2-НДФЛ Справка о доходах и суммах налога физического лица
Версия для печати
Версия для печати
Как получить имущественный вычет
Общий порядок представления
В соответствии с п. 2 ст. 230 НК налоговый агент обязан отчитаться перед налоговой не позднее 1 апреля года, следующего за отчётным.
Существуют следующие варианты представления справок 2-НДФЛ в ИФНС:
1. На бумажных носителях (справедлив для налоговых агентов, у которых до 10 физлиц);
2. На магнитных носителях;
3. По телекоммуникационным каналам связи.
При сдаче на бумажных носителях в инспекцию предоставляются:
1) Справки 2-НДФЛ;
2) Реестр справок 2-НДФЛ — 2 экземпляра.
По итогам сдачи налоговый агент и инспектор оформляют 2 экземпляра протокола приёма сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях. Один экземпляр протокола и один экземпляр реестра остаются в налоговой, вторые экземпляры выдаются налоговому агенту.
При сдаче на магнитных носителях налоговый агент наносит визит в инспекцию, имея при себе:
1) Магнитный носитель (обычно дискета, а для надёжности лучше две с одинаковым содержимым) с файлом установленного формата (по договорённости, думаю, могут рассматриваться и другие виды носителей);
2) Реестр справок 2-НДФЛ — 2 экземпляра.
В налоговой работа идёт, в основном, с файлом. После проверки носителя на вирус файл загружается в специальную проверочную программу. Эта программа проверяет файл на соответствие установленным требованиям. В ходе контроля возможно исправление ошибок в адресах. При обнаружении других ошибок весь файл целиком возвращается налоговому агенту на доработку. Во избежание возможных проблем рекомендуется проверить файл до сдачи и в случае обнаружения проблем при проверке адресов захватить с собой в налоговую копии паспортов на сотрудников с проблемными адресами.
Сдать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи могут налоговые агенты, у которых налажена сдача электронной отчётности в ИФНС. Для такой сдачи требуется подготовить только файл — такой же, как и для сдачи сведений на магнитных носителях. Этот файл загружается в программу, предоставленную спецоператором связи, в ней подписывается ЭЦП налогового агента и передаётся в налоговую. Налоговая проводит приём файла и его автоматизированный контроль аналогично тому, что производится при приёме сведений на магнитных носителях, после чего оформляет протокол контроля, подписывает своей ЭЦП и через спецоператора возвращает его налоговому агенту.
Подготовка справок и файловСредства проверки файлов на правильность заполнения
Для проверки готовых файлов 2-НДФЛ существуют две общедоступных программы. Это вышеупомянутый Налогоплательщик 2009 (к нему нужно подключить также КЛАДР) и CheckXML, используемый также для проверки отчётности в ПФР.
Кроме того, готовый файл 2-НДФЛ можно проверить на сайте Бухсофта по адресу:
http://www.buhsoft.ru/?title=pressa/xmltest/at.php .
В случае обнаружения проблем с восприятием того или иного адреса можно попытаться уточнить наименование адресного объекта. Удобные сервисы для этого есть здесь:
http://www.klerk.ru/kladr/ ;
http://www.lubezniy.ru/kladr/address/ .
Там же можно уточнить почтовый индекс, если он не известен.
Работодатель обязан выдать работнику справку о доходах в любой момент по его заявлению. Например, справки о доходах могут требовать банки, социальные службы или работник заполняет декларацию 3-НДФЛ.
В быту ее называют «справка 2-НДФЛ». В 2021 году справка по форме 2-НДФЛ отменена как отдельная отчетность в ИФНС. Ее включили в состав расчета 6-НДФЛ и она другая.
Для работников установлена отдельная форма справки о доходах. В обиходе она так и осталась «справка 2-НДФЛ».
Как и когда выдают справку о доходах работнику
Справка о доходах подтверждает суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанного налога (п. 3 ст. 230 НК).
