Отсутствующие сведения о заработной плате или трудовом стаже можно восполнить путем получения справки из архива о зарплате для начисления пенсии
Когда наступает время оформить и получить пенсию в связи с достижением определенного возрастного порога, часто потенциальные пенсионеры сталкиваются с проблемой отсутствия у них документальных подтверждений, касающихся их трудовой жизни. Чтобы оформить данные бумаги повторно или в первый раз, пенсионерам нужно только найти свою трудовую книжку, оформленную по всем установленным правилам, и узнать, где же находится архив о заработной плате для начисления пенсии.
ЧТО ТАКОЕ АРХИВНАЯ СПРАВКА
У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.
Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).
Организация выдает архивную справку в следующем порядке:
1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);
2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;
3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;
4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.
Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.
На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.
Сегодня нередки случаи, когда люди, выходящие на пенсию по старости, сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы. Что необходимо предпринять, если Вы столкнулись с данной проблемой.
До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Человек обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, появления коммерческих структур, процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными. К сожалению, многие руководители не осознавали важности сохранения документов по личному составу. Между тем документы по личному составу содержат важную информацию для назначения пенсии работнику, подтверждают стаж его работы, размер заработной платы работника, должность (если речь идет о профессиональных категориях граждан, имеющих право на досрочную пенсию).
Как подтвердить стаж работы до 1 января 1998 года
По пенсионному законодательству основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору до 01. 1998 г. (до регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования), является трудовая книжка установленного образца. И если все записи в ней оформлены правильно, то обычно никаких проблем не возникает.
При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются:
— письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений;
— трудовые книжки колхозников;
— справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
— выписки из приказов;
— лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно, подтвердить факт работы гражданина до 01. 1998 года, можно на основании показаний двух и более свидетелей.
При утрате документов о работе из-за небрежного хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин не по вине работника, периоды работы устанавливаются на основании показаний двух и более свидетелей, знающих этого работника по совместной работе у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу гражданина. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается!
При этом продолжительность стажа, установленного на основании свидетельских показаний, не может превышать половины страхового стажа, требуемого для назначения страховой пенсии.
Так для назначения страховой пенсии по старости на общих основаниях в 2019 году требуется страховой стаж не менее 10 лет. Соответственно, по свидетельским показаниям можно подтвердить не более 5 лет страхового стажа.
В качестве примера рассмотрим следующую жизненную ситуацию:
Вопрос: Как можно подтвердить стаж работы в совхозе с 1985 по 1997 годы, если трудовая книжка утеряна. Совхоз ликвидирован в начале 2000-х годов, в архив документы не сдавались.
Ответ: Если документы по личному составу и книги по начислению заработной платы совхоза в архивном учреждении не сохранились, период работы в совхозе можно подтвердить свидетельскими показаниями двух и более коллег, которые совместно работали с ним в этом совхозе в период с 1985 по 1997 годы. При этом факт работы свидетелей должен быть подтвержден документально, в том числе трудовыми книжками. При этом территориальный орган ПФР запрашивает сведения об отсутствии (наличии) на хранении документов совхоза в архивном учреждении или в архивном отделе муниципального образования.
К примеру, первый свидетель работал в совхозе «Искра» Дзун-Хемчикского района с 01. 1990 по 30. 1998, а второй свидетель – с 01. 1987 по 30. 1994. В этом случае в страховой стаж гражданина засчитывается период, подтвержденный обоими свидетелями, то есть с 01. 1990 по 30. 1994 – всего 4 года 03 месяца 1 день, который будет засчитан в страховой стаж.
Решение об установлении периодов работы выносится на основании свидетельских показаний, данных органу, осуществляющему пенсионное обеспечение, по месту установления пенсии либо по месту жительства свидетеля. В случае если свидетель не может дать показания по состоянию здоровья или по другим уважительным причинам, свидетельские показания, заверенные в установленном порядке, могут быть представлены в письменной форме.
Как подтверждаются периоды работы после 1 января 1998 года
ВАЖНО! Периоды работы граждан после 1 января 1998 года не подтверждаются показаниями свидетелей, так как в страховой стаж включаются только периоды работы, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР.
Это связано с тем, что в нашей республике единая система персонифицированного учета застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования реализована с 1998 года. Начиная с 1998 года работодатели предоставляют в ПФР сведения о каждом работнике и произведенных начислениях страховых взносов на будущую пенсию своих работников.
Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах — шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц
ОПФР по Бурятии.
Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?
С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.
По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.
А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?
Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.
При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель. Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.
Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?
Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться — эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.
При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.
Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?
В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др. ) этот способ неприменим.
Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?
К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка — об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.
Одна из основных задач каждого архива – организация
использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической
деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на
основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по
исполнению поступающих в архив запросов.
Как правило, в архив организации поступают запросы
социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов
пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с
действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость
подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным
документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы
о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных
случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в
учебных заведениях).
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно
по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.
Получение запроса
Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос
от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так
и направлен по почте.
Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на
общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и
наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на
исполнение.
Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех
необходимых сведений в запросе: Ф. , адреса для ответа, подписи заявителя,
оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится
необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно
указать соответствующие сведения.
Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую
информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в
архиве отсутствуют необходимые сведения и т. ), об этом также следует
письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда
следует обратиться для получения требующихся сведений.
Так, личное дело государственного служащего при смене места
работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате
ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный
или муниципальный архив и др.
Поиск архивных документов для исполнения запроса
В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель
определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего
основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по
личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда
архивные описи дел дублируются в электронном виде.
На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к
которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор
нужных ему дел.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для
исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или
кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а
в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или
приступить к подготовке ответа самостоятельно.
Для подготовки информации по запросам о стаже работы и
заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных
подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их
переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию
трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы
человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить
перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию
трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному
составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы
человека в конкретной организации.
Если фамилия человека менялась (самый распространенный
пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия
была в запрашиваемый период.
Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы
человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе
был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и
увольнения).
Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать
копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения
заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их
отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и
других выплат.
Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в
т. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и
др. ), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует
пользоваться только официальными документами организации, в установленном
порядке подписанными руководством.
Подготовка информации для запроса
В результате исполнения запроса на основании изучения
отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный
ответ.
При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в
инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе
допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки
ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более
чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только
научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др. ) – не более 15 дней с
момента регистрации.
Пересылка запросов по принадлежности в другие организации
или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного
ведомства).
Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить
на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или
архивной копии.
Архивная справка составляется на бланке организации по
установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,
при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения
документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической
силы.
Архивная
справка о стаже работы
Виноградов
Сергей Иванович 22. 1992 принят на работу в Управление
производственно-технической комплектации № 2 (с 01. 1993 – переименовано в Управление
производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ
директора от 21. 1992 № 39-к), 18. 1994 переведен на должность начальника
производственно-технического отдела (приказ директора от 15. 1994 № 142-к),
02. 1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31. 1996 №
63-к).
50, оп. 2, д. 64, л.
50, оп. 2, д. 71, л. 196.
50, оп. 2, д. 97, л.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Руководитель управления Усиков А. Усиков
Матвеева О.
Архивная справка о заработной плате
Согласно лицевым счетам по заработной плате работников
Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр
Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:
август 2003 г. – 1589,80 руб
сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб
октябрь 2003 г.
ноябрь 2003 г.
декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.
Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых
счетах нет.
Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана
фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:
январь 2004 г. – 1620,75 руб
февраль 2004 г. – 1736,08 руб
март 2004 г. – 843,67 руб.
Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,
действовавших в запрашиваемый период.
1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.
1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.
Справка выдана для предоставления по месту требования.
Директор университета Смирнов А. Смирнов
Левачко А.
В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,
упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,
содержащиеся в архивных документах.
Текст составляется в хронологической последовательности. Все
данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.
В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в
запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,
исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,
в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую
подобную отметку.
В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.
Начисление заработной платы указывается за каждый месяц
отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,
действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за
каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработков архивом не производится.
Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия
начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.
При отсутствии документов о заработной плате должностной
оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за
соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым
вопросам или по основной деятельности.
При подготовке справки о награждении требуется указать:
документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,
решение и др. ), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного. Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной
выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.
Подписывает документ руководитель или в установленном
порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной
инструкции и т.
Справка заверяется печатью организации.
Архивная выписка составляется на официальном бланке
организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом
текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету
запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера
листов единицы хранения, на основании которых она составлена.
В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка
архивного документа (в т. дату и номер), на основании которого подготовлена
запрашиваемая информация.
Архивная выписка
Государственное учреждение «Реабилитационный центр
для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»»
(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)
Ким, д. 5, г. Пенза, 123567
Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70
ОКПО 12345678 ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
Администрация Никольского района
22 декабря 2006 г. №
164-к
О награждении социальных работников
в связи с празднованием Дня социального работника
В связи с
профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за
безупречную работу и высокие достижения в труде
Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского
района Нижегородской области
Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ
«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».
Глава администрации Н. Картошкин
Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.
Архивариус Левачко А. Левачко
Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку
из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении
«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,
название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).
Фрагмент выписки из архивного документа
При наличии в начале подлинника документа общей части
(преамбулы) ее воспроизводят полностью.
Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте
архивного документа допускается обозначать многоточием.
В выписку переносят наименование должности и фамилию с
инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет
отсутствовать).
Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу
последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят
личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см. Пример 3).
В многостраничной выписке можно заверить каждый лист
отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их. Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида
«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи. Печать организации обычно захватывает часть наклейки.
Для направления по почте выписки обычно составляют
сопроводительное письмо.
Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного
документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи
копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном
установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Для направления изготовленной копии адресату обычно
требуется составить сопроводительное письмо.
Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии
изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого
сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.
Если запрашиваемые сведения невозможно документально
подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный
ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в
документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может
содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для
получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых
для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую
организацию, фактах утраты документов и т.
Письмо-ответ
Открытое акционерное общество «Уралмебель»(ОАО «Уралмебель»)ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71ОКПО 12345678 ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
Конокрадову Анатолию Евгеньевичуул. Московская, д. 32, кв. 4,г. Челябинск, 123678
25. 2013 № 04-15/986
На № б/н от 04. 2013 Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.
Сообщаем,
что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении
заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.
В 2006 г. предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения
ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской
архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный
архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.
Заместитель генерального директора Каморников Т. Каморников
Удочкина Н.
Выдача личных документов
Особую группу запросов составляют обращения о выдаче
подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах
студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др. ), которые
они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников
(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,
не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве
организации.
При наличии запроса допускается изъятие из архива
организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача
владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего
личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные
личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.
Отправка подготовленной информации
Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из
которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной
регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой
помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.
Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2013.
Подтверждение трудового стажа
- Подтверждение трудового стажа
- Что делать, если вы обнаружили ошибку в записях
- Где находится архив о заработной плате для начисления пенсии
- Как правильно оформить запрос в архив для получения уточняющих сведений, нужных для оформления пенсии
- Иные способы получения архивной справки
- Подведем итоги
Тема выхода на заслуженный отдых актуальна постоянно, так как каждый год те или иные поколения людей наконец-то становятся пенсионерами, и могут уйти в бессрочный отпуск, занявшись всем тем, на что ранее у них просто не хватало времени. Конечно, раз уходит работа, значит, с ней пропадает и заработная плата.
Пенсионеру нужны средства для существования, и то, каковой будет их величина, зависит от сведений, содержащихся в трудовой книжке
Однако, пенсионер ведь продолжает жить, а значит, должен платить какими-либо деньгами за свои потребности. Как следствие, государство берет на себя обязанность содержать его до конца дней, компенсируя тем самым все годы его труда, в течение которых большая честь времени, здоровья и сил нынешнего пенсионера уходила на работу во благо общества.
Срок трудовой жизни человека по-другому называется трудовой стаж. Так, документ, который искомый стаж подтверждает – трудовая книжка, которая есть у каждого человека, ведущего трудовую деятельность, по крайней мере официальную.
От того, насколько правильно будут внесены данные в интересующий нас документ, будут зависеть следующие характеристики пенсионного периода гражданина:
- пенсионный возраст;
- потенциально получаемые в будущем социальные услуги;
- потенциально начисляемые пенсионеру социальные выплаты;
- величина пенсии.
Впрочем, в зависимости от данных трудовой находится не только величина пенсии, но и последующее оказание пенсионеру социальных услуг на безвозмездной основе и другие нюансы
Буква закона, действующего на территории нашей страны, обозначает совершенно четкие нюансы оформления и внесения сведений в рассматриваемый документ. К сожалению, любое отступление от правил или же допущенную ошибку будет исправить непросто, особенно если после их внесения в книжку пройдет несколько лет, и впоследствии это может сказаться на получении пенсионером денежных средств не в самую лучшую сторону. Поэтому, мы советуем вам на протяжении всей жизни отслеживать, какие сведения работодатели вносят в вашу пенсионную книжку, или же, если пенсионный возраст уже подошел, а вы такого отслеживания не проводили, перед обращением за выплатой пенсии изучить содержание трудовой книжки.
Нужно следить, чтобы сведения, вносимые в отделе кадров внутрь туровой книжки, содержали в себе информацию истинную, то есть соответствующую реальности
Итак, вот какие сведения в вашей трудовой книжке нужно будет тщательно проверить на предмет истинности:
- дату вашего вступления в конкретную должность;
- совпадение должности со штатом или же расписанием штатного типа;
- дата увольнения с точным указанием сведений (статья, причина);
- полное и правильное название организации-работодателя, в которой пенсионер ранее трудился;
- временные сроки, в которые пенсионер проходил повышение квалификации.
Для внесения записи в трудовую отдел кадров вашей организации должен каждый раз составлять приказ, хранение которого впоследствии дает нам шанс на обнаружение ценных сведений, влияющих на выплату пенсии
Абсолютно всем сведениям, внесённым в трудовую книжку, соответствует конкретный документ правоустанавливающего типа – приказ. К сожалению, порой из-за неграмотности работников отдела кадров сведения в книжках и приказах разнятся, либо и там и там оказываются внесены неправильно. Как следствие, имеющиеся в документах неточности и ошибки вновь приносят неприятности именно вам, а найти и установить истинные сведения порой бывает нереально трудно.
Что делать, если вы обнаружили ошибку в записях
Итак, если вы или должностные лица пенсионного фонда обнаружили ошибку в записях трудовой книжки, наступает паника. Конечно, ведь возникает страх того, что ваши реальные заслуги останутся не оплаченными и это серьезно ударит по вашему благосостоянию.
При обнаружении ошибок в трудовой не стоит паниковать, достаточно будет просто уточнить данные сведения, обнаружив архив, в котором они хранятся
Успокойтесь, не стоит так расстраиваться. Лучше направьте свою энергию на созидание, в данном случае представленное сбором оправдательных документов. Именно на основании бумаг данного типа специалисты будут вносить исправления в вашу трудовую книжку.
Восстанавливаем документы
Заработанный стаж, который вы получали после наступления 2002 года доказать получится намного быстрее, чем за остальные временные периоды. Дело в том, что начиная с 2002 года, состоялось введение так называемого персонифицированного учета трудящихся (СНИЛС).
Хорошая новость: если вами были утеряны сведения, которые регистрировались после 2000 года, то найти их будет быстро и просто, так как тогда уже была введена система СНИЛС
А вот доказать наличие стажа, который вы заработали до наступления 2000 года не так просто. Если возникла такая необходимость, вам придется:
- отправлять лично запросы в архив о заработной плате для начисления пенсии;
- обратиться за услугами посредника в многофункциональный центр.
Чтобы самостоятельно справиться с задачей, необходимо выяснить один очень важный момент, а именно, узнать, где же находится архив, из которого мы потенциально можем получить нужные сведения.
Где находится архив о заработной плате для начисления пенсии
Дабы выяснить место нахождения архива, который нас так интересует, чтобы наконец-то восстановить справедливость, не понадобится большого количества усилий. Конечно, для сотрудников конкретных организаций он будет разниться.
В какой архив вам возвращаться также определит подведомственность организации, в которой вы все это время трудились
Таблица 1. В какие архивы следует обращаться сотрудником организаций различного уровня
Характеристика организацииТип архива
Организация Федерального типаФедеральный архив
Организация республиканского типаРеспубликанский архив
Организация краевого подчиненияКраевой архив
Организация областного подчиненияОбластной архив
Муниципальное образованиеАрхив муниципального образования
Чтобы конкретизировать интересующую нас информацию до точного адреса, гражданин может обратиться непосредственно в Пенсионный фонд, по телефону или посредством личного посещения. Там ему подскажут, какой конкретно архив может предоставить сведения, в которых он нуждается, и назвать точный адрес или наименование данного учреждения.
Чтобы уточнить адрес конкретного архива, в который вам нужно будет обратиться, позвоните или сходите в местное отделение Пенсионного Фонда, и работающие в учреждении сотрудники помогут вам с обнаружением данной информации
Обратите внимание: к сожалению, данная помощь не входит в обязанности сотрудников Пенсионного Фонда нашей страны, поэтому, получив от них отказ в помощи или выяснив, что конкретный человек не может помочь вам ввиду обыкновенного незнания, ведите себя вежливо, и просто обратитесь за помощью к другому специалисту.
Как правильно оформить запрос в архив для получения уточняющих сведений, нужных для оформления пенсии
Чтобы получить интересующие нас сведения, необходимо будет обратиться в архив. Однако, для этого нужно по правилам искомое обращение оформить. Как вы знаете, официальная форма обращения в какое-либо учреждение – по сути своей заявление, то есть печатный документ. Довольно часто учреждения устанавливают конкретные формы заявлений, которые нужно использовать при обращениях в них.
Конечно, не получится просто сходить в архив и получить справку, и тут же передать ее для получения пенсии на рассмотрение в Пенсионный Фонд, так как запрос на поиск сведений должен быть официальным
Однако, в данном случае при запросе сведений вам не придется заполнять какую-либо конкретную бумагу. Обращение в архив производится путем подачи заявления, написанного в свободном стиле с указанием обязательных пунктов. Как именно составить такой документ, рассмотрим в представленной ниже инструкции.
Заблаговременная подготовка документов для назначения пенсии
Как составить заявление на уточнение сведений в архив ради последующего получения пенсии
Подача заявления, которое мы будем сейчас составлять, разрешается:
- в виде печатного документа;
- в виде рукописной бумаги.
Мы советуем вам выбрать первый вариант, так как он аккуратнее. Плюс, сохранив на компьютере заготовку, при необходимости внесения каких-либо исправлений в заявление и его повторной подаче, можно будет просто распечатать бумагу за несколько минут, а не тратит время и силы на повторное переписывание.
Шаг № 1 – составляем шапку
В первую очередь составляем шапку. Помните, форма заявления свободная, вы имеете право варьировать содержащиеся в ней сведения
Сперва, как водится, пишем шапку. Делать ее в традиционном формате вовсе не обязательно, но мы умышленно предлагаем вам оформить структуру именно так, дабы упорядочить сведения не только для себя, но и для получателей заявления.
Итак, в шапке пишется:
- правильная должность руководящего лица архива и его фамилия, имя и отчество в дательном падеже (например, руководителю такого-то архива Иванову Ивану Ивановичу);
- ваше полное имя;
- почтовый адрес, по которому вы проживаете (при желании можно заменить его на электронную почту, сейчас все архивы компьютеризированы).
Как видите, шапка помогает не только четко адресовать письмо самому главному лицу в структуре, которое вы таким образом обязуете отследить ваше дело, но и сразу указать для специалистов архива ваши данные, нужные для поиска сведений и последующей связи с вами.
Содержание основного текста заявления также составляется в свободной форме.
Основное содержание письма будет разниться в каждом случае, так как у каждого получателя документов имеются собственные проблемы и задачи. Однако, в любом случае излагать сведения лучше, следуя представленной ниже структуре.
- Под шапкой посередине листа пишется слово «Заявление», с большой буквы, как в примере, и без точки на конце.
- Далее следует текст, в котором вы в обязательном порядке должны:
- выразить просьбу о предоставлении сведений;
- указать, какие конкретно сведения вас интересуют;
- конкретизировать данные, в которых, по вашему мнению, имеются ошибки.
Заявление нужно писать, что логично, на русском языке (официальный язык нашей страны), или же на языке, который считается основным для конкретного субъекта России. При условии, что вы это требование не соблюдете, никто не станет заниматься переводами бумаги, и все старания пойдут насмарку.
Пенсионер должен позаботиться о грамотном составлении заявления, так как четкость и деловой стиль помогут сотрудникам архива максимально быстро предоставить вам информацию
Помните: хоть вы и составляете текст заявления в свободной форме, совершенно запрещено осуществлять при написании следующее:
- дополнять заявление излишними подробностями, косвенно относящимися к делу или вообще к нему не относящимися;
- употреблять просторечные слова;
- писать эмоциональные предложения (жалобы на ошибки отдела кадров и т.д.);
- допускать грамматические, пунктуационные и прочие ошибки.
Конечно, текст с грамматическими ошибками также будет принят в обработку, однако, будет ли вам приятно, что сотрудники официального учреждения поймут, что вы безграмотны? Однако, грамотность, пожалуй, единственный пункт, который ненамеренно можно опустить. Остальные же пункты на сто процентов противоречат правилам деловой переписки (а это она и есть), и могут помешать сотрудникам извлечь из заявления все нужные им данные.
Шаг № 3 – завершаем написание заявления
Завершите написание заявления, подобным изображенному на картинке образом проставив в конце документа дату, личную подпись гражданина, фамилию и инициалы.
После того, как основной текст будет вами написан, необходимо будет традиционно завершить сопоставление заявления:
- указав фамилию, имя и отчество;
- поставив рядом подпись, аналогичную той, что находится у вас в паспорте;
- прописать актуальную на момент составления заявления дату.
Таким образом, мы и составили наше заявление, которое вы успешно можете отправить по имеющемуся у вас адресу архива.
Вот каким должно получиться наше заявление
Иные способы получения архивной справки
Существует также еще один способ получения архивной справки, который, к сожалению, подойдет не всем пенсионерам, однако, является куда более комфортным и удобным, а также требует намного меньших временных затрат. Итак, чтобы воплотить его в жизнь, нужно произвести действия в представленном ниже порядке.
- Посетить сайт Росархива (для этого введите выделенный на картинке в поисковой стране браузера адрес, и сайт автоматически переключится, либо просто забейте в поисковике «Росархив», и нажмите на первую ссылку, вышедшую в поисковой выдаче).
Перейдите на сайт Росархива по указанной ссылке - Найти на сайте кнопку «Обращение граждан». Она переведет нас на список различных разделов, среди которых обязательно обнаружится и нужный нам.
Далее незамедлительно нажмите на кнопку «обращения граждан» - Выбрать конкретный запрос, в нашем случае он будет звучать, как «подтверждение трудового стажа, заработной платы». Как вы уже поняли, по данному запросу можно будет получить недостающую в нашей трудовой книжке информацию или уточнить сведения, которые были в том же документе неверно указаны.
Нажмите на обведенную кружком на картинке гиперссылку, и она перебросит нас на анкету, в которой нужно будет заполнить важные для нашего вопроса сведения - Далее у вас автоматически выскочит анкета, которую необходимо будет заполнить, указав точные данные. Далее посмотрим, какие именно.
Как заполнить анкету на сайте Росархива
Данный шаг является традиционным. Так, в самом начале анкеты идет блок, в который нужно вписать информацию, касающуюся именно вас, то есть указать:
- фамилию, имя и отчество (последний пункт только при наличии оного) в именительном падеже;
- наименование организации, на тот случай, если вы являетесь представителем юридического лица.
Мы, конечно же, выбираем первый вариант, и вводим сведения.
В указанную на картинке графу вводятся либо фамилия, имя и отчество физического лица, либо же полное наименование лица юридического
Далее нужно будет указать вашу дату рождения, в формате день/месяц/год.
После вносится информация о дате вашего рождения, цифры нужно выбрать из выпадающего списка
После потребуется указать сведения, которые позволят в дальнейшем сотрудникам центра с вами связаться, а именно:
Теперь указываем полный почтовый адрес, по которому вы могли бы получить отправленную на ваше имя корреспонденцию, а также номер телефона, мобильного или стационарного, по которому можно установить с вами связь
Так, если вы проживаете в Российской Федерации, адрес, соответственно, указываете на русском. Если же теперь ваше место жительства находится в иноязычном государстве, то следует указывать адрес в латинской транскрипции.
В конце данного блока вам также понадобится указать:
В конце данного блока укажите свой электронный почтовый адрес и согласие или отказ на получение копии сведений, заносимых в эту анкету
Шаг № 2 – заполняем блок информации об организации, в которой вы работали
Далее нужно будет внести сведения об организации, в которой вы трудились ранее. Обратите внимание: данные вводятся только о той компании или о том учреждении, сведения в трудовой книжке от которых как раз таки и являются неверными, отсутствующими и т.
Итак, об искомой компании нужно вписать в анкету следующее.
- Вначале указываете полное наименование организации. Особенно обратите внимание на слово «полное», оно тут не просто так. Дело в том, что у компаний обычно имеются сокращенные и полные названия. Первые находятся в постоянном обиходе, вторые же чаще только на бумагах, но именно по второму можно найти нужную вам информацию.
Вводя полное название вашей бывшей организации-работодателя, необходимо указать то ее наименование, которое проставляется всегда в официальных документах - Далее следует вписать ведомственную подчиненность вашей организации.
Указывать ведомственную подчиненность не обязательно, но можно ее вписать, дабы получить результат поиска сведений быстрее - Последний пункт о конторе, в которой вы работали, требующий указания – место ее нахождения. Адрес также нужно написать без ошибок, так как это в конечном итоге повлияет на срок поиска нужных вам сведений и данные, содержащихся в обнаруженных документах.
Местонахождение организации нужно указать в обязательном порядке, не допустив при этом ошибок в адресе
Шаг № 3 – внесение основной информации о запросе
Итак, теперь вам нужно будет вписать конкретные сведения по вашему запросу.
- Для начала укажите временной период (желательно не с такого-то по такой-то год, а с месяцами, чтобы найти точные сведения, загляните в трудовую книжку).
Укажите точные сроки работы в организации, посмотрев их в трудовой книжке - Далее укажите должность, на которой вы трудились в искомой организации. Если вы в рамках данного учреждения сменили несколько должностей, то укажите лишь ту, относительно которой имеются ошибки. Если ошибок несколько и с ними прописаны все должности для данной компании, укажите все эти должности.
После введите сведения о должности, которую вы занимали в данной структуре - Теперь, когда основная информация указана, нужно составить краткий текст заявления, прямо в анкете, для него есть свое окошко, называется «текст запроса». Там укажите просьбу о предоставлении сведений и иные нюансы, которые считаете нужными указать.
Текст запроса также создавайте в свободной форме, соблюдая при этом правила деловой переписки
Ниже внесите сведения о прошлых обращениях, если таковые уже имели место быть, и заодно введите код с картинки, который подтвердит сайту Росархива, что вы не являетесь роботом.
Ниже внесите сведения о прошлых обращениях, если такие были, и код их картинки (латиницей)
Итак, вот и весь наш второй способ получения информации. Как вы понимаете, данный способ сокращает ваши временные затраты и ожидание на получение сведений в несколько раз.
Обращение в МФЦ
Существует еще один способ, который может помочь вам избавиться от временных затрат, которые вы бы потенциально совершили, отправившись в архив на поиски данных самостоятельно.
Еще один способ быстро получить сведения — обратиться в сервис «Мои документы», бывший МФЦ.
Так, получить архивную информацию на совершенно безвозмездной основе можно в Многофункциональном центре, о котором мы вам уже упоминали выше. Сейчас Многофункциональные центры переименованы в «Мои документы». Найдите на карте центр, который находится к вам ближе всего, и позвоните туда ради уточнения нужной информации.
Конечно, оформить заявление на получение нужных вам сведений по телефону не получится. Для этого все-таки нужно будет лично обратиться в МФЦ, и составить заявку на бумажном носителе на месте. Однако, не волнуйтесь, с составлением бумаги вам помогут работающие там специалисты.
Составьте заявку с помощью работающих там специалистов
Срок, дающийся в данном ведомстве на рассмотрение заявки и предоставление ответа, составляет не больше ни меньше 15 суток с того момента, как произошла передача обращения на рассмотрение.
КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ
Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).
В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.
Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР
У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.
Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24. 1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07. 2018)).
Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.
Подведем итоги
Если настало ваше время выйти на заслуженный отдых, но он откладывается из-за неприятных обстоятельств, постарайтесь воспользоваться собственными правами в полном объеме, и уточните интересующие вас сведения. Бывает так, что полученные архивные справки не воспринимаются в Пенсионном Фонде, в этом случае вам придется обращаться за установлением истины в суд.
Видео — Как подтвердить стаж, если он не учтен
https://youtube.com/watch?v=VtYB5HdqR9g%3Ffeature%3Doembed