Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Работодатели сдают отчет о среднесписочной численности работников в составе расчета о страховых взносах. Отдельный бланк упразднили. Отчетность ждут в налоговых органах ежеквартально, и за ее несвоевременное предоставление предусмотрен штраф.

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

ИП сдают среднесписочную численность в 2023 году за предшествующий по новым правилам? Расскажем в нашей публикации, каковы порядок и срок сдачи указанных сведений, как не ошибиться при расчете показателя за отчетный период и должен ли ИП без работников сдавать среднесписочную численность.

Сведения о среднесписочной численности работников за 2022 год отдельным отчетом сдавать не нужно. Почему? В статье мы дадим ответ на этот вопрос, а также поясним кому, куда и в какие сроки нужно отчитаться о среднесписочной численности, как правильно это сделать, а также об ответственности за не представление формуляра.

Среднесписочная численность работников — как рассчитать ее? Такой вопрос возникает в разных ситуациях. В данной статье мы расскажем о расчете годовой среднесписочной численности, сведения о которой в январе каждого года нужно подавать в ИФНС, а также поясним, как нужно рассчитать среднесписочную численность за месяц. Сразу заметим, что нормативные акты по расчету в 2022 году и 2023 году — разные.

Что такое отчет о среднесписочной численности для ИП и организаций

Сведения о среднесписочной численности (ССЧ) сотрудников за предыдущий календарный год — что он из себя представляет?

Раньше это была отдельная ежегодная отчетная форма для налоговой (утв. приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174). Бланк состоял всего из одной страницы, где необходимо было изложить информацию об отчитывающемся субъекте. Кроме того, здесь указывали название и код налоговой инспекции, проставляли дату, на которую представлены сведения, приводили данные о директоре или ином руководителе/представителе. Отчет подписывался руководителем (если форма заполняется по организации), предпринимателем, иным уполномоченным лицом.

С 2021 года данный отчет отменили, а обязанность информировать налоговиков об ССЧ исполняется путем заполнения соответствующего поля в расчете по страховым взносам.

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Образец расчета по страховым взносам за 1 квартал 2023 год с заполненной ССЧ вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Среднесписочная численность работников

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок на 2022 год утвержден приказом Росстата от 24.11.2021 № 832. С 1 января 2023 года вступил в силу новый приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.

Пошаговую инструкцию расчета ССЧ вы можете посмотреть в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему и другим материалам системы.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (пп. 79.6, 79.7 указаний Росстата № 832, пп. 77.7 указаний Росстата № 872 ):

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

О том, кто и в какие сроки представляет сведения о среднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 832, в п. 75 указаний Росстата № 872).

Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 832 и в п. 76 указаний Росстата № 872. В частности, это:

Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 832, п. 77.1 указаний Росстата № 872). С 2020 года работника, уволенного в пятницу, включать в списочную численность за субботу и воскресенье не надо (п. 76 указаний Росстата № 711, п. 74 указаний Росстата № 872).

Шаблоны и формы

Составляем отчет «Сведения о среднесписочной численности работников»

Справка о среднесписочной численности работников показывает количество сотрудников за конкретный период. Это необязательные сведения для внутреннего пользования, а отчетную информацию о штате подают теперь в расчете РСВ.

Как и куда сдавать

Вот как выглядит образец справки о среднесписочной численности работников за 2022 год в составе РСВ:

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Расчет предоставляется работодателем в территориальную ИФНС по месту регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя. Плательщики со штатом работников свыше 10 человек подают РСВ в электронной форме. Если количество служащих меньше, страхователь вправе выбирать форму отчетности — бумажную или электронную.

С 2023 года страхователям фактически надо сдавать два расчета по страховым взносам. Один — стандартный ежеквартальный РСВ, до 25-го числа следующего месяца после отчетного квартала. Другой — ежемесячный РСВ, до 25-го числа следующего месяца. Это абсолютно новый отчет, в котором приводятся персонифицированные сведения о сотрудниках и их начислениях. Ежемесячный РСВ заменит упраздненную форму СЗВ-М.

Бумажная версия предоставляется в ИФНС по почте (с описью всех вложений), лично руководителем или его представителем, действующим по доверенности. Электронный вариант подписывается ЭЦП и передается через специализированные программы.

Когда сдавать

По новым правилам, РСВ с информацией о числе работников подают ежеквартально — до 25-го числа месяца, который следует за отчетным кварталом. Годовую форму за 2022 год отправьте до 25.01.2023.

Читать также:  КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ В СОЦЗАЩИТУ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ СПРАВКИ О НЕПОЛУЧЕНИИ ПОСОБИЯ ПО РОЖДЕНИЮ РЕБЕНКА

Филиалы зарубежных компаний, базирующиеся на территории РФ, обязаны предоставлять в ИФНС информацию в установленный срок.

Как заполнить

Подробно: как правильно заполнить форму РСВ за 4 квартал 2021 года

Для расчета ССЧ используйте указания по заполнению формы П-4 из Приказа Росстата № 872 от 30.11.2022. По правилам, среднесписочная численность сотрудников за месяц определяется как сумма списочного штата за каждый календарный день месяца, включая праздничные, нерабочие и выходные дни, поделенная на число календарных дней месяца. В расчет не включают:

Если контрагенты, внутренние или внешние пользователи отчетности работодателя запрашивают сведения о штате организации, работодатель предоставляет такую информацию в произвольной форме на фирменном бланке компании. Вот пример произвольной справки о среднесписочной численности работников за 2022 год, используйте шаблон в работе.

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Ответственность за нарушения

Действующим законодательством предполагается административная ответственность за нарушение сроков предоставления отчетности либо за непредоставленный отчет.

На основании п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, работодателю грозят штрафные санкции за неподанные сведения. В случае такого нарушения организация заплатит штраф в размере 200 рублей, а должностное лицо — от 300 до 500 рублей. Кроме того, по ч. 1 ст. 119 НК РФ, за несвоевременную сдачу РСВ придется заплатить от 5% до 30% от неуплаченных взносов, но не меньше 1000 рублей.

Дополнительно: образец заполнения расчета по страховым взносам РСВ-1

Об авторе статьи

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Журнал по технике безопасности и охране труда — это обязательный документ, в котором фиксируется информация о проведенных инструктажах по охране труда. За его отсутствие оштрафуют на 130 000 рублей.

15 октября 2019

В форме 3-НДФЛ декларируют доходы граждан и ИП. Применяется для отчетности и заявления вычетов. Декларацию за 2022 год придется заполнять на новом бланке.

12 апреля 2023

Ученический договор — это соглашение об обучении без отрыва или с отрывом от производства, заключаемое между нанимателем и человеком, который находится в поиске работы, или сотрудником этого предприятия. Расскажем, для чего нужен такой документ, как его оформить, а также приведем образец ученического договора 2020 года.

5 января 2019

ОДВ-1 — это унифицированный бланк пенсионной отчетности. В его форму и порядок заполнения внесены изменения, вступающие в силу 19.08.2022.

18 января 2023

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ. Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек (а в ряде случаев 10 или 25 сотрудников), единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Исключение — сдача отчетности по НДС. По общему правилу она должна быть электронной при любом размере штата, но есть нюансы в части его практического выполнения.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки 6% и 15%средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Есть еще новая упрощенка, по которой действуют ставки 8% и 20%. В отношении нее предельные показатели по средней численности установлены другие.

Пример расчета численности сотрудников для ИП

Показатель вычисляется в два этапа:

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода. Порядок расчета приводится в п. 77 Приказа Росстата № 832 от 24.11.2022.

В СЧ включают работников по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше и работавших собственников, которые получают зарплату в организации. При расчете учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по любым причинам.

А вот кого не включают в СЧ:

На примере ИП расчет выглядит следующим образом.

В январе 2022 года у ИП числились 10 наемных работников. Но одного из них отправили на обучение с отрывом от производства и выплатой стипендии от учебного заведения. Его в СЧ не учитывают.

Среднесписочное количество работников ИП за январь 2022 года составляет 9 человек.

Для определения годового показателя необходимо суммировать среднее за каждый месяц и разделить на 12.

Среднесписочная численность вновь созданной организации

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 832, п. 77.10 указаний Росстата № 872).

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

Порядок расчета среднесписочной численности может определяться спецификой режима налогообложения. Так, есть нюансы при применении ПСН.

Кто обязан сдавать справку о среднесписочной численности работников

Обязанность подавать информацию о среднесписочной численности распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии.

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять информацию о численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ. То есть ИП, у которого не было сотрудников, сведения о среднесписочной численности, так же как и ЕРСВ за 2022 год, в 2023 году не представляет. Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Читать также:  СПРАВКА ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ГАЗПРОМ МЕЖРЕГИОНГАЗ НОВОСИБИРСК

ВАЖНО! С отчетности за 1 квартал 2023 года вводится новая форма расчета по страховым взносам. О ней читайте здесь.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения ЕРСВ за 2022 год. Изучите материал бесплатно, получив пробный демодоступ к системе.

