Налоговые агенты используют две формы справки. Одна из них имеет неофициальное название «форма 2-НДФЛ». Справки по этой форме нужно представлять в ИФНС (см. «2-НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию»). У второй есть только полное наименование: «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Она выдается физическому лицу по его заявлению. В настоящем материале дана пошаговая инструкция по заполнению той формы, которая выдается работнику.
Справка о доходах и суммах налога
Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.
Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.
Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность. Согласно статье 5.39 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.
Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога
Елена Маврицкая, ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн»
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»
Справки о доходах выдают сотрудникам на руки. Кроме того, информацию о выплатах и начислениях физлицам ежегодно требует ФНС. Раньше работодатели формировали справки 2-НДФЛ, но с 2021 года их упразднили: теперь форму называют справка о доходах и суммах налога физического лица.
В этой статье
Справка о доходах и суммах налога физлица — это документ, в котором собрана информация обо всех доходах, налоговых вычетах и начисленном подоходном налоге человека. Справку формируют налоговые агенты: работодатели, которые платят вознаграждение наемным сотрудникам (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Есть две актуальные формы справки — КНД 1175018, которую выдают на руки работнику, и Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, которое отправляют в ИФНС.
Для работника
Налоговые агенты обязаны выдать справку по запросу сотрудника. Даже если к вам обратился бывший работник, вы не можете ему отказать в выдаче справки (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).
Работодатели выдают справку по запросу работника. Сроки выдачи различаются в зависимости от ситуации (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 152-ФЗ от 27.07.2006):
Для ИФНС
Предельный срок сдачи 6-НДФЛ со всеми приложениями — 1 марта следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если дата отчетности выпадает на праздник или выходной, сдайте расчет на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Сотрудники запрашивают справку о доходах в разных ситуациях:
Для нового работодателя. Справка понадобится, чтобы получать вычеты на новой работе. По правилам, стандартные налоговые вычеты предоставляют каждый месяц календарного года, но как только доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 %, превысят 350 000 рублей, вычеты прекратятся. Если работник сменил работодателя в течение года, новому агенту понадобится информация о начислениях с предыдущего места работы.
Для заполнения декларации 3-НДФЛ. Если работник получает вычет не у работодателя, а через ИФНС, ему нужно подать 3-НДФЛ после окончания календарного года. К декларации прикладывают справку о доходах от налогового агента и документы, подтверждающие право на вычет.
Для подачи по месту требования. Физлицо подает справку для подтверждения доходов. Обычно справка нужна в банке, чтобы получить кредит; в соцзащите, чтобы оформить пособие; в визовом центре, чтобы сделать визу.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Справка о доходах для сотрудника не имеет срока действия. Но в некоторых случаях важен период, за который работник получил доход. К примеру, для выдачи кредита в банке требуют справку о доходах за последние шесть месяцев — срок действия документа не превышает месяца с даты выдачи.
Еще один пример срочной справки — для налогового вычета в ИФНС. Физлицо может обратиться за перерасчетом налоговой базы и возвратом излишне уплаченного НДФЛ только в течение трех лет после года, в котором переплатили налог (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Получить справку для декларации 3-НДФЛ можно не только у налогового агента, но и через личный кабинет налогоплательщика. Л К позволяет сформировать справку и сохранить ее в память компьютера. Такая же функция доступна и в личном кабинете на портале госуслуг.
Но справки о доходах можно сформировать только за прошлые периоды и только после 1 марта. То есть после того, как налоговый агент отчитается перед инспекцией (письмо ИФНС № 22 по г. Москве от 12.01.2021 № 07-15/00260).
Разберем порядок заполнения обоих типов справок о доходах: для сотрудника и для налоговой.
Для сотрудника
Налоговый агент делает для сотрудников справку по форме КНД 1175018. Порядок ее заполнения официально не утвержден. Заполняйте документ построчно, по фактическим показателям начислений и удержаний по конкретному сотруднику.
Для доходов с различными ставками заполняют разные справки. К примеру, если работник получал доходы по ставке 13 %, а затем поступления превысили 5 000 000 рублей и стали облагаться НДФЛ по ставке 15 %, сделайте две справки — одну с налогооблагаемой базой в 13 %, другую с базой в 15 %.
Сведения о налоговом агенте. Заполните ОКТМО, ИНН и КПП работодателя, его название и телефон.
Сведения о налогоплательщике. Напишите ФИО, ИНН и дату рождения физлица. Укажите статус налогоплательщика, его гражданство, код и реквизиты удостоверения личности.
Виды полученных доходов по конкретной ставке. Перечислите помесячно суммы доходов, которые работник получил у работодателя в отчетном году, и укажите соответствующие коды. В отдельных колонках укажите налоговые вычеты с кодами.
Виды предоставленных налоговых вычетов. Отдельно укажите суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов.
Общую сумму дохода и налога за налоговый период. Укажите тут сумму дохода, налоговую базу, а по ней рассчитайте исчисленный, удержанный (излишне удержанный) и перечисленный в бюджет НДФЛ.
Неудержанный налог. Отразите сумму дохода, с которого не смогли удержать НДФЛ, и сумму неудержанного налога.
Справку КНД 1175018 подписывает ответственный сотрудник налогового агента — руководитель, главбух или бухгалтер по зарплате (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ). Полномочия на подписание справок можно предусмотреть в локальном акте работодателя. А вот доверенность на подписание прилагать к справке не нужно.
Справку для ИФНС налоговые агенты сдают ежегодно — в составе расчета 6-НДФЛ за год. Работодатели делают справку на каждого сотрудника. В ней указывают все выплаты, вычеты и начисления, которые агент произвел в пользу налогоплательщика за налоговый период.
Чтобы не запутаться, заполняйте отчетность в Экстерне. В сервисе электронной налоговой отчетности можно заполнить, проверить и сдать расчет 6-НДФЛ. Нужно только ввести данные по сотруднику: программа автоматически заполнит все разделы отчета и проведет арифметический и логический контроли.
Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!
Шаг 1. Заполняем общую часть
Каждой справке присваивается уникальный порядковый номер в отчетном периоде. Если же корректируете или аннулируете сведения, поставьте в приложении номер первичной справки.
В поле «Номер корректировки» при сдаче приложения в первый раз укажите «00», при первой корректировке — «01», и далее по порядку. Если аннулируете сведения, поставьте «09».
Шаг 2. Заполняем раздел 1
Отражаем персональные данные получателя дохода:
Шаг 3. Заполняем приложение к справке о доходах и суммах налога
Для разных ставок НДФЛ нужно заполнять отдельное приложение. В приложении расписывают начисленные и фактически полученные доходы и вычеты по месяцам налогового периода. Учитываются доходы в денежной, натуральной форме. А вот материальную выгоду, полученную в 2021-2023 гг., не отражают: она не облагается подоходным налогом (п. 90 ст. 217 НК РФ).
Стандартные, социальные и имущественные вычеты не отражают в приложении к справке о доходах.
Дальше заполняем так:
Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.
Шаг 4. Заполняем раздел 3
Здесь показываем стандартные, социальные, имущественные вычеты. Отражаем:
Есть три кода для уведомлений из налоговой. Уведомление с кодом 1 подтверждает право на имущественный вычет, 2 — на социальный вычет. По коду 3 проводят уведомления об уменьшении НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.
Шаг 5. Заполняем раздел 2
Если платили НДФЛ по разным ставкам, заполните несколько разделов 2. Эту часть формируют на основании раздела 3 и приложения к справке о доходах и налогах.
В разделе 2 указываем:
Если доход налогоплательщика меньше вычетов, то в поле «Налоговая база» ставим 0.
Шаг 6. Заполняем раздел 4
В этом разделе показываем сумму дохода, с которого не удержали подоходный налог и сумму неудержанного НДФЛ в налоговом периоде.
В НК РФ не предусмотрена ответственность за невыдачу справки о доходах и налогах по запросу сотрудника. Однако за это грозит административная ответственность (постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 04.09.2020 № 16-4426/2020). Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:
За отказ в предоставлении информации должностное лицо работодателя оштрафуют на 5 000–10 000 рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).
