный
документ с указанием номера и даты.
После
слова
«составлен»
указываются
наименование комиссии, должности, фамилии и
инициалы лиц, составивших акт.

Оформление информационно-справочных документов

Оформление информационносправочных документов
докладной, служебной и
объяснительной записок, актов,
протоколов

Обязательные реквизиты:
Наименование
организации;
Наименование вида документа- ПРОТОКОЛ;
Дата заседания, номер;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подписи (председатель, секретарь).

Читать также:  Меню окно и справка в ms word

• Протокол — документ, в котором
фиксируется последовательность и
содержание обсуждаемых
коллегиальным органом (совещанием,
конференцией, советом и т. д.)
поставленных вопросов и принятых
решений

• Докладная записка — документ,
адресованный вышестоящему
руководителю, с изложением
конкретной проблемы или постановкой
вопроса и содержащий ответы и
предложения

Служебные записки

• Текст
служебной
записки
обычно
оформляется
на бумаге
формата А4

В
основной
части
(констатирующей)
излагаются сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а
также выводы, предложения и заключения.
В конце текста акта указываются количество
составленных
экземпляров
и
их
местонахождение. Количество экземпляров акта
определяется количеством заинтересованных в
нем сторон или нормативными документами.

Обязательные реквизиты:
Наименование организации (структурного
подразделения);
Наименование вида документа;
Дата, номер;
Место составления (для внешней);
Адресат;
Заголовок;
Текст;
Подпись.

Вводная часть оформляется единообразно в полной
и краткой формах протокола. В ней указываются
фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее
количество участников заседания и приглашенных лиц.
Вводная часть заканчивается повесткой дня.
Вопросы в повестке дня располагают по степени их
сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы формулируются в именительном
падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются
с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или
группу вопросов формулировать словом «Разное».
Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с
указанием его должности.

• Служебная записка — форма
внутренней деловой переписки между
подразделениями организации или
должностными лицами, не
находящимися в прямом подчинении.

Письмо-извещение

Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках,
конференциях и т.п.).
Рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с
целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых
мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации могут только сообщать
о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут
одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в
мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника,
программу мероприятия и другие информационные материалы.
Как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «адресат»
оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают
письма-извещения
руководитель
организации
или
заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение
мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими
руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими
организациями.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие
поводом для ее написания;
Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся
возможные варианты решения;
В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных
действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае
текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения
составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она
представляется
руководителю
подразделения)
или
руководитель
подразделения (если она представляется руководителю организации);
внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Служебное письмо

Это обобщенное название различных по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой
почтой.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора,
при необходимости – руководителями заинтересованных структурных
подразделений, а также заместителем руководителя организации,
курирующим направление, если письмо подписывает руководитель
организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в
организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в
рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями
самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это
право.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма
не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.

В тексте телефонограммы должно быть не более
50
слов,
при
этом
следует
избегать
труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма
составляется
в
одном
экземпляре и подписывается руководителем или
ответственным
исполнителем.
Если
телефонограмма передается нескольким адресатам,
к ней прилагается список организаций и
предприятий, которым ее направляют, и номера
телефонов, по которым она должна быть передана.

Реквизиты:
Наименование организации – автора
документа;
Наименование вида документа — А К Т;
Дата, номер;
Заголовок;
Место издание;
Текст;
Гриф утверждения;
Подпись.

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению
и содержанию:
Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
Обследования
(состояния
техники
безопасности,
противопожарной безопасности; условий труда; результатов
деятельности);
Испытаний (образцов, систем, технологий);
Выделения
к уничтожению (материальных ценностей,
документов);
Передачи (структурного подразделения из одной организации в
другую);
Нарушения установленных правил;
Ревизии, инвентаризации;
Расследования аварий, несчастных случаев;
Ликвидации организации и т.д.

Документ,
поясняющий
содержание
отдельных положений основного документа
(плана, отчета, проекта);
1.
Сообщение должностного лица, поясняющее
какое-либо действие, факт, происшествие,
представляемое вышестоящему должностному
лицу.
2.