Ответственность за несдачу

Не надо забывать, что за опоздание штраф в размере от 300 до 500 рублей по КоАП полагается руководителю. По НК РФ — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов, но не менее 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). Если отчетные данные отсутствуют, налоговые инспекторы исключат организацию или ИП из субъектов малого бизнеса, что означает утрату различных льгот и преференций, которые предоставляет такой статус.

Теперь все необходимые данные будут поступать из формы РСВ.

Подробнее: как ее заполнить РСВ без ошибок с учетом новых требований

Накажут ли за непредставление ЕРСВ со сведениями о численности работников?

Безусловно, накажут. За каждый случай непредставления или просрочки отчета по форме ЕРСВ со сведениями о среднесписочной численности работников налогоплательщика оштрафуют минимум на 1 000 руб. Если взносы, указанные в декларации тоже не будут уплачены, налогоплательщика ждет штраф в размере 5% от суммы недоимки за каждый месяц просрочки, но не менее 1  000 руб. и не более 30%.

Подробнее о возможных санкциях читайте в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Имейте в виду, за неподачу ЕРСВ более 20 дней инспекторы заблокируют счет. Подробнее о санкциях за опоздания с ЕРСВ см. здесь.

Подробнее о блокировке и разблокировке счетов читайте тут.

В какие сроки нужно представить сведения

С 2023 года сроки представления РСВ в налоговую изменены. Теперь это 25 число месяца, следующего за отчетным периодом. То есть крайний срок сдачи ЕРСВ — 2022 для действующих компаний и ИП 25 января 2023 года.

Напомним! При выпадении отчетного срока на выходные или праздники он в общем порядке переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна вместе с первым отчетом по форме ЕРСВ. Если реорганизована — то с последним.

Как и куда сдавать сведения

Заполненную форму ЕРСВ можно сдать лично или через представителя в ИФНС или отправить по почте с описью вложения при условии, что среднесписочная численность компании не превышает 10 человек. Если данный показатель выше, отчет примут только в электронном формате.

Сдается форма в инспекцию по месту регистрации компании или по месту жительства ИП. Организации с обособленными подразделениями сообщают о численности всех работников по месту постановки на учет головного офиса.

Узнать о действующих сроках сдачи ЕРСВ вы можете в специальном материале.

Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками и без работников в 2023 году

ИП, имеющие наемных работников, отчитываются о среднесписочной численности в 2023 году в описанном выше порядке, то есть указывают численность в расчете по страховым взносам, подаваемом по итогам 2022 года в срок до 25.01.2023.

Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2022 года, — это 1 января 2023 года.

Сведения в составе РСВ предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.

Если у ИП нет работников, расчет по страховым взносам он не представляет. Дополнительно сообщать в ИФНС о нулевой ССЧ ему не нужно.

Отчет о среднесписочной численности упразднили

Раньше работодатели использовали отдельный бланк для сведений о среднесписочной численности работников: за 2022 год форму КНД 1110018 не заполняют. Этот отчет утратил силу с 01.01.2021.

Все российские работодатели и индивидуальные предприниматели, привлекавшие наемный персонал, заполняли и направляли бланк в территориальный орган ФНС (п. 3 ст. 80 НК РФ) до 20 января следующего года. Если ИП не привлекал сотрудников в отчетном году, он не подавал сведения о численности.

Этот кадровый документ обязаны были сдавать все новые организации, которые зарегистрировались в текущем году. Для них срок сдачи формы был — 20-ое число месяца, следующего за месяцем госрегистрации юрлица или ИП. По окончании деятельности и при снятии с регистрации тоже сдавали в ИФНС этот отчет — в день фактического снятия с учета в налоговых органах. Но эту обязанность упразднили. При желании организации и ИП вправе использовать упраздненный бланк для направления сведений в свободной форме по запросам различных органов и организаций.

Теперь работодатель направляет данные о численности по состоянию на конец отчетного квартала в ИФНС в составе ежеквартального расчета по страховым взносам (РСВ). Никаких дополнительных форм не предусмотрено.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Все статьи автора

Как отчитываются новые организации и ИП

Никакого особенного бланка и требований к его заполнению для создаваемых организаций и ИП не предусмотрено, а порядок заполнения данных о среднесписочной численности работников в расчете РСВ вновь созданного ООО или ИП не отличается от стандартного. При расчете показателя принимаются во внимание все штатные работники по состоянию на дату начала ведения деятельности.

Как выглядит бланк РСВ

Главная сложность состоит в вычислении.

Как это сделать и какие формулы использовать: образец расчета среднесписочной численности работников

Читать также:  КАКИЕ СПРАВКИ НУЖНЫ ДЛЯ ВВК ФСБ

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Из образца видно, что на титульном листе обязательно указываются:

В действующей форме применяется упрощенный формат численности работников за 2022 год — это просто цифра на титульном листе РСВ, больше эти сведения нигде в расчете не указывают.

После заполнения бланк заверяет подписью руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Подают документ по месту жительства и регистрации ИП или по месту учета юрлица. Данные о сотрудниках обособленных подразделений организации предоставляются в одной форме по всему юридическому лицу.

Сдают отчет в налоговую о среднесписочной численности работников лично, направляют почтой, передают через законного представителя (если подается в бумажном виде). В электронном формате его заверяют электронной подписью отправителя.

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 832, п. 77.3 указаний Росстата № 872):

Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»: В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А. Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день. У обоих работников неполное рабочее время установлено по соглашению сторон. В отчетном месяце Сидоров А. Д. отработал 23 дня, Самохин Н. И. 22 дня. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, поэтому продолжительность рабочего дня — 8 часов (40 / 5). Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

Справка о среднесписочной численности работников в произвольной форме образец

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».

Как безошибочно рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Для корректного расчета среднесписочной численности сотрудников специалисты обращаются к указаниям по заполнению статформы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». На 2023 они утверждены приказом Росстата от 30 ноября 2022 г. N 872.

Какие еще нововвдедения ожидают бухгалтеров в 2023 годк, читайте в Обзоре от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

При расчете надо понимать, какие сотрудники должны быть учтены, а какие нет. Так, пребывающие на больничном, в очередном отпуске, в учебном (но с сохранением среднего заработка), в неоплачиваемом, в командировке, прогуливающие работу и т.п. должны быть включены в показатель ССЧ.

А не войдут в расчет следующие категории работников:

Полный перечень включаемых и не включаемых в расчет лиц можно найти в п. 77-78 указаний.

Алгоритм расчета ССЧ можно задать следующим образом:

Подробный алгоритм можно посмотреть в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

В какие сроки подаются сведения в налоговую и должны ли ИП сдавать среднесписочную численность работников сразу после регистрации

Поскольку сведения теперь подаются в составе годового РСВ, срок для их подачи — 25 января следующего года. В 2023 году это рабочая среда.

Вновь зарегистрированные субъекты сообщают о численности работников в тот же срок, который установлен для отчетности по расчету по страховым взносам за расчетный период, поясняет ФНС. Она сказала это про организации, но для ИП никаких дополнительных особенностей нет, поэтому для них правила те же. То есть сразу после регистрации сведения о численности ИП отправлять не придется. Да и раньше от предпринимателей — новичков они не требовались (см., например, письмо Минфина от 19.07.2013 № 03-02-08/28371).

Как рассчитать среднесписочную численность

Правила расчета численности регулируют указания из приказа Росстата от 24.11.2021 № 832.

В общем виде формула расчета выглядит так:

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

Подробнее о процедуре расчета читайте в статье «Как рассчитать среднесписочную численность работников».

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе с ЕРСВ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально. Либо быть документом, приравненным к нотариальной доверенности по гражданскому законодательству, или же электронной доверенностью, подписанной ЭЦП (ст. 29 НК РФ).

Эксперты «КонсультантПлюс» в деталях рассказали об оформлении доверенности на ИП. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.

Итоги

Сведения о среднесписочной численности сотрудников обязаны сдавать в ФНС все организации и ИП-работодатели. Сейчас эта информация подается в составе расчета по страховым взносам. Отдельный расчет по среднесписочной численности отменен. Срок представления годового ЕРСВ с 01.01.2023 — не позднее 25 января года, следующего за отчетным. При этом если дата подачи документа выпадает на выходной день, то крайний срок переносится на ближайшую следующую за ним рабочую дату.

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. С 2022 года при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно руководствоваться правилами по приказу от 24.11.2021 № 832. С 2023 года актуален приказ Росстата от 30.11.2022 № 872.

Сведения о среднесписочной численности сдаются в налоговые органы всеми организациями. Предприниматели отчитываются только в том случае, если у них есть наемный персонал. С 2021 года отдельный отчет об ССЧ не представляется, а сведения налоговая получает в составе годового РСВ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *