В какой срок должны выдать справку о заработной плате с места работы

Зарегистрировано в Минюсте России 5 июня 2013 г. N 28668

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ И ПОРЯДКА ВЫДАЧИ СПРАВКИ О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ ЗА ДВА КАЛЕНДАРНЫХ ГОДА, ПРЕДШЕСТВУЮЩИХ ГОДУ ПРЕКРАЩЕНИЯ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ, ИНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) ИЛИ ГОДУ ОБРАЩЕНИЯ ЗА СПРАВКОЙ О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ, И ТЕКУЩИЙ КАЛЕНДАРНЫЙ ГОД, НА КОТОРУЮ БЫЛИ НАЧИСЛЕНЫ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ, И О КОЛИЧЕСТВЕ КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ, ПРИХОДЯЩИХСЯ В УКАЗАННОМ ПЕРИОДЕ НА ПЕРИОДЫ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ОТПУСКА ПО БЕРЕМЕННОСТИ И РОДАМ, ОТПУСКА ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ, ПЕРИОД ОСВОБОЖДЕНИЯ РАБОТНИКА ОТ РАБОТЫ С ПОЛНЫМ ИЛИ ЧАСТИЧНЫМ СОХРАНЕНИЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЕСЛИ НА СОХРАНЯЕМУЮ ЗАРАБОТНУЮ ПЛАТУ ЗА ЭТОТ ПЕРИОД СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НЕ НАЧИСЛЯЛИСЬ

(в ред. Приказов Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н, от 09.01.2017 N 1н, от 10.01.2022 N 1н)

В соответствии с пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1, ст. 18; 2009, N 30, ст. 3739; 2010, N 50, ст. 6601; 2012, N 53, ст. 7601) приказываю:

Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 17 января 2011 г. N 4н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой, и текущий календарный год» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 1 марта 2011 г. N 19974).

Приложение N 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 апреля 2013 г. N 182н

СПРАВКА О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ ЗА ДВА КАЛЕНДАРНЫХ ГОДА, ПРЕДШЕСТВУЮЩИХ ГОДУ ПРЕКРАЩЕНИЯ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ, ИНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) ИЛИ ГОДУ ОБРАЩЕНИЯ ЗА СПРАВКОЙ О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ, И ТЕКУЩИЙ КАЛЕНДАРНЫЙ ГОД, НА КОТОРУЮ БЫЛИ НАЧИСЛЕНЫ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ, И О КОЛИЧЕСТВЕ КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ, ПРИХОДЯЩИХСЯ В УКАЗАННОМ ПЕРИОДЕ НА ПЕРИОДЫ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ОТПУСКА ПО БЕРЕМЕННОСТИ И РОДАМ, ОТПУСКА ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ, ПЕРИОД ОСВОБОЖДЕНИЯ РАБОТНИКА ОТ РАБОТЫ С ПОЛНЫМ ИЛИ ЧАСТИЧНЫМ СОХРАНЕНИЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЕСЛИ НА СОХРАНЯЕМУЮ ЗАРАБОТНУЮ ПЛАТУ ЗА ЭТОТ ПЕРИОД СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НЕ НАЧИСЛЯЛИСЬ

Данные о страхователе.

Полное наименование организации (обособленного подразделения), Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, физического лица

Наименование территориального органа страховщика по месту регистрации страхователя

Регистрационный номер страхователя _________________/______________________

Код подчиненности ____________________; ИНН/КПП ___________/_______________

Адрес места нахождения организации (обособленного подразделения)/адрес постоянного места жительства индивидуального предпринимателя, физического лица

Телефон (___) _________________

Данные о застрахованном лице.

Фамилия, имя, отчество

серия _____________, номер ______________, кем и когда выдан ______________

Адрес места жительства

почтовый индекс ________ государство _________ субъект Российской Федерации ____________ город ________________ улица/переулок/проспект _______________ дом ________ корпус _______________ квартира _______________ СНИЛС _____________________________

с ________ 20__ г. по ________________ 20__ г.

Количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (за период по 31 декабря 2016 года включительно) и (или) в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (начиная с 1 января 2017 года) не начислялись: (в ред. Приказа Минтруда РФ от 09.01.2017 N 1н)

Приложение N 2 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 апреля 2013 г. N 182н

ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СПРАВКИ О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ ЗА ДВА КАЛЕНДАРНЫХ ГОДА, ПРЕДШЕСТВУЮЩИХ ГОДУ ПРЕКРАЩЕНИЯ РАБОТЫ (СЛУЖБЫ, ИНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) ИЛИ ГОДУ ОБРАЩЕНИЯ ЗА СПРАВКОЙ О СУММЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ИНЫХ ВЫПЛАТ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ, И ТЕКУЩИЙ КАЛЕНДАРНЫЙ ГОД, НА КОТОРУЮ БЫЛИ НАЧИСЛЕНЫ СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ, И О КОЛИЧЕСТВЕ КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ, ПРИХОДЯЩИХСЯ В УКАЗАННОМ ПЕРИОДЕ НА ПЕРИОДЫ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ОТПУСКА ПО БЕРЕМЕННОСТИ И РОДАМ, ОТПУСКА ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ, ПЕРИОД ОСВОБОЖДЕНИЯ РАБОТНИКА ОТ РАБОТЫ С ПОЛНЫМ ИЛИ ЧАСТИЧНЫМ СОХРАНЕНИЕМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЕСЛИ НА СОХРАНЯЕМУЮ ЗАРАБОТНУЮ ПЛАТУ ЗА ЭТОТ ПЕРИОД СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ В ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НЕ НАЧИСЛЯЛИСЬ

(в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

Настоящий Порядок устанавливает правила выдачи страхователем застрахованным лицам справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее — Справка).

Выдача Справки осуществляется в день прекращения работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение времени выполнения которой лицо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При невозможности вручить Справку непосредственно в день прекращения работы (службы, иной деятельности) страхователь направляет застрахованному лицу по адресу его места жительства, известному страхователю, уведомление о необходимости явиться за Справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте. В случае согласия застрахованного лица на отправление Справки по почте указанное лицо уведомляет об этом страхователя в письменном виде.

После прекращения работы (службы, иной деятельности) Справка выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Заявление может подаваться застрахованным лицом лично либо через его законного представителя (доверенное лицо) или направляться по почте. При обращении с заявлением доверенного лица представляются документы, удостоверяющие его личность и полномочия.

Справка заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются.

Сведения, содержащиеся в Справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполненная Справка удостоверяется печатью организации (круглой) при ее наличии. Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в месте для проставления печати в нижнем левом углу Справки. (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

В случае отсутствия печати к Справке прилагаются заверенные в установленном порядке копии следующих документов: (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

документ (документы), подтверждающий (подтверждающие) полномочия лица, подписавшего Справку, действовать от имени юридического лица без доверенности; (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

доверенность на подписание Справки с приложением документов, подтверждающих полномочия лица, выдавшего доверенность; (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

документ, удостоверяющий личность физического лица; (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. (в ред. Приказа Минтруда РФ от 15.11.2016 N 648н)

Справка о зарплате может понадобиться для самых различных целей. Она нужна для того, чтобы встать на учет в качестве безработного, для получения финансовой помощи от государства, на визу, для получения кредита, для суда и т.п. Оформить такой документ может только работодатель.

Справка о подтверждении заработка может понадобится и работающим, и уволенным работникам. Она должна быть выдана по запросу работника в течение 3-х дней.

Форма справки для большинства случаев не утверждена, она составляется в произвольной форме. Есть утвержденная форма 2-НДФЛ, которая выдается при увольнении работника и несколько рекомендованных форм, которые нужно использоваться при выдаче справок работникам и которые будут считаться документом, подтверждающим доходы работника.

Справка 2-НДФЛ

В первую очередь (по состоянию на 2022 год), справка 2-НДФЛ требуется при приеме на работу.

2-НДФЛ по форме 182н — справка о зарплате, которая выдается при увольнении и нужна новому работодателю для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Форма утверждена в Приложение № 1 к Приказу Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Читать также:  Муж не предоставляет справку о проживании и справку о составе семьи, если муж или жена прописаны в разных местах

Эту справку бухгалтерия заполняет в своей учетной программе, работнику не нужно предоставлять бухгалтеру форму. Достаточно подать заявление с просьбой выдать Справку по форме 182н или 2-НДФЛ. Кстати, бухгалтеры обязаны выдавать такие справки всем работникам по завершении каждого календарного года (налогового периода по НДФЛ).

Справка 2-НДФЛ понадобится при оформлении налогового вычета.

Кроме того, это удобный способ доказать свой официальный доход и подтвердить платежеспособность перед банком или иными структурами.

С 2023 году эта справка отменена, сведения для расчета больничного новому работнику бухгалтерии нужно получать через фонд.

Справка о среднем заработке для центра занятости

Справка входит в основной пакет документов, который подается в центр занятости для постановки на учет в качестве безработного.

Существует установленная Минтрудом форма. Она приведена в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5. Эта форма рекомендованная, но она удобна и работодателям, и сотрудникам центра занятости.

Имейте в виду, что в каждом городе центр занятости может разработать свой бланк.  В Москве форма  справки утверждена Приказом ДТСЗН г. Москвы от 24.12.2018 № 172.

Справка о среднем заработке для пособия по безработице не входит в состав обязательных документов, которые организация выдает работнику при увольнении. Она составляется по запросу уволенного. Бухгалтерия должна составить такую справку в течение 3-х дней с момента подачи заявления.

Справка о заработной плате за 6 месяцев для субсидии

Как правило, госорганы, потребовавшие документ, сами определяют объем необходимой им информации и форму бланка.

Справка на визу

Такие справки работники запрашивают довольно часто. Справка о заработке для получения визы составляется в произвольной форме. В общем случае, в ней должно быть указано место работы, дата начала работы, должность работника, его средняя заработная плата. Справка выдается на фирменном бланке организации с печатью и подписью директора или главбуха.

Справка для получения кредита

Чтобы получить кредит или оформить ипотеку, заемщик должен документально подтвердить свою платежеспособность.

Обычно в этом качестве выступает 2-НДФЛ. Если по каким-то причинам ее оформить не получается, можно составить справку по форме банка. В ней работодатель указывает реальный среднемесячный доход работника за последние несколько месяцев.

У этого бланка нет единого стандартизованного образца, поэтому каждый банк предлагает собственную форму.

Справка для суда

В судебных спорах, если данные работодателя и работника о его заработке расходятся, единственным документом, который может подтвердить суду размер заработной платы является непосредственно трудовой договор (Определение 3-го КС от 07.09.2022 по делу № 88-16614/2022, 2-70/2021).

Нужно ли выдавать справки всем работникам

Согласно статье 84.1 ТК РФ, руководитель обязан произвести с увольняющимся сотрудником полный расчет в последний день работы, по письменному заявлению – предоставить все необходимые документы, связанные с работой.

Копии приказов, локальных нормативных актов, справок (не только «о зарплате»), выписок и пр. И это только верхушка айсберга. А есть ведь еще СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, копия раздела 3 нового расчета по взносам, 2-НДФЛ. Запутаться во всем этом многообразии, увы, несложно. И сразу оговоримся – некоторые документы работодатель обязан выдавать сотрудникам и без их просьб, исключительно по требованию законодательства.

Дело житейское

Главное правило при контактах с сотрудниками – сохранять спокойствие и ясность рассудка. Поскольку иной раз понять со слов сотрудника, какую именно «бумажку» запросили у сотрудника там-то и там-то и с какой целью, весьма затруднительно. Совместными усилиями выясняем, являются ли его просьбы или требования правомерными. Если речь идет о выписке из трудовой книжки, копиях приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении (о нем мы поговорим подробнее), то здесь все в порядке (ст. 62 ТК РФ). То же самое – со справками о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Но «аппетиты» сотрудника или того, кому он собирается предоставить сведения о своей работе, могут этим не ограничиться. И здесь, ввиду «открытости» перечня документов, перечисленных в вышепоименованной статье 62 Трудового кодекса РФ, все не так однозначно. Так, подавляющее большинство судебных решений говорит о том, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права. То есть и локальные нормативные акты. Правда, последние можно предоставлять не целиком, а в виде заверенной выписки, касающейся только «заявителя» (например, «кусочек» штатного расписания).

Что касается надлежаще заверенной копии приказа (распоряжения) о приеме на работу и копии приказа (распоряжения) об увольнении, то обязанность по их выдаче установлена, соответственно статьями 69 и 84.1 Трудового кодекса РФ. Причем для этого достаточно устного требования сотрудника.

Но и это еще не все. Статья 89 Трудового кодекса РФ дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные (за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки выдачи документов

Разумеется, всем всегда все нужно побыстрее. На затягиваем процесс, но и не идем на поводу у «господ торопыг» – ориентируемся на сроки, установленные законодательством. Что касается таких документов, как копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника, то они должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления.

Срок выдачи копии приказа об увольнении зависит от времени обращения. Это надо сделать либо в последний день работы, либо в течение трех рабочих дней со дня обращения после увольнения.

Экземпляр трудового договора по общему правилу выдается в день приема на работу или не позднее трех дней со дня фактического допущения сотрудника к работе.

Расчетный листок выдается в день выплаты заработной платы.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения – не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника.

Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета выдается одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР.

Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К.

Порядок выдачи документов

Заверяем – копии, заручаемся – подтверждением сотрудника, что он эти копии получил. В общем, поговорим о порядке выдачи запрошенных документов. Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые необходимы работнику, и, возможно, количество экземпляров.

Копии должны быть надлежащим образом заверены. Давайте разберемся, что понимается под надлежащим заверением документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, определяет копию документа как «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Придает же этому документу эту самую волшебную юридическую силу печать организации и подпись руководителя или уполномоченного должностного лица (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Кроме данной записи надо сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации. Этого требует п. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (да-да, до сих пор действует).

Нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1000 до 3000 рублей.

Многостраничный документ, учитывая наши бюрократические реалии, лучше все же заверять постранично.

Если же работник запросил документ, в котором помимо данных о нем самом содержатся еще и сведения о других (штатное расписание, график сменности и т. д.), то в этом случае, не стоит копировать документ целиком – ограничимся выпиской. Дабы не возникло почвы для разглашения конфиденциальной информации. Например, в выписке из «штатки» отразим только сведения о должности и соответствующих выплатах для конкретного работника.

Получив нужный документ, хорошо воспитанный работник скажет вам «спасибо». Но устную благодарность, как говорят в народе, на хлеб не намажешь. Нам важно получить от работника (не вознаграждение, нет, ст. 62 ТК РФ и письмо Роструда РФ от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1 обязывают нас оказывать такие услуги на безвозмездной основе)  подтверждение того, что запрошенные документы им получены.

Таковым может являться либо отдельная расписка, составленная в произвольной форме, либо отдельная запись на заявлении о том, что документы получены такого-то числа, либо подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой.
Если работник не явился за документами по истечении срока их выдачи, работодателю лучше составить акт об этом, чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи копий.

Какие документы нужно выдать при увольнении

Отметим, что перечень обязательных к выдаче документов одинаков для всех сотрудников. Он ничем не различается, если сотрудник увольняется по собственному желанию или если он попал под сокращение.

Читать также:  МОЖНО ЛИ ЗАКАЗАТЬ СПРАВКУ 182 Н В ПЕНСИОННОМ ФОНДЕ

Трудовая книжка. В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника в компанию на определенную должность, если были – записи о перемещениях в компании на разных должностях. И в конце – запись об увольнении с обязательным обоснованием причины увольнения (указывается статья Трудового кодекса РФ). Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании. Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или же отправить ее по почте (предварительно получив на это согласие работника).

Всем уволенным в 2017 году в день увольнения также на руки выдается выписка из СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Штраф за невыдачу – 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению (по форме 182н). Эту справку увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха. Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по форме 182н по почте.

Обратите внимание: Минтруд России приказом от 09.01.2017 № 1н внес в форму справки о сумме заработной платы, утвержденную приказом от 30.04.2013 № 182н, определенные изменения. Это связано с тем, что с 1 января 2017 года страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (на ВНиМ) устанавливает Налоговый кодекс РФ, а не Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Теперь нужно по-новому указывать в справке данные:

В подлинности начисленных сумм можно убедиться, сверив их с данными справки о доходах по форме 2-НДФЛ.

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М. Каждому персонально делается отдельный лист только со сведениями о нем. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка.

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

В каком виде должно поступить обращение от сотрудника или подрядчика, в законодательстве не оговорено. По всей видимости, достаточно устной просьбы. Но чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, логично попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее форму СЗВ-М только на одного работника – уволенного.

Число отчетов по форме СЗВ-М должно равняться количеству месяцев, которые работник трудился у вас на фирме или у индивидуального предпринимателя. Например, если гражданин работал шесть месяцев, ему нужно выдать шесть форм СЗВ-М только на него одного.

Если программы у вас нет, то придется самостоятельно сформировать форму СЗВ-М на уволенного исходя из числа месяцев его работы. То есть заново составить отчеты на конкретного человека. Штрафа за невыдачу законодательством не установлено. Максимум уволенный работник может подать иск в суд о компенсации морального вреда из-за того, что не получил документы на руки (ст. 151 ГК РФ). На практике это, конечно, редкость. Но лучше данной обязанностью не пренебрегать.

Справка о среднем заработке за последние три месяца. Нужна работнику для регистрации на бирже труда. Выдается в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

На практике многие работодатели выдают справки 2-НДФЛ, даже если сотрудники не написали заявление. Поскольку обычно граждане о необходимости писать заявление не знают. А этот документ им может понадобиться для своих целей. Например, чтобы получить кредит, взять ипотеку, воспользоваться вычетом и пр. Поэтому выдайте документ, даже если заявления от сотрудника не поступало.

Медицинская книжка. Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Раздел 3 единого расчета по взносам. Когда будете заполнять, укажите код периода, в котором увольняется сотрудник.

Выписка из СЗВ-СТАЖ. Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы. Об этом документе стоит поговорить подробнее.

СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ, утвержденная постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, пришла на смену привычной всем нам РСВ-1. По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако успокаивать себя наличием «вагона времени» не стоит – в ряде случаев СЗВ-СТАЖ актуальна уже в 2017 году. К примеру, в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно (не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии). Это касается как работников по трудовому договору, так и подрядчиков. Тип отчета – «Назначение пенсии».

В случае ликвидации организации отчет нужно подать по всем работникам и подрядчикам с 1 января 2017 года по дату ликвидации (в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия).

Кроме того, сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) придется выдать на руки сотруднику, который увольняется «просто так», то есть без выхода не пенсию.

Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора с подрядчиком. Причем писать каких-то заявлений на выдачу сотруднику в данном случае не пристало – это обязанность работодателя.

Сдавать досрочный отчет в ПФР в таких случаях не требуется. Не требуется отчитываться в ПФР и тогда, когда сведения о стаже требует предоставить сам работник. Если действующий сотрудник потребует от работодателя копию СЗВ-СТАЖ, работодатель также будет обязан ему ее выдать (в течение пяти дней со дня поступления соответствующего запроса от работника).

Кроме того, в случае увольнения работника в 2017 году ему надлежит выдать и сведения по форме РСВ-1 – за все предыдущие периоды.

То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки не только СЗВ-СТАЖ за текущий год, но и выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы. По крайней мере, так спокойнее для работодателя. Вообще, стоит поинтересоваться у самого сотрудника, копии отчетов за какие отчетные периоды (годы) он желает получить.

И напоследок – пожелание: храните эти выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ на каждого сотрудника в электронном виде. Вдруг потеряет и обратится снова, а отказать вы не сможете не только в силу своей доброты, но и в соответствии с требованием законодательства.

Сергей Танкян, эксперт по трудовому праву

В какой срок должны выдать справку о заработной плате с места работы

Сдавайте годовую отчетность без штрафов

Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете:

✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам,
Знать все изменения в налогах и бухучете.
Использовать все новые шесть ФСБУ.
Избежать типичных ошибок.

Торопитесь — скоро стартует первый поток!

Записаться

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Читать также:  Как выглядит справка 2 печать ндфл в 2017 году?

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

*  Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ№ 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Инспектор службы кадров                    Левченко                     Т. С. Левченко

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор                                               И. И. Зеленов

Секретарь                   Белова                   О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Секретарь                   Белова                        О. Е. Белова

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Подведем итог

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

Справка о доходах по форме, которую традиционно называют 2-НДФЛ, нужна работникам для оформления кредита, чтобы подтвердить свою платежеспособность; для оформления стандартных вычетов по новому месту работы или налогового вычета через ФНС и т.п.

До 2023 года Справка входила в пакет обязательных документов, которые выдавались работникам при увольнении. Теперь, она выдается по запросу.

Справку 2-НДФЛ за текущий год можно получить только у работодателя, который исполняет обязанности налогового агента по уплаты НДФЛ за работника.

То есть, чтобы получить справку за 2023 год в 2023 году, работнику нужно обращаться в бухгалтерию по месту работы или по месту получения дохода.

Когда требуется получить справку за прошедшие годы, можно воспользоваться одним из трех способов:

  • Обратиться в бухгалтерию по месту работы того периода, за который нужна справка.
  • Получить справку на сайте Госуслуги.
  • Получить справку на сайте налоговой.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *