Сотрудники компаний, совмещающие работу с обучением, имеют право на отпуск для сдачи сессий, написания и защиты дипломных работ. В некоторых случаях за такими работниками сохраняется средний заработок. Кому и сколько дней отпуска нужно предоставлять, как их правильно оформить и оплатить, расскажем далее в нашей статье. А также скачивайте образец приказа о предоставлении учебного отпуска и заявления на отпуск.
Я работаю в сетевом гипермаркете. Поступил в вуз на заочное, это мое первое высшее образование. Но работодатель меня сразу предупредил, что учебный отпуск в организации не предоставляется. Как мне быть?
Закон на вашей стороне. Студенты-заочники, которые впервые получают высшее образование, вправе взять учебный отпуск с сохранением зарплаты. Отказать в этом работодатель не может, даже если запрет есть в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
Сотрудникам, совмещающим работу с обучением, для сдачи экзаменов, защиты диссертации или просто для прохождения промежуточной сессии законодательством предусмотрены учебные отпуска. Причем, в отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный отпуск предоставляется независимо от того, сколько в конкретной организации проработал этот сотрудник – день или полгода. Практически в каждой организации есть работники-студенты и периодически в связи с этим возникают вопросы. В статье расскажем, что должен знать работодатель об учебном отпуске.
Кому предоставляется оплачиваемый учебный отпуск
Работодатель обязан предоставлять сотрудникам, совмещающим работу с получением образования, учебные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты. Работник имеет право на такой отпуск при соблюдении следующих условий (ст. 173–176, ч. 1 ст. 177 ТК):
Как правило, успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр). Предполагается, что если учащийся не отчислен из учебного заведения и представил справку-вызов, а ранее после окончания учебных отпусков приносил отрывную часть справки-вызова, то обучение проходит успешно.
Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК). Чтобы воспользоваться данной гарантией, сотрудник должен предъявить работодателю справку-вызов либо другие документы, дающие право на отпуск. Например, заявление о предоставлении отпуска и выписку из решения диссертационного совета (ч. 4 ст. 177 ТК, п. 5 правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденных постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409).
Стать экспертом кадрового учета — легко! Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП», в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотрите бесплатный урок из курса.
При получении второго высшего образования предоставлять и оплачивать учебный отпуск необязательно (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187). В таком случае работнику по согласованию с работодателем может быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск либо отпуск без сохранения зарплаты.
Отдельным категориям таких работников работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время. Исключением является предоставление учебных отпусков работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня, которые направлены для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором (ст. 114, ч. 4 ст. 123, ст. 128, ч. 1 ст. 177 ТК).
Также работодатель вправе установить в коллективном договоре возможность предоставления и оплаты учебного отпуска, так как это не будет ухудшать положение работников (ч. 3, 4 ст. 8 ТК, определение Конституционного Суда от 08.04.2004 № 167-О).
Кроме того, предоставление таких гарантий может быть предусмотрено в локальном нормативном акте работодателя (письмо Минтруда от 08.11.2013 № 14-1-187).
Утв. приказомМинистерства образования и науки РФот 19 декабря 2013 г. N 1368(с изменениями от 2 марта, 26 мая 2015 г.)
Справка-вызовот «___» _________________20___ г. N _______,дающая право на предоставление гарантий и компенсаций работникам, совмещающим работу с получением образования
полное наименование организации — работодателя/фамилия,
имя, отчество работодателя — физического лица
В соответствии со статьей ________ Трудового кодекса Российской Федерации
173/173.1/174/176 (указать нужное)
фамилия, имя, отчество (в дательном падеже)
допущенному к вступительным испытаниям/слушателю подготовительного
отделения образовательной организации высшего образования/обучающемуся
(подчеркнуть нужное) по ________________________ форме обучения на курсе,
очной/очно-заочной/заочной (указать нужное)
предоставляются гарантии и компенсации для ______________________________
испытаний / промежуточной аттестации / государственной итоговой
аттестации/ итоговой аттестации /подготовки и защиты выпускной
квалификационной работы и/или сдачи итоговых государственных
экзаменов (указать нужное)*
с _________________________________ по __________________________________
число, месяц, год число, месяц, год
продолжительностью __________________ календарных дней.