А вот непредставление справки в налоговую — это нарушение порядка сдачи расчета 6-НДФЛ, так как справка входит в его состав. Поэтому и штрафы платят по НК РФ. Если не сдать весь 6-НДФЛ, придется заплатить 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня просрочки и до дня фактической сдачи (п. 1, 2 ст. 126 НК РФ). А должностное лицо заплатит и административный штраф — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Налоговики могут приостановить операции агента по расчетному счету, если расчет 6-НДФЛ не сдадут в течение 20 дней после установленного срока (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Когда 6-НДФЛ сдан, но без справок или не со всеми справками, речь идет о недостоверных сведениях в расчете. Взыскание составит 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Если вы сами нашли ошибку, подайте в ИФНС уточненный 6-НДФЛ. Сдача корректировки до того, как ИФНС выявит ошибку, поможет избежать штрафа (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
Налоговые агенты обязаны отчитываться перед налоговой службой и предоставлять сведения по запросу работников. Если к вам обратился получатель дохода, сделайте ему справку о доходах и суммах НДФЛ в течение трех рабочих дней. Воспользуйтесь Контур. Экстерном: в системе можно подготовить справку по той форме, которая действовала в период получения дохода. Искать правильный бланк, нормативный приказ и порядок заполнения не придется. Кроме того, Экстерн напомнит о сроках сдачи отчетности по НДФЛ в налоговую инспекцию.
Составление заявления на получение справки 2-НДФЛ происходит тогда, когда работнику предприятия требуется данный документ для предоставления в какую-либо организацию (государственную или коммерческую).
Что представляет из себя справка
Справка 2-НДФЛ – это копия финансового отчета по форме 2-НДФЛ, который формируют компании по каждому своему работнику и передают в налоговые структуры.
В него включаются сведения о зарплате, налоговых отчислениях и всякого рода удержаниях, которые были произведены в отчетный период.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ
Как правило, справка нужна при оформлении различных кредитов, ипотеки, устройстве на новую работу, для расчета пособий по больничным листам и начисления отпускных, оформления виз, а также для получения налоговых вычетов (например, при оплате учебы, лечения, покупке жилья и т.п. расходов).
Может ли предприятие отказать в выдаче документа
По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п. неприятных явлений).
Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).
Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).
В течение какого периода должна быть подготовлена справка
Справка должна быть подготовлена и передана работнику в течение трех дней (рабочих) после того, как от него поступит соответствующее заявление. Если справка нужна раньше, достаточно сделать об этом в заявлении отдельную отметку — обычно, представители работодателя без особых проблем идут навстречу заявителю.
Куда подавать заявление, если компания-работодатель ликвидирована
Нередки случаи, когда организации прекращают свою деятельность. В таких ситуациях обращаться следует в территориальное отделение налоговой службы, специалисты которого также могут по запросу предоставлять нужную информацию.
Как составить заявление
То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.
Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ
Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.
Сначала в документе оформляется «шапка»:
Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:
Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.
В заключение заявление подпишите и датируйте.
Как передать документ работодателю
Для передачи готового заявления вы можете пойти одним из трех путей:
В 2-НДФЛ отражают суммы доходов и налогов работника. Но с 2021 года справки 2-НДФЛ не действует. Вместо них выдают справку о доходах и суммах налога физического лица. Но можно заказать справку 2-НДФЛ через Госуслуги за последние 3 года.
Что это такое и кому понадобится в 2023 году
Но для пользователей до сих пор доступен запрос 2-НДФЛ в ФНС через Госуслуги — для этого необходимо иметь официальный налогооблагаемый доход и авторизоваться на портале государственных услуг.
Подробнее: как оформить справку о доходах и суммах налога физлица
Как выглядит справка 2-НДФЛ
Для чего нужна информация о зарплате и налогах (2-НДФЛ)
Сведения о полученных доходах (чаще всего это заработная плата) гражданам требуются в различных ситуациях:
Сейчас многие органы перешли на межведомственное взаимодействие и получают информацию о доходах физлица напрямую от ФНС. Но у кредитных организаций такой возможности чаще всего нет. И заемщикам приходится выяснять, как посмотреть справку 2-НДФЛ в Госуслугах, поскольку некоторые специалисты по привычке запрашивают эту форму. Напоминаем, что теперь она носит другое название и новый КНД 1175018.
Можно ли получить сведения о зарплате онлайн
Еще недавно документ о доходах и удержанном с них налоге выдавали только работодатели. Сейчас они продолжают это делать. Но так как информация оцифрована и собрана в единый реестр, налоговые органы тоже получили возможность формировать документы о заработной плате для налогоплательщиков. Но только за тот период, за который налоговики уже получили информацию от налогового агента, то есть от вашего работодателя. Сведения за год отправляют до 1 марта следующего года.
Как получить справку 2-НДФЛ через Госуслуги
Если нужны сведения за периоды до 2021 года, но не хотите обращаться к работодателю, то закажите справочные документы на портале государственных услуг. В информации об услуге указано, сколько делается справка 2-НДФЛ через Госуслуги: ее оформляют в режиме реального времени. Ждать документы несколько дней не придется.
Пошаговая инструкция, как заказать сведения:
Шаг 2. Найдите нужную услугу через меню поиска или робота-помощника. Введите название документа, и система автоматически предложит доступные услуги.
Шаг 3. Запросите документы.
Система начнет поиск данных. Как только сведения появятся, пользователь получит уведомление. Точного времени, сколько ждать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, нигде не указано, но обычно сведения готовят в течение 15 минут. А работодатель формирует аналогичный документ в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника (ст. 62 ТК РФ).
Если у ФНС нет информации за запрашиваемый период, то справочную информацию не сформируют.
Подробнее о сроках изготовления 2-НДФЛ: сколько делается справка 2-НДФЛ
Справка, подписанная усиленной электронной подписью сотрудника ФНС, имеет юридическую силу по аналогии с бумажной. Электронный документ без подписи такой силы не имеет и пригодится только для справочной информации самому налогоплательщику. А подписанный электронный документ заявитель сможет прикрепить к налоговой декларации при получении вычета или отправить в банк для оформления кредита.
Как получить 2-НДФЛ в ФСС через Госуслуги
С 2023 года ФСС объединили с ПФР и преобразовали в СФР. Теперь за справочной информацией о выплатах надо обращаться не в ФСС, а в Социальный фонд России.
2-НДФЛ не выдают ни работодатели, ни ФНС, ни СФР. Налоговый агент и налоговая инспекция готовят справочную информацию о доходах и налогах, а Соцфонд — о произведенных выплатах. В справке от СФР указывают сведения обо всех социальных выплатах, которые фонд перечислил застрахованному лицу.
Фактически получение справки 2-НДФЛ в ФСС через Госуслуги недоступно: во-первых, ФСС больше не функционирует, а во-вторых, на портале Госуслуг нет такой опции. А вот справочный документ о произведенных выплатах сможет получить любой зарегистрированный пользователь. Кроме того, застрахованное лицо вправе лично (по почте, через доверенного представителя) обратиться в региональный СФР и заказать такой документ. Для этого надо заполнить заявление и показать паспорт специалисту фонда.
Инструкция, как получить 2-НДФЛ по больничному (справку о произведенных выплатах) в Соцфонде.
Заходим на официальный сайт СФР. Выбираем раздел «Гражданам» — «Личный кабинет гражданина».
Находим форму для заказа электронных справочных документов.
Создаем новый запрос. Выбираем региональное отделение или все отделения СФР, тип документа и период, за который нужна информация. Отправляем форму.
Дополнительно: какая справка 2-НДФЛ нужна для оформления ипотеки
Справка о доходах – один из самых востребованных документов. Он может потребоваться как государственному служащему, так и работнику частной организации. Она говорит о том, насколько гражданин является платежеспособным человеком и чаще всего нужна для получения кредита в банках и прочих финансовых организациях, для оформления виз, а также для налоговых инстанций и различных социальных служб. В последнем случае, этот документ обычно нужен для подтверждения права гражданина на получение каких-либо государственных субсидий и льгот.
Кто выдает справку
Помните: закон не требует указывать, для каких именно целей вам понадобилась справка о доходах.
Данный документ выдает работодатель по запросу подчиненного. Выписывает справку, как правило, специалист бухгалтерского отдела, который затем передает ее на подпись руководителю предприятия. Для того, чтобы ее получить заинтересованному сотруднику достаточно обратиться к руководству компании с письменным заявлением – отказать руководство не вправе. В течение трех дней с момента запроса, сотрудник должен получить требуемый документ. Сроки действия справки могут существенно отличатся в зависимости от той организации, в которую ее необходимо предоставить, но обычно этот срок не превышает одного месяца.
Правила оформления справки
Унифицированного образца, обязательного к применению, у этого документа нет, поэтому она может быть оформлена в свободном виде или по специально разработанному и утвержденному в компании шаблону. Главное, чтобы в справке содержались следующие сведения:
Размер отчислений по налогам и страховым взносам во внебюджетные фонды можно не писать, при условии, что в справке указывается «чистая» з/п. Кроме того, желательно указать сумму долга организации перед сотрудником на дату выдачи справки, если таковой имеется.
Все данные, вносимые в справку о доходах должны быть достоверными, в документе не должно быть никаких ошибок и исправлений. За предоставление неверных сведений (который сегодня могут легко проверить надзорные органы), администрация предприятия, в лице главного бухгалтера и руководителя может понести наказание в виде крупного штрафа.
Справка может быть написана как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, законом допускается как печатный, так и рукописный вариант. Экземпляров у справки может быть столько, сколько потребует сотрудник в своем заявлении. Документ должен быть подписан главным бухгалтером предприятия и директором.
Если документ выдает коммерческая организация, то печать можно не ставить, так как индивидуальные предприниматели и юридические лица (с 2016 года) не обязаны использовать в своей деятельности печати и штампы (но стоит иметь ввиду, что иногда представители государственных и кредитных структур могут потребовать наличие оттиска на документе).
Инструкция по заполнению справки о доходах
С точки зрения делопроизводства, заполнение справки не должно вызвать особых затруднений, поскольку она имеет вполне стандартную структуру.
Вверху документа пишется полное наименование организации с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), затем вносятся ее реквизиты, а также дата заполнения справки и населенный пункт, в котором работает предприятие. Если используется фирменный бланк, то эти сведения указывать уже необязательно.
Чуть ниже посередине строки пишется название документа. Далее вносятся сведения о сотруднике, для которого предназначается справка:
Следующая часть справки касается непосредственно полученных сотрудником доходов за тот или иной период времени. Оформить это можно как списком, так и в виде таблицы (последний вариант намного удобнее). В таблицу вносятся суммы заработной платы помесячно (можно только в рублях, копейки указывать необязательно).
Если указывается «чистый» доход, то никаких дополнительных столбцов делать не нужно, в противном случае необходимо занести сведения о произведенных налоговых отчислениях и страховых выплатах во внебюджетные фонды.
Ниже таблицы нужно указать срок действия трудового договора и если он бессрочный, то это необходимо также отметить.
В завершении документ должен подписать главный бухгалтер и руководитель организации.
Налоговые агенты, выплатившие какой-либо доход физическим лицам, по итогам года должны сдать в ИФНС в составе 6-НДФЛ справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ). Получателями доходов могут быть как работники отчитывающейся компании, так и лица, не состоящие с ней в трудовых отношениях.
Срок представления справки о доходах и суммах налога физических лиц — 1 марта следующего года (в соответствии с п. 2 статьи 230 НК РФ). Она подается как приложение к расчету 6-НДФЛ.
Организации и ИП, которые выплатили денежные средства более чем 10 физическим лицам, должны сдавать расчет 6-НДФЛ и приложения к нему в электронном формате.
Форма справки о доходах включает 4 раздела и приложение.
Раздел № 1 справки 2-НДФЛ содержит информацию о налогоплательщике — физическом лице.
Основная информация берется из документов, удостоверяющих личность налогоплательщика (например, из паспорта). В поле «статус налогоплательщика» нужно указать один из 7 вариантов:
Раздел № 2 содержит общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода и заполняется отдельно на каждую ставку налога на доходы физлиц. Если одному работнику в течение отчетного года были выплачены доходы, облагаемые и по ставке 13%, и по ставке 35%, следует заполнить два раздела №2. Все доходы нужно отражать в рублях и копейках, налоги — в рублях.
В разделе № 3 нужно отразить налоговые вычеты, предоставленные согласно ст. 218, 219, 219.1, 220 НК РФ. Если вычетов окажется больше, чем полей для сведений о них, нужно будет заполнить дополнительные листы справки.
Дополнительно впишите данные о полученных уведомлениях: код вида уведомления (1 — для имущественных, 2 — для социальных, 3 — по фиксированным авансовым платежам), номер, дату выдачи и код ИФНС, выдавшей уведомление.
Раздел № 4 включает сведения о неудержанном с физлица налоге. В нем укажите доход, с которого не смогли удержать налог, а также неудержанную сумму.
Приложение аналогично второму разделу заполняется в разрезе ставок НДФЛ и отражает полученные доходы и вычеты помесячно. Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не указывайте.
Вознаграждение в виде оплаты труда, начисленное в последнем месяце отчетного года и выплаченное в первом месяце следующего года, также отражается в справке за отчетный год. Н ДФЛ с таких доходов показывается в справке 2-НДФЛ по аналогичному принципу (письмо ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).
Чтобы не пропустить сроки годовой отчетности, добавьте в закладки календарь бухгалтера.
При необходимости внести изменения в первичную справку о доходах формируется корректирующий расчет 6-НДФЛ. В строке «номер корректировки» ставится порядковый номер корректировки — 01, 02 и т.п. В его состав включается корректирующая или аннулирующая справка о доходах физического лица, данные по которому нужно исправить. Корректирующая меняет сведения в первичном отчете, а аннулирующая полностью его отменяет.
В поле «Номер справки» укажите номер первичной справки 2-НДФЛ. В поле «Номер корректировки сведений» впишите номер корректировки для корректирующей справки (01, 02 и т.д.) или код «99» для аннулирующей справки.
Заходите и регистрируйтесь с сертификатом ЭП (любого УЦ РФ) в Экстерне и пользуйтесь сервисом 14 дней бесплатно!
ООО «Рассвет» готовит расчет 6-НДФЛ за 2021 год и заполняет Приложение № 1 на заместителя директора Цветкова Николая Петровича. Работник — налоговый резидент РФ. Оклад Цветкова согласно штатному расписанию составляет 50 000 рублей в месяц.
У работника есть один ребенок шести лет, поэтому налогооблагаемый доход Цветкова ежемесячно уменьшался на 1 400 рублей, т.е. на сумму стандартного вычета. Однако вычет предоставлялся сотруднику не весь год, а только с января по июль включительно, так как в августе совокупный доход превысил возможный лимит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
У Цветкова Н. П. в собственности недавно приобретенная комната в общежитии, поэтому он имеет право на имущественный вычет. Это право подтверждает уведомление из налоговой службы.
С начала 2021 года форма 6-НДФЛ значительно изменилась, с этой же даты в ее состав вошла бывшая спрвка 2-НДФЛ. Эксперты Экстерна рассказали об основных нововведениях и показали, как заполнять 6-НДФЛ и справку по новым правилам.
Справка 2-НДФЛ — это отражение сведений о доходах физических лиц и уплаченном налоге. С 2021 года у нее новое название, форма и правила оформления. Теперь по требованию работника или при его увольнении работодатели выдают справку о доходах и суммах налога физлица.
Для чего нужна справка о доходах
Функция, которую выполняет справка о доходах физического лица, — информирование уполномоченных органов и организаций (например, банков) о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.
Как получить справку 2-НДФЛ (справку о доходах) в 2023 году
По нормам Трудового кодекса РФ работодатели обязаны выдать работнику документ о доходах:
Никаких других оснований для изготовления справки 2-НДФЛ для сотрудника в 2023 году у работодателей нет. Никакие органы и службы не вправе ее запрашивать, минуя налогоплательщика.
Обратите внимание, что срок сдачи 2-НДФЛ истек 01.03.2021 и больше направлять этот документ в ИФНС не требуется. Он теперь включен в состав расчета 6-НДФЛ в виде приложения № 1.
При запросе работником, в том числе уже уволенным, сведений о заработной плате и удержанном налоге за прошлые периоды организация выдает документ по форме, которая действовала в тот период. Учитывайте и действовавший на тот момент порядок заполнения, который обычно утвержден тем же приказом ФНС, что и бланк.
Образец заявления для получения сведений о доходах
По нормам ТК РФ письменное заявление работника о запросе сведений о доходах не является обязательным. Но рекомендуется его затребовать — это выгодно как работнику, так и работодателю. С даты его получения начинается трехдневный срок для изготовления справки. Если возникнут разногласия по этому поводу, то проще окажется доказать правоту.
Написать заявление о выдаче 2-НДФЛ при увольнении в 2023 году разрешается в произвольной форме, главное, чтобы были подпись заявителя и дата составления. Вот так выглядит примерный образец:
Генеральному директору ООО «PPT.ru»
от экспедитора Савельева С. С.
Прошу выдать мне справку о доходах и суммах НДФЛ за январь — март 2023 г.
Коды доходов и вычетов
Федеральная налоговая служба Приказом № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении документа о доходах (бывшей 2-НДФЛ). Они необходимы для обозначения операций в документе.
Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.
Дополнительно: код 1530 для обращающихся ценных бумаг в форме 2-НДФЛ
Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Например, стандартный вычет на ребенка обозначают кодом 126. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, то тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20 % от этой суммы по статье 123 НК РФ.
Как выглядит справка 2-НДФЛ в 2023 году
Алгоритм заполнения документа:
Заверяет справку своей личной подписью тот бухгалтер, который ее составлял.
Может пригодиться: как получить справку о доходах через Госуслуги
Исправление ошибок
Если справочные документы в составе расчета 6-НДФЛ содержат ошибку, то налоговый агент оформляет уточненную форму. В поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка).
Если в справочном документе допущена ошибка, то сдается полная уточненная форма 6-НДФЛ, а не один лист. Если исправления вносятся только в расчет 6-НДФЛ, то подавать в составе корректировки справки по налогоплательщикам не требуется.
Подробнее: как заполнить форму 6-НДФЛ
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Последний раз отчетность по форме 2-НДФЛ необходимо было составить за 2020 год и представить в налоговую до 1 марта 2021 года.
Форма 2-НДФЛ прекратила существование, вместо неё необходимо выдавать «Справку о доходах и суммах налога физического лица».
Ниже инструкция о том как ранее необходимо было заполнять форму 2-НДФЛ.
Кратко об основных изменениях
Текущая форма включает два листа, в том числе Приложение. Напомним, раньше она состояла из одного листа. К слову, старая форма вовсе не исчезла — теперь она применяется для выдачи работникам организации. А вот в налоговый орган сдавать придется 2-НДФЛ на бланке от 2 октября 2018 года. Именно его и рассмотрим далее.
Также внесли изменения в порядок сдачи формы при реорганизации. « Исходная» компания должна сдать 2-НДФЛ до реорганизации. Если она этого не делает, то обязанность сдачи формы ложится на ее правопреемников. Бывает, что таковых несколько — в таком случае они должны выбрать одного правопреемника, ответственного за отчетность. Положение об этом необходимо включить в передаточный акт или разделительный баланс. Подобный порядок действует также в отношении формы 6-НДФЛ и приложения 2 к декларации по налогу на прибыль.
Прежде чем рассказать о новой форме, напомним основы. 2-НДФЛ составляется в отношении каждого физического лица, который работает в организации или у ИП, а также которому в отчетном периоде выплачивался доход в соответствии с договорами гражданско-правового характера. Основное назначение справки — подтвердить правильность расчета НДФЛ с доходов физических лиц, которым осуществляются выплаты. Налоговые агенты обязаны подать форму также и в том случае, если им не удалось произвести удержание НДФЛ.
Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.
В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:
В первом разделе представляется информация о физическом лице:
Во втором разделе указываются итоговые данные по доходам и НДФЛ за отчетный период:
Если налог не был удержан (признаки 2 и 4), особенности заполнения будут таковы:
Как заполнять раздел при удержании НДФЛ, показано в примере в конце статьи.
Обратите внимание! В форме не должно быть пустых ячеек — все они должны быть заполнены. Если показателя нет или он короче отведенного поля, в пустых ячейках проставляются прочерки. Что касается отсутствия суммового показателя, то указывается ноль (пример — копейки).
В третьем разделе необходимо указать информацию о вычетах НДФЛ — стандартных, социальных и имущественных. Работодатель делает вычеты (кроме стандартных) на основании уведомлений из ИФНС, которые предоставляет сотрудник.
Также следует указать номер уведомления, его дату и код ИФНС, которая его выдала.
Если не хватает полей для предоставленных вычетов или было получено несколько уведомлений, то придется заполнить соответствующее количество листов формы. При этом в последующих листах Раздел 1 и Раздел 2 заполнять не нужно. Также в заголовке формы не нужно указывать ОКТМО и телефон, а при заполнении в связи с выдачей нескольких уведомлений — еще и наименование налогового агента. В Разделе 3 на дополнительных листах нужно заполнить такие поля:
Если уведомления о налоговых вычетах нет, соответствующие поля заполняются прочерками.
Подтверждение достоверности и полноты сведений
Справку может подписать сам налогоплательщик (директор компании, предприниматель) либо его правопреемник, а также доверенное физическое лицо или представитель доверенного юридического лица. В зависимости от того, кто ставит подпись, необходимо указать код:
В следующих трех строках нужно указать фамилию, имя, отчество лица, которое осуществляет подпись справки. Если подписывает справку директор, а сдает в ИФНС бухгалтер, то указывать в этом разделе ФИО бухгалтера не нужно.
Если 2-НДФЛ подписывает доверенное лицо, в нижней строке первого листа нужно указать наименование и реквизиты доверенности.
В новой форме 2-НДФЛ также дается информация о доходах и вычетах гражданина с разбивкой по месяцам. Отражаются эти данные в приложении. Здесь нужно указать сумму дохода и вычета (при наличии) за каждый месяц, а также соответствующий им код. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты не указываются.
Месяцы должны указываться в хронологическом порядке. Если в каком-то месяце были разные виды доходов, то его следует указать в нескольких строках (см. пример).
Пример заполнения 2-НДФЛ в 2021 году
В молодой фирме ООО «Ромашка» одну из руководящих должностей занимает Иванов Иван Иванович, который одновременно является ее учредителем. Его оклад — 20 тыс. рублей. Помимо этого, в декабре Иванов получил дивиденды в сумме 50 тыс. рублей.
У гражданина Иванова есть ребенок в возрасте 6 лет. Таким образом, он вправе получить стандартный налоговый вычет НДФЛ в размере 1,4 тыс. рублей ежемесячно. Годовой доход Иванова с учетом выплаченных дивидендов составил менее 350 тыс. рублей, поэтому вычет ему предоставляется на протяжении всего года.
Вся информация, необходимая для заполнения в отношении Иванова формы 2-НДФЛ, представлена в следующей таблице.
Таблица. Сведения о доходах и вычетах Иванова для заполнения 2-НДФЛ
Ниже представлено, как бухгалтер ООО «Ромашка» должен заполнить справку 2-НДФЛ на Иванова Ивана Ивановича (форма начала действовать в 2020 году).
2-НДФЛ лист 1
2-НДФЛ лист 2
2-НДФЛ — это документ, в котором показывают начисления и удержания работника за периоды до 2020 года включительно. С 2021 форму отменили. Теперь сотрудникам выдают справку о доходах и суммах налога физического лица.