Согласно статье 62 ТК, копии документов, связанных с работой, работодатель должен выдавать работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Поэтому эту справку нужно выдать также в течение 3 дней. Справку можно выдать на бумаге или в электронном виде, как запросил работник в заявлении.
Как работать, отдыхать и платить зарплату в июне 2023 года мы подробно разобрали здесь. Проверьте себя.
Какую форму справки применять
Форма называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018)» и утверждена она приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753 — приложение № 4. Она действует с 1 января 2021 года в отношении доходов, полученных в 2021 году и позднее.
Для отражения сведений за предыдущие годы необходимо использовать бланк, действующий в запрашиваемый период.
Отметим, что работники могут получить готовые справки на сайте ФНС в личном кабинете налогоплательщика (бесплатно). Их можно получить за последние 3 года.
Что содержится в справке
В справке о доходах налоговый агент заполняет следующие разделы:
Не позднее 1 апреля 2010 года все налоговые агенты должны представить в налоговый орган по месту своего учета сведения за 2009 год о доходах физических лиц и суммах начисленного и удержанного НДФЛ. Заполнять справки по форме № 2-НДФЛ надо с учетом измененных справочников кодов доходов и вычетов.
ДЕКЛАРАЦИЯ ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ за 2009 г
Порядок предоставления сведений о доходах
ак правило, указанные сведения представляются на магнитных носителях либо с использованием средств телекоммуникаций. Между тем при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек предприниматели вправе представлять такие сведения на бумажных носителях (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Для подготовки сведений в электронном виде вы вправе воспользоваться любым программным продуктом, предназначенным для этого. К примеру, с помощью программы 1. Между тем протестировать файлы с данными можно с помощью одной из следующих программ: 2, «Налогоплательщик», 3. При этом не забудьте обновить классификатор адресов России 4.
При заполнении справок следует учесть, что:
Вместе со Справками по форме № 2-НДФЛ в инспекцию следует предоставить два экземпляра сопроводительного реестра сведений о доходах физических лиц. Минфин в письме от 03.04.2009 г. № 03-04-06-01/76 сказал, что в данном случае следует руководствоваться формой реестра, утвержденной приказом МНС от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583.
Если же говорить о представлении сведений в электронном виде посредством Интернета, то налоговики считают, что до утверждения Минфином соответствующего порядка подлежит применению порядок передачи таких сведений, прописанный в приказе МНС от 31.10.2003 г. № БГ-3-04/583. Данная точка зрения прозвучала в письме ФНС от 09.01.2008 г. № 18-0-09/0001.
Ответственность
Непредставление в установленный срок работодателем в налоговый орган сведений о доходах физических лиц является налоговым правонарушением. В данном случае речь идет о штрафе в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Согласно п. 45 постановления Пленума ВАС от 28.02.2001 г. № 5 при применении данной ответственности к налоговым агентам необходимо исходить из того, что каждая Справка является отдельным документом независимо от способа ее представления в налоговый орган: на бумажном или магнитном носителе.
Кроме того, руководитель предприятия привлекается к административной ответственности по п. 1 ст. 15.6 Кодекса об административных правонарушениях. Ему грозит штраф в размере от 300 до 500 руб. При этом ответственность, установленная в отношении должностных лиц ст. 15.6 КоАП, к индивидуальным предпринимателям не применяется (примечание к ст. 15.3 КоАП).
Избежать ошибок при расчете НДФЛ за 2009 год позволят рассмотренные ниже разъяснения чиновников по этому вопросу.
На кого не подаются сведения
Между тем далеко не на всех физических лиц следует заполнять сведения. Итак, организация и индивидуальный предприниматель не являются налоговым агентом в отношении следующих доходов:
Поправки коснулись следующих кодов доходов: 1202,1203, 1212, 1213, 1220, 2510, 2520, 2610, 2620. При этом были добавлены следующие коды: 1535 (доходы от операций с финансовыми инструментами срочных сделок, базисным активом которых не являются ценные бумаги или фондовые индексы), 2791 (доходы, полученные работниками в натуральной форме в качестве оплаты труда от с/х производителей). Между тем были исключены коды: 1214, 1230, 1510, 1520, 2220.
Поправки коснулись следующих кодов вычетов: 309, 311, 312. Добавлены следующие коды вычетов: 318 (суммы направление на погашение процентов по кредитам в целях рефинансирования кредитов), 319 (по социальным налоговым вычетам, предусмотренным подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ), 509 (вычет из суммы доходов, полученных работниками в натуральной форме в качестве оплаты труда от с/х производителей), 607 (сумма уплаченных работодателем дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, но не более 12 000 руб. в год). Исключены коды: 301, 310, 313, 602, 603, 604, 605, 606.
Вычисляем резидентов
При заполнении статуса гражданина следует знать, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. При этом период нахождения граждан на территории России не прерывается на периоды его выезда за границу для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).
В указанном случае следует рассматривать любой непрерывный 12-месячный период, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде и продолжающийся в другом. Данный вывод прозвучал в письмах Минфина от 29.10.2009 г. № 03-04-05-01/779, от 17.07.2009 г. № 03-04-06-01/176 и от 19.03.2007 г. № 03-04-06-01/74.
При определении налогового статуса учитывают все дни, которые физическое лицо находилось на территории РФ, включая дни приезда и отъезда. Такой вывод следует из следующих разъяснений финансистов: от 14.07.2009 г. № 03-04-06-01/170, от 20.04.2009 г. № 03-04-06-01/98, от 07.04.2009 г. № 03-04-05-01/171, от 27.01.2009 г. № 03-04-07-01/8.
Перерасчет сумм налога в связи с изменением налогового статуса производится после наступления даты, с которой статус налогоплательщика за текущий налоговый период поменяться не сможет, либо при окончательном определении его налогового статуса по итогам налогового периода (письма Минфина от 17.07.2009 г. № 03-04-06-01/176 и от 22.04.2009 г. № 03-04-06-01/105).
Право на вычет
Для доходов, облагаемых налогом по ставке 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, уменьшенных на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ).
В разделе 3 Справки напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты (установленные ст. 221 НК РФ) или которые подлежат налогообложению не в полном размере (установленные п. 28 ст. 217 НК РФ), следует указать соответствующие код и сумму вычета. При этом стандартные и имущественные налоговые вычеты в данном разделе не отражаются.
Напомним, что налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов. Речь идет о сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ либо оказанием услуг (п. 2 ст. 221 НК РФ).
В разделе 4 Справки указывают сведения о стандартных налоговых вычетах (установленных ст. 218 НК РФ) и имущественном налоговом вычете (установленном подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). При этом в 2009 году «личный» вычет в размере 400 руб. действовал до месяца, в котором доход работника не превысил 40 000 руб. Между тем «детский» вычет в размере 1 000 руб. действовал до месяца, в котором доход не превысил 280 000 руб. (подп. 3 и 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Отметим, что стандартные налоговые вычеты, предоставляемые работнику, накапливаются и подлежат суммированию нарастающим итогом в течение налогового периода. Данное правило действует независимо от того, что в отдельные месяцы работник не получал облагаемых НДФЛ доходов. Так что если в течение отдельных месяцев сумма стандартных налоговых вычетов окажется больше доходов, облагаемых по ставке 13%, то разница между этими суммами переносится на следующие месяцы этого налогового периода. Указанная позиция прозвучала в письмах Минфина от 22.10.2009 г. № 03-04-06-01/269, от 24.08.2009 г. № 03-04-05-01/655 и от 21.07.2009 г. № 03-04-05-01/574).
С данной точкой зрения согласны и высшие арбитры (постановление Президиума ВАС от 14.07.2009 г. № 4431/09).
Если же сумма налоговых вычетов в 2009 году оказалась больше суммы доходов, в отношении которых предусмотрена ставка 13%, то налоговая база принимается равной нулю. При этом на 2010 год получившаяся разница между суммой вычетов и суммой доходов не переносится (п. 3 ст. 210 НК РФ).
Кстати, налоговики уверены, что в п. 4.1 Справки следует отражать суммы фактически предоставленных в отчетном периоде налоговых вычетов. Объясняют они это тем, что в ином случае при неполном использовании имущественного вычета в налоговом периоде определить размер его остатка, переходящего на последующие периоды, не представится возможным. Данная точка зрения прозвучала в письме ФНС от 03.06.2009 г. № 3-5-03/749.
Если не смогли удержать налог
С этого года при невозможности удержать у физического лица исчисленную сумму налога налоговый агент обязан сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета. Сделать это надо не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором физическое лицо получило доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). Отметим, что ранее уведомлять налоговый орган следовало в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств.
Некоторые разъяснения чиновников
Обратите внимание, что доходы в виде суточных, превышающих размеры, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, при заполнении разд. 3 Справки также следует отражать по коду 4800 «Иные доходы» (письмо Минфина от 06.10.2009 г. № 03-04-06-01/256).
Пример 1. Реестр сведений о доходах физических лиц
Оформим справку о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ на Арбатову Елену Викторовну при условии, что:
«Зарплата», 2010, N 3
С 9 февраля 2010 г. обновлена справка по форме 2-НДФЛ. В статье рассмотрим суть изменений и порядок заполнения этого документа.
Сдавать или не сдавать справки по форме 2-НДФЛ
Представить сведения о доходах физических лиц обязаны налоговые агенты, производившие в течение 2009 г. им выплату дохода, начисление и удержание НДФЛ. Сдавать справки по форме 2-НДФЛ следует, если:
Кто является налоговым агентом
Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ налоговыми агентами признаются юридические и физические лица, от которых или в результате отношений с которыми физические лица получили доходы. К ним относятся:
На кого подавать справки
Обязанность налогового агента подавать сведения о доходах установлена как в отношении доходов работников, так и в отношении доходов прочих физических лиц, не имевших трудовых отношений с налоговым агентом, но получивших от него доход.
На кого сведения не подавать
В Налоговом кодексе четко определены случаи, когда не следует представлять сведения о доходах физических лиц. Так, не представляют сведения:
Очевидно, что наиболее распространенным основанием для представления сведений о доходах является выплата заработной платы работникам. Справки о доходах, полученных в 2009 г., необходимо сдать в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля 2010 г. (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Разберемся, как заполнить справки за 2009 г. и при их подготовке учесть новую редакцию формы.
Что осталось по-прежнему
Если были выплачены доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, необходимо составить по одному сотруднику отдельные справки для каждого случая. Например, работник получал в 2009 г. заработную плату, облагаемую по ставке 13%, и дивиденды, облагаемые по ставке 9%. Также несколько справок на одного работника придется оформить, если он в течение года трудился в нескольких обособленных подразделениях компании, которые находятся на территории разных административно-территориальных образований. Количество справок на одного человека в данном случае будет равно числу административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения — источники дохода. Об этом сказано в разд. III Рекомендаций.
Структура бланка
Состав показателей формы 2-НДФЛ остался прежним.
В справке налоговый агент указывает свои реквизиты, сведения о налогоплательщике, сумме его доходов, предоставленных вычетов и о сумме начисленного налога на доходы физических лиц.
В справке нужно привести все показатели. Некоторые строки могут остаться незаполненными, если отсутствуют соответствующие данные.
Показатели справки сгруппированы в следующие разделы:
Обратите внимание: разд. 4 заполняется лишь в случае, когда налогоплательщику, получившему доход от налогового агента, были предоставлены налоговые вычеты.
Вид представления информации
Суммы начисленного и облагаемого дохода, предоставленных вычетов отражают в рублях и копейках, НДФЛ — в полных рублях. Сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля.
Заключительные аккорды в оформлении справок
От имени налогового агента — организации справку подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило, главный бухгалтер или его заместитель. Его должность, фамилия и инициалы указываются соответственно в полях «Налоговый агент (должность)» и «Налоговый агент (Ф.И.О.)». В нижнем левом углу справки проставляется печать.
Физическое лицо, которое является налоговым агентом, подписывает справку и указывает фамилию и инициалы.
Нужен ли сопроводительный реестр
Налоговый кодекс не обязывает налогового агента сопровождать справки по форме 2-НДФЛ дополнительным документом. Однако, если их много, составить реестр целесообразно. Форма сопроводительного реестра сведений о доходах физических лиц была утверждена Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Ею можно воспользоваться, добавив графу о ставке налога. Тогда «шапка» реестра может выглядеть так, как показано ниже.
Фрагмент формы реестра Реестр сведений о доходах физических лиц за 2003 год
Справки представляются в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента. В Письме Минфина России от 03.12.2008 N 03-04-07-01/244 говорится, что при наличии обособленных подразделений и головная российская компания, и ее обособленные подразделения могут представлять справки по месту своего нахождения.
Способ передачи справок
Сведения подаются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций.
На бумажных носителях сведения представляют:
День сдачи зависит от способа сдачи справок
Налоговый агент вправе самостоятельно принести справки в налоговую инспекцию, отправить их по почте, передать по телекоммуникационным каналам связи. Последний день, когда можно сдать справки по форме 2-НДФЛ, — 1 апреля 2010 г. Согласно п. 1 ст. 126 Налогового кодекса опоздание грозит взысканием штрафа в размере 50 руб. за каждый не представленный вовремя документ.
Сдаем лично. В случае личной передачи справок в налоговую инспекцию уполномоченным налогового агента днем сдачи считается дата фактического представления. При этом не имеет значения, в каком виде подготовлены справки: на бумаге или на магнитном носителе.
Отправляем по почте. Если сведения направляются по почте, днем представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Передаем по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае дата отправки справок считается днем их представления. Факт передачи должен быть зафиксирован специализированным оператором связи, который определяется в соответствии с Приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169.
Изменения коснулись кодов
Для заполнения отдельных пунктов формы 2-НДФЛ вместо громоздких наименований следует использовать числовые коды:
Коды доходов
В Справочнике «Коды доходов» часть позиций исключена. Это строки с кодами доходов 1214, 1230, 1510, 1520, 2220. Добавлены новые коды 1535 и 2791. По некоторым позициям изменена формулировка.
Разберемся, как налоговому агенту — работодателю сгруппировать в соответствии с обновленным Справочником доходы, источником которых он являлся в течение 2009 г. В табл. 1 на с. 118 перечислены наиболее распространенные виды доходов, источником выплаты которых является работодатель, и соответствующие им коды. Обратите внимание на следующие моменты:
Коды налоговых вычетов
В Справочнике «Коды вычетов» также убраны строки 301, 310, 313 «Суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьей 213 Налогового кодекса РФ», 602, 603, 604, 605 и 606.
В отдельные формулировки внесены изменения. Они коснулись вычетов с кодами 309, 311 и 312. В Справочник введены новые позиции: 318, 319, 509 и 607.
Рассмотрим эти изменения применительно к отчету по форме 2-НДФЛ за 2009 г. По аналогии с доходами сведем вычеты по доходам, источником которых может являться налоговый агент — работодатель в табл. 2 на с. 123.
В ней собраны вычеты, которые налоговый агент — работодатель мог предоставлять в 2009 г. Некоторые вычеты из Справочника остались за кадром. К ним относятся:
В таблице указан размер вычета и специфические условия его применения или дана ссылка на норму, которая содержит указанные ограничения.
Табл. 2 построена таким образом, что каждому упомянутому коду вычета установлено соответствие дохода. Относительно стандартных (личных и детских) и имущественных налоговых вычетов коды соответствующих им доходов не приводятся, поскольку их перечень многообразен и ограничивается единственным условием — ставка налога при исчислении НДФЛ составляет 13%.
Заместитель главного редактора