Это обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи со способом устной
передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как
документ на бумажном носителе, передается по
телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной
передачи информационных сообщений служебного
характера (извещения, приглашения, экстренные
сообщения и т.п.).

• Акт оформляется на
чистом листе бумаги
формата А4 с
сокращенным
воспроизведением
постоянных реквизитов,
флаговым методом, в
угловом варианте
исполнения.
• Название документа
печатается от левого
поля формуляра с
разрядкой «АКТ».

Докладная записка в зависимости от содержания и
назначения может быть:
Информационной;
Отчетной.
Докладная записка в зависимости от адресата может
быть:
Внешняя — представляется руководителю вышестоящей
организации;
Внутренняя
представляется
руководителю
подразделения или организации.
Внутренние
докладные
записки
создаются
по
инициативе
работника
или
по
заданию
его
непосредственного руководителя с целью повысить
эффективность деятельности организации.

• Первая страница
протокола
оформляется как
правило, на общем
бланке организации
формата А4.

Письмо-предложение (оферта)

Предложение одного лица (оферента) другому лицу
(акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор.
Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.
Если оно направляется адресату впервые, оно содержит не
только собственно предложение, но и информацию об
организации-авторе, что отчасти сближает его с рекламным
письмом.
Может быть направлено одному корреспонденту или сразу
нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную
детальную информацию, так что следующим шагом может быть
заключение договора, или общую информацию, являющуюся
фактически предложением к началу переговоров.

Документ, содержащий последовательную
запись хода обсуждения вопросов и принятия
решений
на
собраниях,
совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных
органов.

Обязательные реквизиты:
Наименование организации — автора документа;
Справочные данные об организации;
Код организации;
ОГРН;
ИНН/КПП;
Дата, номер;
Адресат;
Ссылка на регистрационный индекс и дату;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Отметка об исполнителе;
Отметка о наличии приложений (сопроводительное письмо);
Печать (гарантийное письмо).

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи
или доставки, разделяются на следующие виды:
«С уведомлением о вручении телеграфом» (с отметкой «уведомление телеграфом»);
«С уведомлением о вручении телеграфом «срочное» (с отметкой «уведомление
телеграфом срочное»);
«С доставкой в срок, указанный отправителем» (с отметкой «вручить (дата)»);
«С доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной,
факсимильной (телефонной) связи» (с отметкой «почтой заказное»);
«На художественном бланке» (с отметкой «люкс»);
«На художественном бланке формата А4» (с отметкой «люкс/в»);
«На художественном бланке детской тематики» (с отметкой «люкс/и»);
«На художественном музыкальном бланке» (с отметкой «люкс/м»);
«На художественном музыкальном бланке детской тематики» (с отметкой
«люкс/м/и»);
«На художественном бланке по случаю траура» (с отметкой «делюкс»);
«Заверенная оператором связи» (с отметкой «заверенная»);
«Криптограмма» (с отметкой «криптограмма»);
«Криптограмма перфоленте» (с отметкой «криптограмма перфоленте»);
«Метео» (с отметкой «метео»);
«Переводная» (с отметкой «переводная»);
«Схемная» (с отметкой «схема (номер)»).

Письмо-запрос

Направляется с целью получения каких-либо официальных
сведений или документов.
Текст содержит обоснование необходимости предоставления
сведений или материалов и собственно изложение запроса. В
обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и
иные нормативные акты, организационно-правовые документы,
так как организация не имеет права запрашивать сведения, не
обусловленные ее функциональной деятельностью.
Подписываются руководителем организации или официально
уполномоченным на это должностным лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.

• Объяснительная записка — документ,
объясняющий вышестоящему
непосредственному руководителю
причины невыполнения какого-либо
поручения, нарушения трудовой или
технологической дисциплины.

Документ, составленный несколькими лицами
и подтверждающий установленные факты или
события.

• Актом называют документ,
составленный несколькими лицами
(комиссией), подтверждающий
установленные факты, события или
действия.

• Текст акта состоит
из двух частей —
вводной и
констатирующей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *