Скачать справка о численности сотрудников организации образец

Что это

Справка о численности работников организации – документ, необходимый в качестве отчетности перед налоговой службой, а также пенсионным фондом России. Включает в себя информацию о количестве штатных сотрудников.

Как и для чего используется

Справка с места работы — это документ, который выдают сотруднику, чтобы подтвердить сведения о его официальной занятости (должности, стаже, зарплате). Содержание зависит от организации, которая ее запрашивает.

Кому и зачем она оформляется справка с места работы

Сотрудники нередко запрашивают у своего работодателя документы, подтверждающие информацию о трудовой деятельности. Чаще всего эти документы требуются для предъявления в различные ведомства и организации:

• Управление соцзащиты населения — для оформления социальных выплат, пособий и компенсаций;
• Пенсионный фонд — при оформлении пенсионных выплат;
• Центр занятости населения — для оформления пособия по безработице;
• посольства, консульства — для получения визы, загранпаспорта и др.;
• банки и микрофинансовые компании — для получения займов и кредитов;
• судебные инстанции — для подтверждения запрашиваемых сведений по рассматриваемым делам (о восстановлении в должности, неоплате труда, дисциплинарных взысканиях и др.);
• школьные и дошкольные учреждения — при оформлении путевок на детские базы отдыха, в пришкольный лагерь, для дежурных детсадовских групп в период карантина и т. д.;
• другим работодателям — при трудоустройстве по совместительству.

Закон не обязывает гражданина сообщать руководству, куда требуется информация о его рабочей деятельности. Он вправе запрашивать ее на любые цели и использовать по своему усмотрению.

Чаще всего в этом документе подтверждают, что конкретный гражданин трудоустроен в определенной компании, указывают период занятости, должность. В некоторых случаях указывают средний оклад. Содержание зависит от требований ведомства, которое запросило документ. Например, для детского лагеря достаточно Ф. И. О., должности, стажа, иногда графика труда. Для судебных инстанций или посольства потребуется дополнительно указать среднюю зарплату.

Допускается запросить такой документ у руководства компании устно, но в письменном виде надежнее. По закону наниматель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности не позднее 3 рабочих дней после получения письменного заявления от работника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ и ст. 66.1 ТК РФ).

Заявление необходимо написать на имя руководителя компании и указать, какая конкретно информация требуется. Если последует отказ, то человек вправе обратиться в суд, и нарушитель ответит по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — до 50 000 рублей, для руководства и ИП — до 5 000 рублей.

Как оформить справку с места работы

Есть ситуации, когда необходимо использовать унифицированные бланки, например для службы занятости требуются сведения о зарплате за 3 месяца (форма утв. письмом Минтруда №16-5/В-5 от 10.01.2019), для расчета больничного в новой организации (утв. приказом Минтруда №182н от 30.04.2013), для получения налоговых социальных вычетов (утв. приложением №1 к 6-НДФЛ).

В остальных случаях для выдачи бумаги о сведениях, связанных с трудовой деятельностью, предусмотрена свободная форма. Составляют ее в рукописном или в напечатанном виде, предпочтительнее на официальном бланке организации с указанием стандартных реквизитов (ИНН, КПП, ОГРН, контактные данные). Допустимо и на листе формата А4.

В документе следует указать следующие данные:

• регистрационный номер и дата выдачи;
• кому дана справка — Ф. И. О., должность сотрудника;
• сколько он трудится в компании (с указанием номера приказа о принятии на работу);
• каков оклад трудящегося (если необходимо);
• для представления в какую организацию выдается документ;
• подпись директора и печать (если есть).

Образцы справок

Вот образец стандартного справочного документа о трудовой деятельности:

Если такая бумага требуется в детский сад или пришкольный лагерь, то обычно помимо основных данных о рабочей деятельности следует подтвердить график труда. Вот образец справки, что сотрудник работает в организации полный рабочий день и его присутствие на рабочем месте критически необходимо:

А это пример документа для судебной инстанции (с указанием должностного оклада):

Вот как выглядит шаблон в произвольной форме:

Дата № __________ Город _________

Дана ____________________________ (Фамилия И. О.) в том, что он (она) действительно работает в ____________________________ (наименование организации) в должности _____________________ (наименование должности).

Дана для представления в _______________________________ (наименование организации представления).

Наименование должности работодателя ______ подпись (расшифровка).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Все статьи автора

Работодатели сдают отчет о среднесписочной численности работников в составе расчета о страховых взносах. Отдельный бланк упразднили. Отчетность ждут в налоговых органах ежеквартально, и за ее несвоевременное предоставление предусмотрен штраф.

Отчет о среднесписочной численности упразднили

Раньше работодатели использовали отдельный бланк для сведений о среднесписочной численности работников: за 2022 год форму КНД 1110018 не заполняют. Этот отчет утратил силу с 01.01.2021.

Все российские работодатели и индивидуальные предприниматели, привлекавшие наемный персонал, заполняли и направляли бланк в территориальный орган ФНС (п. 3 ст. 80 НК РФ) до 20 января следующего года. Если ИП не привлекал сотрудников в отчетном году, он не подавал сведения о численности.

Этот кадровый документ обязаны были сдавать все новые организации, которые зарегистрировались в текущем году. Для них срок сдачи формы был — 20-ое число месяца, следующего за месяцем госрегистрации юрлица или ИП. По окончании деятельности и при снятии с регистрации тоже сдавали в ИФНС этот отчет — в день фактического снятия с учета в налоговых органах. Но эту обязанность упразднили. При желании организации и ИП вправе использовать упраздненный бланк для направления сведений в свободной форме по запросам различных органов и организаций.

Теперь работодатель направляет данные о численности по состоянию на конец отчетного квартала в ИФНС в составе ежеквартального расчета по страховым взносам (РСВ). Никаких дополнительных форм не предусмотрено.

Как выглядит бланк РСВ

Главная сложность состоит в вычислении.

Как это сделать и какие формулы использовать: образец расчета среднесписочной численности работников

Из образца видно, что на титульном листе обязательно указываются:

• ИНН предпринимателя или КПП организации;
• Ф.И.О. предпринимателя или наименование юрлица;
• название ИФНС, куда направлен отчет, и код;
• данные о среднесписочной численности;
• дата актуальности данных;
• дата составления.

В действующей форме применяется упрощенный формат численности работников за 2022 год — это просто цифра на титульном листе РСВ, больше эти сведения нигде в расчете не указывают.

После заполнения бланк заверяет подписью руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Подают документ по месту жительства и регистрации ИП или по месту учета юрлица. Данные о сотрудниках обособленных подразделений организации предоставляются в одной форме по всему юридическому лицу.

Сдают отчет в налоговую о среднесписочной численности работников лично, направляют почтой, передают через законного представителя (если подается в бумажном виде). В электронном формате его заверяют электронной подписью отправителя.

Пример расчета численности сотрудников для ИП

Показатель вычисляется в два этапа:

• За каждый календарный месяц.
• За год в целом.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода. Порядок расчета приводится в п. 77 Приказа Росстата № 832 от 24.11.2022.

В СЧ включают работников по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше и работавших собственников, которые получают зарплату в организации. При расчете учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по любым причинам.

А вот кого не включают в СЧ:

• совместителей из других организаций (их учет ведется отдельно);
• работников по ГПД;
• привлеченных по специальным договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы;
• переведенных на работу в другую организацию;
• направленных на обучение с отрывом от работы;
• подавших заявление об увольнении, прекративших работу до окончания срока предупреждения или без предупреждения работодателя;
• собственников организации, которые не получают там зарплату;
• членов кооператива без трудовых договоров с организацией;
• адвокатов;
• военнослужащих при исполнении обязанностей военной службы.

На примере ИП расчет выглядит следующим образом.

В январе 2022 года у ИП числились 10 наемных работников. Но одного из них отправили на обучение с отрывом от производства и выплатой стипендии от учебного заведения. Его в СЧ не учитывают.

Среднесписочное количество работников ИП за январь 2022 года составляет 9 человек.

Как отчитываются новые организации и ИП

Никакого особенного бланка и требований к его заполнению для создаваемых организаций и ИП не предусмотрено, а порядок заполнения данных о среднесписочной численности работников в расчете РСВ вновь созданного ООО или ИП не отличается от стандартного. При расчете показателя принимаются во внимание все штатные работники по состоянию на дату начала ведения деятельности.

Ответственность за несдачу

Не надо забывать, что за опоздание штраф в размере от 300 до 500 рублей по КоАП полагается руководителю. По НК РФ — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов, но не менее 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). Если отчетные данные отсутствуют, налоговые инспекторы исключат организацию или ИП из субъектов малого бизнеса, что означает утрату различных льгот и преференций, которые предоставляет такой статус.

Теперь все необходимые данные будут поступать из формы РСВ.

Подробнее: как ее заполнить РСВ без ошибок с учетом новых требований

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Численность сотрудников конкретной организации представляет собой важный показатель, который может понадобиться работодателю для последующего предоставления данных в другие инстанции. В большинстве случаев этот показатель будет важным для такой организации, как налоговый орган.

Дело в том, что число сотрудников в конкретной организации оказывает прямое влияние на последующее взимание установленных государством налогов и сборов.

Помимо этого, справка о точной численности служащих обязательно потребуется представителям налоговых органов для того, чтобы иметь четкое представление о порядке и особенностях подачи отчетов некоторыми компаниями. В частности, иногда организации могут предоставлять такие отчеты исключительно на электронных носителях, в то время как другие – будут обладать законным правом на предоставление отчета в бумажной форме.

Штатная численность сотрудников представляет собой определенное число служащих, которое требуется конкретной компании для выполнения поставленных производственных планов. Действующие правила устанавливают, что данная величина в обязательном порядке должна быть включена в штатное расписание. Более того, составление самого расписания и осуществляется на основании такого показателя. И, наконец, именно этот показатель оказывает прямое влияние на процедуру формирования фонда оплаты труда.

Существующие правила также устанавливают, что вышеуказанная справка должна предоставляться в уполномоченные инстанции один раз в год. При этом работодателями должны строго соблюдаться установленные временные требования. В частности, справка должна быть представлена в соответствующую инстанцию не позднее, чем до 20 января года, следующего за годовым отчетным периодом.

Что же касается недавно зарегистрированных компаний – в их отношении современным законом устанавливаются несколько иные требования. В частности, новая организация должна представить такую справку до 20 числа месяца, который следует за месяцем ее регистрации. Следует отметить, что за нарушение установленных сроков виновным лицам могут грозить достаточно серьезные меры ответственности. Прежде всего, на организацию может быть наложен денежный штраф. Его размер достигает 200 000 рублей в отношении юридических лиц.

Образец справки о численности сотрудников

Справка о среднесписочной численности служащих должна составляться ответственным лицом в строгом соответствии с формой установленного бланка. Более того, для исключения многочисленных ошибок действующими нормами были разработаны и утверждены официальные рекомендации по заполнению:

• В самом верху бланка указываются сведения относительно самой организации, в которой и производится заполнение. Сюда можно отнести ИНН юридического органа, а также КПП. Рядом указывается точное количество страниц, на которых расположены все необходимые сведения.
• Далее идет указание полного наименования созданного документа, а именно: «Справка о среднесписочной численности сотрудников за прошедший годовой период».
• Следующим этапом становится указание полного наименования организации, в которую и будет представлен данный документ, например: «Представляется в Федеральную налоговую инспекцию №33, расположенную по адресу: г. Москва, ул. Гоголя,21». Рядом указывается код подразделения, например: «7703».
• Далее указывается полное наименование организации, в которой происходит составление данного документа, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Стройсервис».
• Следующим этапом становится указание точного временного периода, за который предоставляются соответствующие данные, например: «Справка о численности предоставляется за: 2018 год».
• И, наконец, далее в бланк включается основная информация о точной численности служащих на соответствующий период времени, например: «Среднесписочная численность сотрудников составляет 110 человек».

Затем бланк разделяется на 2 равных столбца. В одном из них свою личную подпись должен поставить работодатель, который подтвердит правоту и верность представленных сведений. Рядом с личной подписью в обязательном порядке должна быть проставлена и текущая дата составления данного документа.

Что касается второго столбца – его заполнение должно быть произведено работником налогового органа. Здесь указываются следующие сведения:

• дата, в которую документ был представлен в уполномоченную инстанцию;
• индивидуальный регистрационный номер справки, который был присвоен ей во время осуществления регистрации документа внутри налогового органа. После указания данных сведений ответственным лицом также проставляется личная подпись, а также дата заполнения данного столбца справки.

На что влияет показатель численности сотрудников?

Такой показатель, как численность сотрудников, может оказывать прямое влияние на некоторые аспекты деятельности предприятия, например:

• Если речь идет об организациях, в которых применяется упрощенная система налогообложения. В данном случае при соблюдении ряда определенных условий компания действительно будет обладать законным правом на оплату налога в соответствии с действующей упрощенной системой. К основному условию можно отнести следующее: среднесписочная численность служащих за последний годовой период не должна превышать 100 человек. В таком случае, даже если ранее компания не применяла упрощенную систему налогообложения, – она вполне сможет на нее перейти. Для этого ей необходимо будет собрать определенные документы и обратиться в местный налоговый орган.
• Если речь идет об организациях, которые уплачивают ЕНВД либо только желают перейти на этот режим. Данные действия также могут быть осуществлены компаниями, но с выполнением определенных условий. В частности, главным из них все так же будет выступать факт наличия численности сотрудников, которая не превышает 100 человек.
• Если речь идет об организациях, которые имеют обособленные подразделения и уплачивают установленный государством налог на прибыль. В данном случае показатель среднесписочной численности будет участвовать в такой процедуре, как расчет авансовых платежей, которые необходимо будет уплатить за обособленные подразделения.
• Если речь идет об организациях, уставной капитал которых целиком и полностью состоит из общественных вкладов. Сюда можно отнести компании, в которых трудятся сотрудники с инвалидностью. В этом случае данная компания сможет претендовать на получение целого ряда различных льгот и определенных привилегий. Однако здесь нужно помнить о некоторых важных условиях, которые всегда должны быть выполнены. В частности, инвалидов в организации должно иметься не менее 50% от общей массы сотрудников. Помимо этого, общая доля оплаты труда людей с ограниченными физическими возможностями должна составлять не менее 25% от общего капитала организации.

Расчет среднесписочной численности сотрудников

Расчет среднесписочной численности сотрудников осуществляется в соответствии с установленными правилами. Для начала ответственным лицом должна быть просчитана полная численность служащих в организации. Следует отметить, что в данный показатель должны быть включены следующие лица:

• Обычные сотрудники, которые были трудоустроены в данную организацию на основании главного документа, а именно – официального трудового соглашения.
• Сотрудники, которые, на момент осуществления расчетов, находятся в командировке. Следует отметить, что сюда должны быть включены даже те служащие, которые были направлены за границу. Главное, чтобы данная поездка не была приравнена к долгосрочной командировке.
• Работники, которые, на момент осуществления расчетов, находятся на больничном. Следует отметить, что в данную категорию могут быть включены даже те служащие, которые находятся на больничном с их малолетним ребенком.
• Сотрудники, которые отсутствуют на своем рабочем месте в течение 4 часов и более. Следует отметить, что пока за ними все равно должно быть сохранено их рабочее место. Это правило будет аннулировано в том случае, если работодателем за прогул было вынесено максимально серьезное дисциплинарное взыскание, а именно – увольнение в одностороннем порядке.
• Служащие, которые еще недавно были трудоустроены в данную организацию и пока еще находятся на испытательном сроке. В соответствии с установленными правилами такие сотрудники должны быть приравнены к полноценным членам коллектива.
• Сотрудники, которые отсутствуют на своем рабочем месте по причине предварительного оформления нескольких выходных дней за свой собственный счет.
• Работники, пребывающие в официально оформленном учебном отпуске. В соответствии с действующими правилами за такими служащими в обязательном порядке должно быть сохранено их рабочее место. Следовательно, обучающиеся сотрудники также должны быть включены в среднесписочную численность.
• Служащие, которые исполняют свои профессиональные обязательства в соответствии с установленным на предприятии вахтовым графиком работы и т.д.

Для того чтобы расчет среднесписочной численности был осуществлен максимально точно – ответственному лицу обязательно понадобятся важные кадровые документы компании. Сюда можно отнести: приказы о приеме служащих или их увольнении, распоряжения о предоставлении отпусков сотрудникам, табели рабочего времени, личные карточки служащих, приказы о направлении подчиненных в служебные командировки и т.д.

Как заполнить справку о среднесписочной численности сотрудников

В действующую форму справки о средней численности обязательно включают следующие основные сведения:

• Наименование организации, в которой происходит создание данного документа, а также КПП и ИНН юридического органа.
• Наименование налогового органа, а также код подразделения, в которое будет представлен документ.
• Дату, на которую показатель среднесписочной численности будет являться актуальным.
• Точную величину показателя штатной численности персонала. Если во время расчетов получилось не круглое число, его необходимо округлить в соответствии со стандартными математическими формулами.
• ФИО руководителя компании либо иного лица, у которого имеются все необходимые полномочия. Здесь же помещаются сведения и об индивидуальном предпринимателе, если заполнение производится физическим лицом.

В некоторых случаях заполнением данного документа может заниматься и официальный представитель руководителя компании. В такой ситуации у лица обязательно должна иметься соответствующая доверенность. Реквизиты этой доверенности всегда указываются в самой справке. В противном случае созданный документ не будет обладать полноценной правовой силой.

Итоги

Таким образом, процедура составления справки о среднесписочной численности будет включать в себя следующие этапы:

• Сначала ответственному лицу нужно будет подготовить все важные документы, на основании которых и будут произведены дальнейшие расчеты. В перечень таких бумаг можно отнести следующие: различные внутренние кадровые приказы организации, табели учета рабочего времени, некоторые отдельные положения компании, действующее штатное расписание и т.д.
• Далее всех сотрудников нужно будет суммировать для получения значения общей численности персонала. Полный перечень служащих, которые в обязательном порядке должны быть включены в среднесписочную численность, устанавливается на законодательном уровне.
• И, наконец, получившееся число необходимо будет разделить на точное количество месяцев, которое входит в соответствующий расчетный период. Полученный показатель и будет являться среднесписочной численностью сотрудников организации.