Справка о доходах форма 2 с 2012 года

«Зарплата», 2013, N 3

Не позднее 1 апреля 2013 г. работодатели должны представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного налога за 2012 г. О том, на что обратить внимание при составлении справки 2-НДФЛ, читайте в статье.

Кто сдает справку

Отчитаться о суммах начисленного и удержанного НДФЛ должны налоговые агенты, которые выплачивают доходы физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). К ним относятся (п. п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ):

• российские организации и предприниматели;
• нотариусы, занимающиеся частной практикой, и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
• обособленные подразделения иностранных фирм на территории РФ, от которых плательщик НДФЛ получил доходы, независимо от того, есть у обособленных подразделений статус постоянных представительств или нет (Письмо Минфина России от 18.11.2009 N 03-04-06-01/299). Сведения о доходах работников обособленных подразделений подаются в ИФНС по месту нахождения таких подразделений (Письмо Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/3-222).

Примечание. При невозможности удержать у физического лица НДФЛ компания обязана сообщить об этом в налоговую инспекцию по месту своего учета до 1 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Подробнее об этом читайте на с. 124.

На кого сведения не сдаются

Справка составляется по каждому физическому лицу, получившему доходы от налогового агента. Но ее представлять не нужно, если организация:

• выплатила доход физическим лицам, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно, например предпринимателям или другим лицам, занимающимся частной практикой (в том числе нотариусам или адвокатам) (ст. 227 НК РФ);
• выплатила только доход, с которого плательщик НДФЛ обязан заплатить налог и отчитаться об этом самостоятельно (ст. 228 НК РФ), например при покупке у физических лиц их имущества, выдаче выигрышей и т.д.;
• выплатила только доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, то есть перечисленные в ст. 217 НК РФ.

Если применялись разные ставки НДФЛ

Как и ранее, форма 2-НДФЛ заполняется на основании карточки учета НДФЛ по каждому работнику (п. 1 ст. 230 НК РФ и разд. I Рекомендаций). Перед тем как на примере показать заполнение справки, расскажем об основных моментах, которые нужно учесть при ее составлении.

Примечание. Образец налоговой карточки приведен в журнале «Зарплата», 2011, N 1, а порядок ее заполнения — в N 2 за этот же год.

Работнику могут быть выплачены доходы, облагаемые по разным ставкам. В этом случае составляется только одна справка — последовательно заполняются разд. 3 — 5 либо 3 и 5 (в зависимости от того, применялись вычеты к доходам или нет).

При этом в форму 2-НДФЛ нужно будет добавить необходимое количество страниц с разд. 3 — 5 (в зависимости от количества ставок, по которым облагались доходы).

На второй и последующих страницах (вверху справки) следует указать порядковый номер страницы (например, с. 2, с. 3 и т.д.).

В справке показываются только облагаемые суммы

Некоторые доходы, выплачиваемые физическим лицам, облагаются НДФЛ не полностью, а частично — в пределах сумм, установленных Налоговым кодексом. Именно в этих пределах такие доходы и следует указывать в справке.

Наиболее распространенные виды доходов, частично включаемых в форму 2-НДФЛ, перечислены в табл. 1.

Доходы, частично не облагаемые НДФЛ

Не нужно отражать в справке доходы, которые не превышают установленных пределов, а также доходы, не облагаемые НДФЛ, перечисленные в ст. 217 НК РФ.

Если же физическому лицу в течение года выплачивались только доходы, не превышающие установленный лимит, справка по форме 2-НДФЛ на него не подается (Письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851).

Коды и размеры налоговых вычетов

Сведения о стандартных, социальных и имущественных вычетах отражаются в разд. 4 справки суммарно, нарастающим итогом с начала года по каждому коду вычета.

А в разд. 3 справки указываются вычеты, коды которых привязаны непосредственно к определенному коду доходов, например суммы профессиональных вычетов.

Примечание. С копейками или без

Все суммовые показатели (за исключением суммы НДФЛ) в справке отражаются в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, ставят два нуля (разд. I Рекомендаций).

Пример. К.С. Лайкин работает в питомнике по разведению служебных собак «Цербер» специалистом по выведению пород с заданным генотипом. Оклад сотрудника — 21 000 руб. У работника двое детей — 3 и 19 лет. Старший учится на дневном отделении вуза. Ежемесячно работнику предоставляются вычеты на детей в сумме 1400 руб. на каждого ребенка.

В 2011 г. сотруднику был предоставлен беспроцентный заем на приобретение жилья. Согласно договору заем возвращается равными частями (два раза в год в марте и сентябре 2012 г.). Материальная выгода рассчитывается на каждую дату погашения займа. И в марте, и в сентябре ее сумма составила 2600 руб.

Сведения о доходах сотрудника в 2012 г. приведены в табл. 3.

Сведения о доходах и предоставленных вычетах за 2012 год

Как на основании приведенных данных заполнить справку за 2012 г., если на налоговые вычеты могут быть уменьшены только доходы, облагаемые по ставке 13% (п. 3 ст. 210 и п. 1 ст. 224 НК РФ)?

Решение. Так как в 2012 г. работник получал доходы, облагаемые по двум ставкам, нужно оформить два разд. 3, один разд. 4 и два разд. 5 справки.

Сведения по доходам, облагаемым по ставке 13%

Раздел 3. В нем нужно отразить все доходы, полученные работником за 2012 г., за исключением материальной выгоды от экономии на процентах (пп. 1 п. 1 ст. 212 и п. 2 ст. 224 НК РФ).

Доходы отражаются по их видам (заработная плата, премия и т.д.) и по каждому месяцу налогового периода. В графе «Сумма дохода» сумму указывают без налоговых вычетов.

Стоимость подарка не облагается налогом в пределах 4000 руб. (абз. 2 и 4 п. 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому в разд. 3 справки стоимость новогоднего подарка (380 руб.) нужно отразить в составе доходов (код 2720) и указать вычет в сумме 380 руб. (код 501). Получается, что в налоговую базу по НДФЛ стоимость подарка не включается.

Стоимость форменной одежды, переданной работнику в собственность, является доходом, полученным в натуральной форме, поэтому подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19). Также облагается НДФЛ сумма пособия по временной нетрудоспособности в связи с уходом за больным ребенком (пп. 7 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 217 НК РФ).

Поскольку сотрудник проходил переподготовку в учебном заведении, имеющем соответствующую лицензию, на сумму оплаты обучения налог не начисляется (п. 21 ст. 217 НК РФ) и в справке эта сумма не отражается.

Раздел 4. В разд. 4 отражаются суммы предоставленных работнику налоговых вычетов. Право на «детские» вычеты работник имел в течение всего 2012 г., так как его облагаемый доход за год не превысил 280 000 руб. (абз. 18 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Таким образом, сумма вычетов на каждого из детей работника за 2012 г. составит 16 800 руб. (1400 руб. x 12 мес.). Эти суммы и коды вычетов (114 и 115) бухгалтер укажет в п. 4.1 справки.

Поскольку имущественный вычет работнику не предоставлялся, п. п. 4.2 — 4.4 не заполняются.

Раздел 5. В разд. 5 нужно отразить общую сумму дохода, полученного работником за налоговый период, сумму начисленного и удержанного налога. Образец заполнения разделов формы 2-НДФЛ по ставке 13% приведен ниже.

Код формы по КНД 1151078 12 1 СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 20— год признак — 17 11 02 2013 N ——— от —.—.—- 77011. Данные о налоговом агенте в ИФНС (код) —- 7701501203 77010100021.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица ———-/———-1.2. Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица ООО «Цербер»————————————————————————— 12345678 495 434-74-071.3. Код ОКАТО —————— 1.4. Телефон (—) ———2. Данные о физическом лице — получателе дохода Лайкин Константин 123456789123 Сергеевич2.1. ИНН ———— 2.2. Фамилия, имя, отчество ————————- 1 20 10 19662.3. Статус налогоплательщика — 2.4. Дата рождения —.—.—- 6432.5. Гражданство (код страны) —————- 212.6. Код документа, удостоверяющего личность ———— 2.7. Серия и номер 45 06 546789документа —————————————————————— 1195742.8. Адрес места жительства в Российской Федерации: почтовый индекс —— 77 код региона —— район _______________ город _________ населенный пункт ________________ пр-т Вернадского 125 173 улица ——————— дом —_ корпус ______ квартира ————2.9. Адрес в стране проживания: Код страны ___ Адрес ______________________ 133. Доходы, облагаемые по ставке —%——T——T———T——T——-¬ ——T——T——T——-T———¬¦Месяц¦ Код ¦ Сумма ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦Месяц¦ Код ¦Сумма ¦ Код ¦ Сумма ¦¦ ¦дохода¦ дохода ¦вычета¦вычета ¦ ¦ ¦дохода¦дохода¦вычета ¦ вычета ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 1 ¦ 2000 ¦36 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 2 ¦ 2000 ¦13 019,79¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 2 ¦ 2300 ¦ 7 980,21¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 3 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 4 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 4 ¦ 2520 ¦ 3 100,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 5 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 6 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 7 ¦ 2000 ¦10 100,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 7 ¦ 2012 ¦10 000,06¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 8 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 9 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 10 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 11 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 12 ¦ 2000 ¦21 000,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+——+——+———+——+——-+ +——+——+——+——-+———+¦ 12 ¦ 2720 ¦ 380,00¦ 501 ¦ 380 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L——+——+———+——+——— L——+——+——+——-+———4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты4.1. Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов——-T———¬ ———T———¬ ———T——-¬ ——-T————¬¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦ ¦ Код ¦ Сумма ¦¦вычета¦ вычета ¦ ¦вычета ¦ вычета ¦ ¦вычета ¦вычета ¦ ¦вычета¦ вычета ¦+——+———+ +——-+———+ +——-+——-+ +——+————+¦ 114 ¦16 800,00¦ ¦ 115 ¦16 800,00¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L——+———- L——-+———- L——-+——— L——+————4.2. N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет___________________________________________________________________________4.3. Дата выдачи Уведомления __.__.____ г. 4.4. Код налогового органа,выдавшего Уведомление _____________________________________________________ 135. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке —%

________________ ________________ __________________ генеральный директор Дружков Дружков Ю.М. Налоговый агент —————- —————- —————— М.П. (должность) (подпись) (Ф.И.О.) Печать ООО «Цербер»

Сведения по доходам, облагаемым по ставке 35%. Отражаются на дополнительном листе справки, но заполняются только разд. 3 и 5.

Раздел 3. В дополнительном разд. 3 нужно указать сумму дохода, полученного в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование займом, выданным организацией (пп. 1 п. 1 ст. 212 и п. 2 ст. 224 НК РФ). А в разд. 5 — общие суммы дохода и налога по итогам 2012 г.

Примечание. Кто подписывает справку

Справки по форме 2-НДФЛ и сопроводительный реестр подписывает налоговый агент — уполномоченное должностное лицо компании. Кто именно — руководитель, заместитель руководителя или главный бухгалтер, должно быть определено в локальном нормативном акте организации (приказе).

Крупнейшие налогоплательщики теперь могут выбирать, куда представлять сведения по форме 2-НДФЛ на работников обособленных подразделений

Организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, вправе сами выбрать способ представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц на сотрудников обособленных подразделений.

Это позволит крупнейшим налогоплательщикам отказаться от заключения договоров со специализированными операторами связи для отправки в налоговые органы по месту нахождения каждого обособленного подразделения сведений о доходах их работников.

В Письме отмечено, что такой способ подачи сведений о доходах физических лиц не противоречит нормам НК РФ и нормативным документам Минфина России и ФНС России.

Справка о доходах физического лица (или справка 2-НДФЛ) предназначена для предоставления в налоговую инспекцию сведений о доходах, полученных указанным лицом в течение отчетного года, а также сумме налога на доходы физических лиц (НДФЛ), исчисленном и удержанном налоговым агентом.

Компании-работодатели (или иные налоговые агенты) обязаны предоставить вышеуказанные сведения не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. То есть, справка 2-НДФЛ 2014 предоставляется в ИФНС до 01.04.2015г.

Справки могут быть оформлены на бумажных носителях лишь в случае, если численность лиц, получивших доход, не превысила 10 человек. В противном случае сведения о доходах предоставляются в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи или же в электронном виде.

Правила заполнения справки

При составлении справки по форме 2-НДФЛ необходимо заполнить следующие реквизиты:

• отчетный период (календарный год), в котором получен доход;
• номер справки и дату ее составления;
• должность, подпись, а также ФИО лица, действующего от имени налогового агента (как правило, в этой роли выступает главный бухгалтер компании-работодателя или ее руководитель);
• печать налогового агента.

Справка состоит из пяти разделов.

Первый раздел отражает данные о налоговом агенте:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• телефон;
• код ОКАТО;
• код ИФНС, в котором зарегистрирован налоговый агент.

Второй раздел предусматривает раскрытие информации о налогоплательщике (физическом лице — получателе дохода):

• фамилия, имя, отчество;
• статус (статус «1» проставляется, если указанное лицо является резидентом РФ, статус «2» — для лиц, не являющихся резидентами РФ);
• дата рождения;
• код страны, гражданином которой является налогоплательщик;
• адрес места жительства;
• данные документа, удостоверяющего личность физического лица (код каждого документа указан в справочнике «Коды документов» — приложение к форме 2-НДФЛ).

Третий раздел справки представлен в виде таблицы, в которой помесячно указываются полученные физическим лицом доходы:

• месяц получения дохода;
• код дохода согласно справочнику «Коды доходов», являющемуся приложением к утвержденной форме № 2-НДФЛ (работодателями наиболее часто используется код 2000 – «вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей», а также код 2012 – «суммы отпускных выплат);
• сумма полученного указанным налогоплательщиком дохода;
• код вычета, который необходимо выбрать из справочника «Коды вычетов»;
• сумма предоставленного физическому лицу налогового вычета.

Четвертый раздел предназначен для отражения информации о предоставленных в отчетном периоде налоговых вычетах (стандартных, имущественных или социальных). При этом отдельно указываются:

• код вычета;
• сумма вычета.

Каждый из указанных вычетов может быть предоставлен в строгом соответствии с законодательством РФ. В случае предоставления имущественного вычета в справке предусмотрены строки для указания номера и даты уведомления, дающего право на применение налогоплательщиком указанного вычета.

В пятом разделе указывается итоговая информация о полученных доходах, а также размере налога на доходы физических лиц:

• общая сумма дохода за отчетный год;
• налоговая база, получаемая путем уменьшения общей суммы дохода на сумму предоставленных вычетов;
• сумма исчисленного налога;
• сумма налога, удержанного налоговым агентом;
• сумма налога, перечисленная в бюджет;
• излишне удержанная сумма налога;
• сумма налога, которая по каким-то причинам не удержана налоговым агентом.

Необходимо отметить, что третий, четвертый и пятый разделы формы 2-НДФЛ заполняются отдельно по каждой из предусмотренных законодательством ставке (13%, 9%, 35% или 30%).

После заполнения всех разделов справка 2-НДФЛ распечатывается и подписывается должностным лицом — представителем налогового агента. Печать предприятия, выступающего в роли налогового агента, обязательна.

Формы налоговых деклараций по налогу на доходы физических лиц

Формы за предыдущие периоды

Налоговая декларация по форме 3-НДФЛ

Сама форма Справки 2-НДФЛ 2011 — 2012 практически не отличается от предыдущей. Единственное изменение коснулось раздела 5, который стал называться: «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%».

Основные нововведения затронули сам порядок заполнения формы 2-НДФЛ 2011-12 гг. Теперь, в случае если доходы одного сотрудника облагаются разными налоговыми ставками, все данные следует указывать в одной форме, а не в нескольких разных как ранее. При этом, разделы 3-5 формы заполняются отдельно для каждой ставки.

Из прочих новшеств: утвержден порядок заполнения справки 2-НДФЛ с признаком 2 (сообщение сведений о невозможности удержать НДФЛ), добавлены новые коды доходов и коды вычетов.

Согласно п.5 ст. 226 НК РФ, при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога, налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (Форма 2-НДФЛ, признак 2).

Порядок заполнения формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица»:

В заголовке Справки указываются:

в поле «за 20__ год» — год, за который составляется Справка;

в поле «№ ____» — порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;

в поле «от ____» — указывается дата (число, номер месяца, год) составления Справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 15.01.2010, где 15 — число, 01 — месяц, 2010 -год (для удобства можно воспользоваться кнопкой «календарь» рядом с полем);

в поле «признак» — проставляется цифра 1 — если Справка представляется в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс), и цифра 2 — если Справка представляется в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Кодекса;

в поле «в ИФНС (код)» — четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 5032, где 50 — код региона, 32 — код налогового органа.

В разделе 1 «Данные о налоговом агенте» Справки 2-НДФЛ 2011-2012 г. указываются данные о налоговом агенте.

В пункте 1.1 для налоговых агентов — организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее — ИНН) и код причины постановки на учет (далее — КПП) , а для налоговых агентов — физических лиц указывается только ИНН. В случае, если сведения о доходах заполняются организацией на физических лиц, получающих доходы от ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В пункте 1.2 «Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица» указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия — полное наименование) организации согласно ее учредительным документам. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например: «школа №241» или «ОКБ «Вымпел») располагается в начале строки. В отношении физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

В пункте 1.3 «Код ОКАТО» указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется форма Справки, либо производится ими выплата дохода иному физическому лицу. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы). Коды ОКАТО содержатся в «Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 (ОКАТО). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на учет. Для физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается код ОКАТО по его месту жительства.

В пункте 1.4 «Телефон» указывается контактный телефон налогового агента, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогового агента контактного телефона данный реквизит не заполняется.

В разделе 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода» Справки 2-НДФЛ 2011-2012 г. отражаются данные о физическом лице — получателе дохода.

В пункте 2.1 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика — физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В пункте 2.2 «Фамилия, имя, отчество» указывается фамилия, имя и отчество физического лица — налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, указывается цифра 1, если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации, указывается цифра 2, если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», то указывается цифра 3.

В пункте 2.4 «Дата рождения» указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 01.05.1945, где 01 — число, 05 — месяц, 1945 — год рождения (для удобства можно воспользоваться кнопкой «календарь» рядом с полем).

В пункте 2.5 «Гражданство» указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). Например, код 643 — код России, код 804 — код Украины. При отсутствии у налогоплательщика гражданства в поле «Код страны» указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.

В пункте 2.6 «Код документа, удостоверяющего личность» указывается код, который выбирается из Справочника «Коды документов».

В пункте 2.7 «Серия и номер документа» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак «№» не проставляется.

В пункте 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. Элементами адреса являются: «Почтовый индекс», «Код региона», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица», «Дом», «Корпус», «Квартира». «Код региона» — это код региона, на территории которого физическое лицо имеет место жительства. Код региона выбирается из Справочника «Коды регионов». «Почтовый индекс» — индекс предприятия связи, находящегося по месту жительства налогоплательщика. При отражении элемента адреса «Дом» могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак «/» для обозначения углового дома. Например: 4А либо 4/2. Модификации типа «Строение» заполняются в поле «Корпус». При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется и в Справке может отсутствовать.

В пункте 2.9 «Адрес в стране проживания» для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом указывается код этой страны в поле «Код страны», далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита). Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя «Адрес места жительства в Российской Федерации» при условии заполнения пункта 2.9 Справки.

В разделе 3 Справки «Доходы, облагаемые налогом по ставке __%» отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода.

В заголовке раздела 3 Справки указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется раздел Справки (13%, 30%, 9%, 15%, 35% или ставка, исходя из соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения). Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3 — 5 Справки заполняются для каждой из ставок налога.

Пример. Налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%. Последовательно заполняются разделы 3 — 5 Справки для ставки 13%, а далее последовательно заполняются разделы 3 и 5 Справки для ставки 9%. Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу.

В графе «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями статьи 223 Кодекса.

В графе «Код дохода» указываются коды доходов, которые выбираются из Справочника «Коды доходов».

В графе «Сумма дохода» отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере в соответствии со статьей 217 Кодекса, в графе «Код вычета» указывается код соответствующего вычета, выбираемый из Справочника «Коды вычетов».

В графе «Сумма вычета» отражается соответствующая сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе «Сумма дохода». Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии суммы вычета. По доходам, особенности налогообложения которых определяются статьями 214.1, 214.3 и 214.4 Кодекса, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. В этом случае первый код вычета и сумма вычета указывается напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы вычетов указываются в соответствующих графах строками ниже. Графы (поля) «месяц», «код дохода» и «сумма дохода» напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются. Общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать сумму дохода. При заполнении Справки с признаком 2 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом.

Пример. Организация выплатила работнику зарплату в размере 5000 руб., исчислила и удержала налог в сумме 650 руб. В связи с увольнением работник получил доход в натуральной форме на сумму 500 руб. Организация исчислила налог в сумме 65 руб., но не удержала его. При заполнении Справки с признаком 2 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода 500 руб., а в пункте 5.3 раздела 5 Справки указывается сумма налога исчисленная — 65 руб., в пункте 5.7 раздела 5 Справки указывается сумма налога, не удержанная налоговым агентом — 65 рублей. При заполнении Справки с признаком 1 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода 5500 руб., в пунктах 5.3 — 5.5 раздела 5 Справки указываются сумма налога исчисленная — 715 руб., сумма налога удержанная и перечисленная — 650 руб., а в пункте 5.7 раздела 5 Справки указывается сумма налога, не удержанная налоговым агентом — 65 рублей. Стандартные налоговые вычеты, имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет в данном разделе не отражаются.

Раздел 4 Справки «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» заполняется в том случае, если налогоплательщику предоставлялись стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты.

При этом пункты 4.2, 4.3, 4.4 заполняются в случае, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет.

В разделе 4 Справки «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» отражаются сведения о стандартных налоговых вычетах, установленных статьей 218 Кодекса, имущественном налоговом вычете, установленном подпунктом 2 пункта 1 статьи 220 Кодекса, а также социальном налоговом вычете, установленном подпунктом 4 пункта 1 статьи 219 Кодекса.

В пункте 4.1 «Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов» отражаются суммы фактически предоставленных налогоплательщику стандартных налоговых вычетов, имущественного налогового вычета, а также социального налогового вычета.

В графе «Код вычета» пункта 4.1 указывается код вычета, выбираемый из Справочника «Коды вычетов». В графе «Сумма вычета» отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном пункте зависит от количества видов вычетов, на которые имел право налогоплательщик.

В пунктах 4.2 и 4.3 указываются номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, выдаваемого налоговым органом в соответствии с пунктом 3 статьи 220 Кодекса.

В пункте 4.4 «Код налогового органа, выдавшего уведомление» указывается код налогового органа, выдавшего уведомление.

В разделе 5 Справки «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%» отражаются общие суммы дохода и налога на доходы физических лиц по итогам налогового периода по ставке, указанной в заголовке раздела 5 Справки.

Раздел 5 формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в Справке.

Внимание! Поля «Общая сумма дохода», «Налоговая база» и «Сумма налога исчисленная» заполняются автоматически, исходя из введенных выше данных. При этом суммы округляются по утвержденным правилам.

В пункте 5.1 «Общая сумма дохода» указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. В данном пункте отражается общая сумма доходов, указанных в разделе 3 Справки. При заполнении Справки с признаком 2 в пункте 5.1 указывается общая сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в разделе 3 Справки.

В пункте 5.2 «Налоговая база» указывается налоговая база, с которой исчислен налог. Показатель, указываемый в данном пункте, соответствует общей сумме доходов, отраженной в пункте 5.1. Справки, уменьшенной на общую сумму налоговых вычетов, отраженных в Разделах 3 и 4 Справки.

В пункте 5.3 «Сумма налога исчисленная» указывается общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разделе 3 Справки, по итогам налогового периода. При заполнении Справки с признаком 2 в пункте 5.3 указывается общая сумма налога, исчисленная, но не удержанная.

В пункте 5.4 «Сумма налога удержанная» соответственно указывается общая сумма удержанного налога по ставке, указанной в разделе 3, за налоговый период. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.4 не заполняется.

В пункте 5.5 «Сумма налога перечисленная» указывается сумма налога, перечисленная за налоговый период. Настоящий пункт заполняется в отношении доходов, полученных, начиная с 01.01.2011. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.5 не заполняется.

В пункте 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается сумма налога, излишне удержанная у налогоплательщика налоговым агентом. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.6 не заполняется.

В пункте 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в отчетном налоговом периоде. Заполненная Справка подписывается в поле «Налоговый агент (подпись)». Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте («М.П.» в нижнем левом углу Справки). В поле «Налоговый агент (должность)» указывается должность лица, подписавшего Справку. В поле «Налоговый агент (Ф.И.О.)» указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент — физическое лицо подписывает Справку и указывает свою фамилию и инициалы имени и отчества.

В случае, если Справка не может быть размещена на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. На следующей странице вверху Справки указываются: номер страницы Справки. При этом поле «Налоговый агент» заполняется на каждой странице Справки.

«Зарплата», 2014, N 3

1 апреля 2014 г. — крайний срок, чтобы представить в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ по итогам 2013 г. В статье покажем, как отразить в справках сведения о начисленных выплатах: зарплате, материальной помощи, вознаграждении по договору подряда и удержанном НДФЛ.

В форме 2-НДФЛ отражают сведения:

• о ежемесячных доходах;
• предоставленных налоговых вычетах;
• сумме НДФЛ, исчисленной, удержанной и перечисленной в бюджет.

На кого нужно заполнить форму 2-НДФЛ

Форму 2-НДФЛ заполняют на физических лиц, получивших доход от компании:

• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам, например договору подряда.

В каких случаях не нужно подавать форму 2-НДФЛ

Все случаи, при которых не нужно подавать форму 2-НДФЛ, можно разделить на три группы:

• доходы выплачены определенной категории физических лиц, которые должны самостоятельно исчислять и уплачивать НДФЛ. Такие налогоплательщики поименованы в ст. 227 НК РФ. К ним, в частности, относятся индивидуальные предприниматели;
• выплачены определенные виды доходов, при получении которых налогоплательщики обязаны самостоятельно уплатить НДФЛ. Речь идет о доходах, поименованных в ст. 228 Налогового кодекса. К ним, в частности, относятся доходы от продажи собственного имущества (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Продавец обязан сам подать декларацию и перечислить НДФЛ в бюджет (п. п. 2 и 3 ст. 228 НК РФ);
• выплачены доходы, которые не подлежат налогообложению. Такие доходы указаны в ст. 217 Налогового кодекса. Минфин России считает, что компания, выплатившая доход в пределах установленного ограничения, не является налоговым агентом, поэтому и сведения по форме 2-НДФЛ о таком доходе она подавать не должна (Письмо Минфина России от 02.03.2012 N 03-04-06/9-54, Письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851).

Бланк размещен в разделе «Формы» на сайте e.zarp.ru.

Вопросы по заполнению формы 2-НДФЛ

В п. 1.3 «Код ОКТМО» разд. 1 формы 2-НДФЛ нужно указывать код территории, на которой находится:

• компания;
• обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место работника.

Коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований (ОК 033-2013). Узнать свой код ОКТМО можно на сайте ФНС России в разделе «Электронные сервисы» подразделе «Сервис «Федеральная информационная адресная система (ФИАС)».

Под код ОКТМО в форме 2-НДФЛ отведено 11 знако-мест. Если код ОКТМО имеет восемь знаков, тогда в свободные знако-места справа от значения кода ставят прочерки. Например, для восьмизначного кода ОКТМО 12445698 в поле «Код по ОКТМО» указывается значение «12445698—«. Об этом говорится в абз. 12 разд. II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ.

Отпускные

Затруднения может вызвать такая ситуация. В январе 2014 г. работник принес больничный лист за дни болезни в декабре 2013 г. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности начисляется и выплачивается в январе 2014 г. В форму 2-НДФЛ за 2013 г. эту сумму включать не надо. Она войдет в состав доходов работника за январь 2014 г.

Зарплата за декабрь выдана в январе

Порядок отражения в форме 2-НДФЛ за 2013 г. зарплаты, материальной помощи, вознаграждения по договору подряда и других выплат рассмотрим на примере.

Пример. Владимир Иванович Степанов работает заведующим складом в ЗАО «Кармин». Одновременно он является акционером этой компании.

Данные о компании. Компания зарегистрирована по месту нахождения в ИФНС России N 31 по Западному административному округу г. Москвы. Код ОКТМО — 45320000.

Компании присвоены ИНН 7731040786, КПП 7731401001.

Генеральный директор ЗАО «Кармин» — Г.В. Дмитровский, телефон компании — 8 (499) 765-43-21.

Сведения о работнике. В.И. Степанов — гражданин РФ, Он родился 19.04.1976, ИНН 502700465612, паспорт серии 04 11 N 221017. В.И. Степанов постоянно проживает по адресу: 140080, Московская область, г. Лыткарино, ул. Песчаная, д. 346, кв. 81.

Он женат, у него двое детей: дочь (12 лет) и сын (1 год). В связи с этим в 2013 г. В.И. Степанову был предоставлен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка по 1400 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

В апреле 2013 г. работник выполнил работы по ремонту склада своими силами. За выполненную работу компания выплатила ему вознаграждение по договору подряда в сумме 37 100 руб. При выполнении ремонтных работ он понес расходы в размере 22 100 руб., которые подтверждены первичными документами (квитанциями, кассовыми и товарными чеками и т.п.). В связи с этим в апреле В.И. Степанову предоставлен профессиональный налоговый вычет в соответствии со ст. 221 Налогового кодекса.

Доходы В.И. Степанова, полученные от ЗАО «Кармин» в 2013 г., перечислены в табл. 1 на с. 20.

Доходы В. Степанова за 2013 год, полученные от ЗАО «Кармин»

Необходимо заполнить форму 2-НДФЛ за 2013 г.

Коды доходов

Поясним сумму вычета на первого и второго ребенка В.И. Степанова. Этот вычет предоставляется до месяца, в котором доход работника, облагаемый НДФЛ по ставке 13%, не превысит 280 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

При расчете лимита доходов нужно учесть заработную плату, пособие по временной нетрудоспособности, премию и вознаграждение по договору подряда.

Не облагаемые НДФЛ выплаты (единовременная помощь при рождении ребенка, компенсация стоимости путевки) в расчете не участвуют (Письмо ФНС России от 05.06.2006 N 04-1-04/300).

Сумма учитываемых доходов за январь — июнь 2013 г. составит 270 990 руб. В июле 2013 г. лимит доходов превышен. Следовательно, вычет на первого и второго ребенка можно предоставить за 6 месяцев в сумме 8400 руб. (1400 руб. x 6 мес.) на каждого ребенка.

Поскольку ЗАО «Кармин» в 2013 г. выплатило В.И. Степанову доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ (13 и 9%), сначала последовательно заполним разд. 3 — 5 для ставки 13%, затем оформим разд. 3 и 5 для ставки 9%.

Раздел 4 для ставки 9% не заполняется, поскольку стандартные, имущественные и социальные вычеты применяются только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%.

Пример заполненной справки 2-НДФЛ о доходах В.И. Степанова за 2013 г. приведен на с. 22.

к Приказу ФНС России

(в ред. Приказов ФНС России

Способы представления справок 2-НДФЛ

Сведения о доходах физических лиц за 2013 г. подаются в электронной форме:

• по телекоммуникационным каналам связи;
• на электронных носителях.

Если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 10 человек, можно подать форму 2-НДФЛ на бумаге (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Днем представления сведений по форме 2-НДФЛ можно считать:

Ответственность

Непредставление сведений по форме 2-НДФЛ или нарушение порядка их сдачи считается невыполнением обязанности налогового агента. За это предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Так, за несвоевременное представление сведений о доходах работников в ИФНС может быть наложен штраф:

• в размере 200 руб. за каждую справку 2-НДФЛ, которую должен был сдать налоговый агент (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• от 300 до 500 руб. на должностных лиц (ст. 15.6 КоАП РФ).

Независимо от предусмотренного законодательством способа подачи справок (на бумажных носителях или в электронном виде) при определении общей суммы штрафа каждая непредставленная справка о конкретном налогоплательщике рассматривается как отдельный документ.

Эксперт журнала «Зарплата»