полное наименование организации,
осуществляющей образовательную деятельность
имеет свидетельство о государственной аккредитации, выданное
наименование аккредитационного органа, выдавшего свидетельство
о государственной аккредитации, реквизиты свидетельства
по образовательной программе ________________________________ образования
основного общего / среднего общего/
среднего профессионального/высшего (указать нужное)
по профессии/специальности/направлению подготовки _______________________
код и наименование профессии/
специальности / направления подготовки (указать нужное)
деятельность, иное уполномоченное
им должностное лицо _________ _________________________
М.П. подпись фамилия, имя, отчество
* Основание предоставления гарантий и компенсаций для работников,
осваивающих программы подготовки кадров высшей квалификации,
** Не заполняется для работников, допущенных к вступительным испытаниям;
работников, являющихся слушателями подготовительных отделений
образовательных организаций высшего образования; работников, осваивающих
программы подготовки кадров высшей квалификации; работников, совмещающих
работу с обучением по не имеющим государственной аккредитации программам
бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры,
образовательным программам среднего профессионального образования,
а также для работников, совмещающих работу с освоением не имеющих
государственной аккредитации образовательных программ основного общего
или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения.
находился в _____________________________________________________________
осуществляющей образовательную деятельность (в предложном падеже)
с _______________________ по ________________________.
число, месяц, год число, месяц, год
Как отразить учебный отпуск в СЗВ-СТАЖ
Форму СЗВ-СТАЖ нужно заполнить в общем порядке. При этом в разделе 3 формы период учебного отпуска следует отразить отдельно от периодов работы (ст. 173–177 ТК, пп. 2.3.2, 2.3.3, 2.3.26 порядка заполнения сведений персонифицированного учета, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п). Для этого:
Таким образом, в СЗВ-СТАЖ отражаются все учебные отпуска независимо от основания их предоставления, должности работника или оплаты таких дней.
Если сотрудник оформил отпуск за свой счет на период обучения, потому что учебный отпуск ему не положен, то в СЗВ-СТАЖ нужно отразить именно отпуск без сохранения заработной платы. Для этого:
Виды отпуска
Виды и продолжительность отпусков в зависимости от программ образования и формы обучения представим в таблице.
Работникам-студентам, кроме учебного отпуска, предоставляются и другие гарантии. Так, работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры, программы среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 % среднего заработка по основному месту работы, но не ниже МРОТ.
А для некоторых лиц, совмещающих работу и обучение, предусмотрены такие гарантии, как оплата проезда к месту нахождения образовательной организации и свободный от работы день.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицахУметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Какие льготы есть у студентов-заочников
Людям, которые совмещают учебу и работу, положены гарантии и компенсации: отпуск перед экзаменами, сокращенный рабочий день, оплата проезда до места учебы. Количество привилегий зависит от формы обучения и уровня образования.
Тем, кто учится заочно в вузе, доступны такие отпуска с сохранением зарплаты:
Кроме отпуска заочники могут рассчитывать на другие льготы. Например, раз в год работодатель должен оплатить им проезд до учебного заведения. А за 10 месяцев до итоговой аттестации можно попросить работодателя сократить рабочую неделю на 7 часов. Подробно обо всех льготах для студентов мы уже рассказывали.
Требовать гарантий и компенсаций от работодателя можно при соблюдении таких условий:
Чтобы оформить учебный отпуск, возьмите в деканате вуза на имя работодателя по специальной форме. В ней попросите указать срок, на который вас нужно освободить от работы. Кроме того, напишите работодателю заявление о предоставлении отпуска с указанием причины: например, для сдачи сессии или защиты диплома.
После приема документов работодатель должен издать приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска и выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до отпуска.
Продолжительность отпуска такая, как в . Если студент захочет выйти на работу раньше, ему нужно будет написать заявление о досрочном выходе из отпуска.
Оплата учебного отпуска
Итак, за время нахождения работника в учебном отпуске ему выплачивается средний заработок. Его расчет производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Выплатить средний заработок, начисленный работнику за время учебного отпуска, нужно за 3 календарных дня до его начала(ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693‑6‑1).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период) (п. 4 Положения № 922). При этом средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Положения № 922).
Сумма отпускных, причитающаяся работнику, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате (то есть на количество календарных дней учебного отпуска) (п. 9 Положения № 922).
В силу п. 14 Положения № 922 при определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения.
Например, если учебный отпуск совпал с новогодними праздниками, за сотрудником сохранится средний заработок и за эти праздничные дни.
Если работник досрочно сдал экзамены, можно ли удержать с него сумму среднего заработка за оставшийся период отпуска?
Так как учебный отпуск был уже оплачен по среднему заработку до его начала, а Трудовой кодекс не позволяет удержать данную сумму или ее часть при увольнении лица, работающего по срочному трудовому договору, в связи с окончанием действия этого договора, работодатель не имеет права удержать указанную сумму при окончательном расчете.
Нет и правовых оснований удерживать ранее выплаченные отпускные при отчислении из образовательного учреждения до окончания учебного отпуска. На основании ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
Обложение сумм оплаты учебного отпуска НДФЛ и страховыми взносами
НДФЛ. В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, установлен ст. 217 НК РФ.
Поскольку суммы оплаты учебного отпуска работника в размере среднего заработка в п. 3 ст. 217 НК РФ не включены, они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Аналогичное мнение приведено в Письме Минфина РФ от 24.07.2007 № 03‑04‑06‑01/260.
Датой фактического получения дохода в виде сумм отпускных признается дата фактической выплаты такого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате налогоплательщику доходов в виде отпускных налоговые агенты – работодатели обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Как оформить учебный отпуск
Для предоставления учебного отпуска по общему правилу работник должен предоставить:
Если справка-вызов оформлена с нарушением установленной формы, например, в ней не указаны направление подготовки или специальность, то работодатель может отказать в предоставлении учебного отпуска. Тогда сотруднику необходимо обратиться в учебное заведение за новой справкой, оформленной по всем правилам.
В некоторых случаях сотруднику понадобится представить другой документ, на основании которого предоставляется отпуск. Например, таким документом может быть выписка из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите, подписанная председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенная печатью организации, на базе которой создан совет (пп. 5, 8 правил № 409).
ТК не устанавливает срок предъявления работником документов для предоставления учебного отпуска. Исключение – случай, когда сотрудник намерен воспользоваться правом на отпуск для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук. Для этого он должен представить:
На основании представленных документов работодатель должен издать приказ о предоставлении учебного отпуска.
Срок учебного отпуска
Продолжительность учебного отпуска зависит от уровня образования, получаемого работником (ст. 173–176 ТК). Образовательные уровни и типы образовательных организаций установлены ч. 4, 5 ст. 10 и ст. 23 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Учебные отпуска с оплатой предоставляются:
Лица, которым предоставляется отпускПричина предоставления отпускаПродолжительность отпускаНорма
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (заочная, очно-заочная формы обучения)Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах40 календарных днейЧасть 1 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Промежуточная аттестация на 2-м курсе при обучении в сокращенные сроки50 календарных дней
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе50 календарных дней
Государственная итоговая аттестацияДо 4 месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре, а также осваивающие программы ассистентуры-стажировки (заочная форма обучения)Обучение по программам подготовки кадров высшей квалификации30 календарных днейЧ. 1 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Работники, допущенные к соисканию ученой степени кандидата наукПодготовка к защите3 месяцаЧасть 2 ст. 173.1 ТК РФ, пп. 2, 3, 5 правил № 409
Работники, допущенные к соисканию ученой степени доктора наукПодготовка к защите диссертации на соискание ученой степени6 месяцевЧасть 2 ст. 173.1 ТК РФ, пп. 2, 3, 5 правил № 409
Работники, обучающиеся по программам среднего профессионального образования (заочная, очно-заочная формы обучения)Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах30 календарных днейЧасть 1 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе40 календарных дней
Государственная итоговая аттестацияДо двух месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, обучающиеся по программам основного общего или среднего общего образования (очно-заочная форма обучения)Государственная итоговая аттестация (программа основного общего образования)9 календарных днейЧасть 1 ст. 176 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Государственная итоговая аттестация (программа среднего общего образования)22 календарных дня
Учебные отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в следующем размере.
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образованияВступительные экзамены15 календарных днейЧасть 2 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Работники — слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образованияИтоговая аттестация15 календарных дней
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (очная форма обучения)Промежуточная аттестация15 календарных дней в учебном году
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов4 месяца
Сдача итоговых государственных экзаменов1 месяц
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в профессиональные образовательные организацииВступительные испытания10 календарных днейЧасть 2 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, приложение к Приказу Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368
Работники, обучающиеся в профессиональных образовательных организациях по программам среднего профессионального образования (очная форма обучения)Промежуточная аттестация10 календарных дней в учебном году
Итоговая аттестацияДо 2 месяцев
Входит ли учебный отпуск в стаж
В страховой стаж для начисления пенсии включаются, в частности, периоды работы при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР (ст. 11 Закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ).
Если учебный отпуск оплачивается, то такая выплата облагается страховыми взносами. Следовательно, время нахождения в нем входит в стаж, дающий право на пенсию.
Неоплачиваемый учебный отпуск входит в страховой стаж только в том случае, если сотрудник в этот период самостоятельно делал перечисления в пенсионный фонд. Например, он совмещает основную работу с самозанятостью и добровольно уплачивает страховые взносы.
Отражение в бухгалтерском учете операций по начислению и выплате отпускных
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы по оплате учебных отпусков сотрудникам учреждения, совмещающим работу с обучением, отражаются по виду расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений» и подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. По этим же кодам следует показывать расходы на уплату НДФЛ.
При этом уплату во внебюджетные фонды страховых взносов, начисляемых на суммы отпускных, нужно производить по виду расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
На основании записки-расчета сумма начисленного среднего заработка, сохраняемого за работником бюджетного учреждения за время нахождения его в учебном отпуске, составила 10 000 руб. Величина НДФЛ равна 1 300 руб., а страховых взносов – 3 020 руб. (в том числе взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (2,9 %) – 290 руб.; взносов на обязательное медицинское страхование (5,1 %) – 510 руб.; взносов на пенсионное страхование, направленных на финансирование страховой части трудовой пенсии (22 %), – 2 200 руб.; взносов на социальное страхование от травматизма (0,2 %) – 20 руб.).
Сумма отпускных перечислена на банковскую карту сотрудника.
Все выплаты и перечисления осуществляются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
Поскольку работа указанного сотрудника непосредственно сопряжена с оказанием основных государственных услуг, расходы, связанные с выплатой отпускных, и начисленные на их сумму страховые взносы относятся к прямым затратам, включаемым в себестоимость оказываемых услуг.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отразятся следующим образом:
Работник, совмещающий работу с обучением, имеет право на учебный отпуск. Продолжительность такого отпуска, а также возможность его оплаты зависят от уровня образования, получаемого работником, формы обучения и целей предоставления учебных отпусков (прохождение промежуточной, итоговой аттестации, поступление в учебное заведение, подготовка выпускной работы, сдача итоговых экзаменов). Оплата данного отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, начисленного работнику за последние 12 месяцев. Оплачивая учебный отпуск работнику, работодатель обязан исчислить с сумм отпускных и уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Как оплачивается учебный отпуск работника
Форма обучения влияет на возможность предоставления отпуска, а также на его оплату.
Оплачиваемые дни отдыха с сохранением среднего заработка необходимо предоставлять заочникам и работникам, обучающимся по очно-заочной форме. При очной форме обучения учебный отпуск дают без оплаты (ч. 1, 2 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК).
Аспирантам предоставляется учебный отпуск:
Также учебный отпуск без оплаты необходимо предоставлять:
сотрудникам, допущенным к вступительным испытаниям;
работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации.
Учебный отпуск оплачивается так же, как и ежегодный, — в размере среднего заработка. Расчет производится в соответствии со ст. 139 ТК и положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период). При этом средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и среднемесячное число календарных дней — 29,3 (п. 10 положения № 922).
Сумму отпускных, причитающуюся сотруднику, определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате, то есть на количество календарных дней учебного отпуска (п. 9 положения № 922).
Оплате подлежат все календарные дни, включая нерабочие праздничные, приходящиеся на период учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 положения № 922). Например, если учебный отпуск совпал с новогодними праздниками, за сотрудником сохранится средний заработок и за эти праздничные дни.
Расчет нужно произвести не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Учебный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией. Согласно статье 126 ТК работодатель вправе заменить сотруднику такой компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска. Но учебный отпуск по своему характеру — целевой и не имеет никакого отношения к ежегодным отпускам. Поэтому на него не распространяется норма денежной компенсации (письмо УФНС России по городу Москве от 27.12.2006 № 20-12/115069).
При замене учебного отпуска компенсацией у работодателя могут возникнуть проблемы не только с инспекцией по труду, но и с налоговиками при учете расходов в целях формирования базы по налогу на прибыль.
Как рассчитать учебный отпуск
Сотрудники кадровой службы не рассчитывают продолжительность учебного отпуска. Она должна быть указана в справке-вызове или другом документе, на основании которого сотрудник освобождается от работы. Данный временной интервал следует сравнить с установленными сроками учебных отпусков, о которых мы рассказали выше. Выходные и нерабочие дни входят в состав такого отпуска.
В связи с производственной необходимостью продолжительность учебного отпуска не может быть сокращена. Отозвать работника из такого отпуска также невозможно (ст. 125 ТК).
Документальное оформление направления работника в учебный отпуск
Документом-основанием для направления работника в учебный отпуск, а также для получения им других гарантий и компенсаций, связанных с совмещением работы с обучением, является справка-вызов, форма которой утверждена Приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368. Стоит отметить, что данная форма справки была введена с 2014 года и заменила сразу две формы справок-вызовов, которые ранее применялись отдельно для оформления обучения в высших учебных заведениях и отдельно – в средне-специальных учебных заведениях.
В 2015 году указанная форма справки-вызова была обновлена приказами Минобрнауки РФ от 02.03.2015 № 134, от 26.05.2015 № 525.
Справка-вызов, выдаваемая образовательным учреждением, состоит из двух частей: непосредственно из справки-вызова и отрывного корешка к ней. Если сотрудник не представит работодателю заполненный корешок, подтверждающий фактическое его нахождение в период учебного отпуска в образовательном учреждении, то он может лишиться права на следующий учебный отпуск. На стр. приведем образец справки-вызова.
Предъявив справку-вызов работодателю, работник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Заявление может быть оформлено в следующем виде.
После утверждения руководителем учреждения заявления оформляется приказ о предоставлении данному работнику отпуска. Бухгалтер на основании такого приказа начисляет отпускные. Для этого он заполняет записку-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425), а затем сведения об учебном отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.
Учебный отпуск в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени, если он ведется по унифицированной форме № Т-12 или Т-13, нужно отметить дни, когда сотрудник будет отсутствовать на работе:
Что делать, если работодатель отказывает в учебном отпуске
Выше я написал, как должно быть по закону. В реальной жизни работодатели иногда отказывают сотрудникам в учебном отпуске. Причины у всех разные: одни ссылаются на условия трудового договора, другие — на производственную нагрузку, третьи — на внутренние документы компании.
Такие отказы в любом случае незаконны. Работодатель также не может сократить учебный отпуск по своему усмотрению или вызвать студента на работу раньше срока.
В вашем случае советую сначала поговорить с работодателем, но уже ссылаясь на нормы трудового законодательства. Возможно, после спокойного разговора вы найдете компромисс. Как вариант, можно перейти на сокращенный рабочий день или уменьшить число смен в месяце, если времени на учебу вам будет хватать.
Если работодатель откажет в отпуске, есть несколько вариантов действий.
Уйти в отпуск самовольно. Принесите работодателю и заявление о предоставлении отпуска. Если откажут в приеме, отошлите их заказным письмом с уведомлением о вручении. Эти документы подтверждают ваше право на отпуск, поэтому ждать издания приказа или одобрения работодателя не нужно. срока на отработку закон не предусматривает. Когда работодатель примет документы, можете смело уходить в отпуск — хоть на следующий день.
Но будьте готовы, что вас могут уволить за прогул. В таком случае, чтобы восстановиться на работе и взыскать зарплату за время отпуска с работодателя, скорее всего, придется обращаться в суд.
В суде вам нужно будет доказать, что у вас есть законное основание не выходить на работу, поэтому прогулом самовольный отпуск не считается. Верховный суд считает, что уволить в период подготовки к экзаменам не могут.
Например, в Абакане сотрудница предъявила работодателю из института и просила предоставить учебный отпуск, чтобы подготовиться к экзаменам и пройти практику. Получив отказ, она перестала выходить на работу. Работодатель уволил студентку за прогулы.
Уволенная работница обратилась в суд, который восстановил ее в прежней должности и обязал работодателя выплатить ей зарплату за время учебного отпуска.
А в Волгограде в похожей ситуации суд встал на сторону работодателя и посчитал увольнение за прогул законным. Сотрудник получал уже второе высшее образование, поэтому рассчитывать на учебный отпуск с сохранением зарплаты не мог.
Взять отпуск за свой счет. Если работа для вас важна и вы не хотите портить отношения с работодателем, можете уйти в отпуск за свой счет. Его еще называют отпуском без сохранения зарплаты.
Взять неоплачиваемый отпуск можно по собственному желанию. Срок отпуска возьмите из . Отказать работодатель не вправе, так как получение образования считается уважительной причиной. Правда, рассчитывать на 40 дней отпуска стоит. Закон гарантирует 15 дней, и то для подготовки к экзаменам.
Чтобы оформить отпуск, нужно написать заявление работодателю. В нем указать причину и планируемую продолжительность. Кроме заявления понадобится из деканата как подтверждающий документ. Уволить в период неоплачиваемого отпуска не могут.
Обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если договориться мирно не получается, спорную ситуацию рассматривает комиссия по трудовым спорам или суд. Еще можно попробовать подать жалобу через сервис «Онлайнинспекция-рф». Жалоба послужит основанием для проверки работодателя, и трудовая инспекция вынесет предписание о предоставлении работнику учебного отпуска. Такой вариант, скорее всего, приведет к ухудшению отношений с работодателем.
Какой из вариантов выбрать, решать вам. Надеюсь, вы с работодателем найдете компромисс.
Продолжительность учебных отпусков
Продолжительность учебных отпусков, а также возможность их оплаты зависит от уровня образования, получаемого работником, и целей предоставления таких отпусков (прохождение промежуточной, итоговой аттестации, поступление в учебное заведение, подготовка выпускной работы, сдача итоговых экзаменов).
Приведем в таблице перечень лиц, имеющих право на оплачиваемые (неоплачиваемые) учебные отпуска, с указанием их продолжительности.
Если учебный отпуск совпал с ежегодным
В силу ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности последнего, исполнения им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. То есть указания о продлении или переносе ежегодного отпуска в случае совпадения с учебным нет, как и соответствующей обязанности у работодателя.
При этом, как уже было отмечено, в силу ч. 2 ст. 177 ТК РФ к дополнительным отпускам, предусмотренным ст. 173 – 176 ТК РФ, ежегодные оплачиваемые отпуска могут присоединяться по соглашению работодателя и работника.
Таким образом, по согласованию с работником (на основании его заявления) работодатель должен или присоединить к учебному отпуску ежегодный отпуск, или перенести на другое время.
В Апелляционном определении Ярославского областного суда от 23.07.2012 по делу № 33‑3831/2012 суд рассмотрел заявление работницы, которой работодатель не предоставил учебный отпуск, поскольку он совпал по времени с ежегодным отпуском. Вывод суда: сотрудник, обучающийся без отрыва от производства, имеет право на оба отпуска и при совпадении учебного отпуска с основным работодатель по согласованию с сотрудником должен перенести основной отпуск на другой период или продлить его.
Если работник и работодатель не успели согласовать вопрос о том, присоединить ежегодный отпуск к учебному или перенести, работодатель может продлить отпуск самостоятельно, но только если эта возможность установлена локальным нормативным актом.
Итак, мы проанализировали порядок и особенности предоставления учебного отпуска. И как видим, есть достаточно много вопросов, не урегулированных трудовым законодательством. До внесения каких‑либо изменений или уточнений в законодательство мы рассмотрели ситуацию со своей точки зрения, руководствуясь позицией судей и контролирующих органов. Тем не менее основные правила вы должны помнить и соблюдать.
Порядок предоставления учебного отпуска
Как уже было отмечено, основанием для учебного отпуска при соблюдении всех остальных условий является справка-вызов, выдаваемая работнику образовательным учреждением. Форма справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций лицам, совмещающим работу с получением образования, утверждена Приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368. Одновременно со справкой работодатели, как правило, запрашивают у работника заявление с просьбой об учебном отпуске.
Заявление не является обязательным документом согласно законодательству и его отсутствие не должно быть основанием для отказа работнику в отпуске.
Сроки представления работником справки-вызова не установлены, поэтому работник может представить ее в любое время, хоть накануне учебного отпуска.
На основании справки-вызова (и заявления) работодатель издает приказ о предоставлении дополнительного отпуска, который может быть оформлен по унифицированной форме Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В приказе указывается, какой вид дополнительного (учебного) отпуска предоставляется: с сохранением среднего заработка или без такового. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Может ли работодатель на основании просьбы работника предоставить учебный отпуск меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове?
Роструд в Письме от 12.09.2013 № 697‑6‑1 по этому вопросу сообщил, что поскольку отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение, они должны быть использованы только в установленные сроки. Чиновники считают, что предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства.
Однако многие специалисты считают, что если работник в заявлении укажет меньшее количество дней, то можно предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, поскольку запрет на это законодательством не установлен.
Сведения о дополнительных отпусках также вносятся в личную карточку работника.
В табеле учета рабочего времени время учебного отпуска с сохранением заработной платы отмечается буквенным кодом «У» или цифровым «11», без сохранения заработной платы – буквенным «УД» или цифровым «13».
По выходу работника из учебного отпуска он должен представить работодателю отрывную часть справки.
По соглашению между работодателем и работником к учебному отпуску могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).
Отметим, что для работников, допущенных к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, установлен отдельный порядок получения учебного отпуска – см. Правила предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 № 409.
В отличие от остальных учебных отпусков, соискатель ученой степени кандидата наук или доктора наук должен в письменной форме уведомить работодателя о намерении реализовать свое право на отпуск не позднее чем за год до предполагаемой даты начала отпуска.
Можно ли предоставить работнику учебный отпуск с последующим увольнением в соответствии со ст. 127 ТК РФ?
В силу того, что в Трудовом кодексе есть нормы, в которых не уточняется, какой отпуск имеется в виду, возникает вопрос – относится ли к этим отпускам учебный отпуск (аналогичные проблемы возникают с отпуском без предоставления заработной платы)? Вопрос спорный, но на практике учебный отпуск с последующим увольнением применяется.
Однако в ст. 127 ТК РФ говорится, что работнику при увольнении могут предоставляться все неиспользованные отпуска. Здесь явно речь идет не об учебном отпуске, а о ежегодных основном и дополнительных. Поэтому положения ст. 127 на учебный отпуск не распространяются.
Причем работник-студент вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели, если законом не установлен иной срок. Течение срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).
Можно ли по инициативе работодателя уволить работника во время нахождения его в учебном отпуске?
А вот в этом случае, считаем, положение ч. 6 ст. 81 ТК РФ, согласно которому не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в периоды его временной нетрудоспособности и пребывания в отпуске, распространяется и на учебный отпуск. Поэтому если, например, работника хотят уволить в связи с сокращением численности или штата, уведомив его за 2 месяца, и дата его увольнения приходится на время учебного отпуска, то расторгать трудовой договор в тот же день нельзя. Уволить работника нужно в первый день после выхода его из отпуска.
Сотрудник, с которым заключен срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за несколько дней до выхода последнего на работу принес справку-вызов. Должны ли мы предоставить ему учебный отпуск и на сколько дней?
Мнений по данному вопросу несколько.
Кто‑то считает, что сотрудника нужно уволить в день выхода основного работника в силу ч. 3 ст. 79 ТК РФ, но предоставить учебный отпуск и оплатить его полностью. Такой вывод, в частности, сделан в Определении Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33‑3731/2015.
Вторая позиция: нужно продлить с работником срочный трудовой договор на время учебного отпуска, а расчет с ним произвести в последний рабочий день, то есть по аналогии со ст. 127 ТК РФ при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением.
Однако мы придерживаемся третьей позиции: если известна дата выхода основного работника, трудовой договор прекращается с выходом его на работу, поскольку учебный отпуск не является основанием для продления срочного договора. А учебный отпуск должен быть предоставлен и оплачен только в пределах сроков действия срочного трудового договора.
Образец заявления на учебный отпуск и приказа об его предоставлении
В заявлении на учебный отпуск необходимо указать:
Заявление должно быть подписано работником собственноручно.
Приказ о предоставлении учебного отпуска нужно составить:
При применении унифицированной формы № Т-6 в приказ:
Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. С документом необходимо ознакомить работника под подпись.
За время нахождения работника в учебном отпуске ему выплачивается средний заработок. Расчет средней заработной платы, сохраняемой за работником в период такого отпуска, производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период) (п. 4 Положения № 922).
Согласно п. 10 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).
Сумма отпускных, причитающаяся работнику, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате (то есть на количество календарных дней учебного отпуска) (п. 9 Положения № 922).
При определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 Положения № 922).
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от источников получения этих выплат (п. 2 Положения № 922). При этом стоит помнить, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Положения № 922):
Согласно справке-вызову № 59 Петрова И. Н. (воспитатель) уходила в учебный отпуск с 07.09.2015 на 14 кал. дн. Расчетный период для его оплаты – с 01.09.2014 по 31.08.2015. Начисленная заработная плата за расчетный период составила 150 000 руб. Следует определить сумму отпускных за период обучения.
Сумма отпускных за 14 кал. дн. равна 5 972,70 руб. (150 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн. x 14 дн.).
Напомним, что оплату учебного отпуска с учетом положений ст. 136 ТК РФ следует производить не позднее чем за три дня до его начала. При совпадении дня выплаты отпускных с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска осуществляется накануне этого дня или в более ранний срок (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693‑6‑1).
Условия предоставления учебного отпуска
В соответствии с гл. 26 ТК РФ работодатель обязан предоставлять лицам, совмещающим работу с получением образования, дополнительные учебные отпуска. Данная обязанность возникает вне зависимости от того, изъявил ли желание учиться сам работник или его направил на обучение работодатель.
Отпуска могут быть как оплачиваемыми, так и неоплачиваемыми – на это влияет форма обучения работника (очная, заочная или очно-заочная). В основном, если работник обучается очно, отпуск не оплачивается, а если заочно или очно-заочно – оплачивается.
Однако у работодателя нет обязанности предоставлять учебные отпуска всем без исключения обучающимся работникам, поскольку законодатель установил для этого определенные условия.
При этом учебный отпуск предоставляется не только работникам, которые получают образование впервые, но и уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем по трудовому или ученическому договору, заключенному в письменной форме (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).
Гарантии и компенсации работникам, получающим образование соответствующего уровня не впервые и по своей инициативе, а также обучающимся по не имеющим государственной аккредитации программам, могут устанавливаться коллективным или трудовым договором.
Успешно обучающимся считается тот, кто не имеет задолженности за предыдущий курс (семестр), подтверждением чему является справка-вызов, без предъявления которой работником учебный отпуск работодатель предоставлять не обязан.
Если работник получает образование одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, учебный отпуск предоставляется только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника).
Обязан ли работодатель предоставлять работникам-совместителям учебный отпуск или ежегодный оплачиваемый отпуск на время учебного?
Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом. То есть работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, обязан предоставить ему только ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. Предоставление совместителям учебного отпуска или ежегодного оплачиваемого отпуска одновременно с учебным отпуском по основной работе Трудовой кодекс не предусматривает.
Таким образом, на работе по совместительству можно обратиться к работодателю с копией справки-вызова и заявлением с просьбой только об отпуске без сохранения заработной платы на время учебного отпуска. И если работодатель не возражает, совместитель на время обучения оформит отпуск за свой счет, продолжительность которого определяется по соглашению работодателя и работника.
Оплачивается ли больничный в учебном отпуске
Дни нетрудоспособности, приходящиеся на период учебного отпуска, не оплачиваются (п. 1 ч. 1 ст. 9 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Болезнь работника в период учебного отпуска не приводит к утрате заработка, то есть страховой случай не наступает.
Если сотрудник продолжает болеть, то пособие должно быть начислено ему со следующего дня после окончания учебного отпуска. При этом за счет средств работодателя оплачиваются первые три дня временной нетрудоспособности после окончания отпуска, пособие за оставшиеся дни выплачивается за счет средств ФСС (п. 2 ч. 1 ст. 1.2, п. 1 ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 2 ст. 3 закона № 255-ФЗ). Законодательством не предусмотрено продление учебного отпуска на период болезни.
Что делать, если ежегодный отпуск совпал с учебным
Если ежегодный отпуск совпал с учебным, то изменить даты учебного отпуска нельзя. Учебный отпуск следует предоставить исключительно в период, указанный в справке-вызове или другом документе, на основании которого он предоставляется.
При совпадении учебного и ежегодного оплачиваемого отпусков прямое указание о продлении или переносе ежегодного отпуска в случае совпадения с учебным в трудовом законодательстве отсутствует. Поэтому рекомендуем такое положение закрепить в локальном нормативном акте в соответствии с абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК (например, в положении об отпусках).
Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска
Оформить перенос ежегодного отпуска, совпавшего с учебным, можно в стандартном порядке:
Следует учитывать запреты при переносе отпуска на следующий рабочий год, например, такой перенос невозможен у несовершеннолетних (ч. 4 ст. 124 ТК).